Software OTRS Kaizen
Rejoice Company | I manuali video creati con il software kaizen migliorano la qualità del servizio di pulizia e i feedback entusiastici ricevuti dagli infermieri addetti al controllo delle infezioni


Settore: Gestione delle strutture/servizi di pulizia

Dipendenti: 2,536+

Ricavi: 9,07 miliardi di yen
※1:Attuale ad agosto 2018 ※2:Anno fiscale che termina ad agosto 2018
Azienda: Rejoice Company
Fondazione: Dicembre 1982
Indirizzo: 2-3-6 Daimon, Shiba, Minato-ku,105-0012
Descrizione dell’attività:
- Servizi di outsourcing per istituzioni mediche e sanitarie (sterilizzazione, lavori di segreteria medica, assistenza infermieristica)
- Servizi di pulizia per strutture mediche e sanitarie, uffici e scuole
- Altri servizi (sicurezza, vendita di prodotti, centralino telefonico, servizi per il personale, ecc.)

Problema
La creazione di manuali standard per i video di lavoro ha richiesto molto tempo
Risultato
La creazione di manuali video pratici è stata resa così semplice
Introduzione
Viviamo in un’epoca in cui ci si aspetta che anche il lavoro di pulizia sia supportato da prove scientifiche.
Rejoice Company gestisce servizi di pulizia di strutture mediche e sanitarie come attività principale. Secondo l’azienda, poiché negli ultimi anni è aumentato il numero di istituzioni mediche con infermieri addetti al controllo delle infezioni (ICN), ci si aspetta che l’azienda incorpori sempre più spesso misure di controllo delle infezioni nei suoi servizi di pulizia.
“In qualità di azienda che fornisce servizi di outsourcing per istituzioni mediche e sanitarie, abbiamo seguito le linee guida del settore, come quelle del CDC (Centri statunitensi per il controllo e la prevenzione delle malattie). Tuttavia, negli ultimi anni è aumentato il numero di casi in cui gli ICN hanno richiesto un livello di servizio superiore”. – Hajime Kurozu
Nell’agosto 2015, sotto l’egida dei massimi dirigenti dell’azienda che si concentrano sull’importanza della fornitura di servizi di pulizia di alta qualità, è stato creato l’Istituto di Ricerca RJC, alle dirette dipendenze dell’amministratore delegato, con l’obiettivo di rafforzare la competitività dell’azienda. Sotto la guida di Kurozu, l’istituto ha avviato un progetto di sviluppo dei manuali operativi per migliorare la qualità dei servizi di pulizia. Hanno creato un manuale su misura, specifico per ogni sito di pulizia, con abbondanti contenuti visivi, tra cui foto, per aiutare i lavoratori a comprendere meglio i processi di lavoro.
“Con la crescita dell’azienda verso il futuro, consideriamo l’attuale problema della carenza di manodopera come una seria preoccupazione. Per sostenere i nostri dipendenti a lavorare per l’azienda a lungo termine, abbiamo bisogno di un sistema che permetta a tutti i lavoratori di svilupparsi ulteriormente e di riconoscere i loro risultati. In quest’ottica, abbiamo riconosciuto l’importanza di fornire opportunità di formazione continua ai nostri lavoratori, facendo buon uso di manuali ben sviluppati”. – Hajime Kurozu
Perché è stato scelto OTRS Kaizen Software
Ha scoperto OTRS quando ha esplorato la possibilità di creare manuali video efficaci utilizzando il software kaizen.
Il team ha iniziato a creare un manuale operativo cartaceo per i siti di pulizia in cui sono stati compiuti grandi sforzi per il controllo delle infezioni. Oltre a questo, hanno anche registrato i filmati del lavoro di pulizia e hanno cercato di creare un manuale video inserendo alcune note e didascalie nei filmati registrati utilizzando un software di video-editing. Tuttavia, i manuali video creati non erano ideali e non erano così pratici come un manuale.
“Abbiamo creato un lavoro standard per le nostre pulizie tenendo conto del compromesso tra tempo e qualità. Abbiamo affrontato alcune sfide, in quanto abbiamo dovuto registrare diversi modelli di video di lavoro per esaminare le pratiche migliori”. – Hajime Kurozu
Kurozu ha attinto alle sue conoscenze ed esperienze precedenti, acquisite lavorando per un’azienda manifatturiera nel settore dell’ingegneria gestionale, e ha raccolto informazioni rilevanti basate su parole chiave come studio del tempo e del movimento alla ricerca della soluzione migliore per creare manuali video efficaci ed efficienti. Durante questo periodo, si è imbattuto nel software kaizen di OTRS, che ha attirato la sua attenzione. Dopo aver ricevuto informazioni dettagliate sul software kaizen e una demo, il sig. Kurozu ha confermato che il software gli permetteva di dividere un’attività in piccoli elementi di lavoro per l’analisi del movimento ed era convinto di poter creare facilmente una procedura di lavoro ottimale o un lavoro standard per ogni attività. La decisione di acquistare una licenza del software è stata presa quasi subito.
” Con OTRS possiamo correggere facilmente una divisione di elementi di lavoro con un clic del mouse e calcolare con precisione il tempo impiegato per ciascun elemento su scala centiseconda. Possiamo anche generare facilmente i dati di cui abbiamo bisogno, come i grafici dei tempi, il tasso netto e l’efficienza del bilanciamento del lavoro, senza dover reinserire le informazioni in Excel come facevamo prima.” – Hajime Kurozu
Processo di introduzione
Lancio di un test di certificazione con il supporto degli ICN e dei direttori delle strutture.
L’Istituto di Ricerca RJC ha iniziato a introdurre l’uso di manuali video nel suo lavoro di pulizia presso gli ospedali che applicano pratiche rigorose di prevenzione e controllo delle infezioni a livello ospedaliero e che mostrano anche comprensione per il loro nuovo progetto, come il Teikyo University Hospital, Mizonokuchi e il St. Luke’s International Hospital. Utilizzando il software OTRS kaizen, hanno innanzitutto analizzato i filmati registrati di un’attività di pulizia ripercorrendone le diverse fasi e producendo un video che mostra un lavoro standard creato tenendo conto del miglior equilibrio tra efficienza e qualità. In seguito, è stato registrato anche il lavoro di pulizia effettivamente svolto dagli addetti alle pulizie presso la struttura, che è stato mostrato loro insieme al video del lavoro standard creato. Gli addetti alle pulizie imparano il lavoro standard guardando i due video uno accanto all’altro e confrontandoli. Il team ha anche iniziato a condurre un “test di certificazione” per gli addetti alle pulizie dopo un certo periodo di tempo dall’apprendimento del lavoro standard, al fine di verificare la conformità della procedura di lavoro standard una volta all’anno.
” Considerando la capacità limitata di cui disponiamo e l’importanza di condividere lo stesso livello di consapevolezza con il responsabile della struttura, abbiamo iniziato il progetto con un numero limitato di ospedali selezionati”. – Hajime Kurozu
Risultato dell’introduzione
Acquisire nuovi clienti e promuovere lo sviluppo del design istituzionale.
Utilizzando il software OTRS kaizen, il sig. Kurozu può creare in modo efficiente una registrazione video del lavoro standard per un’attività da svolgere entro un determinato tempo, combinando gli elementi di lavoro necessari dell’attività senza ricodificare più volte la stessa attività. I loro manuali video hanno ricevuto un feedback molto positivo da parte degli ICN, poiché i manuali di lavoro in formato video sono ancora piuttosto rari nel settore delle pulizie. Grazie alle iniziative di marketing che evidenziano il valore di un servizio di pulizia di qualità superiore grazie ai manuali video, l’azienda ha iniziato a ottenere risultati positivi come l’acquisizione di nuovi clienti.
Hanno anche stabilito un sistema in cui i risultati dei test di certificazione dei loro dipendenti si riflettono sulla loro valutazione personale e sull’aumento del loro stipendio. Sottoporre regolarmente i propri dipendenti a un test di certificazione ha portato a risultati positivi, non solo aiutandoli a mantenere e migliorare la qualità dei loro servizi di pulizia, ma anche ad aumentare la motivazione dei loro dipendenti.
” In precedenza, quando indicavamo gli aspetti che dovevano essere affrontati meglio, alcuni lavoratori prendevano il feedback in modo personale dicendo che stavano facendo del loro meglio. Tuttavia, mostrando il loro lavoro registrato e il manuale video di lavoro standard a confronto, possono accettare il nostro feedback in modo sereno. Spero che i nostri manuali video di lavoro standard rappresentino anche una buona piattaforma per stimolare discussioni sul miglioramento del lavoro tra i nostri lavoratori a livello di cantiere”. – Hajime Kurozu
Il prossimo passo
Offrire un servizio differenziato per espandere l’attività sfruttando al massimo i manuali video creati con il software kaizen
Kurozu ha intenzione di presentare i risultati dell’iniziativa di formazione che ha utilizzato i manuali video negli ultimi due anni alla conferenza della Società giapponese per la prevenzione e il controllo delle infezioni che si terrà a Kobe nel febbraio 2019. Ritiene che l’azienda abbia un vantaggio competitivo assoluto nell’offrire servizi di pulizia di alta qualità grazie all’utilizzo dei manuali video. L’azienda spera di espandere ulteriormente la propria attività attirando l’attenzione su questo aspetto. Oltre all’implementazione completa di un lavoro standard con l’obiettivo di migliorare la qualità del lavoro e di ridurre le variazioni rispetto al lavoro svolto dai diversi lavoratori, l’azienda ha intenzione di cercare un modo per semplificare e velocizzare il lavoro utilizzando il software kaizen.
“Le attività di miglioramento non possono essere condotte da soli. È essenziale ottenere la comprensione e il sostegno degli ICN e dei direttori delle strutture mediche e sanitarie interessate. Continuerò a impegnarmi in modo costante e proattivo, diffondendo e condividendo le informazioni per costruire un solido track record”. – Hajime Kurozu
Feedback dei clienti
Prevedere un risultato positivo nella formazione dei lavoratori stranieri in futuro
Sin dalla fondazione dell’azienda, abbiamo valorizzato i nostri dipendenti dando particolare importanza al “lavoro a tempo indeterminato” e a uno “stile di gestione pratico”. Tuttavia, con il calo della popolazione attiva in Giappone, il recente problema della carenza di manodopera sta iniziando a diventare una seria preoccupazione per noi che cerchiamo di espandere la nostra attività in futuro. Attualmente, il governo giapponese continua a discutere sull’espansione del programma di immigrazione per aumentare il numero di lavoratori stranieri. In questo contesto, quando avremo bisogno di assumere lavoratori stranieri e di fornire loro una formazione, potremo utilizzare OTRS in tutta tranquillità perché il software kaizen funziona non solo in giapponese, inglese e cinese, ma anche in altre lingue.
Hajime Kurozu
Ricercatore capo, Istituto di ricerca RJC
OTRS è un prodotto software per l’analisi del tempo e del movimento supportato da Shinka Management, con una base di installazione di 6000 licenze in 20 paesi.
Per ulteriori informazioni o per richiedere una demo o una prova, vedi il software per lo studio del tempo OTRS10 e l’applicazione per lo studio del tempo Mobile OTRS.