Come i Leader Lean Motivano i Dipendenti nel Percorso Lean

Il leader di Lean Akinori Hyodo ha tenuto un seminario commemorativo per celebrare il 10° anniversario della fondazione della Business Efficiency Association in Lettonia il⁷ aprile 2021. Akinori, che viene spesso chiamato Hyodo Sensei, ha avuto una carriera in Toyota, culminata nel ruolo di direttore di fabbrica e direttore dello stabilimento Toyota in Giappone responsabile della produzione del veicolo HiAce. Con una vasta esperienza nel settore manifatturiero che abbraccia quattro decenni con Toyota, Hyodo Sensei collabora ora con Shinka Management come esperto del Toyota Production System e consulente lean. Durante il seminario, tenutosi con oltre 80 leader dell’industria lettone e professionisti del miglioramento aziendale, Hyodo Sensei ha parlato dei ruoli e delle aspettative di un leader lean e ha discusso di come motivare i dipendenti nel guidare e sostenere una trasformazione Lean. Di seguito un riassunto del seminario di Hyodo Sensei.

Che cos’è un leader?

Innanzitutto vorrei parlare di cosa sia un leader e di cosa sia questa cosa chiamata leadership. Un leader è una persona che ha una visione chiara del futuro, che è in grado di formulare una strategia per realizzarla e che è in grado di collaborare con le persone per attuare tale strategia. Ma se consideriamo i ruoli specifici di un leader, una delle cose più importanti è dare il buon esempio e guidare un’organizzazione con l’esempio. Quando sei in questa posizione, sia che tu sia al vertice dell’azienda o che tu stia gestendo un gruppo più piccolo, è importante che tu agisca come modello e dia il buon esempio alle persone che stai guidando. Ad esempio, se pensi a come si educano i bambini, probabilmente converrai che il modo più efficace per educarli correttamente è che i genitori agiscano come un buon modello. Pensa al genitore, ad esempio, nello stesso modo in cui potresti pensare al top manager di un’azienda. Quando si vede il leader della famiglia, il padre o la madre, dare il buon esempio ai propri figli, di solito i bambini si sviluppano nella giusta direzione. La stessa cosa si può dire di come puoi agire come leader all’interno della tua organizzazione. Il modo più efficace per la persona che si trova ai vertici di un’azienda di raggiungere gli obiettivi che vuole raggiungere in qualità di leader è quello di dare il buon esempio al resto dell’organizzazione. Tuttavia, quando mi guardo intorno, non sempre vedo questo principio di base in vigore. Ci sono anche una serie di elementi che rendono un leader eccellente. Ma in realtà è difficile trovare una persona che possieda perfettamente tutte le qualità di un grande leader. Non succede mai. Tuttavia, quello che voglio consigliarti è di scegliere uno di questi elementi o qualità e decidere che sarai migliore di chiunque altro tu conosca, perché questo ti darà un vantaggio dal punto di vista della leadership. Così facendo, vedrai cambiare l’atteggiamento dei tuoi subordinati nei tuoi confronti.

Pensiero e comportamento della leadership

Ora voglio che tutti noi riflettiamo sui punti più importanti: quali sono i comportamenti specifici che dobbiamo vedere in un leader affinché sia efficace. Mi sembra di capire che ognuno di voi si sia unito a questo seminario perché ha il desiderio di migliorare la propria azienda. Sono sicuro che ognuno di voi ha lavorato bene fino ad oggi. Tuttavia, se vuoi essere migliore di quello che sei ora e migliorare ulteriormente le cose intorno a te, il modo più efficace per riuscirci è cambiare prima di tutto il tuo pensiero e il tuo comportamento. Proprio come nell’esempio del rapporto genitori-figli di cui ho parlato prima, devi diventare un esempio da imitare per i membri del tuo team. Quindi, se cambierai prima te stesso, anche se non vedrai subito il cambiamento nei tuoi subordinati, questi ultimi si muoveranno gradualmente nella tua direzione e inizieranno a comportarsi come te con il tempo. Tuttavia, per essere davvero efficace come leader, è importante che tu presti molta attenzione anche ai tuoi subordinati. Devi verificare che si comportino nel modo in cui gli chiedi o desideri. Se vedi qualcosa che non va bene, devi assicurarti di seguire e affrontare la questione. Se non segui, non avrai successo. Ogni volta che mi imbatto in una situazione in cui le persone dicono che le cose non stanno andando nella giusta direzione con il loro team, quasi sempre il problema è che non controllano e non seguono adeguatamente i loro membri. Spesso, invece, vedo che i manager si limitano a dire ai loro subordinati cosa devono fare, impartendo ordini e non prestando attenzione a ciò che fanno in seguito. A questo si associa il fatto che spesso i problemi che vogliamo affrontare non vengono afferrati o compresi chiaramente. Quando vediamo dei problemi, spesso cerchiamo di affrontarli a livello superficiale, senza coglierli correttamente e senza indagarne la causa principale. Quando i manager non capiscono la vera natura del problema, non sono in grado di affrontarlo in modo adeguato e si innesca un circolo vizioso in cui i miglioramenti non vengono raggiunti. Quindi, come punto di partenza, voglio consigliare a tutti di essere molto scrupolosi nell’osservare il proprio posto di lavoro e il proprio personale. Prestate molta attenzione a loro. Il problema è che molti di noi non lo fanno.

Sfrutta le tue capacità come Lean Leader

Ora voglio che tu rifletta sulle tue capacità e che ti chieda quanta di questa capacità stai effettivamente applicando al tuo lavoro. Quando faccio questa domanda, la risposta che di solito ottengo dalle persone è circa il 50%, indipendentemente dal paese in cui la faccio. Pensi che le cose andranno bene se applichi solo il 50% delle tue capacità in quello che fai? La risposta è probabilmente no. Inoltre, ciò che l’azienda si aspetta da te non è certo a quel livello. Confido che molti di voi conoscano il concetto di lean e il Sistema di Produzione Toyota. Se paragono ognuno di voi ai leader e al personale lean che abbiamo alla Toyota, la maggior parte di voi ha probabilmente più capacità al suo interno. Il problema, però, è che forse le tue capacità non vengono sfruttate appieno. Lo stesso vale probabilmente per i tuoi subordinati. Non stai sfruttando appieno le loro capacità. Tuttavia, per procedere nella giusta direzione, devi essere consapevole di questo aspetto e pensare a cosa puoi fare per sfruttare al massimo le tue capacità e quelle dei tuoi collaboratori.

L’approccio di un leader lean per aumentare la motivazione

Nel preparare questo discorso, l’argomento di interesse che mi è stato presentato dalla vostra associazione riguardava il modo in cui possiamo aumentare la motivazione del nostro team come leader lean e come possiamo mantenerla durante il Percorso Lean. Ma, come ho già detto, prima di occuparci della motivazione del nostro team, dobbiamo lavorare su noi stessi. Perché se non riusciamo a fare questo, il team non ci seguirà. Di solito questa è la sfida più grande. La persona al vertice dell’organizzazione o un leader non mostra questa motivazione e spesso non ha questa motivazione o energia. Oltre a questo, dobbiamo anche riconoscere e comprendere bene il nostro stato e le nostre condizioni attuali. Sono consapevole che ogni azienda e cultura ha le proprie peculiarità e i propri problemi. In questo caso, devi avere una chiara comprensione dei problemi specifici della tua situazione. Una volta analizzata la situazione e individuati i problemi, avrai la possibilità di intervenire. Prima di affrontare il problema della motivazione, devi pensare alla sua causa principale. In realtà, ci sono molti modi diversi in cui le aziende cercano di aumentare la motivazione dei propri dipendenti, come organizzare eventi per loro e così via, e sicuramente sono validi. Tuttavia, anche concentrandosi sull’unico punto di cui parlavo, ovvero la leadership che agisce come esempio, questo di per sé cambierà enormemente la tua organizzazione.

Aspettative della leadership

Una delle cose importanti che ci si aspetta da un buon leader è che si sfidi a fissare un obiettivo elevato. In realtà, più si sale di livello all’interno dell’organizzazione, più si viene valutati in base ai risultati ottenuti. Ma non farti spaventare dai risultati e dai fallimenti. Anche se potresti commettere degli errori lungo il percorso, non limitare le tue sfide per raggiungere un obiettivo elevato. Sii pronto a fallire di tanto in tanto perché è proprio in quel momento che ti stai mettendo alla prova. Inoltre, assicuratevi di non valutare voi stessi o gli altri solo in base ai risultati finali. Dobbiamo valutare anche il processo che ci ha portato a questi risultati e la misura in cui ci siamo messi alla prova. Se limitiamo la valutazione solo ai risultati finali, le persone inizieranno a limitare il grado di sfida con se stesse e l’organizzazione diventerà sempre più debole. Pensa a cosa è meglio: un’organizzazione in cui tutti si mettono alla prova ponendosi obiettivi ambiziosi e fallendo di tanto in tanto, oppure un’organizzazione in cui le persone fissano obiettivi bassi, li raggiungono sempre e non falliscono mai. Se seguirai il mio consiglio e adotterai il primo approccio, potresti incontrare alcuni ostacoli e difficoltà lungo il percorso. E se vedi questi ostacoli e queste difficoltà da una prospettiva a breve termine, probabilmente li considererai dei fallimenti. Tuttavia, noi esseri umani cresciamo quando affrontiamo le sfide. È giusto commettere degli errori, purché questi portino a un miglioramento e a un maggiore successo in futuro. Per questo motivo, ti consiglio di accettare i tuoi fallimenti. Scegliendo di intraprendere un percorso difficile, tu e la tua organizzazione diventerete molto più forti di quanto non sarebbe stato a lungo termine.

Come affrontare sfide e problemi

A tal fine, devi creare l’ambiente giusto in cui tu e il tuo team possiate prosperare. Un’altra cosa interessante di noi esseri umani è che ci adattiamo molto facilmente all’ambiente in cui ci troviamo. In altre parole, se ti trovi in un ambiente che favorisce il successo, otterrai buoni risultati. Quindi, crea tu stesso quell’ambiente. Ad esempio, sono sicuro che se mandassi un certo numero di dipendenti della tua azienda a lavorare in una delle fabbriche Toyota in Giappone per sei mesi o un anno, sarebbero circondati da un ambiente tale che inizierebbero naturalmente ad agire e a comportarsi come le altre persone che lavorano per Toyota. Al contrario, se portassimo alcuni lavoratori della Toyota a lavorare nel tuo ambiente – non sto dicendo che sia una cosa buona o cattiva – sono sicuro che anche loro cambierebbero per seguire il tuo ritmo e adattarsi al tuo ambiente. Noi esseri umani siamo fatti così. Pertanto, se riusciamo a controllare il nostro ambiente, avremo un vantaggio. Ho ricevuto una domanda prima di questo seminario in cui mi si chiedeva cosa si può fare in Occidente, dove le persone cambiano spesso azienda ogni pochi anni e per loro è difficile impegnarsi per migliorare continuamente l’azienda. Considerando questa domanda, vorrei chiederti se lo vedi come un problema. Se non lo vedi come un problema, ma lo consideri piuttosto una realtà e una parte del normale stato delle cose, allora devi accettarlo come normale e creare un ambiente in cui il tuo personale possa dare un contributo al team in tempi più brevi. Devi pensare a un modo per far sì che i tuoi collaboratori si integrino il più rapidamente possibile e raggiungano i loro obiettivi nel periodo di tempo che probabilmente avrai a disposizione. Ma se questo è considerato un problema, allora dovrai fare un’analisi delle cause principali per scoprire perché il personale abbandona l’azienda ogni tanto e affrontare questo problema specifico. Quando un’azienda ha un alto tasso di turnover del personale, le ragioni possono essere diverse. In genere, però, il motivo è semplice: l’azienda e l’ambiente in cui lavorano non sono particolarmente attraenti per loro. Potrebbe trattarsi di una questione di retribuzione o di un ambiente di lavoro poco confortevole. In questo caso, se riesci a cambiare l’ambiente e le condizioni di lavoro in modo che siano più attraenti, riuscirai a ridurre il tasso di turnover. Non riuscirai a ridurlo a zero, ma probabilmente riuscirai a migliorare la situazione. Quindi, è davvero una questione di approccio al problema specifico che stai affrontando e da quale prospettiva lo guardi. Questo aspetto è legato anche al modo in cui possiamo aumentare la motivazione del nostro personale. Francamente, uno dei fattori più importanti per cui lavoriamo è che dobbiamo essere in grado di sostenere il nostro stile di vita e quello della nostra famiglia, e questo si riduce essenzialmente al nostro stipendio. Anche se non è certo una panacea, se riceviamo un buon stipendio, in qualche modo ci aiuta a motivarci. Allo stesso modo, se si crea un buon ambiente di lavoro, saremo più felici. Anche questi aspetti sono spesso strettamente legati alla nostra motivazione. In molti modi, la capacità di creare l’ambiente giusto che abbia un impatto positivo sulle persone contribuirà al tuo successo.

In chiusura

Proprio come ogni azienda, sono sicuro che ognuna di esse ha molti problemi. Tuttavia, l’aspetto importante è il modo in cui consideri questi problemi. Li vedi come qualcosa che prosciuga le tue risorse o come un’opportunità per migliorarle? Dopo tutto, non esiste un’azienda perfetta. Toyota non è certo perfetta. Abbiamo molti problemi da affrontare e lo stesso vale per molte altre aziende. Ma se riesci a vedere questi problemi come un’opportunità per migliorare la tua situazione attuale e hai l’atteggiamento giusto per affrontarli, sei sulla strada giusta per il successo. Scopri e sfrutta le capacità latenti che hai in te stesso e nei tuoi collaboratori e sfruttale al massimo, perché anche questo contribuirà notevolmente alla crescita futura della tua azienda. Auguro a tutti voi un buon cammino come lean leader e buona fortuna per le sfide che vi si presenteranno.