Etiqueta y Cultura de Negocios Japonesa

Una Guía para hacer negocios con los japoneses | Paul Smith, Director, Shinka Management

Comprender y respetar la etiqueta empresarial japonesa es importante para cualquiera que desee establecer relaciones comerciales satisfactorias en Japón. Esta guía ofrece una visión completa de los aspectos clave de la etiqueta empresarial japonesa, basándome en mi propia experiencia de vivir y trabajar en Japón, dirigir viajes kaizen a Japón y colaborar con el equipo de Shinka Management para ayudar a las empresas a hacer negocios con los japoneses.

Esta guía sobre la etiqueta y la cultura empresarial japonesas será una referencia útil para:

• Empresas extranjeras con presencia en el mercado japonés o que se plantean entrar en él
• Organizaciones multinacionales japonesas con staff extranjero que buscan entender y establecer relaciones con sus colegas japoneses.
• Empresas que han sido o serán adquiridas por una organización japonesa
• Empresas que buscan contratar representantes o socios en Japón
• Personas que buscan empleo en Japón o en una multinacional japonesa

Índice

Introducción a la Etiqueta y Cultura de Negocios Japonesa

Navegar por la etiqueta empresarial japonesa puede parecer como adentrarse en otro mundo. Aunque al principio pueda parecer desalentador, con un poco de perspicacia y práctica puedes ser eficaz en tus relaciones con tus homólogos japoneses.

La realidad es que la etiqueta empresarial japonesa es un tema difícil ¡incluso para los propios profesionales de los negocios japoneses! Visita una librería típica en Tokio y encontrarás múltiples estantes en la sección de negocios dedicados a libros sobre modales en los negocios, etiqueta en las reuniones, lenguaje comercial cortés y una miríada de otros temas para ayudar a los profesionales japoneses en sus interacciones comerciales.
La mayoría de los japoneses, al emprender una carrera en Japón, recibirán una amplia formación formal en etiqueta y hospitalidad como parte de su periodo de orientación.
Se trata de una práctica habitual en toda la industria japonesa, debido a la importancia de garantizar que los empleados comprendan cómo comunicarse y comportarse en presencia de compañeros de trabajo de alto nivel, clientes y la sociedad en general.
Para la mayoría de los extranjeros puede resultar difícil dominar la etiqueta empresarial japonesa sin vivir en Japón o trabajar en una empresa japonesa.
Para aumentar la dificultad, debemos recordar que nos enfrentamos a una cultura que valora la armonía y la discreción: la mayoría de los japoneses serán bastante indulgentes (al menos en apariencia) con un paso en falso y evitarán avergonzar al extranjero involuntario señalándole su metedura de pata.
Por tanto, no podemos confiar en aprender de nuestros errores, ya que en la mayoría de los casos seremos ajenos a ellos.
Aunque aún falten algunos años para alcanzar la maestría, es posible desarrollar un conocimiento y una conciencia suficientes de las costumbres y los modales en los negocios para mejorar enormemente tu eficacia al relacionarte con tus homólogos japoneses.
La siguiente es la guía que desearía haber tenido durante mis primeros años viviendo en Japón.
Espero proporcionarte los conocimientos esenciales necesarios para desenvolverte con éxito en los entresijos de la sociedad y la cultura empresarial japonesas, y evitar los muchos errores que yo he cometido durante las tres últimas décadas de vida, trabajo y negocios con los japoneses.

Comprender los Fundamentos de la Cultura de Negocios Japonesa

Los siguientes conceptos son fundamentos de la cultura empresarial japonesa, cuya comprensión te ayudará mucho a entender muchas de las normas y comportamientos que encontrarás al tratar con los japoneses.

Estructura Jerárquica

Al igual que la sociedad japonesa en general, las empresas japonesas suelen tener una estructura jerárquica en la que se respetan mucho la antigüedad y la edad. La posición de cada uno en la jerarquía suele determinarse en función de una mezcla del año de entrada en la empresa y del cargo o título de cada uno.

También existe una jerarquía entre empresas, siendo la más importante la de la relación entre un proveedor de servicios o productos y su cliente. Como ocurre en la mayoría de las culturas, el cliente es el rey, y el comportamiento y las acciones de cada uno deben reflejarlo.

La jerarquía, y el lugar que uno ocupa en ella, influye en casi todos los aspectos de la interacción: cómo se dirigen a uno, el nivel de cortesía del lenguaje utilizado, la disposición de los asientos, el movimiento físico, la atención y el acuerdo.

Lengua Hablada

En Japón, el lenguaje se adapta cuidadosamente para mostrar cortesía hacia los demás y humildad hacia uno mismo.

El lenguaje honorífico en japonés se denomina keigo. Existen tres formas principales de keigo:

• Sonkeigo: Lenguaje respetuoso utilizado para elevar el estatus de la persona a la que se habla o de la que se habla, y para mostrar cortesía hacia ella.
• Kenjougo: Lenguaje humilde o modesto utilizado para rebajar el estatus del hablante o del grupo/compañeros del hablante en relación con el oyente o el grupo/compañeros del oyente.
  Se utiliza para expresar humildad sobre las propias acciones o las acciones del propio grupo.
• Teineigo: Lenguaje cortés utilizado para la formalidad general, independientemente del estatus social o la relación entre el hablante y el oyente.
  Se utiliza para mostrar respeto y cortesía de forma neutra y es adecuado para la mayoría de las interacciones sociales.

La expectativa por defecto en un entorno profesional es utilizar un lenguaje cortés(teineigo) a menos que una diferencia de estatus indique lo contrario. La mayoría de los estudiantes de japonés como lengua extranjera aprenderán primero a hablar utilizando el teineigo, ya que es la forma de habla cortés más utilizada en japonés.

También hay una forma de japonés que se utiliza para hablar en situaciones informales, como con amigos y familiares. Esta forma también se utiliza habitualmente para dirigirse a los miembros de un grupo de menor jerarquía, como los subordinados.

Orientación y consenso del grupo

Japón es una sociedad colectivista, y su cultura empresarial hace mucho hincapié en la armonía y el consenso del grupo. Las decisiones suelen tomarse colectivamente, y las opiniones individuales suelen subordinarse a los intereses del grupo.

Aunque este planteamiento tiene la ventaja de fomentar un sentimiento de unidad y minimizar los conflictos, existen varios inconvenientes potenciales con los que los no japoneses suelen luchar cuando tratan con este aspecto de la cultura empresarial japonesa:

• Lentitud en la toma de decisiones e ineficacia
• Supresión de la disidencia
• Iniciativa individual limitada
• Dificultad para adaptarse al cambio
• Tendencia al pensamiento de grupo que da lugar a decisiones irracionales o disfuncionales

Aunque estos inconvenientes pueden ser importantes, muchas empresas japonesas equilibran la toma de decisiones consensuadas con otras estrategias para mitigar estos problemas, asegurándose de que pueden seguir funcionando con eficacia y seguir siendo competitivas.

Además, aunque un enfoque consensuado de la toma de decisiones puede llevar tiempo, a menudo éste se ve compensado con creces por la fluidez y rapidez de la aplicación una vez alcanzado el consenso.

Importancia de las Relaciones

Construir relaciones sólidas y duraderas es fundamental en los negocios japoneses. Se valoran la confianza y el respeto mutuo, y los tratos comerciales suelen ir precedidos de interacciones sociales para establecer una sólida base de confianza.

El énfasis en las asociaciones a largo plazo significa que las interacciones empresariales no son meras transacciones, sino parte de un compromiso más amplio de éxito y entendimiento mutuos. Este enfoque contrasta con algunas prácticas empresariales occidentales, que pueden dar prioridad a las ganancias inmediatas frente a las relaciones a largo plazo.

Se aconseja a las empresas extranjeras que deseen entrar en el mercado japonés o establecer relaciones con socios japoneses que sean pacientes e inviertan tiempo en el desarrollo de relaciones. A menudo, una reunión inicial puede tener como objetivo presentarse o simplemente “conocerse”. Una empresa puede optar por señalar sus intenciones en esta reunión, pero tal vez desee esperar a una reunión posterior antes de presentar una propuesta o solicitud formal.

Aversión al Riesgo

Las empresas japonesas tienden a ser reacias al riesgo y prefieren la estabilidad y la previsibilidad. Este enfoque cauteloso se refleja en sus procesos de toma de decisiones basados en el consenso (que incluyen conceptos como ringi y nemawashi), que pueden ser más lentos e implicar una investigación, un intercambio de datos y una planificación más amplios en comparación con las normas occidentales.

Cómo Preparar una Reunión de Negocios en Japón

Superar con éxito una reunión de negocios en Japón requiere preparación, atención a los matices culturales y un enfoque respetuoso. Comprender las expectativas y normas de la cultura empresarial japonesa puede marcar una diferencia significativa a la hora de establecer relaciones sólidas y lograr resultados favorables.

Investigación y Preparación

Una preparación minuciosa es importante para que una reunión de negocios en Japón tenga éxito. Investiga a tus homólogos, su empresa y su cultura. Comprender sus prácticas empresariales y su posición en el mercado demostrará tu compromiso y respeto.

Puede ser una buena práctica saber exactamente con quién te vas a reunir (nombres, cargos, jerarquía relativa) con antelación, y en general no es una falta de respeto pedir el nombre y el cargo de los participantes antes de una reunión. Esta información ayuda a adaptar mejor el contenido de una reunión (incluidas las presentaciones) a los roles de los asistentes.

Personalmente, he cometido el error de no seguir este consejo y he experimentado en más de una ocasión entrar en una sala de reuniones en Japón esperando un debate con dos o tres participantes de la empresa anfitriona, para encontrarme con un grupo mucho mayor de participantes que esperaban una presentación formal.

Desde un punto de vista práctico, conocer los nombres y títulos antes de una reunión también puede ayudar a evitar tropiezos con la pronunciación o dificultades para identificar la jerarquía entre tus anfitriones.

Programar Reuniones

Programa las reuniones con suficiente antelación y confírmalas unos días antes de asistir.

A la hora de asistir a la reunión, se valora mucho la puntualidad. Prepárate para llegar a tiempo, o preferiblemente unos minutos antes, para mostrar respeto por el tiempo de tu anfitrión. Un concepto muy conocido y seguido en Japón es el de “acción previa de 5 minutos” (５分前行動), que hace hincapié en la puntualidad y la preparación. Este principio implica llegar a un acto programado, como una reunión de trabajo, una clase o una reunión social, al menos cinco minutos antes de la hora fijada. Demuestra respeto por los demás, permite prepararse, demuestra fiabilidad y reduce el estrés asociado a posibles retrasos.

Lugar de la Reunión

Las reuniones de negocios pueden celebrarse en distintos lugares, como oficinas, restaurantes y cafeterías, o incluso en lugares tradicionales como casas de té. La elección del lugar la hará el anfitrión y puede reflejar la formalidad y el propósito de la reunión.

Si vas a asistir a una reunión en Japón, puede tener sentido que confirmes con bastante antelación que conoces el lugar de la reunión. A veces puede merecer la pena visitar el lugar de la reunión antes de la hora o el día de la reunión para asegurarse de que se comprende bien el lugar y el tiempo de viaje. Google Maps se utiliza mucho en Japón y tiene datos de localización actualizados, imágenes de Street View e información sobre el transporte público.

Reuniones Online

La etiqueta de las reuniones en línea con los japoneses es similar a la de las reuniones en vivo. Si eres el anfitrión de la reunión, es una buena práctica abrir la sala de reuniones online entre cinco y diez minutos antes. No te sorprendas si los asistentes japoneses se incorporan pronto a la reunión.

En casi todos los casos, te recomendamos que te prepares en una sala de reuniones o en un lugar tranquilo y que tengas la conexión de vídeo activa durante toda la reunión, ya que en Japón se suele creer que mostrar la cara es señal de sinceridad y las conversaciones cara a cara ayudan a generar confianza. Según mi experiencia en reuniones online con clientes y socios de todo el mundo, son los japoneses los que con más frecuencia participan en reuniones online con sus canales de vídeo activos. De hecho, es raro que un asistente japonés no comparta su vídeo.

Durante la pandemia, era habitual que los japoneses que asistían a reuniones en línea llevaran una mascarilla (¡incluso si estaban sentados solos en una sala de reuniones cerrada!). Una vez pasado lo peor de la pandemia, esto ya no es así, aunque no te sorprendas si algún participante resfriado o con gripe lleva una mascarilla.

Etiqueta Japonesa para Reuniones de Negocios

Disposición de los Asientos

En una reunión formal, la disposición de los asientos viene determinada por la jerarquía. La persona de mayor rango se sienta en la cabecera de la mesa, mientras que los demás se sientan según su rango.

En el caso de una reunión entre dos empresas, generalmente los anfitriones sentarán a los invitados en el lado de la sala más alejado de la entrada. Este lado se considera el kamiza, o lugar de honor. Como invitado, generalmente debes esperar a que tu anfitrión te siente en lugar de ocupar esta posición.

Discurso de Apertura

Las reuniones suelen empezar con una charla cortés para establecer una buena relación. Evita entrar directamente en discusiones de negocios. En lugar de eso, entabla una conversación ligera sobre temas no controvertidos, como el tiempo, los viajes o los acontecimientos recientes.

Estilo de Presentación

Si haces una presentación en una reunión, debe ser clara, concisa y estar bien organizada, teniendo en cuenta que tu audiencia procede de una cultura diferente y que no son hablantes nativos de inglés. Utiliza ayudas visuales, como diapositivas o folletos, para apoyar tus puntos y ayudar a la comprensión. Prepárate para preguntas detalladas, ya que los japoneses aprecian la minuciosidad.

En muchas ocasiones puede ser útil contar con presentaciones traducidas profesionalmente al japonés. Las presentaciones, sobre todo las de carácter técnico, suelen ser difíciles de comprender incluso cuando se ven en la lengua materna. Esta dificultad se agrava cuando se utiliza el inglés como segunda lengua y se intenta comprender simultáneamente la comunicación verbal (discurso del presentador) y la escrita (contenido de las diapositivas). Evita confiar en la traducción automática o basada en IA, ya que a menudo estos servicios tienen problemas con el contexto al traducir contenido de diapositivas compuesto por puntos y frases incompletas.

El presentador o presentadores deben elegirse en función de una mezcla de antigüedad y relevancia, como sería el caso en tu país de origen. Sin embargo, según mi experiencia, también merece la pena identificar dentro de tu grupo a quienes tienen talento para presentar utilizando un lenguaje pausado, claro y fácil de comprender (¡esto requiere experiencia y práctica!).

Cuando trabajamos con nuestros clientes en la preparación de presentaciones o diapositivas para un público japonés, siempre les aconsejamos que eviten la tentación de utilizar sus diapositivas de presentación existentes tal cual, sino que trabajen con ellos para simplificar y acortar el contenido y, cuando proceda, añadir japonés a las diapositivas o traducir completamente el contenido. Esto suele ir seguido de práctica y entrenamiento para presentar el contenido, y de trabajar con los presentadores para ayudarles a ir más despacio y simplificar su lenguaje.

Si se trabaja con un intérprete consecutivo, el contenido de la presentación tendrá que acortarse normalmente a cerca de la mitad del de una presentación realizada directamente en inglés, para tener en cuenta el tiempo necesario para la interpretación.

¡Cuidado!
La persona más ruidosa de la sala no es necesariamente la que toma las decisiones

Durante una reunión, puede ser tentador centrar tu atención o deferencia en la persona que habla más o hace más preguntas. Sin embargo, esto no significa necesariamente que sean los que toman las decisiones clave o los más altos en la jerarquía. A menudo, esta persona puede ser simplemente la que domina mejor el inglés (a menudo uno de los miembros más jóvenes del equipo). Tenlo en cuenta al despedirte, entregar regalos o escribir correos electrónicos de seguimiento para asegurarte de que te diriges a las personas adecuadas con respeto y eficacia.

He asistido a muchas reuniones en las que la persona clave en la toma de decisiones parecía dormida, reclinada en su silla con los brazos cruzados y los ojos cerrados. Sin embargo, suelen seguir escuchando y pueden retomar la conversación cuando algo de interés capta su atención.

Acciones de Seguimiento tras una Reunión

El seguimiento tras una reunión de negocios con homólogos japoneses es crucial para mantener la relación, demostrar respeto y garantizar un entendimiento común de los puntos de discusión y las responsabilidades.

Este seguimiento suele consistir en un correo electrónico de agradecimiento enviado en las 24 horas siguientes a la reunión, en el que expreses tu gratitud por el tiempo y la hospitalidad de tu homólogo, y anotes los puntos clave del debate o las decisiones tomadas durante la reunión. El seguimiento, cuando se hace bien, también puede ayudar a detectar cualquier malentendido relacionado con los puntos de acción acordados, la parte responsable de esas acciones y los plazos. Un correo electrónico de seguimiento también puede ser una buena oportunidad para proporcionar más información, incluidas aclaraciones o respuestas a preguntas que no se abordaron adecuadamente durante la reunión.

Saludos y Presentaciones

Inclinación

La reverencia es el saludo tradicional japonés. La profundidad y duración del arco dependen del nivel de respeto y de la relación entre las partes. Una reverencia más profunda y larga indica mayor respeto.

En un entorno de negocios, puede ser un bonito detalle que los no japoneses utilicen una sencilla reverencia al saludar a sus homólogos japoneses por primera vez, al intercambiar tarjetas de visita, al mostrar gratitud por un regalo o al despedir a los invitados.

En la mayoría de los casos, no es necesario que esta reverencia sea demasiado larga o profunda en un entorno profesional, y los extranjeros sin experiencia en hacer negocios en Japón deben evitar exagerar la reverencia, que a veces puede resultar un poco cómica. Como extranjero, no se espera de ti que actúes como si fueras japonés, e intentarlo demasiado a veces puede tener el efecto contrario al deseado.

Saludos de Manos

Aunque es habitual inclinarse, los apretones de manos son cada vez más frecuentes en los negocios, sobre todo con los extranjeros. Combina una ligera inclinación con un apretón de manos para un saludo respetuoso.

Intercambiar Nombres

Cuando te presentes, utiliza tu nombre completo seguido del nombre y cargo de tu empresa. Es habitual dirigirse a un japonés por su apellido seguido de“san” (por ejemplo, Tanaka-san) para mostrar respeto.

Ten cuidado de no poner nunca “san” después de tu propio nombre. En general, debes ser humilde no sólo contigo mismo, sino también con los de tu grupo (es decir, empresa, organización, etc.) y, por esta razón, también debes evitar utilizar “san” después de los nombres de tus colegas cuando los presentes a otras personas o hagas referencia a ellos, aunque tu colega tenga un estatus superior al tuyo.

Etiqueta de las Tarjetas de Visita en Japón

Las tarjetas de visita, o“meishi”, son una parte esencial de la etiqueta comercial japonesa. Son una representación de la propia identidad y empresa, e intercambiarlos es un proceso formal. Aunque en algunos países se tiende a abandonar el uso de tarjetas de visita físicas, de papel, he visto pocos indicios de que esto ocurra en Japón.

Si piensas visitar Japón por negocios, asegúrate de llevar más tarjetas de visita de las que crees que vas a necesitar, y si no tienes ya un tarjetero, puede ser una inversión que merezca la pena.

Traducir tu Tarjeta de Visita al Japonés

En Shinka Management, a menudo recomendamos traducir las tarjetas de visita al japonés a quienes visitan Japón para introducirse en el mercado, sobre todo a los altos ejecutivos y al personal de ventas y marketing.

El objetivo de traducir la tarjeta no es que tus homólogos japoneses la comprendan. Aunque muchos japoneses tienen dificultades con el inglés hablado, la mayoría no tiene ningún problema para leer los detalles de una tarjeta de visita en inglés.

El verdadero propósito de traducir la tarjeta de visita es demostrar preparación y dar una sutil indicación de compromiso con el mercado japonés. Esto te diferenciará de otros extranjeros que pueden haberte visitado en el pasado sin seguimiento ni relación continuada.

A pesar del rápido progreso de la capacidad de traducción basada en IA, siempre recomendamos que un japonés nativo prepare la traducción y compruebe el material gráfico (incluida la elección del tipo de letra, el espaciado, etc.) antes de imprimir. La traducción y revisión de tarjetas de visita es un servicio que incluimos como parte de nuestro programa de formación en cultura empresarial japonesa en Shinka Management, y casi siempre tenemos que pedir a los diseñadores gráficos de nuestros clientes que hagan ajustes en su material gráfico para evitar errores de copia-pega o elecciones de diseño inadecuadas.

Cómo Presentar tu Tarjeta de Visita

Presenta tu tarjeta de visita con ambas manos, sujetándola por las esquinas con el texto mirando hacia el destinatario para que pueda leerla inmediatamente. Si tu tarjeta de visita tiene una cara en japonés, debe estar hacia arriba. Acompaña la presentación de tu tarjeta de visita con una ligera reverencia y una cortés introducción.

Recibir una Tarjeta de Visita

Recibe una tarjeta de visita con ambas manos, tomando nota del nombre, cargo y otra información relevante de tu interlocutor.

Evita guardar la tarjeta inmediatamente; en su lugar, colócala sobre la mesa delante de ti durante la reunión. Trata la tarjeta con respeto, ya que simboliza a la persona y a su empresa. Evita escribir en la tarjeta o colocar otros objetos encima.

Al final de una reunión, asegúrate de colocar las tarjetas de visita que has recibido en tu tarjetero. Nunca coloques tarjetas de visita en bolsillos por debajo de la cintura.

Etiqueta de la Comunicación Empresarial Japonesa

Aunque el inglés escrito se entiende perfectamente en los negocios internacionales, muchos profesionales japoneses pueden tener problemas con la comunicación verbal, a menos que tengan experiencia viviendo o trabajando en el extranjero.

Cuando te dirijas a los japoneses utilizando el inglés, es importante recordar que tus interlocutores utilizan el inglés como segunda lengua, y por esta razón a menudo es necesario ralentizar y simplificar tu lenguaje, y tomar diversas medidas para ayudar a tus interlocutores con la comprensión.

Contratar a un intérprete para reuniones importantes también puede facilitar la comunicación y demostrar tu compromiso.

Aunque es poco probable que ayude a la comprensión, aprender frases básicas en japonés puede ser útil para demostrar respeto y esfuerzo.

Comunicación No Verbal

Las señales no verbales, como el lenguaje corporal y las expresiones faciales, juegan un rol importante en la comunicación japonesa. Presta atención a los gestos y expresiones sutiles para comprender el contexto completo de la conversación. La mayoría de los extranjeros que se reúnen con japoneses tendrán dificultades para comprender plenamente la comunicación no verbal durante las reuniones y tendrán que colaborar con un intérprete o un colega japonés para leer la sala.

La Cortesía y la Indirecta

La cortesía y la indirecta son aspectos clave de la comunicación japonesa. Evita el lenguaje de confrontación y expresa los desacuerdos o los comentarios negativos de forma amable e indirecta. Frases como “Es difícil” o “Lo consideraremos” suelen implicar una respuesta negativa.

Trabajar con Traductores e Intérpretes

Al hacer negocios en Japón, sobre todo si no dominas el japonés, trabajar con un traductor o intérprete profesional puede ser muy valioso. Elige a alguien con experiencia en tu sector para asegurarte de que comprende la terminología y el contexto específicos.

Informar a tu Intérprete

Proporciona a tu intérprete información detallada sobre tu empresa, los objetivos de la reunión, los términos técnicos o la jerga que pueda utilizarse, las diapositivas de la presentación y otros documentos pertinentes.

Facilitar esta información varios días antes de la misión ayudará a tu intérprete a transmitir tu mensaje con precisión y eficacia. Tu intérprete te agradecerá tu consideración para apoyar su preparación.

Durante la Reunión

Habla con claridad y a un ritmo moderado para que el intérprete tenga tiempo de traducir con precisión. Haz pausas frecuentes para dar al intérprete la oportunidad de transmitir tu mensaje. Dirígete directamente a tus interlocutores japoneses, en lugar de hablar con el intérprete.

Después de la Reunión

Repasa los puntos clave de la reunión con tu intérprete para garantizar la comprensión mutua. Esto puede ayudar a aclarar cualquier malentendido y reforzar los mensajes principales. Dar feedback a tu intérprete puede mejorar futuras interacciones. También puedes pedirle a tu intérprete que te diga cómo le ha parecido la reunión y que compruebe si ha captado alguna señal visual.

Código de Vestimenta

Vestimenta de Negocios en Japón

La vestimenta conservadora y profesional es la norma en los entornos empresariales japoneses. Los hombres suelen llevar trajes oscuros, camisas blancas y corbatas, mientras que las mujeres llevan trajes o vestidos formales de negocios.

Recientemente he observado un ligero cambio, sobre todo en el periodo posterior a la pandemia, hacia una vestimenta ligeramente menos formal entre los japoneses, en favor de opciones más cómodas, sobre todo más hombres que optan por abstenerse de llevar corbata cuando van a la oficina. Sin embargo, cuando asistas a reuniones de negocios en Japón, yo seguiría recomendando vestir formalmente en la mayoría de los casos.

Consideraciones Estacionales

Vístete adecuadamente según la estación, teniendo en cuenta los veranos calurosos y húmedos y los inviernos fríos de Japón. Los tejidos ligeros y transpirables son adecuados para el verano, mientras que las capas y la ropa de abrigo son necesarias para el invierno.

Especialmente el verano puede ser un reto en Japón. En 2005, el Gobierno de Japón introdujo la campaña Cool Biz en un esfuerzo por reducir el consumo de energía durante los meses de verano. El programa obligaba a los trabajadores del gobierno a vestir de forma adecuada a las condiciones veraniegas, eliminando la necesidad de traje chaqueta y corbata. Afortunadamente, este enfoque ha sido adoptado desde entonces por la gran mayoría de las organizaciones japonesas.

Si visitas Japón en verano, puedes seguir vistiendo como antes para las reuniones iniciales, pero si repites la visita después de entablar una relación, en la mayoría de los sectores es perfectamente apropiado vestir según las directrices de Cool Biz.

Etiqueta para hacer Regalos en Japón

Hacer regalos es una práctica habitual en la cultura empresarial japonesa, sobre todo durante las reuniones iniciales o para celebrar colaboraciones exitosas.

Si vas a asistir a una reunión en los locales de un cliente, socio o proveedor japonés, te recomiendo que prepares un regalo y leas esta guía sobre la etiqueta japonesa para hacer regalos. En un contexto B2B, un regalo suele ser proporcionado por el visitante o invitado. El anfitrión corresponde a esta amabilidad ofreciéndole hospitalidad durante la visita.

Elegir el Regalo Adecuado

El objetivo de hacer un regalo es mostrar respeto, gratitud y el deseo de desarrollar la relación. No es necesario preparar un regalo demasiado extravagante, y en muchos casos un regalo así puede percibirse como inapropiado. Entre los regalos más habituales se incluyen alimentos de alta calidad, artesanía tradicional u objetos de su país de origen. Las cajas de bombones, dulces o artículos salados que puedan compartirse fácilmente, pueden ser un buen defecto a la hora de elegir un regalo para llevar a una reunión.

Un regalo por grupo con el que te reúnas suele ser suficiente y puede entregarse a la persona más veterana de tus anfitriones.

Los regalos casi siempre se preparan envueltos y se presentan dentro de una bolsa de regalo.

Presentar el Regalo

Cuando asistas a una reunión, guarda tu regalo en la mesa de reuniones, fuera del camino, o en un asiento vacío o mesa cercana. Evita colocar el regalo en el suelo, sobre todo si contiene alimentos.

El regalo se entrega al final de una reunión tras levantarse para marcharse. Acércate a la persona de más edad (evita que haya una mesa entre vosotros) y presenta el regalo con ambas manos, acompañado de una ligera inclinación. No le des mucha importancia al regalo, mejor di algo como “aquí tienes algo de casa”.

Etiqueta en la Mesa Japonesa

Si te invitan a una comida de negocios, es una oportunidad para entablar relaciones con tus homólogos japoneses. A menudo es durante la cena, o cuando se sale a beber después de una cena, cuando pueden desarrollarse relaciones más personales. A menudo, en esas ocasiones se comparte información u opiniones que podrían ser difíciles, delicadas o inapropiadas de plantear en reuniones formales con un grupo más amplio.

Asientos

Al igual que en las reuniones de negocios, la disposición de los asientos en las cenas suele estar dictada por la jerarquía, y a menudo los invitados se sientan más lejos de la entrada del restaurante o en el lado de la sala opuesto a la puerta. Si te recibe un japonés, espera a que te invite a sentarte; normalmente te hará un gesto para que te sientes en el lado “más alto” de la mesa.

Pedir y Comer

Deja que tu anfitrión pida primero y síguele la corriente. En muchos casos, las comidas se encargan con antelación o se elige un menú fijo para todos. Es de buena educación probar un poco de todo lo que te ofrezcan. Es mejor comunicar cualquier restricción dietética en el momento de programar una cena, ya que atender alergias, costumbres religiosas o preferencias vegetarianas/veganas puede resultar difícil una vez en un restaurante de Japón.

Utiliza los palillos correctamente y evita señalar o apuñalar la comida con ellos. Colocar los palillos en posición vertical en un cuenco de arroz se considera mala suerte y debe evitarse.

Brindar y Beber

Brindar es habitual en la gastronomía japonesa. El anfitrión suele iniciar el primer brindis, a menudo diciendo“kanpai” (Salud). Espera al brindis antes de beber. Cuando sirvas bebidas a otras personas, sujeta la botella con ambas manos y llena su vaso. Es de buena educación corresponder permitiendo que otros llenen tu vaso, y sosteniendo tu vaso con las dos manos.

Pagar la Factura

En entornos empresariales, el anfitrión suele pagar la cuenta. Puede ser educado ofrecerse a contribuir, pero si el anfitrión insiste, acepta amablemente su hospitalidad.

Construir Relaciones

Socializar Fuera del Trabajo

Establecer relaciones personales fuera del trabajo es una práctica útil en la cultura empresarial japonesa. Participa en actividades sociales como cenas o deportes para reforzar tu vínculo con tus homólogos. Estas interacciones ayudan a generar confianza y facilitan unas relaciones comerciales más fluidas.

Compromiso a Largo Plazo

Las empresas japonesas valoran los compromisos a largo plazo y la lealtad. Demuestra tu dedicación manteniendo un contacto regular, haciendo un seguimiento de los acuerdos y mostrando interés por el bienestar de su empresa. La coherencia y la fiabilidad son fundamentales para construir relaciones sólidas.

Enviar cada año una tarjeta de Año Nuevo a las empresas japonesas puede ser un bonito detalle para mantener la relación entre visita y visita.

Manejar los Conflictos

En la cultura empresarial japonesa se suelen evitar los conflictos. Si surgen desacuerdos, abordadlos con discreción y respeto. Céntrate en encontrar soluciones mutuamente beneficiosas y evita la confrontación directa.

A menudo, los conflictos pueden surgir por un mero malentendido o falta de comunicación, y si no se resuelven pueden generar desconfianza, lo que en última instancia pone en peligro la relación.

FAQ – Cultura empresarial y etiqueta japonesas

Las siguientes se basan en preguntas que hemos recibido durante o después de nuestro programa de formación sobre Etiqueta Empresarial Japonesa.

¿Tienes alguna pregunta sobre la etiqueta comercial japonesa que no se haya tratado en esta guía? No dudes en ponerte en contacto con nosotros y haremos todo lo posible por responderte.

¡Buena suerte!

Navegar por la etiqueta empresarial japonesa requiere comprender los matices culturales, respetar las tradiciones y comprometerse a establecer relaciones sólidas. Si sigues estas directrices, podrás fomentar la confianza, mejorar la comunicación y aumentar tus posibilidades de éxito en el entorno empresarial japonés. Recuerda que la paciencia, la cortesía, la atención al detalle y la intención genuina son cualidades esenciales que te ayudarán a prosperar en la singular cultura empresarial japonesa.

Formación en Etiqueta de Negocios Japonesa

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