Come Ottenere l’Adesione all’Lean in Tutta la Organizzazione

L’altro giorno mi sono imbattuto in un interessante programma del BBC’s Business Daily incentrato sul fatto che alcune persone aspirano a essere “mediocri “*. Il programma sottolineava che la società odierna pone troppa enfasi sull’importanza di essere speciali ed eccellenti.

Sappiamo che molti dei libri di business più venduti al giorno d’oggi parlano spesso di come avere successo e invitano i lettori a essere produttivi ed efficienti. Ma il risultato è che molti di noi si sentono troppo sotto pressione per perseguire l’idea di essere perfetti.

La pressione della ricerca dell’eccellenza

Anche se sono cresciuta in Giappone, ora vivo in Australia dove molte cose sono influenzate da questo modo di pensare e dai valori anglosassoni. Vedo sicuramente questa idea di ricerca dell’eccellenza riflessa e incoraggiata nella nostra società in generale. Tuttavia, poiché il nostro mondo è composto da molti tipi diversi di persone, è comprensibile che mentre alcuni sono orientati al successo e in sintonia con questo modo di pensare, altri scelgano di essere “nella media”. In alcuni casi, qualcuno potrebbe addirittura sentirsi a disagio all’idea di perseguire l’eccellenza per il gusto di essere perfetti. Personalmente, posso comprendere chi si sente sotto pressione perché, dopo tutto, noi esseri umani non siamo perfetti sotto molti aspetti e non è facile essere sempre eccellenti. È naturale per molti di noi cercare una strada più semplice e facile per una vita senza stress, se ne abbiamo la possibilità. Nel programma si è parlato anche del concetto di kakonomics, parola composta dal prefisso greco antico kakos e da economics, che significa “l’economia del male”. La filosofa italiana Gloria Origgi ha coniato questo termine in riferimento a coloro che trovano insopportabile la retorica del perseguimento dell’efficienza e “cospirano, consciamente o inconsciamente, per ottenere il risultato più basso possibile, il risultato più mediocre, tutto per una vita facile”. Inoltre, secondo l’autrice, in alcune culture, se le persone fanno quello che gli viene detto di fare, vengono percepite negativamente come perfezionisti che cercano di imporre standard elevati a tutti.

Le sfide che devono affrontare i leader Lean

Ascoltando la discussione, mi sono reso conto che questo tipo di pensiero è quello con cui molti leader si trovano a fare i conti quando cercano di promuovere la lean all’interno della loro organizzazione. Spesso sentiamo dire che i leader lean devono lottare contro le forti resistenze di alcune parti della loro organizzazione. In alcuni casi, devono anche superare le differenze dei cosiddetti tratti culturali che impediscono loro di diventare un’organizzazione di livello mondiale – spesso sostenendo la falsa idea che solo i giapponesi possono davvero padroneggiare l’arte del lean a causa di questa differenza culturale.

Scopo di Lean e Kaizen

Ma pensiamoci un attimo. Qual è lo scopo principale della lean? Lo scopo del Lean Management può essere riassunto come controllo delle anomalie e, se approfondisci il concetto di controllo delle anomalie, ti renderai subito conto che si tratta di individuare i problemi (situazioni anomale) e di affrontare la situazione per rendere la tua vita più facile e migliore. La stessa cosa si può dire del kaizen. Implementiamo il kaizen per risolvere i problemi in modo da semplificarci la vita. Pertanto, l’obiettivo principale delle lean non è quello di essere perfette o eccellenti. Con lean ci sforziamo di creare un ambiente il più possibile privo di problemi per tutti. Ad esempio, quando il layout dell’officina è scadente, i lavoratori ne risentono. Quando ci sono sprechi nei nostri processi e ristagni nel flusso di materiali e/o informazioni, si creano ulteriori problemi da affrontare. Se le informazioni importanti non vengono visualizzate e condivise, è difficile per tutti capire cosa è importante. Quando il costo di ciò che facciamo è elevato, dobbiamo accontentarci di un profitto inferiore. Quando consegniamo prodotti difettosi ai nostri clienti, dobbiamo seguire e risolvere questi problemi. Il Lean può risolvere tutti questi problemi se implementato correttamente e potrei continuare con molti altri esempi in cui gli strumenti del lean possono essere messi in atto per rendere le nostre vite più facili e meno stressanti. Dopotutto, l’efficienza e la produttività, che spesso sono le caratteristiche per cui lean è conosciuto, sono il risultato di anni di risoluzione dei problemi e di applicazione del kaizen per controllare le anomalie e creare un ambiente senza problemi.

Un’errata comprensione dell’efficienza e delle lean

Purtroppo molte persone sembrano avere un concetto sbagliato di efficienza e lean. Molti di noi sono in qualche modo portati a credere che perseguire l’efficienza e aumentare la produttività significhi lavorare di più e produrre di più, il che porta a pratiche di lavoro “disumane” che creano più stress. Tuttavia, tutte queste nozioni sono ben lontane da ciò che lean cerca di ottenere. Infatti, lean sostiene che la sovrapproduzione è l’ultima cosa da fare e che la riduzione dei muri o del sovraccarico di lavoro è altamente incoraggiata. Ad esempio, l’idea del lavoro standard – che molti fraintendono come se costringesse gli esseri umani a comportarsi come robot – è stata sviluppata con l’intento di consentire a chiunque di svolgere lo stesso lavoro e di ottenere lo stesso risultato nel modo più comodo e ottimale, garantendo al contempo sicurezza e qualità. Se impari a svolgere il tuo lavoro seguendo le pratiche di lavoro standard, ti renderai presto conto che non ti stanchi come se stessi eseguendo il processo più volte in modo casuale. Inoltre, se chi lavora a livello di operatore incontra un problema, non viene spinto a risolverlo da solo. Infatti, nel mondo del Toyota Production System, la responsabilità di un operatore è quella di fermarsi e chiedere assistenza quando rileva un problema. Questo per assicurarsi che il problema venga affrontato in modo corretto e sicuro e per evitare che lo stesso problema si ripeta. In Toyota c’è una chiara differenza in termini di ruoli e responsabilità per le persone a ogni livello dell’organizzazione e il livello di risoluzione dei problemi richiesto a ciascun livello. Quindi, questo dovrebbe essere di conforto per quegli operatori che altrimenti potrebbero pensare che l’implementazione delle lean sarebbe un ulteriore peso per loro. Tuttavia, questo non significa che gli operatori non possano avere voce in capitolo nel processo di risoluzione dei problemi. Al contrario, sono incoraggiati a condividere le loro idee per contribuire a risolvere i problemi che individuano. Esiste un apposito canale per esprimere le loro opinioni, noto come “schema di suggerimenti kaizen“, e la direzione ascolta i loro suggerimenti e li segue di conseguenza. Quindi, dovremmo presentare la lean a coloro che sono restii e non vogliono, come uno strumento per rendere la loro vita più facile e senza stress.

L’importanza di fissare obiettivi elevati

Detto questo, non sto suggerendo che lean sia qualcosa che può essere facilmente implementato. Posso garantire che le persone incontreranno difficoltà e ostacoli. Non si può negare che ci siano molte sfide che un’organizzazione deve superare nel suo percorso Lean. In effetti, se sei un leader lean e vuoi seriamente migliorare la tua organizzazione, devi fissare obiettivi elevati da raggiungere e sfidare il tuo team. Il programma della BBC ha sottolineato che la mediocrità a livello personale e isolato è accettabile (in fin dei conti, si tratta di una questione di scelta personale) ma se un’intera società inizia a “rifuggire dalla tirannia dell’eccellenza”, la società finirà per normalizzare gli standard bassi. In altre parole, se i leader di un’organizzazione accettano di essere mediocri e nella media, l’organizzazione perderà la sua competitività.

Come ottenere il consenso dei dipendenti

In qualità di leader di un’organizzazione, lavorerai con molti tipi di persone diverse, che non saranno tutte d’accordo con i nuovi concetti. È inevitabile che tu debba affrontare la resistenza di persone che fraintendono il concetto di lean. In base a quanto discusso nel corso del programma, l’idea di perseguire l’efficienza e di sforzarsi di essere di livello mondiale non è necessariamente gradita ad alcune persone, e questo potrebbe accadere soprattutto all’inizio del tuo Percorso Lean. Quindi, se hai difficoltà a ottenere il consenso di queste persone, presenta lean come qualcosa che renderà loro la vita più facile. Faglielo sapere fin dall’inizio piuttosto che concentrarti troppo sulla produttività e sull’efficienza. Perseguire l’efficienza con lean non significa intensificare il loro lavoro e rendere la loro vita difficile. Inoltre, quando ti imbatti in persone che sono attive e che aspirano a crescere ulteriormente, assicurati di assegnare loro una posizione e un livello di responsabilità adeguati, in modo che la tua organizzazione sia sulla buona strada per diventare un’organizzazione eccellente. Per fare ciò, è importante che tu, in qualità di leader, osservi bene il tuo posto di lavoro e le tue persone e che tu abbia la giusta struttura organizzativa con ruoli e responsabilità chiare a ogni livello. Inoltre, non dimenticare di fissare obiettivi elevati per l’organizzazione e di creare una cultura in cui le persone siano messe alla prova ma non abbiano paura di agire senza temere di fallire, in modo da ispirare i lavoratori che aspirano a perseguire l’eccellenza. Quindi, la prossima volta che ti troverai di fronte a forti reazioni contro l’implementazione del lean o a reazioni negative all’idea di efficienza e di ricerca dell’eccellenza da parte delle persone della tua organizzazione, ripensa al modo in cui presenti l’idea del lean e assicurati di dedicare abbastanza tempo a spiegare il vero obiettivo del lean come mezzo per rendere più facile il lavoro di tutti – questo potrebbe aiutarti a ottenere una maggiore adesione da parte delle persone.