Visualizzazione dei Problemi
Akinori Hyodo, ex Manager di Fabbrica, Toyota HiAce Factory | Riassunto dell’Evento 20 di #AskSensei
Dopo il precedente webinar #AskSensei sul tema dei pannelli di gestione visiva, continuiamo a parlare dell’importanza della visualizzazione e della visualizzazione dei problemi sul posto di lavoro. Akinori Hyodo ci spiega perché è importante e ci fornisce alcuni esempi semplici ma efficaci tratti dai reparti produttivi delle fabbriche Giapponesi
Visualizzare i Problemi sul Posto di Lavoro
Oggi parlerò del tema della visualizzazione dei problemi. Confido che chi partecipa a questo webinar oggi stia già utilizzando l’idea della visualizzazione in una forma o nell’altra. Per cominciare, vorrei chiederti perché vuoi usare la visualizzazione. Ci sono diversi motivi per cui dovremmo usare la visualizzazione. Forse il principale è quello di condividere le informazioni con altre persone. Ciò che è comune a tutte le aziende è che tutti lavorano per generare un profitto per la propria organizzazione. A tal fine, tutti vogliamo essere migliori quest’anno rispetto all’anno scorso, migliori questo mese rispetto al mese scorso, migliori questa settimana rispetto alla settimana scorsa, ecc. In altre parole, tutti all’interno di un’organizzazione lavorano per raggiungere l’obiettivo comune di generare profitti. Ma ci sono molti tipi diversi di persone che lavorano in un’organizzazione. Ci sono persone con vari livelli di esperienza, conoscenze e background e un’organizzazione è composta da tutti questi individui diversi. Tuttavia, nonostante tutto, vogliamo che tutte queste persone si concentrino sullo stesso obiettivo. Un modo per farlo è comunicare e condividere verbalmente le informazioni all’interno dell’organizzazione. Tuttavia, sarebbe molto difficile per tutti conservare le informazioni nella propria testa ed essere in grado di estrarre le informazioni necessarie nel momento in cui ne hanno bisogno. Per spiegare questo punto, spesso pongo alle persone la seguente domanda. Ti ricordi cosa hai mangiato a cena tre sere fa? Credo che non siano molte le persone in grado di dare una risposta rapida a questa domanda. Di sicuro, queste informazioni erano già nella tua testa a un certo punto. Tuttavia, negli ultimi tre giorni, probabilmente l’hai dimenticata. Ora applica questa logica al tuo posto di lavoro e rifletti sulle tue attività quotidiane, compresi i problemi e i risultati ottenuti nell’ultima settimana. Sono sicuro che avevi queste informazioni nel momento in cui hai controllato e affrontato i problemi. Tuttavia, se ti chiedessi i dettagli di ogni giorno della scorsa settimana, credo che la maggior parte di te farebbe fatica a recuperare queste informazioni dalla memoria in modo rapido e preciso. Questo è un problema per un’azienda. Come ho già detto, abbiamo manager, supervisori e operatori che cercano di lavorare per raggiungere l’unico obiettivo di generare un profitto. Per questo motivo è necessario visualizzare le informazioni e gli indicatori importanti tra di noi utilizzando una piattaforma comune. Un esempio di strumento che può aiutare in questo senso è un pannello di gestione visuale, di cui ho parlato nel corso del nostro precedente webinar #AskSensei. Un pannello di gestione visuale consente a tutti noi di concentrarci sullo stesso obiettivo, di visualizzare le informazioni nello stesso modo e di trarre lo stesso giudizio da quelle informazioni. Questo approccio rende più facile per tutti noi concentrarci individualmente su un determinato obiettivo, ma anche aiutare gli altri a concentrarsi sull’obiettivo comune. Un altro aspetto importante è che attraverso la visualizzazione possiamo aumentare la nostra consapevolezza della situazione e quella degli altri. Tratto questo punto molto spesso, ma quando riesci a cambiare la consapevolezza di un individuo, questo si tradurrà in un cambiamento anche nelle sue azioni. Noi esseri umani tendiamo a dimenticare facilmente le cose. Quindi, mentre è importante ripetere verbalmente qualcosa di importante alle persone che ti circondano per aiutarle a ricordarlo, la visualizzazione delle informazioni sarà uno strumento efficace per consentire alle persone di fare riferimento a quelle informazioni e aiutarle a ricordare le informazioni importanti che potrebbero aver lasciato la loro mente ad un certo punto. Questo aiuterà tutti a concentrarsi sull’obiettivo comune. Ecco perché, oltre a ciò che viene visualizzato sui pannelli di gestione, ti incoraggio a visualizzare quante più informazioni importanti possibile, comprese le regole e gli standard che hai sul posto di lavoro. Non ti sto suggerendo di visualizzare tutte le regole e gli standard che hai in vigore, ma vale la pena di fare un esercizio di identificazione di ciò che è importante per te visualizzare e poi agire prima su questi elementi. Questo ti aiuterà anche a garantire che le persone siano consapevoli e rispettino tali regole e standard. Ora voglio mostrarti alcuni esempi specifici di visualizzazione. Il primo esempio riguarda l’aumento della consapevolezza di una certa situazione e di un certo punto; questa foto in particolare è un esempio di visualizzazione di informazioni sulla qualità. Il secondo esempio riguarda quello che noi chiamiamo Posto Heijunka. Utilizzando uno strumento di visualizzazione come questo, ossia l’assegnazione e l’utilizzo di schede kanban in questa postazione, con i tempi e i processi in cui tali schede kanban verranno utilizzate, possiamo vedere se stiamo caricando la nostra produzione in modo omogeneo e se siamo in anticipo o in ritardo rispetto a dove dobbiamo essere nella nostra produzione in modo visivo.
Es. 1: Visualizzazione delle Informazioni sulla Qualità
Es. 2: Postazione di Caricamento a Livello
Il terzo esempio mostra la gestione visiva applicata alla gestione della macchina di saldatura. La tabella in alto a destra sul pannello informativo permette agli operatori e ai supervisori di vedere visivamente lo stato del cambio delle punte di saldatura. Allo stesso modo, osservando la tabella sottostante con i magneti posizionati, gli operatori e i supervisori sono in grado di capire a colpo d’occhio se la rimozione degli schizzi è stata eseguita o meno nei tempi previsti. La metà superiore della tabella mostra il calendario delle attività da eseguire. Spostando il magnete nella metà inferiore della tabella, si conferma che l’attività è stata eseguita all’ora prevista. Si tratta di un modo visivo per assicurarsi che alcune attività richieste vengano completate. Per l’ultimo esempio, voglio che ti concentri sul pneumatico anteriore del carrello elevatore e sulla marcatura bianca sul pneumatico. La usiamo per visualizzare se il carrello elevatore sta viaggiando al di sotto del limite di velocità stabilito o meno. La maggior parte delle aziende che utilizzano carrelli elevatori all’interno delle loro attività, sia all’interno che all’esterno dei loro stabilimenti e siti, devono rispettare i limiti di velocità stabiliti. Mentre gli stessi operatori dei carrelli elevatori sono in grado di capire se stanno rispettando il limite di velocità, spesso è difficile per chi li circonda saperlo. Per questo motivo, in questo esempio, il pneumatico anteriore è dipinto in modo tale che quando la velocità del carrello elevatore supera il limite di velocità, il pneumatico anteriore appare come un cerchio bianco completo. In questo modo, chiunque può capire se il carrello elevatore sta superando il limite di velocità o meno.
Es.3: Gestione Visiva della Saldatrice
Es.4 Gestione Visiva dei Carrelli Elevatori
Questi sono alcuni esempi specifici di visualizzazione. Un punto importante che voglio ribadire è che la visualizzazione in sé non è un obiettivo. Come ho detto prima, il motivo per cui stiamo facendo la visualizzazione è condividere informazioni importanti tra tutti i dipendenti e far sì che tutti noi possiamo vedere i problemi del nostro posto di lavoro e la direzione verso cui ci stiamo concentrando. Il mio consiglio è di non pensare troppo o complicare eccessivamente i tuoi tentativi di visualizzazione, ma di iniziare con alcune semplici applicazioni di visualizzazione come gli esempi che ti ho appena mostrato.
Domande e Risposte del Pubblico
La visualizzazione è sicuramente utile. Tuttavia, non tutto vale la pena di essere visualizzato. Come possiamo decidere cosa è importante?
Come ho già detto, non è necessario visualizzare tutto. Tuttavia, consiglio di visualizzare il più possibile per far sì che le persone di tutta l’organizzazione capiscano e condividano un obiettivo comune, in modo che tutti si muovano nella stessa direzione. Tuttavia, ogni azienda è diversa per quanto riguarda gli aspetti critici da visualizzare e da dove iniziare la visualizzazione. Per questo motivo, è importante fare un esercizio per determinare gli elementi chiave da visualizzare, in modo che tutti capiscano cosa sta succedendo e su cosa devono concentrarsi. Definisci le priorità di ciò che devi visualizzare da quell’elenco e stabilisci quali sono le cose che ti daranno i maggiori benefici. Tuttavia, l’obiettivo di queste attività non è solo quello di visualizzare le cose. Se hai una certa area o un certo punto e pensi che diverse persone che guardano la stessa area e lo stesso punto possano arrivare allo stesso giudizio e alla stessa risposta, allora non è necessario visualizzare questo tipo di aree e punti. Tuttavia, quando si verifica una situazione in cui diverse persone guardano la stessa situazione ma esprimono giudizi, risposte e opinioni diverse, è qui che la visualizzazione è veramente utile e deve essere applicata. Ma per rispondere in modo più specifico alla domanda, un’area che ti suggerisco di privilegiare per quanto riguarda la visualizzazione è legata al tema della sicurezza. Se ci sono cose che riguardano la sicurezza che puoi visualizzare, ti consiglio di visualizzarle per prime. Questo perché le questioni relative alla sicurezza devono sempre avere la priorità.
Di recente abbiamo implementato i pannelli di gestione visiva Lean in tutto il nostro stabilimento. Ma, di conseguenza, abbiamo finito per assumere due persone per inserire tutte le informazioni aggiornate visivamente sui nostri pannelli di gestione in sistemi di dati elettronici per analisi future. È una situazione che si verifica anche in Toyota e come viene risolto questo tipo di problema?
In Toyota non c’è personale a tempo pieno che prende le informazioni dai pannelli di gestione e le importa in un sistema elettronico. Tutto questo viene fatto da coloro che sono a livello di supervisori e manager. Se consideriamo la domanda, il fatto che siano state assunte due persone dedicate a questo compito specifico mi suggerisce che l’azienda sta sicuramente raccogliendo molte informazioni e dati. Tuttavia, ciò che accade spesso in molte aziende al giorno d’oggi, soprattutto a causa dell’avanzamento delle tecnologie informatiche in tutte le nostre imprese, è che gli operai sono spinti a raccogliere e salvare molte informazioni elettronicamente, partendo dal presupposto che i loro supervisori e dirigenti ritengano che tutte queste informazioni siano importanti e necessarie per gestire e controllare l’area. Tuttavia, sono sicuro che ci sono molte informazioni che in realtà non sono necessarie. Pertanto, è importante capire quali informazioni sono davvero necessarie. Quindi, fai un esercizio 5S per determinare quali sono le informazioni di cui i supervisori e i manager in officina hanno realmente bisogno per gestire la loro area. Inoltre, identifica le informazioni importanti in base a diversi temi e decidi i dettagli di ciascun tema che saranno utili per l’esercizio. Ho detto che in Toyota i supervisori e i manager trasferiscono le informazioni dalle schede di gestione a un database elettronico. Tuttavia, anche in questo caso, non impiegano ore per farlo. Il tempo massimo che impiegano è di circa un’ora al giorno. Il modo in cui raggiungere questo obiettivo dipende dalla quantità di informazioni che scelgono di trasferire e dal metodo che utilizzano per trasferire le informazioni dalle lavagne al sistema elettronico. Quindi, se riesci a utilizzare gli strumenti informatici in modo efficace ed efficiente per trasferire le informazioni raccolte manualmente in officina sui pannelli di gestione e sui sistemi elettronici, potrai ridurre il tempo necessario a supervisori e manager per svolgere questo compito. In realtà, dovresti essere in grado di farlo in circa 30 minuti.
Come viene misurata la produttività in TPS e che tipo di risultati di produttività vengono generati attraverso TPS?
In primo luogo, ritengo che il TPS possa essere eliminato da questa domanda. In sostanza, si tratta di capire cosa l’organizzazione deve davvero monitorare. Il monitoraggio delle metriche è piuttosto comune nel mondo delle lean. In primo luogo, ciò che devi capire riguardo alla tua produzione e al settore manifatturiero sono i dati relativi all’obiettivo e all’effettivo, ovvero come stai effettivamente ottenendo risultati rispetto all’obiettivo. Ciò che è comune a tutte le aziende del settore manifatturiero è la necessità di produrre buoni prodotti a basso costo. Inoltre, devono rispettare i volumi promessi ai clienti. Ecco perché è importante che le aziende tengano traccia dei loro risultati effettivi rispetto al piano di produzione stabilito. Quando si tratta di produrre buoni prodotti, per quanto riguarda la qualità dei tuoi prodotti, devi tenere traccia del numero di difetti, della qualità del primo passaggio alla fine della linea, dei reclami e delle richieste di risarcimento che ricevi dai tuoi clienti, ecc. Per quanto riguarda l’efficienza, che riguarda il numero di persone utilizzate per produrre il volume promesso ai clienti, gli indicatori comuni che utilizziamo spesso nel mondo lean riguardano la disponibilità operativa, che a volte viene definita tasso di esecuzione, e l’efficienza del bilanciamento delle linee, che è un indicatore che riflette l’efficienza del lavoro svolto. Controlliamo anche la quantità di straordinari che facciamo e il tasso di assenteismo dei nostri operatori, ecc. Oltre a ciò che ho appena descritto, ciò che dobbiamo capire è il costo necessario per produrre un’unità di prodotto (ad esempio il costo di produzione di un veicolo nel mio caso) in termini di denaro o di ore di lavoro necessarie. In realtà, questo dovrebbe costituire la base di ciò che dobbiamo tenere sotto controllo e con quali dettagli. Per produrre buoni prodotti con il minor costo possibile, implementiamo il kaizen e affrontiamo i problemi che incontriamo tenendo traccia delle informazioni rilevanti per ogni tema su base giornaliera. L’indicatore di produttività chiave che utilizziamo in Toyota è il numero di ore-uomo per veicolo. Cerchiamo quindi di mantenere e migliorare ulteriormente questo numero su base giornaliera e possiamo farlo affrontando diversi indicatori di processo nell’ambito di diversi temi, come ho appena detto. Non credo che le cose che ho spiegato siano uniche per il TPS. Credo che la maggior parte delle aziende del settore manifatturiero generi e tenga traccia di informazioni simili. Ecco perché all’inizio ho detto che il TPS può essere escluso da questa domanda. In ogni caso, credo che sia fondamentale capire di cosa hai bisogno per il tuo ambiente di produzione specifico e per la situazione in cui ti trovi e tenere traccia di ciò che ti aiuterà a raggiungere il tuo obiettivo di produzione nel modo migliore.
Come posso evitare che il team trasferisca le proprie responsabilità ai manager?
Se ho capito bene la domanda, non credo che il trasferimento di responsabilità da un livello inferiore a un livello superiore all’interno dell’organizzazione avvenga in circostanze normali. Non credo che questo sia il modo in cui le cose funzionano normalmente. Di solito si verifica il contrario: il manager si trova a un livello dell’organizzazione in cui si assume la responsabilità e la responsabilità dell’area che gestisce. Inoltre, ha la possibilità di trasferire tali responsabilità all’interno della propria organizzazione. Non sono sicuro di come funzioni il contrario, ovvero che coloro che si trovano al di sotto del livello di manager trasferiscano le loro responsabilità verso l’alto. In generale, i supervisori e i manager devono supervisionare e gestire i loro sottoposti. Per questo motivo, viene data loro l’autorità e il potere di dirigere le persone, nonché la responsabilità di svolgere il lavoro richiesto per quella posizione. Questo è il modo generale di vedere una struttura organizzativa. Tuttavia, per quanto riguarda la domanda, potrebbero esserci aspettative diverse in termini di ruoli e responsabilità delle persone ai diversi livelli dell’organizzazione o potrebbe esserci un problema di comprensione dei ruoli e delle responsabilità delle persone ai diversi livelli dell’organizzazione. Quindi, la mia raccomandazione è di riflettere e chiarire quali sono esattamente i ruoli e le responsabilità di ciascun livello dell’organizzazione. Deve esserci una chiara differenza tra i vari livelli e la chiarezza permetterà a ciascun livello di assumersi la responsabilità e la responsabilità della posizione che ricopre. Per quanto riguarda un manager, deve assumersi la responsabilità e la responsabilità della sua area e se non lo fa o non è tenuto a farlo, devi chiederti che senso abbia avere una posizione di manager, perché non si sta assumendo la responsabilità. Se consideriamo il rapporto tra un manager e i suoi sottoposti, in generale le cose funzionano così: il manager fornisce indicazioni e istruzioni ai suoi sottoposti per portare a termine un determinato lavoro. Una volta fornite tali indicazioni e istruzioni, è responsabilità di coloro che si trovano al livello successivo seguire effettivamente le direttive impartite dai loro manager. In questo senso, non possono trasferire la responsabilità al proprio manager. In ogni caso, se la linea di demarcazione tra i diversi livelli della tua organizzazione è confusa, ti consiglio di esaminare la situazione e di considerare la possibilità di ristabilire chiari ruoli e responsabilità per il management e per ogni livello dell’organizzazione.
Webinar #AskSensei
#AskSensei è un webinar periodico tenuto insieme al consulente lean senior di Shinka Management, Akinori Hyodo, che in passato ha avuto una carriera in Toyota, passando da operatore e team leader in Toyota, fino a direttore di fabbrica e direttore della fabbrica HiAce di Toyota. Ogni evento affronta un argomento diverso relativo alle lean e i partecipanti sono invitati a porre le loro domande a Sensei Hyodo. Per essere informato sui prossimi webinar #AskSensei e altri eventi, iscriviti alla nostra mailing list eNews in fondo a questa pagina.
Eventi e Registrazioni #AskSensei in Programma
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