La contribución del sector manufacturero japonés a los programas de vacunación masiva de Covid-19
La pandemia de coronavirus nos ha planteado retos sin precedentes.
Mientras intentamos llegar al otro lado de esta crisis de salud pública, los gobiernos de todo el mundo están presionando para vacunar a los ciudadanos lo antes posible.
Sin embargo, una cosa es tener la determinación y otra facilitar el acceso a las vacunas lo antes posible.
Muchos países han estado luchando en este frente, y no se puede negar que la falta de financiación, recursos y capacidad de distribución han estado agravando el problema. Sin embargo, si miramos más allá de estos problemas a nivel de suministro, también vemos que los problemas relacionados con la falta de procesos eficaces en torno al despliegue de la vacunación contribuyen en gran medida a este problema.
El camino que ha seguido Japón en los últimos meses en el frente del despliegue de la vacunación masiva pone de relieve la importancia de la gestión de procesos y la mejora continua, y cómo el concepto de lean puede aplicarse a muchos sectores fuera de la fabricación, incluso en la sanidad pública. En este artículo se exponen algunas de las inspiradoras historias y ejemplos de casos procedentes de Japón que muestran cómo las aplicaciones prácticas del lean manufacturing del sector manufacturero japonés han ayudado a racionalizar y mejorar el despliegue de la vacunación masiva Covid-19 en el país.
Japón fue uno de los países que más tardó en vacunarse
Japón comenzó su programa de vacunación contra el COVID-19 el17 de febrero de este año, y el progreso inicial fue lento. A principios de mayo, sólo el 2,7% de la población japonesa había recibido al menos una dosis de vacunación*1. Japón se quedó muy por detrás de la norma internacional en el primer semestre de 2021, ocupando el último lugar entre los países de la OCDE.
Hubo varias razones para este retraso, pero una de las más importantes fue la gestión ineficaz del proyecto de vacunación masiva. El gobierno japonés decidió en diciembre del año pasado que la vacunación debía ser llevada a cabo principalmente por los municipios en el marco de la Ley de Inmunización japonesa. Como resultado, la responsabilidad se dejó en manos de las autoridades locales y muchos municipios se encontraron con la dificultad de tener que lidiar con esta escala sin precedentes de administración masiva de vacunas sin una dirección y apoyo específicos del gobierno central.
Con el aumento del número de casos confirmados de COVID-19 y los Juegos Olímpicos de Tokio a la vuelta de la esquina, la sensación de crisis y frustración en el país era cada vez mayor. En este contexto, cuando el7 de mayo de 2021 el gobierno japonés decidió prorrogar por tercera vez la declaración de emergencia, el entonces primer ministro Yoshihide Suga anunció un objetivo de un millón de dosis diarias de vacunas para luchar contra la infección por COVID-19, al tiempo que señalaba que el gobierno haría todo lo que estuviera en su mano para apoyar a las autoridades locales.
Métodos de fabricación y conocimientos japoneses aplicados al despliegue masivo de vacunas
Tras el anuncio del Gobierno de un objetivo amplio y específico, muchos municipios empezaron a buscar activamente el asesoramiento y el apoyo de su sector manufacturero local para impulsar la capacidad de su esfuerzo de vacunación masiva, así como para abordar algunos de los retos a los que ya se enfrentaban. Los japoneses conocen bien la reputación del sector manufacturero japonés por su excelente capacidad de gestión de procesos, especialmente en lo que respecta a la productividad, la calidad y la seguridad. Como muchas empresas ya estaban buscando formas de hacer contribuciones positivas a la sociedad en medio de esta pandemia, era sólo cuestión de tiempo que el gobierno local y el sector manufacturero se unieran para trabajar en este frente.
La implicación de Toyota en su ciudad natal
Una de las empresas que abrió el camino fue Toyota Motor Corporation. Desde el inicio de la pandemia, Toyota ha participado activamente en la resolución de los problemas relacionados con el brote, y ha apoyado a las comunidades con la producción de protectores faciales y puestos de desinfección de pie, y la prestación de apoyo a la mejora de procesos para la producción de batas de protección médica.
Tras recibir una solicitud de apoyo de la ciudad de Toyota, en la prefectura de Aichi, donde tiene su sede Toyota Motor Corporation, la empresa se apresuró a abrir gratuitamente varias de las instalaciones de bienestar que posee en la ciudad, para utilizarlas como lugares de vacunación masiva. Además de proporcionar los lugares, Toyota cooperó también en el funcionamiento de esos sitios, trabajando junto con el municipio y la asociación médica local, y aprovechando su experiencia con el Sistema de Producción Toyota, para garantizar que los residentes pudieran ser vacunados de forma segura y eficiente.
Como parte de este apoyo, Toyota llevó a cabo un análisis detallado del proceso de vacunación y visualizó el flujo de personas, así como cada uno de los elementos implicados en la vacunación masiva, en forma de un diagrama de flujo de material e información (MIFC). Una vez desvelados todos los detalles, identificaron los cuellos de botella y los desperdicios en el proceso, y propusieron una distribución óptima del recinto que minimizara el movimiento de personas en línea. También proporcionaron apoyo visual a las personas que acudían a vacunarse, creando grandes carteles informativos y señales de guía para conducir a la gente sin problemas dentro del recinto.
Pero lo que es más importante es que, una vez que se abrieron los locales de vacunación, los representantes de Toyota supervisaron constantemente el proceso in situ y, cada vez que se detectó un problema, trabajaron para descubrir la causa raíz del mismo, lo que les permitió aplicar una contramedida para solucionarlo. También celebraron reuniones periódicas con el personal médico staff y de apoyo que trabajaba en primera línea para extraer los problemas y retos a los que se enfrentaban en la planta de vacunación y aplicaron una solución a esos problemas de inmediato. Si la solución no resolvía completamente el problema, aplicaban otras mejoras. Esto refleja el verdadero espíritu del enfoque de gestión kaizen de Toyota, en el que nunca consideran las cosas como perfectas o como su mejor versión y aspiran a mejorar continuamente.
Con la aplicación del enfoque TPS, uno de los centros de vacunación masiva de Toyota, situado en la planta de Tsutsumi, comenzó a funcionar el30 de mayo, y las personas pasaron por todo el proceso, desde la recepción hasta el final de la administración de la vacuna, en siete minutos (excluyendo el tiempo de espera posterior a la vacunación). Según las noticias de la televisión local japonesa Chukyo, que se publicaron una semana más tarde, el 7 de junio, a esas alturas las personas realizaban todo el proceso en 5 minutos, lo que sugiere una reducción de dos minutos en el tiempo de tramitación en una semana gracias a la aplicación de la mejora continua. Sin embargo, la búsqueda de la gestión kaizen por parte de Toyota no terminó ahí. Una semana más tarde, un informe procedente de Japón reveló que el modelo de Toyota lograba tiempos de procesamiento de 4 minutos, y eso es lo que significa la verdadera mejora continua.
Kubota y NTT West acuden al rescate tras los incidentes de seguridad en Osaka
Otro gobierno municipal que buscó el apoyo de las empresas locales es el de la ciudad de Sakai, en la prefectura de Osaka.
El Yomiuri Shimbun Online publicó un artículo el12 de agosto de este año en el que se informaba de que la ciudad de Sakai se ha puesto en contacto con los principales fabricantes locales después de que la ciudad experimentara una serie de incidentes y problemas relacionados con la seguridad en sus centros de vacunación masiva.
Una de las empresas fabricantes que acudió al rescate fue Kubota, uno de los principales fabricantes japoneses de maquinaria agrícola y de construcción con sede en la prefectura de Osaka.
La empresa inspeccionó el edificio del Centro Izumigaoka, uno de los lugares de vacunación masiva de la ciudad, seis días después de que se produjera un grave incidente en el centro en el que se inyectó a una persona mayor con una jeringa con un barril lleno sólo de solución salina en lugar de vacuna.
Se produjeron incidentes similares en otros centros de vacunación que también gestionaba la ciudad.
Tras inspeccionar la cabina de dilución de vacunas, Kubota señaló el desorden de la zona de trabajo y la empresa aconsejó que se ordenara y reorganizara el área para evitar errores de trabajo.
Para ser más concretos, Kubota aconsejó a la ciudad que revisara el funcionamiento y la disposición del trabajo en la cabina de dilución de vacunas y les sugirió que distinguieran cada elemento del trabajo y la zona de trabajo marcando claramente la superficie del banco de trabajo con cintas de diferentes colores que representaran la dilución de vacunas, la inyección de la solución diluida en las jeringuillas, etc.
También sugirieron retirar todos los elementos no necesarios de su zona de trabajo para evitar cualquier confusión.
La ciudad aceptó el consejo inmediatamente.
Estas sencillas soluciones mejoraron drásticamente el proceso de dilución de las vacunas, eliminando la confusión en el área de trabajo y reduciendo significativamente el número de incidentes de seguridad experimentados.
Aparte de los incidentes con las jeringuillas, la ciudad también tuvo que deshacerse de más de 660 dosis de vacunas debido a que un refrigerador de almacenamiento se apagó por error.
Este incidente ocurrió dos veces a principios de junio en cuestión de dos semanas en el mismo lugar.
Ante el temor de perder la confianza del público y la preocupación de que pudieran producirse incidentes similares en cualquiera de sus centros de vacunación masiva, la ciudad se apresuró a solicitar ayuda al grupo Nippon Telegraph and Telephone West (NTT West) para abordar este problema introduciendo una solución basada en las TIC en todos sus centros de vacunación masiva.
Según el mismo artículo del Yomiuri Shimbun Online, se instaló un sistema para controlar automáticamente la temperatura del frigorífico cada 10 minutos, y el sistema emite un correo electrónico de alerta si se sale de la temperatura establecida.
Desde que se aplicaron una serie de medidas, no se han registrado incidentes significativos en el programa de vacunación masiva de la ciudad.
Capacidades de gestión de la fabricación puestas al servicio de la vacunación masiva en el lugar de trabajo
Algunas de las principales empresas manufactureras de Japón también han desempeñado un papel de apoyo a los esfuerzos de vacunación mediante programas de inoculación masiva en el lugar de trabajo en sus centros de producción.
Un artículo en línea de Sankei News del27 de octubre presentaba el programa de vacunación masiva llevado a cabo por Panasonic, el principal fabricante de electrodomésticos y productos electrónicos de Japón, y Daikin, uno de los principales fabricantes de aire acondicionado del mundo. Ambas empresas pusieron en marcha en junio programas de vacunación dirigidos por la empresa para inocular a sus empleados y a sus familias en sus bases nacionales en Japón.
Panasonic captó el movimiento de las personas mediante vídeo para comprender y mejorar la disposición de sus centros de vacunación y el flujo de personas y la asignación de staff. Este enfoque imitaba un enfoque de gestión de procesos utilizado habitualmente en sus operaciones de fábrica. A finales de agosto, Panasonic consiguió completar la inoculación de 85.000 personas en sus cinco bases principales, incluidas las de Tokio y Osaka, y ahora están extendiendo el programa a más de una docena de bases regionales en todo Japón.
En uno de los centros de vacunación masiva de Daikin, se introdujo un sistema andon para señalar la disponibilidad de las cabinas de vacunación con una luz intermitente para ayudar a que la gente pase por el proceso sin problemas. Basándose en un mecanismo similar ya utilizado en su cadena de montaje, también crearon una plataforma con barandillas y bandejas móviles en la parte superior para entregar constantemente nuevas jeringuillas al lado del administrador de vacunas.
Japón es uno de los países más vacunados
Como ponen de relieve estos ejemplos, la aplicación práctica de los conceptos Lean también es transferible a sectores no manufactureros. Como se desprende de los ejemplos mostrados, muchas de las soluciones aplicadas no eran necesariamente drásticas, complejas o costosas. Eran más bien una acumulación de muchas mejoras pequeñas y sencillas aplicadas una tras otra. A pesar de su sencillez, este enfoque ha demostrado ser extremadamente eficaz para lograr la mejora de los procesos. El impacto es especialmente evidente cuando el volumen que pasa por el proceso es de gran escala, como en el caso de los centros de vacunación masiva. El secreto para tener éxito con este enfoque es proponerse mejorar y estar abierto a identificar oportunidades analizando la situación actual con una mirada crítica. También es crucial que las ideas de mejora se traduzcan inmediatamente en acciones.
Japón es ahora uno de los países más vacunados del planeta, con más del 76% de la población del país, de 126 millones de personas, totalmente vacunada*2. Japón está a la cabeza de los países del G7 en términos de tasa de vacunación en la actualidad*3 y se está preparando para lanzar un programa de refuerzo de COVID-19 a partir del1 de diciembre.
Teniendo en cuenta la confusión y la frustración iniciales por las que atravesó el país, qué transformación tan notable ha sido, ayudada en gran medida por la excelente capacidad de gestión de procesos y los conocimientos técnicos aportados por el sector manufacturero japonés.
*1 Fuente: Datos oficiales cotejados por Nuestro Mundo en Datos – datos a 1 de mayo de 2021
*2 Fuente: Datos oficiales cotejados por Nuestro Mundo en Datos – datos a 21 de noviembre de 2021
*3 Anuncio del Secretario Jefe del Gabinete japonés, Hirokazu Matsuno, el 16 de noviembre de 2021.
Eri Dennis es Consultora de Shinka Managementuna empresa de formación y consultoría lean con clientes en más de 70 países. Eri dirige regularmente las misiones de estudio sobre Lean Management de Shinka Management en Japón, incluidos los programas de tour lean kaizen. Eri es licenciada en Interpretación de japonésy Traducción de japonésde por la Universidad de Queensland y está acreditada por la NAATI como intérprete de nivel profesional y traductora de nivel profesional.