Software per lo studio del tempo e del movimento OTRS
Nippon Express Co., Ltd | Aumenta la produttività delle operazioni di picking confrontando esempi di operazioni buone e cattive in formato video utilizzando un software di studio del tempo e del movimento


Settore: Logistica

Dipendenti: 32,280

Ricavi: 1,155 trilioni di yen
※1:A marzo 2019 (non consolidato)
Azienda: Nippon Express Co., Ltd
Fondazione: 1 ottobre 1937
Indirizzo: 1-9-3 Higashi-Shinbashi, Minato-ku, Tokyo, 105-8322
Descrizione attività:
Trasporto terrestre, trasporto ferroviario, trasporto marittimo, trasporto navale, trasporto aereo, magazzinaggio, viaggi, intermediazione doganale, trasporto di merci pesanti e impianti, trasporto edile, trasporto specializzato, gestione di soluzioni logistiche, compresa l’elaborazione e l’analisi delle informazioni, altri servizi logistici.
Prima
C’era una differenza fino a tre volte nella produttività del lavoro svolto da lavoratori diversi.
Dopo
Utilizzando il software di studio del tempo e del movimento OTRS10, sono state visualizzate e confrontate le differenze nei video e sono stati apportati cambiamenti nella consapevolezza e nell’atteggiamento dei lavoratori.
Introduzione
Le competenze e il know-how dei veterani non sono stati tramandati in modo efficace
Il Dipartimento Global Logistics Solution di Nippon Express fornisce consulenza su molte questioni relative al miglioramento della produttività operativa dei magazzini di distribuzione con sede non solo in Giappone ma anche all’estero. Il dipartimento valuta la natura delle loro preoccupazioni e dei loro problemi, propone le soluzioni migliori per questi problemi e aiuta i magazzini ad implementarle e ad applicarle.
Nel febbraio 2018, la Logistics Business Branch, che si occupa di una serie di magazzini di distribuzione nella regione di Kanto, ha consultato il dipartimento per capire come migliorare la produttività dei propri magazzini. Per l’operazione di picking, i loro lavoratori devono prelevare determinati prodotti da una specifica posizione dello scaffale. Tuttavia, c’era una differenza significativa nella produttività tra i lavoratori veterani e quelli con meno esperienza. Per questo motivo, era urgente migliorare la produttività operativa dei lavoratori inesperti.
” Mentre i nostri lavoratori veterani erano in grado di raccogliere 300 articoli diversi in un’ora, quelli con meno esperienza riuscivano a raccogliere solo circa 100 articoli. Poiché questa differenza ha un impatto diretto sulle nostre entrate e sulle nostre spese, avevamo urgentemente bisogno di migliorare la loro produttività”. – Akira Kikuchi, capo sezione del settore Logistica
Hanno fornito indicazioni e feedback ai lavoratori meno esperti e meno efficienti, mostrando loro come operano i lavoratori veterani. Tuttavia, i lavoratori inesperti sembravano pensare che non fosse realistico per loro diventare capaci come i lavoratori veterani. In questo caso, non molti hanno recepito il feedback per migliorare il proprio lavoro.
” Quando gli è stato mostrato come operano i lavoratori veterani, è stato difficile per loro capire quali fossero le differenze tra il lavoro svolto da loro e quello svolto dai lavoratori veterani. Avevamo bisogno di un sistema e di un approccio per accendere l’interruttore nei loro pensieri, rendendoli consapevoli di ciò che dovevano fare esattamente, in modo che potessero provarci anche loro”. – Kojiro Ito, Supervisore del Settore Logistica
In questo contesto, il dipartimento Global Logistics Solution ha raccomandato OTRS alla filiale, poiché altri magazzini di distribuzione avevano già fatto un buon uso del software per lo studio dei tempi e dei movimenti.
Perché è stato scelto il software OTRS per lo studio del tempo e del movimento
Il potenziale di miglioramento operativo è stato riconosciuto mostrando le differenze di lavoro attraverso i video creati da OTRS.
Le aziende Nippon Express utilizzano OTRS sin dalla versione precedente del software, disponibile sul mercato. Il software è stato utilizzato non solo da molte filiali nazionali, ma ha iniziato a essere introdotto anche nelle sedi estere. Anche dopo la creazione del Dipartimento Global Logistics Solution, che fornisce supporto ai magazzini dell’azienda per apportare miglioramenti operativi, l’azienda ha promosso l’uso di OTRS realizzando manuali video per sostituire i manuali cartacei.
“Il primo manuale video che abbiamo creato riguardava la “protezione dei mobili e della casa durante un trasloco” sulla base della richiesta ricevuta da una delle nostre filiali nazionali. Abbiamo anche realizzato un manuale video per il nostro magazzino all’estero e l’abbiamo riprodotto in modalità auto-ripetitiva sul posto, dato che il tasso di turnover del personale era piuttosto alto durante un periodo di lavoro intenso, in modo che i nuovi assunti potessero controllare le loro procedure di lavoro guardando il manuale video sul posto ogni volta che ne avevano bisogno. I manuali video sono stati apprezzati da tutta l’azienda”. – Toru Sawanuma, Capo Sezione del Dipartimento Soluzioni Logistiche Globali, Sede Centrale di Affari Internazionali
“Quando la Logistics Business Branch ha consultato i suoi problemi con noi, ho pensato che OTRS sarebbe stato uno strumento utile per loro, in quanto avrebbero potuto cronometrare e analizzare il lavoro del loro personale in piccoli elementi in modo semplice per renderlo più efficiente, piuttosto che fare la stessa cosa in forma analogica, come usare un cronometro per cronometrare e inserire i dati in Excel per analizzarli. Ho anche pensato che sarebbe stato utile mostrare il video del lavoro svolto da un lavoratore inesperto e da un lavoratore veterano l’uno contro l’altro nello stesso momento per evidenziare le loro differenze. Per questi motivi, ho consigliato OTRS come soluzione software per lo studio del tempo e del movimento per le nostre sfide”. – Toru Sawanuma
Processo di introduzione
I lavoratori sono portati a pensare con la propria testa guardando un video di un esempio realizzabile rispetto al proprio video di lavoro.
Utilizzando OTRS per eseguire studi su tempi e movimenti, il team ha iniziato a lavorare sui problemi di produttività affrontando due punti specifici: l’aumento della velocità operativa e la definizione di un lavoro standard.
” Quando i lavoratori si concentrano solo sulla velocità di lavoro, potrebbero iniziare a modificare le loro procedure di lavoro, ad esempio saltando un processo di controllo. Questo può portare a una diminuzione dell’efficienza, in quanto potrebbero essere costretti a seguire gli errori. Per loro era importante avere un lavoro standard in modo che capissero il processo da seguire per svolgere i loro compiti specifici”. – Akira Kikuchi
Hanno registrato i filmati del lavoro di picking svolto dai loro lavoratori veterani e da quelli che dovevano migliorare. Utilizzando OTRS, il reparto Global Logistics Solution ha analizzato i filmati e calcolato il tempo necessario per svolgere ogni elemento del lavoro. Hanno anche creato un video da mostrare fianco a fianco, in modo da poter verificare il lavoro di picking svolto a confronto. Il reparto ha mostrato il video ai lavoratori che dovevano migliorare e ha chiesto loro quali fossero gli aspetti da affrontare.
” Nel realizzare i video di confronto del lavoro, abbiamo fatto attenzione a non dare un esempio troppo alto, altrimenti i lavoratori meno esperti potrebbero trovarlo impossibile da attuare e rinunciare. Abbiamo creato un lavoro standard basato su un tempo leggermente superiore alla media”. – Kojiro Ito
Effetto dell’implementazione
I video generati con il software di studio del tempo e del movimento sono considerati e utilizzati come strumento per accendere l’interruttore della consapevolezza dei lavoratori.
Il processo di picking consiste nel camminare, raccogliere, imballare e sigillare in modo ripetitivo. Suddividendo il processo in ogni elemento, i lavoratori hanno potuto vedere le differenze nelle loro prestazioni lavorative in modo oggettivo.
” I lavoratori si sono resi conto delle differenze tra lo stesso lavoro svolto da loro stessi e da lavoratori veterani per quanto riguarda la velocità di camminata, i movimenti delle mani, ecc. Fornendo loro i mezzi per vedere queste differenze nel dettaglio, sono stati spinti ad apportare miglioramenti. Siamo riusciti ad accendere l’interruttore per cambiare la loro consapevolezza”. – Akira Kikuchi
Quando hanno mostrato i video di confronto, si sono assicurati che i lavoratori si rendessero conto e riflettessero sui punti da migliorare da soli, invece di spingere il processo in modo unilaterale.
” Naturalmente, cambiare tutto in una volta sarebbe molto difficile. Per questo motivo, abbiamo dato consigli personalizzati a ciascun lavoratore per concentrarci e affrontare un punto alla volta mostrando i video di confronto. Questo approccio si è rivelato efficace”. – Kojiro Ito
Sono passati sei mesi dall’introduzione di questo nuovo approccio basato sul software di studio del tempo e del movimento e i video di confronto sono stati riconosciuti come un utile strumento di formazione per coloro che devono migliorare le proprie competenze e per i nuovi assunti. Ha dato un buon contributo all’aumento della produttività dell’intera operazione di picking.
Il prossimo passo
Utilizzo di OTRS per migliorare altri aspetti dell’attività oltre al lavoro di picking.
Il settore Logistica ha iniziato a utilizzare OTRS per migliorare le operazioni di picking. Ora sta pianificando di utilizzare OTRS per migliorare altri aspetti delle operazioni, come il controllo dei prodotti, l’apposizione di etichette sui cartoni, ecc.
Feedback dei clienti
Esplorare la possibilità di creare altre soluzioni efficaci oltre ai manuali video e ai video di confronto.
OTRS10 è dotato di molte funzioni che dobbiamo ancora utilizzare. Continueremo a conoscere meglio il software in modo da poter proporre altre soluzioni efficaci, oltre a manuali e video di confronto, per migliorare le nostre sedi operative. Dal momento che stiamo introducendo diversi altri software di analisi nel Dipartimento Global Logistics Solution, speriamo di poter utilizzare OTRS10 in combinazione con altri software come quello di simulazione del lavoro. – Toru Sawanuma
Toru Sawanuma
Capo Sezione, Dipartimento Soluzioni Logistiche Globali, Sede Centrale di Affari Internazionali
Mr Akira Kikuchi
Capo sezione, Logistics Business Branch
Mr Kojiro Ito
Supervisor, Logistics Business Branch
OTRS è un prodotto software per l’analisi del tempo e del movimento supportato da Shinka Management, con una base di installazione di 6000 licenze in 20 paesi.
Per ulteriori informazioni su OTRS10, o per richiedere una demo o una prova, vedi software per lo studio del tempo.