Cómo Lograr la Aceptación de Lean en Toda la Organización

El otro día me encontré con un interesante programa en el Business Daily de la BBC centrado en cómo algunas personas aspiran a ser “mediocres” *. El programa destacó que la sociedad actual pone demasiado énfasis en la importancia de ser especial y excelente.

Sabemos que muchos de los libros de negocios más vendidos hoy en día suelen tratar sobre cómo tener éxito e instan a los lectores a ser productivos y eficientes. Pero como resultado, muchos de nosotros nos sentimos demasiado presionados para perseguir esta misma idea de ser perfectos.

La Presión de la Búsqueda de la Excelencia

Aunque me crié en Japón, ahora vivo en Australia, donde muchas cosas están influidas por esta forma de pensar y estos valores anglosajones. Sin duda puedo ver esta idea de búsqueda de la excelencia reflejada y fomentada en nuestra sociedad en general. Sin embargo, como nuestro mundo está formado por muchos tipos de personas diferentes, es comprensible que mientras algunas personas están orientadas al éxito y en sintonía con esta forma de pensar, otras eligen ser “promedio”. En algunos casos, algunos pueden incluso sentirse incómodos con la idea de buscar la excelencia para ser perfectos. Personalmente, puedo simpatizar con quienes se sienten presionados, ya que, después de todo, los seres humanos no somos perfectos en muchos aspectos y no es fácil ser excelentes todo el tiempo. Es natural que muchos de nosotros busquemos un camino más sencillo y fácil hacia una vida sin estrés si se nos da la opción. En el programa también se habló del concepto de kakonomía, palabra formada por el prefijo griego antiguo kakos y economía, que significa “la economía de ser malo”. La filósofa italiana Gloria Origgi acuñó el término para referirse a quienes esta retórica de búsqueda de la eficacia les resulta insoportable y “conspiran, consciente o inconscientemente, para conseguir el resultado más bajo posible, el más mediocre, todo por una vida fácil”. Además, según ella, en algunas culturas, si las personas hacen lo que se les ordena, se les percibe negativamente como perfeccionistas que tratan de imponer altos estándares a todo el mundo.

Desafíos a los que se Enfrentan los Líderes Lean

Escuchando el debate, me di cuenta de que este tipo de pensamiento es con el que se encuentran muchos líderes cuando intentan promover el Lean dentro de su organización. A menudo oímos que los líderes Lean se enfrentan al reto de tener que luchar contra la fuerte resistencia de algunas partes de su organización. En algunos casos, también deben superar las diferencias en los denominados rasgos culturales que les impiden convertirse en una organización de clase mundial, a menudo alegando la falsa noción de que sólo los japoneses pueden dominar realmente el arte del Lean debido a esta diferencia de culturas.

Objetivo de Lean y Kaizen

Pero, pensemos en esto un momento. ¿Cuál es el objetivo principal del Lean? La finalidad del Lean Management puede resumirse en el control de la anormalidad y, si desentrañas este concepto de control de la anormalidad en un nivel más profundo, pronto te darás cuenta de que se trata de encontrar problemas (situaciones anormales) y hacer frente a la situación para que tu vida sea más fácil y mejor. Lo mismo puede decirse del kaizen. Ponemos en práctica el kaizen para abordar los problemas de forma que nuestra vida sea más fácil. Por tanto, el objetivo principal del Lean no es ser perfecto o excelente. Mediante el Lean nos esforzamos por crear un entorno sin problemas para todos en la medida de lo posible. Por ejemplo, cuando el layout de planta es deficiente, los trabajadores sufren. Cuando hay desperdicio en nuestro proceso y estancamiento en el flujo de materiales y/o información, esto crea más problemas que debemos resolver. Si la información importante no se visualiza ni se comparte, es difícil que todos entiendan lo que es importante. Cuando el coste de lo que hacemos es alto, tenemos que conformarnos con menos beneficios. Cuando entregamos productos defectuosos a nuestros clientes, debemos hacer un seguimiento y resolver estos problemas. Lean puede abordar todas estas cuestiones cuando se aplica correctamente, y podría seguir con muchos más ejemplos en los que las herramientas de Lean pueden ponerse en práctica para hacernos la vida más fácil y menos estresante. Al fin y al cabo, ser eficiente y productivo, que es a menudo por lo que se conoce al Lean, es un subproducto de años de resolución de problemas y aplicación del kaizen para controlar la anormalidad con el fin de crear un entorno sin problemas.

Entendimiento Erróneo de la Eficiencia y el Lean

Por desgracia, mucha gente parece tener un concepto equivocado de la eficacia y el Lean. A muchos de nosotros se nos hace creer que buscar la eficiencia y aumentar la productividad consiste en trabajar más y producir más, lo que lleva a prácticas laborales “inhumanas” que crean más estrés. Sin embargo, todas estas nociones distan mucho de lo que pretende conseguir el Lean. De hecho, el Lean defiende que la sobreproducción es lo último que debes hacer y que es muy recomendable reducir el muri o la sobrecarga de tu práctica laboral. Por ejemplo, la idea del trabajo estándar -que muchos malinterpretan como obligar a los humanos a comportarse como robots- se desarrolla con la intención de que cualquiera pueda realizar el mismo trabajo y conseguir el mismo resultado de la forma más cómoda y óptima, garantizando al mismo tiempo la seguridad y la calidad. Si aprendes a realizar tu trabajo siguiendo las prácticas laborales estándar, pronto te darás cuenta de que no te cansas de la misma manera que si realizas el proceso una y otra vez de forma aleatoria. Además, si los que trabajan a nivel de operario se encuentran con un problema, no se les empuja a resolverlo por sí mismos. De hecho, en el mundo del Sistema de Producción Toyota, la responsabilidad de un operario es parar y pedir ayuda cuando detecta un problema. Esto es para asegurarse de que el problema se aborda de forma adecuada y segura, y para evitar que el mismo problema se repita. En Toyota, existe una clara diferencia en cuanto a las funciones y responsabilidades de las personas en cada nivel de la organización y el nivel requerido de resolución de problemas que asume cada nivel. Por tanto, esto debería reconfortar a los operadores que, de otro modo, podrían sentir que la implantación del Lean sería una carga más para ellos. Sin embargo, esto no significa que los operadores no puedan participar en el proceso de resolución de problemas. Por el contrario, se les anima a compartir sus ideas para ayudar a resolver los problemas que identifican. Existe un canal adecuado para expresar sus opiniones, que se conoce como “esquema de sugerencias kaizen“, y la dirección escucha sus sugerencias y hace el seguimiento correspondiente. Así pues, deberíamos presentar el Lean a quienes lo desdeñan y no lo quieren como una herramienta para hacerles la vida más fácil y sin estrés.

La Importancia de Establecer Objetivos Altos

Dicho esto, no estoy sugiriendo que el Lean sea algo que pueda implantarse fácilmente. Puedo garantizar que la gente encontrará dificultades y obstáculos. No se puede negar que son muchos los retos que una organización debe superar en su Transformación Lean. De hecho, si eres un líder Lean y te tomas en serio la mejora de tu organización, debes establecer objetivos elevados que alcanzar y que supongan un reto para tu equipo. El programa de la BBC señalaba que la mediocridad a nivel personal y aislado es aceptable (al fin y al cabo, es una cuestión de elección personal), pero si toda una sociedad empieza a “rehuir la tiranía de la excelencia”, la sociedad acabará normalizando los bajos niveles de exigencia. En otras palabras, si los líderes de una organización aceptan ser mediocres y promedio, la organización perderá su competitividad.

Cómo Lograr la Participación de los Empleados

Como líder de una organización, trabajarás con muchos tipos diferentes de personas, y no todas estarán de acuerdo con los nuevos conceptos. Es inevitable que te enfrentes a la resistencia de personas que malinterpretan el concepto de Lean. Basándonos en lo que se ha debatido en el programa, esta idea de buscar la eficiencia y esforzarse por ser de categoría mundial no sienta necesariamente bien a algunas personas, y puede que te encuentres con esto especialmente al principio de tu andadura lean. Así que, si te cuesta convencer a estas personas, simplemente presenta el Lean como algo que les hará la vida más fácil. Hágales saber esto desde el principio en lugar de centrarse demasiado en la productividad y la eficiencia. Perseguir la eficacia con Lean no consiste en intensificar su trabajo y complicarles la vida. Además, cuando te encuentres con aquellos que están encendidos y aspiran a crecer más, asegúrate de asignarles un puesto y un nivel de responsabilidad adecuados para que tu organización esté en el buen camino para convertirse en una organización excelente. Para ello, es importante que usted, como líder, observe bien su lugar de trabajo y a su gente y tenga la estructura organizativa adecuada con funciones y responsabilidades claras en cada nivel. Además, no olvide establecer objetivos elevados para la organización y crear una cultura en la que las personas se sientan desafiadas, pero sin miedo a actuar sin temor a fracasar, a fin de inspirar a los trabajadores que aspiran a buscar la excelencia, ya que esto impulsará la competitividad de su organización. Así que, la próxima vez que te enfrentes a una fuerte reacción en contra de la implantación del Lean o te encuentres con reacciones negativas a la idea de la eficiencia y la búsqueda de la excelencia por parte del personal de tu organización, piensa de nuevo en cómo presentas la idea del Lean y asegúrate de dedicar el tiempo suficiente a explicar el verdadero objetivo del Lean como medio para facilitar el trabajo de todos: esto puede ayudarte a conseguir una mayor aceptación por parte de tu personal.