Kaizen SoftwareOTRS Kaizen Software
Empresa Rejoice | Los manuales en vídeo creados con Kaizen Software mejoran la calidad del servicio de limpieza y los Feedback de las enfermeras de control de infecciones son brillantes
Industria: Gestión de instalaciones/servicios de limpieza
Empleados: 2,536+
Ingresos: 9.070 millones de yenes
※1：Actualidad en agosto de 2018 ※2： Ejercicio fiscal que finaliza en agosto de 2018
Empresa: Rejoice Company
Creación: Diciembre de 1982
Dirección: 2-3-6 Daimon, Shiba, Minato-ku,105-0012
Descripción del Negocio:
- Subcontratación de servicios para instituciones médicas y sanitarias (esterilización, trabajo administrativo médico, auxiliar de enfermería)
- Servicios de limpieza para instalaciones médicas y sanitarias, edificios de oficinas y escuelas
- Otros servicios (seguridad, venta de productos, central telefónica, servicios de personal, etc.)
Tema
La creación de manuales de vídeo de trabajo estándar llevó mucho tiempo
Resultado
La creación de manuales prácticos en vídeo es muy fácil
Antecedentes de la introducción
Vivimos en una época en la que se espera que incluso los trabajos de limpieza estén respaldados por pruebas científicas
La empresa Rejoice tiene como actividad principal los servicios de limpieza de instalaciones médicas y sanitarias. Según la empresa, a medida que el número de instituciones médicas con enfermeras de control de infecciones (ICN) ha aumentado en los últimos años, se espera que la empresa incorpore cada vez más medidas de control de infecciones en sus servicios de limpieza.
“Como empresa que presta servicios de externalización para instituciones médicas y sanitarias, hemos seguido las directrices pertinentes del sector, como las de los CDC (Centros de Control y Prevención de Enfermedades de Estados Unidos). Sin embargo, en los últimos años ha aumentado el número de casos en los que los CIE han solicitado un mayor nivel de servicio” – Hajime Kurozu
En agosto de 2015, bajo los auspicios de los altos ejecutivos de la empresa, que se centran en la importancia de la prestación de servicios de limpieza de alta calidad, se creó el Instituto de Investigación RJC, directamente bajo la dirección del director general, con el objetivo de reforzar la competitividad de la empresa. Bajo la dirección del Sr. Kurozu, el instituto inició un proyecto para desarrollar sus manuales de funcionamiento con el fin de mejorar la calidad de su servicio de limpieza. Han creado un manual a medida, específico para cada lugar de limpieza, con abundante contenido visual que incluye fotos para ayudar a los trabajadores a entender los procesos de trabajo con mayor facilidad.
“A medida que la empresa crece hacia el futuro, consideramos que el problema actual de la escasez de mano de obra es una preocupación grave. Para que nuestros empleados sigan trabajando en nuestra empresa a largo plazo, necesitamos un sistema en el que todos los trabajadores puedan desarrollarse más y se reconozcan sus logros. Con esto en mente, reconocemos la importancia de ofrecer oportunidades de formación continua a nuestros trabajadores haciendo un buen uso de manuales bien elaborados.” – Hajime Kurozu
Por qué se seleccionó OTRS Kaizen Software
Descubrió OTRS al explorar la posibilidad de crear manuales de vídeo eficaces utilizando Kaizen Software
El equipo empezó a crear un manual de operaciones en papel para los lugares de limpieza en los que se hacían grandes esfuerzos en el control de infecciones. Además, grabaron las secuencias del trabajo de limpieza e intentaron crear un manual de vídeo insertando algunas notas y subtítulos en las secuencias grabadas mediante un software de edición de vídeo. Sin embargo, los manuales en vídeo que crearon no eran ideales y no eran tan prácticos como un manual.
“Creamos un patrón de trabajo para nuestras labores de limpieza teniendo en cuenta el equilibrio entre tiempo y calidad. Nos enfrentamos a algunos retos, ya que tuvimos que grabar varios patrones de vídeos de trabajo para examinar la mejor práctica.” – Hajime Kurozu
El Sr. Kurozu se basó en sus conocimientos y experiencia previos, adquiridos al trabajar en una empresa de fabricación en el ámbito de la ingeniería de gestión, y recopiló información relevante basada en palabras clave, como el estudio del tiempo y el movimiento, en busca de la mejor solución para crear manuales de vídeo eficaces y eficientes. Durante ese tiempo, conoció Kaizen Software OTRS Kaizen Software, que le llamó la atención. Tras recibir información detallada del Kaizen Software y una demostración, el Sr. Kurozu confirmó que el software le permitía dividir una tarea en pequeños elementos de trabajo para analizar el movimiento, y se convenció de que podía crear un procedimiento de trabajo óptimo o un trabajo estándar para cada tarea con facilidad. La decisión de adquirir una licencia de software se tomó casi inmediatamente.
“ Con OTRS, podemos corregir una división de elementos de trabajo fácilmente con un clic del ratón y calcular el tiempo empleado para cada elemento con precisión a escala de centésimas de segundo. También podemos generar fácilmente los datos que necesitamos, como los gráficos de tiempo, la tasa neta y la eficiencia del balance de trabajo, de una sola vez, sin tener que volver a introducir la información en Excel como hacíamos antes.” – Hajime Kurozu
Proceso de introducción
Puesta en marcha de una prueba de certificación con el apoyo de los CIE y los directores de las instalaciones
El Instituto de Investigación RJC comenzó a introducir el uso de manuales de vídeo en su trabajo de limpieza en hospitales que aplican vigorosas prácticas de prevención y control de infecciones en todo el hospital y también muestran comprensión por su nuevo proyecto, como el Hospital Universitario Teikyo, Mizonokuchi y el Hospital Internacional St. Utilizando el Kaizen Software OTRS Kaizen Software, analizaron en primer lugar las imágenes grabadas de una tarea de limpieza repasando los diferentes movimientos de la tarea en elementos, y produjeron un vídeo que mostraba un trabajo estándar que se creó teniendo en cuenta el mejor equilibrio de eficiencia y calidad. A continuación, también se grabó el trabajo de limpieza real realizado por sus trabajadores de limpieza en las instalaciones y se les mostró junto con el vídeo de trabajo estándar creado. Los trabajadores de la limpieza aprenden el trabajo estándar viendo los dos vídeos al mismo tiempo en comparación. El equipo también empezó a realizar una “prueba de certificación” para sus trabajadores de limpieza después de un cierto periodo desde que aprendieron el trabajo estándar para comprobar el cumplimiento del procedimiento de trabajo estándar una vez al año.
“ Teniendo en cuenta la limitada capacidad de que disponemos, así como la importancia de compartir el mismo nivel de concienciación con el responsable del centro, iniciamos el proyecto con un número reducido de hospitales que seleccionamos.” – Hajime Kurozu
Resultado de la introducción
Adquirir nuevos clientes y promover el desarrollo del diseño de acuerdos institucionales
Con el Kaizen Software OTRS Kaizen Software, el Sr. Kurozu puede crear eficazmente una grabación de vídeo del trabajo estándar de una tarea que debe realizarse en un tiempo determinado, combinando los elementos de trabajo necesarios de la tarea sin recodificar la misma tarea repetidamente. Sus manuales en vídeo recibieron Feedback muy positivos de los CIE, ya que los manuales de trabajo en formato de vídeo son todavía bastante raros en el negocio de la limpieza. Gracias a sus esfuerzos de marketing, que destacan el valor de ofrecer una mayor calidad de servicio de limpieza mediante los manuales de vídeo, la empresa ha empezado a obtener resultados positivos, como la captación de nuevos clientes.
También han establecido un sistema en el que los resultados de las pruebas de certificación de sus empleados se reflejan en su evaluación personal y en su aumento salarial. Hacer que sus trabajadores se sometan a una prueba de certificación de forma periódica ha permitido obtener resultados satisfactorios, no sólo ayudándoles a mantener y mejorar la calidad de sus servicios de limpieza, sino también aumentando la motivación de sus empleados.
“ Antes, cuando señalábamos los aspectos que debían mejorarse, algunos trabajadores se tomaban el Feedback como algo personal diciendo que lo hacían lo mejor posible. Sin embargo, al mostrar su trabajo grabado y el manual de vídeo de trabajo estándar en comparación, pueden tomarse nuestros Feedback con calma. Espero que nuestros manuales de vídeo de trabajo estándar también proporcionen una buena plataforma para estimular los debates sobre la mejora del trabajo entre nuestros trabajadores a nivel de obra”. – Hajime Kurozu
El siguiente paso
Ofrecer un servicio diferenciado para ampliar el negocio aprovechando los manuales de vídeo creados con Kaizen Software
El Sr. Kurozu tiene previsto presentar el resultado de la iniciativa de formación mediante manuales de vídeo de los últimos dos años en la conferencia de la Sociedad Japonesa de Prevención y Control de Infecciones que se celebrará en Kobe en febrero de 2019. Cree que la empresa tiene una ventaja competitiva absoluta para prestar servicios de limpieza de alta calidad utilizando los manuales de vídeo. La empresa espera ampliar su negocio llamando la atención sobre ello.
Además de la aplicación exhaustiva del trabajo estándar con los objetivos de mejorar la calidad del trabajo y reducir las variaciones del trabajo realizado por los diferentes trabajadores, también están planeando buscar la manera de racionalizar y acelerar su trabajo utilizando el Kaizen Software.
“Las actividades de mejora no pueden llevarse a cabo en solitario. Es esencial conseguir la comprensión y el apoyo de los CIE y de los directores de las instituciones médicas y sanitarias pertinentes. Seguiré realizando esfuerzos constantes y proactivos mediante la difusión y el intercambio de información con el fin de crear una trayectoria sólida.” – Hajime Kurozu
Comentarios de los clientes
Esperar un resultado positivo en la formación de trabajadores extranjeros en el futuro
Desde la fundación de la empresa, hemos valorado a nuestros empleados dando especial importancia al “empleo permanente” y a un “estilo de gestión práctico”. Sin embargo, a medida que la población activa de Japón disminuye, el reciente problema de la escasez de mano de obra está empezando a convertirse en una seria preocupación para nosotros al intentar expandir nuestro negocio en el futuro. Actualmente, el gobierno japonés sigue debatiendo la ampliación de su programa de inmigración para aumentar el número de trabajadores extranjeros. En este contexto, cuando surge la necesidad de contratar a esos trabajadores extranjeros y darles formación, podemos utilizar OTRS con tranquilidad, ya que el Kaizen Software funciona no sólo con el japonés, el inglés y el chino, sino también con otros idiomas.
Sr. Hajime Kurozu
Investigador jefe, Instituto de Investigación RJC
OTRS es un producto de software de análisis de tiempo y movimiento respaldado por Shinka Management, con una base de instalación de 6000 licencias en 20 países.
Para más información, o para solicitar una demostración o prueba, consulte el software de estudio de tiempos OTRS10.