Galateo e Cultura Commerciale Giapponese

Una guida per fare affari con il Giappone Paul Smith, Direttore, Shinka Management

Comprendere e rispettare l’etichetta commerciale giapponese è importante per chiunque voglia instaurare relazioni commerciali di successo in Giappone. Questa guida fornisce una panoramica completa degli aspetti principali dell’etichetta commerciale giapponese, basandosi sulla mia esperienza personale di vita e lavoro in Giappone, di guida di tour kaizen in Giappone e di collaborazione con il team di Shinka Management nel supportare le aziende a fare affari con i giapponesi.

Questa guida al galateo e alla cultura giapponese degli affari si rivelerà un utile riferimento per:

• Aziende straniere presenti sul mercato giapponese o che stanno valutando di entrarvi
• Organizzazioni multinazionali giapponesi con personale straniero che cercano di capire e costruire relazioni con i colleghi giapponesi
• Società che sono state o saranno acquisite da un’organizzazione giapponese
• Aziende che desiderano assumere rappresentanti o partner in Giappone
• Persone che cercano un impiego in Giappone o presso una multinazionale giapponese

Indice dei contenuti

Introduzione all’etichetta e alla cultura commerciale giapponese

Navigare nell’etichetta commerciale giapponese può sembrare di entrare in un altro mondo. Anche se all’inizio può sembrare scoraggiante, con un po’ di intuizione e di pratica potrai essere efficace nei rapporti con le tue controparti giapponesi.

La realtà è che l’etichetta commerciale giapponese è un argomento difficile anche per gli stessi professionisti del settore! Se visiti una tipica libreria di Tokyo, troverai diversi scaffali nella sezione business dedicati a libri sulle buone maniere, sul galateo delle riunioni, sul linguaggio commerciale educato e su una miriade di altri argomenti per aiutare i professionisti giapponesi nelle loro interazioni di lavoro. La maggior parte dei giapponesi, quando intraprende una carriera in Giappone, riceve un’ampia formazione formale sul galateo e sull’ospitalità come parte del periodo di orientamento. Si tratta di una pratica comune in tutta l’industria giapponese, dovuta all’importanza di garantire che i dipendenti comprendano come comunicare e comportarsi in presenza di colleghi anziani, clienti e società in generale. Per la maggior parte degli stranieri può essere difficile padroneggiare l’etichetta commerciale giapponese senza vivere in Giappone o lavorare in un’azienda giapponese. Per aumentare la difficoltà, dobbiamo ricordare che abbiamo a che fare con una cultura che attribuisce grande importanza all’armonia e al risparmio della faccia: la maggior parte dei giapponesi sarà abbastanza indulgente (almeno in apparenza) nei confronti di un passo falso ed eviterà di mettere in imbarazzo lo straniero inconsapevole sottolineando la sua gaffe. Per questo motivo non possiamo contare sul fatto di imparare dai nostri errori: nella maggior parte dei casi non ce ne accorgeremo. Sebbene la padronanza sia ancora lontana, è possibile sviluppare una conoscenza e una consapevolezza sufficiente delle abitudini e delle maniere commerciali per migliorare notevolmente la tua efficacia nell’interazione con le controparti giapponesi. Quella che segue è la guida che avrei voluto avere durante i miei primi anni di vita in Giappone. Spero di fornirti le conoscenze essenziali necessarie per destreggiarti con successo tra le complessità della società e della cultura commerciale giapponese ed evitare i molti errori che ho commesso negli ultimi trent’anni di vita, lavoro e affari con i giapponesi.

Comprendere i fondamenti della cultura aziendale giapponese

I concetti che seguono sono i fondamenti della cultura commerciale giapponese, la cui comprensione ti aiuterà a capire molte delle regole e dei comportamenti che incontrerai quando avrai a che fare con i giapponesi.

Struttura gerarchica

Come la società giapponese in generale, le aziende giapponesi hanno una struttura gerarchica in cui l’anzianità e l’età sono molto rispettate. La posizione all’interno della gerarchia è in genere determinata da un mix di anno di ingresso in azienda e posizione o titolo.

Esiste anche una gerarchia tra le aziende, la più importante delle quali è la relazione tra un fornitore di servizi o prodotti e il suo cliente. Come nella maggior parte delle culture, il cliente è il re e il comportamento e le azioni devono rifletterlo.

La gerarchia, e il proprio posto all’interno di essa, ha un impatto su quasi tutti gli aspetti dell’interazione: il modo in cui ci si rivolge, il livello di cortesia del linguaggio utilizzato, la disposizione dei posti a sedere, il movimento fisico, l’attenzione e l’accordo.

Lingua parlata

In Giappone, il linguaggio è studiato con attenzione per mostrare educazione verso gli altri e umiltà verso se stessi.

Il linguaggio onorifico in giapponese si chiama keigo. Esistono tre forme principali di keigo:

• Sonkeigo: Linguaggio rispettoso utilizzato per elevare lo status della persona a cui si parla o di cui si parla e per mostrarsi gentili nei suoi confronti.
• Kenjougo: linguaggio umile o modesto usato per abbassare lo status di chi parla o del gruppo/colleghi di chi parla rispetto a chi ascolta o al gruppo/colleghi di chi ascolta. Viene utilizzato per esprimere umiltà nei confronti delle proprie azioni o di quelle del proprio gruppo.
• Teineigo: Linguaggio educato utilizzato per la formalità generale, indipendentemente dallo status sociale o dalla relazione tra chi parla e chi ascolta. Viene utilizzato per mostrare rispetto e cortesia in modo neutrale ed è adatto alla maggior parte delle interazioni sociali.

L’aspettativa predefinita in un ambiente professionale è quella di usare un linguaggio educato(teineigo), a meno che una differenza di status non indichi diversamente. La maggior parte degli studenti di giapponese come lingua straniera impara prima a parlare utilizzando il teineigo, che è la forma di linguaggio educato più usata in giapponese.

Esiste anche una forma di giapponese utilizzata per parlare in situazioni informali, come ad esempio con gli amici e la famiglia. Questa forma è comunemente utilizzata anche quando ci si rivolge ai membri di un gruppo che si trovano più in basso nella gerarchia, come i subordinati.

Orientamento e consenso di gruppo

Il Giappone è una società collettivistica e la sua cultura aziendale pone una forte enfasi sull’armonia di gruppo e sul consenso. Le decisioni vengono spesso prese collettivamente e le opinioni individuali sono spesso subordinate agli interessi del gruppo.

Se da un lato questo approccio ha il vantaggio di favorire un senso di unità e di ridurre al minimo i conflitti, dall’altro ci sono diversi potenziali aspetti negativi che i non giapponesi spesso si trovano a dover affrontare quando hanno a che fare con questo aspetto della cultura aziendale giapponese:

• Lentezza decisionale e inefficienza
• Soppressione del dissenso
• Iniziativa individuale limitata
• Difficoltà ad adattarsi ai cambiamenti
• Tendenza al pensiero di gruppo che porta a risultati decisionali irrazionali o disfunzionali.

Sebbene questi aspetti negativi possano essere significativi, molte aziende giapponesi bilanciano il processo decisionale di consenso con altre strategie per mitigare questi problemi, assicurandosi di poter operare in modo efficiente e rimanere competitive.

Inoltre, anche se un approccio al processo decisionale basato sulla costruzione del consenso può richiedere del tempo, spesso questo è più che compensato dalla fluidità e dalla velocità di attuazione una volta raggiunto il consenso.

L’importanza delle relazioni

Costruire relazioni solide e a lungo termine è fondamentale negli affari giapponesi. La fiducia e il rispetto reciproco sono importanti e le trattative commerciali sono spesso precedute da interazioni sociali per stabilire una solida base di fiducia.

L’enfasi sulle partnership a lungo termine significa che le interazioni commerciali non sono semplici transazioni ma parte di un impegno più ampio per il successo e la comprensione reciproca. Questo approccio contrasta con alcune pratiche commerciali occidentali, che possono privilegiare i guadagni immediati rispetto alle relazioni a lungo termine.

Le aziende straniere che cercano di entrare nel mercato giapponese o di instaurare rapporti con partner giapponesi fanno bene ad avere pazienza nell’investire tempo nello sviluppo delle relazioni. Spesso un incontro iniziale può avere lo scopo di presentarsi o semplicemente di “conoscersi”. Un’azienda può decidere di segnalare le proprie intenzioni durante questo incontro, ma potrebbe voler aspettare un incontro successivo prima di avanzare una proposta o una richiesta formale.

Avversione al rischio

Le aziende giapponesi tendono ad essere avverse al rischio e a preferire la stabilità e la prevedibilità. Questo approccio cauto si riflette nei loro processi decisionali basati sul consenso (che coinvolgono concetti come ringi e nemawashi), che possono essere più lenti e possono comportare una ricerca, una condivisione dei dati e una pianificazione più approfondite rispetto agli standard occidentali.

Prepararsi per una riunione di lavoro in Giappone

Riuscire a gestire con successo un incontro di lavoro in Giappone richiede preparazione, attenzione alle sfumature culturali e un approccio rispettoso. Comprendere le aspettative e le norme della cultura aziendale giapponese può fare una differenza significativa nella costruzione di relazioni solide e nel raggiungimento di risultati favorevoli.

Ricerca e preparazione

Una preparazione accurata è importante per il successo di un incontro d’affari in Giappone. Fai ricerche sulle tue controparti, sulla loro azienda e sulla loro cultura. Comprendere le loro pratiche commerciali e la loro posizione sul mercato dimostrerà il tuo impegno e il tuo rispetto.

Può essere una buona pratica capire in anticipo chi saranno i tuoi interlocutori (nomi, titoli, gerarchia relativa) e in genere non è irrispettoso chiedere il nome e il titolo dei partecipanti prima di una riunione. Queste informazioni aiutano ad adattare meglio i contenuti di una riunione (comprese le presentazioni) in base ai ruoli dei partecipanti.

Personalmente, ho commesso l’errore di non seguire questo consiglio e ho sperimentato in più di un’occasione di entrare in una sala riunioni in Giappone aspettandomi una discussione con due o tre partecipanti dell’azienda ospitante, per poi trovarmi di fronte a un gruppo molto più numeroso di partecipanti che si aspettavano una presentazione formale.

Da un punto di vista pratico, conoscere nomi e titoli prima di un incontro può anche aiutare a evitare inciampi nella pronuncia o difficoltà nell’identificare la gerarchia tra i tuoi ospiti.

Pianificazione delle riunioni

Pianifica le riunioni con largo anticipo e confermale qualche giorno prima della partecipazione.

Quando si tratta di partecipare alla riunione, la puntualità è molto apprezzata. Sii pronto ad arrivare in orario, o preferibilmente con qualche minuto di anticipo, per rispettare i tempi del tuo ospite. Un concetto noto e seguito in Giappone è quello di “azione preventiva di 5 minuti” (５分前行動) che enfatizza la puntualità e la preparazione. Questo principio prevede di arrivare a un evento programmato, come una riunione di lavoro, una lezione o un incontro sociale, almeno cinque minuti prima dell’orario stabilito. Dimostra rispetto per gli altri, permette di prepararsi, dimostra affidabilità e riduce lo stress associato a eventuali ritardi.

Sede della riunione

Le riunioni di lavoro possono svolgersi in vari ambienti, tra cui uffici, ristoranti e caffè, o anche ambienti tradizionali come le case da tè. La scelta della sede sarà effettuata dall’organizzatore e potrà riflettere la formalità e lo scopo della riunione.

Se partecipi a una riunione in Giappone, può essere utile confermare la tua conoscenza del luogo della riunione con largo anticipo. A volte può essere utile visitare il luogo della riunione prima dell’orario o del giorno della riunione stessa, per assicurarsi di capire bene il luogo e i tempi di percorrenza. Google Maps è molto utilizzato in Giappone e dispone di dati aggiornati sulla posizione, immagini Street View e informazioni sui trasporti pubblici.

Riunioni online

Il galateo delle riunioni online con i giapponesi è simile a quello delle riunioni dal vivo. Se sei tu a ospitare la riunione, è buona norma aprire la sala riunioni online con cinque-dieci minuti di anticipo. Non sorprenderti se i partecipanti giapponesi si uniscono alla riunione in anticipo.

In quasi tutti i casi ti consigliamo di prepararti in una sala riunioni o in un luogo tranquillo e di avere il video attivo per tutta la durata dell’incontro, poiché in Giappone si crede comunemente che mostrare il proprio volto sia un segno di sincerità e che i colloqui faccia a faccia aiutino a creare fiducia. Nella mia esperienza di riunioni online con clienti e partner in tutto il mondo, sono i giapponesi a partecipare più spesso alle riunioni online con i loro feed video attivi. In effetti, è raro che un partecipante giapponese non condivida il proprio video.

Durante la pandemia era comune che i giapponesi che partecipavano alle riunioni online indossassero una maschera facciale (anche se erano seduti da soli in una sala riunioni chiusa!). Con il peggio della pandemia alle spalle, questo non è più il caso – anche se non stupirti se un partecipante indossa una maschera per il raffreddore o l’influenza.

Il galateo giapponese per le riunioni d’affari

Disposizione dei posti a sedere

In una riunione formale, la disposizione dei posti a sedere è determinata dalla gerarchia. La persona più anziana siede a capotavola, mentre gli altri sono seduti in base al loro rango.

Nel caso di una riunione tra due aziende, in genere i padroni di casa fanno sedere gli ospiti sul lato della stanza più lontano dall’ingresso. Questo lato è considerato il kamiza, o luogo d’onore. Come ospite, in genere dovresti aspettare di essere fatto accomodare dal padrone di casa piuttosto che occupare questa posizione.

Osservazioni di apertura

Le riunioni iniziano spesso con chiacchiere cortesi per stabilire un rapporto. Evita di buttarti subito in discussioni d’affari. Invece, impegnati in una conversazione leggera su argomenti non controversi come il tempo, i viaggi o gli eventi recenti.

Stile di presentazione

Se fai una presentazione a una riunione, devi essere chiaro, conciso e ben organizzato, tenendo presente che il tuo pubblico proviene da una cultura diversa e non è madrelingua inglese. Usa supporti visivi, come diapositive o dispense, per sostenere i tuoi punti e aiutare la comprensione. Preparati a domande dettagliate, perché le controparti giapponesi apprezzano l’accuratezza.

In molte occasioni può essere utile far tradurre professionalmente le presentazioni in giapponese. Le presentazioni, soprattutto quelle di natura tecnica, sono spesso difficili da comprendere anche se viste nella propria lingua madre. Questa difficoltà si aggrava quando si utilizza l’inglese come seconda lingua e si cerca di comprendere contemporaneamente la comunicazione verbale (discorso del presentatore) e quella scritta (contenuto delle diapositive). Evita di affidarti a traduzioni automatizzate o basate sull’intelligenza artificiale, perché spesso questi servizi non riescono a capire il contesto quando traducono contenuti di diapositive composti da punti e frasi incomplete.

I relatori dovrebbero essere scelti in base a un mix di anzianità e rilevanza, come nel tuo paese d’origine. Tuttavia, secondo la mia esperienza, conviene anche individuare all’interno del tuo gruppo coloro che hanno talento nel presentare utilizzando un linguaggio lento, chiaro e di facile comprensione (questo richiede esperienza e pratica!).

Quando lavoriamo con i nostri clienti per la preparazione di pitch deck o diapositive di presentazione per un pubblico giapponese, consigliamo sempre di evitare la tentazione di utilizzare le diapositive di presentazione esistenti così come sono, ma di lavorare con loro per semplificare e abbreviare il contenuto e, se necessario, aggiungere il giapponese alle diapositive o tradurre completamente il contenuto. A questo solitamente segue la pratica e il coaching nella presentazione dei contenuti e la collaborazione con i presentatori per aiutarli a rallentare e semplificare il loro linguaggio.

Se si lavora con un interprete di consecutiva, il contenuto della presentazione dovrà essere ridotto a circa la metà di quello di una presentazione tenuta direttamente in inglese, per tenere conto del tempo necessario all’interpretazione.

Attenzione! La persona più vocale nella stanza non è necessariamente il responsabile delle decisioni

Durante una riunione, si può essere tentati di concentrare l’attenzione o la deferenza sulla persona che parla di più o che fa più domande. Tuttavia, questo non significa necessariamente che sia il decisore chiave o il più alto nella gerarchia. Spesso, questo individuo può essere semplicemente il più fluente in inglese (spesso uno dei membri più giovani del team). Tieni presente questo aspetto quando fai gli addii, presenti i regali o scrivi le email di follow-up per assicurarti di rivolgerti alle persone appropriate in modo rispettoso ed efficace.

Ho partecipato a molte riunioni in cui il decisore chiave sembrava addormentato, appoggiato sulla sedia con le braccia conserte e gli occhi chiusi. Tuttavia, di solito stanno ancora ascoltando e possono riprendere la conversazione quando qualcosa di interessante cattura la loro attenzione.

Azioni di follow-up dopo una riunione

Seguire i contatti dopo un incontro d’affari con le controparti giapponesi è fondamentale per mantenere il rapporto, dimostrare rispetto e garantire una comprensione comune dei punti di discussione e delle responsabilità.

Di solito questo follow-up dovrebbe avvenire sotto forma di un’e-mail di ringraziamento inviata entro 24 ore dall’incontro, in cui si esprime gratitudine per il tempo e l’ospitalità del tuo interlocutore e si annotano i punti chiave della discussione o le decisioni prese durante l’incontro. Il follow-up, se ben fatto, può anche aiutare a cogliere eventuali malintesi relativi alle azioni concordate, ai responsabili di tali azioni e alle scadenze. Un’e-mail di follow-up può anche essere una buona occasione per fornire ulteriori informazioni, compresi chiarimenti o risposte a domande che non sono state affrontate adeguatamente durante l’incontro.

Saluti e presentazioni

Inchino

L’inchino è il saluto tradizionale giapponese. La profondità e la durata dell’arco dipendono dal livello di rispetto e dalla relazione tra le parti. Un inchino più profondo e lungo indica un maggiore rispetto.

In ambito lavorativo può essere un tocco di classe per i non giapponesi usare un semplice inchino quando salutano per la prima volta le controparti giapponesi, quando si scambiano i biglietti da visita, quando mostrano gratitudine per un regalo o quando salutano gli ospiti.

Nella maggior parte dei casi, non è necessario fare un inchino eccessivamente lungo o profondo in un contesto professionale – e gli stranieri che non hanno esperienza nella conduzione di affari in Giappone dovrebbero evitare di esagerare con l’inchino, che a volte può risultare un po’ comico. In quanto straniero non ci si aspetta che tu ti comporti come se fossi giapponese, e sforzarsi troppo a volte può avere l’effetto opposto a quello desiderato.

Strette di mano

Sebbene l’inchino sia una consuetudine, le strette di mano stanno diventando sempre più comuni in ambito lavorativo, soprattutto con gli stranieri. Unisci un leggero inchino a una stretta di mano per un saluto rispettoso.

Scambio di nomi

Quando ti presenti, usa il tuo nome completo seguito dal nome della tua azienda e dal titolo. È comune rivolgersi a una controparte giapponese con il suo nome di famiglia seguito da“san” (ad esempio, Tanaka-san) per mostrare rispetto.

Fai attenzione a non mettere mai “san” dopo il tuo nome. In generale dovresti essere umile non solo nei confronti di te stesso, ma anche nei confronti di chi fa parte del tuo gruppo (azienda, organizzazione, ecc.) e per questo motivo dovresti anche evitare di usare “san”dopo il nome dei tuoi colleghi quando li presenti ad altri o fai riferimento a loro, anche se il tuo collega ha uno status superiore al tuo.

Il galateo dei biglietti da visita in Giappone

I biglietti da visita, o“meishi“, sono una parte essenziale dell’etichetta commerciale giapponese. Sono una rappresentazione della propria identità e della propria azienda e il loro scambio è un processo formale. Sebbene in alcuni paesi si stia affermando la tendenza ad abbandonare l’uso di biglietti da visita fisici e cartacei, in Giappone ho visto poche prove di questo fenomeno.

Se hai intenzione di visitare il Giappone per lavoro, assicurati di portare con te più biglietti da visita di quelli che pensi ti serviranno e, se non possiedi già un porta biglietti da visita, questo può essere un investimento utile.

Tradurre il tuo biglietto da visita in giapponese

Noi di Shinka Management consigliamo spesso di tradurre i biglietti da visita in giapponese a chi si reca in Giappone per entrare nel mercato, soprattutto ai dirigenti e al personale addetto alle vendite e al marketing.

Lo scopo della traduzione del biglietto non è quello di far comprendere il testo alle tue controparti giapponesi. Anche se molti giapponesi hanno difficoltà con l’inglese parlato, la maggior parte non ha problemi a leggere i dettagli di un biglietto da visita in inglese.

Il vero scopo di tradurre il proprio biglietto da visita è dimostrare la propria preparazione e fornire una sottile indicazione di impegno verso il mercato giapponese. In questo modo ti differenzierai da altri stranieri che potrebbero aver visitato la città in passato senza aver avuto un seguito o un rapporto continuativo.

Nonostante i rapidi progressi delle traduzioni basate sull’intelligenza artificiale, consigliamo sempre di far preparare la traduzione da un giapponese madrelingua e di controllare la grafica (compresa la scelta del carattere, della spaziatura, ecc.) prima della stampa. La traduzione e la revisione dei biglietti da visita è un servizio che includiamo nel nostro programma di formazione culturale commerciale in giapponese di Shinka Management, e quasi sempre dobbiamo chiedere ai grafici dei nostri clienti di apportare modifiche alla grafica per evitare errori di copia-incolla o scelte di design inappropriate.

Presentare il tuo biglietto da visita

Presenta il tuo biglietto da visita con entrambe le mani, tenendolo per gli angoli con il testo rivolto verso il destinatario in modo che possa leggerlo immediatamente. Se il tuo biglietto da visita ha un lato giapponese, questo deve essere rivolto verso l’alto. Accompagna la presentazione del tuo biglietto da visita con un leggero inchino e una cortese presentazione.

Ricevere un biglietto da visita

Ricevi un biglietto da visita con entrambe le mani, prendendo nota del nome, del titolo e di altre informazioni rilevanti della tua controparte.

Evita di riporre subito il biglietto, ma mettilo sul tavolo di fronte a te durante la riunione. Tratta il biglietto con rispetto, perché simboleggia la persona e la sua azienda. Evita di scrivere sul biglietto o di appoggiarci sopra altri oggetti.

Alla fine di una riunione, assicurati di mettere i biglietti da visita che hai ricevuto nel tuo portabiglietti da visita. Non mettere mai i biglietti da visita nelle tasche sotto la vita.

Il galateo della comunicazione commerciale giapponese

Mentre l’inglese scritto è ampiamente compreso negli affari internazionali, molti professionisti giapponesi possono avere difficoltà nella comunicazione verbale, a meno che non abbiano esperienza di vita o di lavoro all’estero.

Quando si ha a che fare con i giapponesi che utilizzano l’inglese, è importante ricordare che i tuoi interlocutori utilizzano l’inglese come seconda lingua e per questo motivo è spesso necessario rallentare e semplificare il linguaggio e adottare varie misure per aiutare i tuoi interlocutori nella comprensione.

Assumere un interprete per le riunioni importanti può anche facilitare la comunicazione e dimostrare il tuo impegno.

Anche se è improbabile che aiuti la comprensione, imparare frasi giapponesi di base può essere un approccio utile per dimostrare rispetto e impegno.

Comunicazione non verbale

Gli indizi non verbali, come il linguaggio del corpo e le espressioni facciali, giocano un ruolo importante nella comunicazione giapponese. Presta attenzione ai gesti e alle espressioni più sottili per capire il contesto completo della conversazione. La maggior parte degli stranieri che si incontrano con i giapponesi farà fatica a comprendere appieno la comunicazione non verbale durante le riunioni e dovrà collaborare con un interprete o un collega giapponese per leggere la stanza.

Educazione e indirettezza

La cortesia e l’indirettezza sono aspetti fondamentali della comunicazione giapponese. Evita il linguaggio conflittuale ed esprimi il disaccordo o il feedback negativo in modo gentile e indiretto. Frasi come “È difficile” o “Ci penseremo” spesso implicano una risposta negativa.

Lavorare con traduttori e interpreti

Quando fai affari in Giappone, soprattutto se non conosci bene il giapponese, la collaborazione con un traduttore o un interprete professionista può essere preziosa. Scegli qualcuno che abbia esperienza nel tuo settore per assicurarti che comprenda la terminologia e il contesto specifici.

Informare l’interprete

Fornisci al tuo interprete informazioni dettagliate sulla tua attività, sugli obiettivi della riunione, sui termini tecnici o sul gergo che potrebbero essere utilizzati, sulle diapositive della presentazione e su altri documenti rilevanti.

Fornire queste informazioni con qualche giorno di anticipo rispetto all’incarico aiuterà il tuo interprete a trasmettere il tuo messaggio in modo accurato ed efficace. Il tuo interprete ti ringrazierà per la tua considerazione nel sostenere la sua preparazione.

Durante la riunione

Parla chiaramente e con un ritmo moderato per dare all’interprete il tempo di tradurre con precisione. Fai spesso delle pause per dare all’interprete la possibilità di trasmettere il tuo messaggio. Rivolgiti direttamente alle tue controparti giapponesi, invece di parlare all’interprete.

Dopo la riunione

Rivedete i punti chiave dell’incontro con il vostro interprete per assicurarvi la comprensione reciproca. Questo può aiutare a chiarire eventuali malintesi e a rafforzare i messaggi principali. Fornire un feedback al tuo interprete può migliorare le interazioni future. Potresti anche chiedere all’interprete di darti un feedback su come ha vissuto l’incontro e di verificare eventuali segnali visivi che ha colto.

Codice di abbigliamento

Abbigliamento business in Giappone

L’abbigliamento conservativo e professionale è la norma negli ambienti di lavoro giapponesi. Gli uomini indossano abiti scuri, camicie bianche e cravatte, mentre le donne indossano abiti da lavoro o vestiti formali.

Di recente ho notato un leggero spostamento, soprattutto nel periodo successivo alla pandemia, verso un abbigliamento leggermente meno formale tra i giapponesi, a favore di opzioni più comode – in particolare un maggior numero di uomini sceglie di non indossare la cravatta quando va in ufficio. Quando partecipi a riunioni di lavoro in Giappone, tuttavia, ti consiglio di vestirti in modo formale nella maggior parte dei casi.

Considerazioni stagionali

Vestiti in modo adeguato alla stagione, considerando le estati calde e umide e gli inverni freddi del Giappone. I tessuti leggeri e traspiranti sono adatti all’estate, mentre per l’inverno sono necessari strati e indumenti caldi.

Soprattutto l’estate può essere impegnativa in Giappone. Nel 2005, il governo giapponese ha introdotto la campagna Cool Biz per ridurre il consumo di energia durante i mesi estivi. Il programma imponeva ai lavoratori pubblici di vestirsi in modo adeguato alle condizioni estive, eliminando l’obbligo di giacca e cravatta. Fortunatamente questo approccio è stato adottato dalla maggior parte delle organizzazioni giapponesi.

Quando visiti il Giappone in estate, potresti voler vestirti in modo elegante per i primi incontri, ma per le visite successive, dopo aver instaurato una relazione, per la maggior parte dei settori è perfettamente appropriato vestirsi secondo le linee guida di Cool Biz.

Il galateo dei regali in Giappone

L’offerta di regali è una pratica comune nella cultura commerciale giapponese, soprattutto durante i primi incontri o per celebrare collaborazioni di successo.

Se partecipi a un incontro presso la sede di un cliente, partner o fornitore giapponese, ti consiglio di preparare un regalo e di leggere questa guida al galateo giapponese dei regali. In un contesto B2B, un regalo è solitamente offerto dal visitatore o dall’ospite. L’ospite ricambia questa gentilezza offrendo ospitalità durante la visita.

Scegliere il regalo giusto

Lo scopo di fare un regalo è mostrare rispetto, gratitudine e desiderio di sviluppare la relazione. Non è necessario preparare un regalo troppo stravagante e in molti casi un regalo del genere può essere percepito come inappropriato. I regali più comuni includono prodotti alimentari di alta qualità, oggetti di artigianato tradizionale o articoli del tuo paese. Scatole di cioccolatini, dolci o prodotti salati che possono essere facilmente condivisi, possono essere un’ottima soluzione quando si sceglie un regalo da portare a una riunione.

Di solito è sufficiente un regalo per ogni gruppo con cui ti incontri e può essere consegnato alla persona più anziana tra i tuoi ospiti.

I regali vengono quasi sempre preparati incartati e presentati all’interno di un sacchetto regalo.

Presentare il regalo

Quando partecipi a una riunione, tieni il tuo regalo sul tavolo della riunione, oppure su una sedia o un tavolo vuoto nelle vicinanze. Evita di appoggiare il regalo a terra, soprattutto se contiene del cibo.

Il regalo viene consegnato alla fine di una riunione, dopo essersi alzati per andarsene. Avvicinati alla persona più anziana (evita di avere un tavolo tra voi) e porgi il regalo con entrambe le mani, accompagnandolo con un leggero inchino. Non dare importanza al regalo, ma dì qualcosa del tipo “ecco una piccola cosa da casa”.

Il galateo della tavola giapponese

Se sei invitato a un pranzo di lavoro, è un’opportunità per costruire relazioni con le tue controparti giapponesi. Spesso è proprio durante la cena, o quando si esce a bere dopo una cena, che si possono sviluppare relazioni più personali. Spesso è proprio durante queste occasioni che vengono condivise informazioni o opinioni che potrebbero essere difficili, delicate o comunque inappropriate da esprimere durante le riunioni formali con un gruppo più ampio.

Posti a sedere

Come per le riunioni di lavoro, la disposizione dei posti a sedere per le cene è spesso dettata dalla gerarchia: gli ospiti vengono fatti sedere più lontano dall’ingresso del ristorante o sul lato della sala opposto alla porta. Se sei ospitato da giapponesi, aspetta che il tuo ospite ti inviti a sederti: di solito ti farà cenno di prendere posto sul lato più alto del tavolo.

Ordinare e mangiare

Lascia che sia il tuo ospite a ordinare per primo e segui il suo esempio. In molti casi i pasti vengono preordinati o viene scelto un menu fisso per tutti. È buona norma assaggiare un po’ di tutto ciò che ti viene offerto. Qualsiasi restrizione alimentare è meglio comunicarla al momento di programmare una cena, in quanto il catering per le allergie, le usanze religiose o le preferenze vegetariane/vegane può essere difficile una volta al ristorante in Giappone.

Usa le bacchette in modo corretto ed evita di puntare o infilzare il cibo con esse. Mettere le bacchette in verticale in una ciotola di riso è considerato di cattivo auspicio e deve essere evitato.

Brindare e bere

I brindisi sono comuni nei ristoranti giapponesi. Di solito è il padrone di casa a dare il via al primo brindisi, spesso dicendo“kanpai” (Salute). Aspetta il brindisi prima di bere. Quando versi da bere agli altri, tieni la bottiglia con entrambe le mani e riempi il loro bicchiere. È buona educazione ricambiare permettendo agli altri di riempire il tuo bicchiere e tenendo il tuo bicchiere con due mani.

Pagare il conto

In ambito lavorativo, di solito è il padrone di casa a pagare il conto. Può essere educato offrirsi di contribuire, ma se l’ospite insiste, accetta gentilmente la sua ospitalità.

Costruire relazioni

Socializzare al di fuori del lavoro

Costruire relazioni personali al di fuori del lavoro è una pratica utile nella cultura aziendale giapponese. Partecipa ad attività sociali come cene o sport per rafforzare il legame con le tue controparti. Queste interazioni contribuiscono a creare fiducia e a facilitare i rapporti commerciali.

Impegno a lungo termine

Le aziende giapponesi apprezzano gli impegni a lungo termine e la fedeltà. Dimostra la tua dedizione mantenendo contatti regolari, dando seguito agli accordi e mostrando interesse per il benessere della loro azienda. La coerenza e l’affidabilità sono fondamentali per costruire relazioni solide.

Inviare ogni anno una cartolina di Capodanno alle aziende giapponesi può essere un tocco di classe per mantenere il rapporto tra una visita e l’altra.

Gestire i conflitti

Nella cultura aziendale giapponese i conflitti vengono generalmente evitati. Se sorgono disaccordi, affrontali con discrezione e rispetto. Concentrati sulla ricerca di soluzioni vantaggiose per entrambe le parti ed evita il confronto diretto.

Spesso i conflitti possono nascere solo da un’incomprensione o da una cattiva comunicazione e, se non risolti, possono portare alla sfiducia, mettendo a rischio la relazione.

FAQ – Cultura commerciale e galateo giapponese

Le domande che seguono sono quelle che abbiamo ricevuto durante o dopo il nostro programma di formazione sull’etichetta commerciale giapponese.

Hai una domanda sul galateo commerciale giapponese che non è stata trattata in questa guida? Non esitare a contattarci con una domanda e faremo del nostro meglio per risponderti.

In Bocca al Lupo!

Per navigare nell’etichetta commerciale giapponese è necessario comprendere le sfumature culturali, rispettare le tradizioni e impegnarsi a costruire relazioni solide. Seguendo queste linee guida, potrai promuovere la fiducia, migliorare la comunicazione e aumentare le tue possibilità di successo nell’ambiente commerciale giapponese. Ricorda che la pazienza, l’educazione, l’attenzione ai dettagli e l’intenzione genuina sono qualità essenziali che ti aiuteranno a prosperare nella cultura commerciale unica del Giappone.

Formazione sull’etichetta commerciale giapponese

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