Cómo Lograr la Aceptación de Lean en Toda la Organización

El otro día me encontré con un interesante programa en el Business Daily de la BBC centrado en cómo algunas personas aspiran a ser “mediocres” *. El programa destacó que la sociedad actual pone demasiado énfasis en la importancia de ser especial y excelente.

Sabemos que muchos de los libros de negocios más vendidos hoy en día suelen tratar sobre cómo tener éxito e instan a los lectores a ser productivos y eficientes. Pero como resultado, muchos de nosotros nos sentimos demasiado presionados para perseguir esta misma idea de ser perfectos.

La Presión de la Búsqueda de la Excelencia

Aunque me crié en Japón, ahora vivo en Australia, donde muchas cosas están influenciadas por este modo de pensar y valores anglosajones. Sin duda, puedo ver esta idea de búsqueda de la excelencia reflejada y fomentada en nuestra sociedad en general.

Sin embargo, como nuestro mundo está formado por muchos tipos de personas diferentes, es comprensible que mientras algunas personas están orientadas al éxito y en sintonía con esta forma de pensar, otras eligen ser “promedio”. En algunos casos, algunos pueden incluso sentirse incómodos con la idea de buscar la excelencia para ser perfectos. Personalmente, puedo simpatizar con quienes se sienten presionados, ya que, después de todo, los seres humanos no somos perfectos en muchos aspectos y no es fácil ser excelentes todo el tiempo. Es natural que muchos de nosotros busquemos un camino más sencillo y fácil hacia una vida sin estrés si se nos da la opción.

En el programa también se habló del concepto de kakonomía, palabra formada por el prefijo griego antiguo kakos y economía, que significa “la economía de ser malo”. La filósofa italiana Gloria Origgi acuñó el término para referirse a quienes esta retórica de búsqueda de la eficacia les resulta insoportable y “conspiran, consciente o inconscientemente, para conseguir el resultado más bajo posible, el más mediocre, todo por una vida fácil”. Además, según ella, en algunas culturas, si las personas hacen lo que se les ordena, se les percibe negativamente como perfeccionistas que tratan de imponer altos estándares a todo el mundo.

Desafíos a los que se Enfrentan los Líderes Lean

Al escuchar el debate, me di cuenta de que este tipo de pensamiento es el que se encuentran muchos líderes cuando intentan promover el lean dentro de su organización. A menudo oímos que los líderes lean se enfrentan al reto de tener que luchar contra la fuerte resistencia de algunas partes de su organización. En algunos casos, también deben superar las diferencias de los llamados rasgos culturales que les impiden convertirse en una organización de clase mundial, a menudo con la falsa idea de que sólo los japoneses pueden dominar realmente el arte del lean debido a esta diferencia de culturas.

Objetivo de Lean y Kaizen

Pero, pensemos en esto por un momento. ¿Cuál es el objetivo principal del lean? El propósito de la gestión lean puede resumirse en el control de las anomalías, y si desentraña este concepto de control de las anomalías a un nivel más profundo, pronto se dará cuenta de que se trata de encontrar problemas (situaciones anómalas) y tratar la situación para hacer su vida más fácil y mejor. Lo mismo puede decirse del kaizen. Ponemos en práctica el kaizen para abordar los problemas de forma que nuestra vida sea más fácil. Por lo tanto, el objetivo principal del lean no es ser perfecto o excelente.

A través de Lean nos esforzamos por crear un entorno sin problemas para todos en la medida de lo posible. Por ejemplo, cuando el layout de planta es deficiente, los trabajadores sufren. Cuando hay desperdicio en nuestro proceso y estancamiento en el flujo de materiales y/o información, esto crea más problemas que debemos resolver. Si la información importante no se visualiza ni se comparte, es difícil que todos entiendan lo que es importante. Cuando el coste de lo que hacemos es alto, tenemos que conformarnos con menos beneficios. Cuando entregamos productos defectuosos a nuestros clientes, debemos hacer un seguimiento y resolver estos problemas.

Lean puede abordar todos estos problemas cuando se aplica correctamente y puedo seguir con muchos más ejemplos en los que las herramientas del Lean pueden ponerse en práctica para hacer nuestra vida más fácil y menos estresante. Al fin y al cabo, ser eficiente y productivo, que es a menudo por lo que se conoce al lean, es un subproducto de años de resolución de problemas y de aplicación del kaizen para controlar la anormalidad con el fin de crear un entorno sin problemas.

Entendimiento Erróneo de la Eficiencia y el Lean

Desgraciadamente, muchas personas parecen tener un concepto erróneo en torno a la eficiencia y el lean. A muchos de nosotros se nos hace creer que buscar la eficiencia y aumentar la productividad consiste en trabajar más y producir más, lo que lleva a prácticas laborales “inhumanas” que crean más estrés. Sin embargo, todas estas nociones están muy lejos de lo que el lean pretende conseguir. De hecho, el sistema lean defiende que la sobreproducción es lo último que se debe hacer y que es muy recomendable reducir el muri o la sobrecarga de la práctica laboral. Por ejemplo, la idea de trabajo estándar -que muchos malinterpretan como obligar a los humanos a comportarse como robots- se desarrolla con la intención de que cualquier persona pueda realizar el mismo trabajo y lograr el mismo resultado de la manera más cómoda y óptima, garantizando la seguridad y la calidad. Si aprendes a realizar tu trabajo siguiendo las prácticas laborales estándar, pronto te darás cuenta de que no te cansas de la misma manera que si realizas el proceso una y otra vez de forma aleatoria.

Además, si los que trabajan a nivel de operario se encuentran con un problema, no se les empuja a resolverlo por sí mismos. De hecho, en el mundo del Sistema de Producción Toyota, la responsabilidad de un operario es parar y pedir ayuda cuando detecta un problema. Esto es para asegurarse de que el problema se aborda de forma adecuada y segura, y para evitar que el mismo problema se repita. En Toyota, existe una clara diferencia en cuanto a las funciones y responsabilidades de las personas en cada nivel de la organización y el nivel requerido de resolución de problemas que asume cada nivel. Por lo tanto, esto debería ser un consuelo para aquellos operadores que, de otro modo, podrían sentir que la implementación de lean sería una carga más para ellos.

Sin embargo, esto no significa que los operadores no puedan participar en el proceso de resolución de problemas. Por el contrario, se les anima a compartir sus ideas para ayudar a resolver los problemas que identifican. Existe un canal adecuado para expresar sus opiniones, que se conoce como “esquema de sugerencias kaizen“, y la dirección escucha sus sugerencias y hace el seguimiento correspondiente.

Por tanto, deberíamos presentar el lean a los que se muestran despectivos y reacios como una herramienta para hacerles la vida más fácil y libre de estrés.

La Importancia de Establecer Objetivos Altos

Dicho esto, no estoy sugiriendo que el lean sea algo que se pueda aplicar fácilmente. Puedo garantizar que la gente encontrará dificultades y obstáculos. No se puede negar que son muchos los retos que una organización debe superar en su camino hacia el lean. De hecho, si usted es un líder lean y se toma en serio la mejora de su organización, debe establecer objetivos elevados para alcanzar y desafiar a su equipo.

El programa de la BBC señalaba que la mediocridad a nivel personal y aislado es aceptable (al fin y al cabo, es una cuestión de elección personal), pero si toda una sociedad empieza a “rehuir la tiranía de la excelencia”, la sociedad acabará normalizando los bajos niveles de exigencia. En otras palabras, si los líderes de una organización aceptan ser mediocres y promedio, la organización perderá su competitividad.

Cómo Lograr la Participación de los Empleados

Como líder de una organización, trabajará con muchos tipos de personas diferentes, y no todas estarán de acuerdo con los nuevos conceptos. Es inevitable enfrentarse a la resistencia de personas que no entienden el concepto de lean. Basándonos en lo que se discutió en el programa, esta idea de perseguir la eficiencia y esforzarse por ser de clase mundial no necesariamente le sienta bien a algunas personas, y puede que te encuentres con esto especialmente al principio de tu viaje lean. Por lo tanto, si le cuesta conseguir la adhesión de estas personas, simplemente presente el lean como algo que les hará la vida más fácil. Hágales saber esto desde el principio en lugar de centrarse demasiado en la productividad y la eficiencia. Perseguir la eficiencia en el marco del lean no consiste en intensificar su trabajo y dificultar su vida. Además, cuando te encuentres con aquellos que están encendidos y aspiran a crecer más, asegúrate de asignarles un puesto y un nivel de responsabilidad adecuados para que tu organización esté en el buen camino para convertirse en una organización excelente.

Para ello, es importante que usted, como líder, observe bien su lugar de trabajo y a su gente y tenga la estructura organizativa adecuada con funciones y responsabilidades claras en cada nivel. Además, no olvide establecer objetivos elevados para la organización y crear una cultura en la que las personas se sientan desafiadas, pero sin miedo a actuar sin temor a fracasar, a fin de inspirar a los trabajadores que aspiran a buscar la excelencia, ya que esto impulsará la competitividad de su organización.

Así pues, la próxima vez que se enfrente a una fuerte reacción contra la implantación de lean o se encuentre con reacciones negativas a la idea de la eficiencia y la búsqueda de la excelencia por parte del personal de su organización, piense de nuevo en cómo presenta la idea de lean y asegúrese de dedicar el tiempo suficiente a explicar el verdadero objetivo de lean como medio para facilitar el trabajo de todos; esto puede ayudarle a conseguir una mayor aceptación por parte de su personal.