Analisi delle Cause Principali

Akinori Hyodo, ex direttore di fabbrica della fabbrica Toyota HiAce. Riassunto dell’evento 21 di #AskSensei

Quando si scopre un problema, è fondamentale arrivare alla sua vera causa e affrontarlo alla radice per evitare che lo stesso problema si ripeta. Akinori Hyodo ci spiega come arrivare al nocciolo del problema e sottolinea l’importanza di adottare ripetutamente questo approccio di fronte a un problema per aumentare il livello di precisione della tua soluzione.

L’importanza dell’analisi della causa principale

Oggi parleremo dell’analisi delle cause profonde. Innanzitutto, vorrei chiederti perché è necessario arrivare alla causa principale. Credo che in tutte le tue aziende esistano diversi problemi come difetti, incidenti di sicurezza, guasti alle attrezzature, ritardi nella produzione, carenza di materiali, ecc. E ognuno di questi problemi è collegato a una perdita nella produzione. Per questo motivo, sono sicuro che stai sempre pensando a come minimizzare al meglio queste perdite e probabilmente stai cercando di evitare che gli stessi problemi si ripresentino. Anche se dovremo sempre affrontare molti problemi, il trucco sta nel modo in cui li affrontiamo e li risolviamo. Se ci pensi, un problema si manifesta come un fenomeno che sperimenti. Credo che il ruolo chiave per tutti noi che partecipiamo a questo webinar oggi sia quello di intraprendere azioni appropriate per evitare che il fenomeno si ripeta. Ma come possiamo affrontare al meglio questa situazione? Non solo dobbiamo comprendere i fenomeni, ma dobbiamo anche arrivare alla causa principale di ogni fenomeno che viviamo. Se pensiamo ai tanti problemi che incontriamo, credo che nella maggior parte dei casi ci troviamo di fronte a una ricorrenza dello stesso problema o di problemi simili, piuttosto che a un problema completamente nuovo ogni volta. Questo ci indica che non abbiamo affrontato la causa principale del problema nel nostro precedente tentativo di porvi rimedio. Invece, abbiamo affrontato solo i sintomi a livello superficiale, cioè a livello di fenomeno. Ma se vogliamo evitare che la stessa cosa si ripeta, è fondamentale andare alla ricerca della vera causa del problema che si sta verificando. Il modo per arrivare alla causa principale non è poi così difficile. Quando hai un problema, ti consigliamo di fare la cosiddetta “analisi dei cinque perché”, in cui arrivi alla causa principale del problema chiedendoti “perché?” per cinque volte. Quando dico “cinque perché”, non significa necessariamente “cinque perché” ogni volta. Se arrivi al punto in cui non riesci più a ripetere un altro perché dopo aver trovato una risposta al tuo problema, sai di aver raggiunto la causa principale. In altre parole, se ti ritrovi ancora a trovare un’altra risposta al tuo perché, significa che ci sono ancora altri livelli da indagare per arrivare alla causa principale. Come ho detto prima, chiamiamo questa analisi “analisi dei cinque perché”, ma potresti arrivare alla vera causa dopo tre perché o potresti non arrivare alla vera causa dopo aver chiesto cinque volte il perché. Ma la causa principale è sempre e solo una. Quindi, quando senti che c’è ancora un altro elemento dietro al livello che hai raggiunto con le tue domande, allora c’è un altro perché che non hai toccato prima di raggiungere la vera causa. Quello che ti consiglio di fare, soprattutto quando sei alle prime armi con questo tipo di pensiero e di analisi, è di non fare questa analisi a mente, ma di scrivere su carta tutti gli elementi e le ragioni, perché ti aiuterà a chiarire le cose nel tuo processo di analisi. Una volta che ti sarai esercitato a farlo più volte, scoprirai di aver sviluppato la capacità di fare questa analisi a mente senza bisogno di scriverla. Seguire questo processo e arrivare alla causa principale dei tuoi problemi è il passo più importante per affrontarli. Quando riesci a identificare la vera causa di un problema e ad affrontarlo alla radice attraverso questo processo di analisi, credo che sarai in grado di evitare dal 97 al 98% di ripetere lo stesso problema in futuro. In base alla mia esperienza personale, posso dire che non è raro che le persone pensino di aver individuato la vera causa di un problema e di aver preso provvedimenti a quel livello, ma nel tempo lo stesso problema si ripresenta. Per questo motivo, quando il problema si ripresenta, è importante analizzare e riflettere sul problema a mente fresca e continuare ad apportare miglioramenti ripetendo questo processo più volte. Più si procede con questa analisi e si intraprendono azioni corrispondenti, più alto sarà il livello di precisione che riuscirai a raggiungere nella risoluzione dei problemi. Il mio discorso si riferisce al modo in cui affrontiamo i problemi sul posto di lavoro. Tuttavia, osservando le diverse situazioni in cui ci troviamo, pratichiamo questo tipo di approccio nella nostra vita quotidiana senza necessariamente rendercene conto. Ad esempio, se hai un problema a casa o con i tuoi figli, sono certo che ne discuterai con la tua famiglia e lavorerai con loro per arrivare alla vera causa del problema e intraprendere le azioni necessarie per risolvere il problema per la tua famiglia. La profondità della riflessione e dell’analisi che facciamo quando cerchiamo di affrontare i nostri problemi familiari può essere maggiore rispetto al livello delle controversie che incontriamo nel nostro lavoro. In una scala da uno a cinque, se a casa è cinque, al lavoro è probabilmente tre. Ma si tratta di portare al lavoro lo stesso livello di riflessione e analisi più approfondita di un problema che abbiamo a casa. In generale, nella nostra vita privata facciamo già molte cose che includono l’analisi dei cinque perché. Quindi, come ho detto prima, si tratta solo di portare lo stesso pensiero e approccio che abbiamo a casa sul posto di lavoro. L’effetto del tuo lavoro si vedrà nell’analisi che farai. Quindi, a seconda di quanto approfondisci l’analisi dei cinque perché e di quanto ti addentri nel processo di pensiero, influirà direttamente sul risultato che otterrai quando entrerai in azione e su ciò che accadrà in seguito. A seconda dell’accuratezza e della profondità dell’analisi e della capacità di arrivare o meno alla causa principale, la dimensione del problema si ridurrà a zero o alla metà. Quindi, quando fai un’analisi delle cause principali, assicurati di farla in modo approfondito e completo.

Domande e risposte del pubblico

Come fai a sapere se ti stai orientando verso una soluzione corretta quando esegui l’analisi delle cause profonde?

Se stai introducendo troppo del tuo pensiero o delle tue idee preconcette nell’analisi delle cause, potresti ottenere la soluzione che desideri. Pertanto, devi separarti da questo tipo di pensiero. Invece di guidare la tua mente con le tue soluzioni e i tuoi pensieri preconcetti per identificare la vera causa, devi praticare il concetto di genchi, genbtsu e gennin, ovvero luogo reale, cosa reale e comprensione reale, in modo da determinare il problema con i tuoi occhi e i tuoi sensi. Questa è una parte molto importante del processo di analisi delle cause. Mi è capitato personalmente di pensare di essere orientato verso una causa principale sulla base della mia esperienza precedente e delle mie conoscenze di base. Tuttavia, il più delle volte ho scoperto che la direzione che stavo prendendo o verso la quale mi stavo dirigendo non era quella giusta. Quindi, devi fare attenzione a non lasciare che sia la tua mente a guidare la soluzione. Se ritieni che “idee preconcette” sia un termine troppo forte per descrivere l’idea, potresti preferire l’uso di una parola come “supposizione“. In ogni caso, devi stare attento a non avere questo tipo di pensiero quando cerchi di arrivare alla causa principale. Per aiutarti a capire il mio punto di vista, ti faccio un esempio di indagine criminale e di come gli investigatori della polizia applicano la legge quando si trovano di fronte a un crimine. Gli investigatori della polizia non arrestano e non possono arrestare qualcuno partendo dal presupposto che abbia fatto qualcosa di sbagliato. Per poter arrestare una persona, devono giungere a una conclusione basata sui principi del genchi e del genbutsu. In altre parole, devono indagare sulla scena del crimine e raccogliere prove concrete che giustifichino la decisione di arrestare un determinato individuo. Non sto dicendo che non dovresti fare ipotesi, perché anche queste possono aiutare il tuo processo di riflessione. Tuttavia, voglio sottolineare l’importanza di andare a vedere la situazione reale e di verificare la realtà per sviluppare una consapevolezza e una comprensione effettive. Così facendo, aumenterà la percentuale di volte in cui riuscirai a raggiungere la causa principale. Un altro punto su cui vorrei soffermarmi è che se pensi che la soluzione che hai raggiunto sia basata su idee o ipotesi preconcette e non affronti la causa principale, puoi verificare ogni elemento che porta alla soluzione attraverso un approccio genchi, genbutsu e gennin. Se non funziona bene a livello di genchi, genbutsu e gennin, saprai che non stai affrontando correttamente la causa principale. Inoltre, la mia previsione è che se il tuo pensiero è guidato solo dalle tue ipotesi, nella maggior parte dei casi la tua soluzione non funzionerà bene.

Quale livello di complessità dei problemi dobbiamo aspettarci che i dipendenti dell’officina siano in grado di risolvere?

Innanzitutto, presumo che i dipendenti dell’officina citati in questa domanda si riferiscano agli operatori. Detto questo, prima di rispondere alla domanda, vorrei chiederti cosa ti aspetti dagli operatori della tua organizzazione. Quello che dico sempre è che è necessario fare chiarezza sui ruoli e le responsabilità definiti per coloro che si trovano ad ogni livello dell’organizzazione. In Toyota, abbiamo definito il ruolo e le responsabilità degli operatori in modo tale che essi debbano seguire le istruzioni che provengono da coloro che sono al di sopra di loro, ossia i team leader e i supervisori, e concentrarsi esclusivamente sulla produzione. Quando hanno un problema, devono interrompere la loro attività e chiedere assistenza a chi sta sopra di loro e attendere la loro risposta. Poiché questi operatori devono concentrarsi sulla produzione, non hanno il tempo di risolvere da soli i problemi che incontrano. Tuttavia, ci sono alcune eccezioni a questa regola. Se alcuni di questi operatori verranno formati per diventare team leader, gli verrà dato il tempo di risolvere alcuni problemi come parte del loro piano di formazione individuale, in modo che possano sviluppare le loro capacità per diventare team leader. In questo caso, si crea il tempo necessario per lavorare alla risoluzione dei problemi e i loro superiori si assicurano di seguire la loro risoluzione in modo da sviluppare le competenze necessarie. Per quanto riguarda gli operatori generici, invece, dato che l’obiettivo principale del loro ruolo è la produzione e la fabbricazione, non c’è tempo per gli operatori di occuparsi di problem solving in generale. È compito e responsabilità di chi sta al di sopra di loro risolvere i problemi. Quindi, la premessa di base degli operatori che lavorano sulla linea in Toyota è che eseguono ciò che viene loro ordinato da chi sta sopra di loro. Questo è il modo in cui in Toyota impostiamo le cose in termini di ruolo degli operatori. Tuttavia, ogni azienda è diversa e anche i ruoli e le responsabilità decisi per i vari livelli dell’organizzazione sono diversi. Per questo motivo, se la tua organizzazione affida agli operatori la responsabilità di risolvere alcuni problemi, va benissimo. Ma se la risoluzione dei problemi fa parte del ruolo di un operatore, devi assicurarti che gli venga concesso il tempo necessario per svolgere il lavoro di risoluzione dei problemi insieme alle altre responsabilità che deve assolvere. Quando prima ho detto che gli operatori che lavorano in Toyota non si occupano di problem solving, non è che non pensino ai problemi. Le persone crescono affrontando i problemi. È quindi importante inserire lo sviluppo della capacità di problem solving all’interno di un piano di formazione e sviluppo individuale a lungo termine. Gli operatori possono iniziare con la risoluzione di problemi più facili, semplici e di minore impatto nell’ambito della loro formazione e passare gradualmente a quelli più impegnativi, in modo da sviluppare la loro capacità di risolvere i problemi e le loro abilità. Deve esserci un percorso chiaro che permetta loro di sviluppare il pensiero e le competenze necessarie a ogni livello dell’organizzazione, man mano che salgono di livello, come team leader, supervisore, manager ecc. È importante che sviluppino le capacità necessarie nel corso del tempo, in modo che quando raggiungono un certo livello, abbiano l’esperienza e la capacità di risolvere i problemi necessarie per accedere a quel livello dell’organizzazione. Devo sottolineare il fatto che, in Toyota, il lavoro di risoluzione dei problemi è un ruolo importante e una responsabilità dei team leader, dei supervisori e del management, e non degli operatori. Se gli operatori sono in grado di affrontare problemi complessi e se coloro che sono al di sopra di loro esternalizzano questa parte della loro responsabilità agli operatori, forse questi livelli dell’organizzazione non sono più necessari. Le loro posizioni esistono per i ruoli e le responsabilità che hanno definito. Quindi, questo torna al punto che sottolineavo all’inizio: è necessario fare chiarezza su quali sono i ruoli e le responsabilità a ogni livello dell’organizzazione.

Quando si sviluppano le contromisure per affrontare la causa principale, se c’è l’opportunità di implementare una semplice soluzione a prova di errore a costo zero/basso per eliminare la causa principale, dovremmo farlo?

Potrebbe essere necessario applicare un’applicazione poka-yoke (a prova di errore). Tuttavia, l’idea generale delle applicazioni poka-yoke è quella di evitare che si verifichino errori umani che potrebbero verificarsi, ad esempio, con una probabilità su un milione. È in questo tipo di situazioni che il poka-yoke viene spesso applicato. A mio parere, l’applicazione del poka-yoke è l’ultima cosa che dovresti prendere in considerazione. Prima di dover applicare il poka-yoke, ci sono molte altre cose che si possono fare per risolvere il problema alla radice. Per questo motivo, io farei un processo meticoloso di analisi delle cause principali e implementerei le contromisure corrispondenti alla causa principale che è stata identificata. Tuttavia, nel farlo, potresti renderti conto che l’unica opzione per affrontare la causa principale ed eliminare completamente l’errore è quella di adottare una soluzione poka-yoke. Quindi, non credo che il poka-yoke possa essere applicato come contromisura all’analisi delle cause principali. È l’ultima cosa da fare per risolvere un problema. Detto questo, se si stabilisce che il poka-yoke è assolutamente necessario, allora è ovvio che lo si deve applicare. Ma non iniziare il processo pensando che la poka-yoke sia la soluzione per risolvere un problema. Sarebbe un errore.

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