Schede di Gestione Visiva

Akinori Hyodo, ex Manager di Fabbrica, della Fabbrica Toyota HiAce. Riassunto dell’evento 19 di #AskSensei

I pannelli di gestione visiva sono uno strumento utile da avere sul posto di lavoro. Questo strumento ti permette di cogliere le informazioni necessarie a colpo d’occhio e ti aiuta a tenere traccia delle tue operazioni rispetto agli obiettivi prefissati. Tuttavia, se hai dei pannelli di gestione visiva sul tuo posto di lavoro, stai usando lo strumento in modo corretto come è stato concepito? Akinori Hyodo parla dell’idea dei pannelli di gestione visiva e spiega come utilizzare al meglio questo strumento di lean management.

Come Utilizzare le Schede di Gestione Visiva

Oggi parleremo di schede di gestione visiva. Sono certo che nelle aziende di tutti coloro che si uniscono a noi oggi sono già presenti diversi pannelli di gestione visiva. Vorrei chiederti perché hai questi pannelli di gestione nel tuo posto di lavoro? Perché sono lì? Credo che la maggior parte di voi che partecipate a questo webinar ricopra una posizione di supervisione o di gestione all’interno della vostra azienda. Ciò significa che, in base al ruolo che ricopri, sei responsabile della gestione e del controllo delle varie attività che si svolgono nell’area di cui ti occupi. A prescindere dalla sezione o dal reparto di cui sei responsabile all’interno della tua azienda, che si tratti di produzione, logistica, qualità e così via, i temi comuni che attraversano tutte queste aree sono quelli legati alla sicurezza, alla qualità e ai costi. Inoltre, poiché le nostre aziende sono composte da diversi individui, dobbiamo anche sviluppare queste persone e questo è un altro tema comune a tutte le diverse aree di un’organizzazione. Dobbiamo essere in grado di controllare le nostre aree in base ai temi che identifichiamo, comprendendo le nostre prestazioni. E avere tutte queste informazioni visualizzate su pannelli in un’unica posizione ci aiuta a farlo in modo efficace. Questa è l’idea alla base dei pannelli di gestione visiva. Poiché i pannelli di gestione visiva sono uno strumento che ci permette di gestire un’area, è necessario che tu lo utilizzi regolarmente. Rifletti un attimo su questo punto. Stai utilizzando questo strumento in senso autentico sul tuo posto di lavoro? Proprio come qualsiasi altro strumento che possiedi, se non viene usato regolarmente e frequentemente, lo strumento si arrugginisce e va sprecato. Quindi, affinché queste lavagne siano utili per te, devi essere in grado di identificare i problemi dalle informazioni visualizzate sulle lavagne. Devi essere in grado di individuare dove si trovano i problemi e come stai procedendo per risolverli. Tuttavia, ciò che deve essere gestito sarà diverso a vari livelli dell’organizzazione. Ecco perché devi chiarire cosa deve essere monitorato e gestito al tuo livello di organizzazione. Una volta che questi punti e scopi sono stati chiaramente identificati e le informazioni pertinenti sono state visualizzate sui pannelli di gestione, dovresti essere in grado di capire chiaramente la situazione attuale dell’area di cui ti occupi quando ti trovi di fronte ai pannelli di gestione. Per quanto riguarda Toyota, iniziamo sempre il nostro turno con una riunione davanti ai pannelli di gestione. Quando un manager arriva in un reparto di produzione, il primo posto che controlla prima di visitare una determinata area sono i pannelli di gestione. Questo perché possiamo capire rapidamente dove sono i problemi in quell’area guardando le informazioni visualizzate sui tabelloni. Questo ci aiuterà a determinare dove dobbiamo concentrare la nostra attenzione mentre giriamo per l’area in un reparto di produzione. Per fare un esempio più specifico, in genere abbiamo anche un pannello di gestione che mostra le prestazioni del processo o della linea alla fine del processo o della linea. Le informazioni che teniamo sotto controllo su quel tabellone sono la ripartizione oraria dell’obiettivo e il risultato corrispondente per ogni ora. Inoltre, quando c’è un divario tra l’obiettivo e il risultato effettivo, documentiamo anche su quel tabellone quali sono stati i problemi e quali misure sono state adottate per risolverli. Il motivo per cui monitoriamo le nostre prestazioni rispetto all’obiettivo su base oraria è che in un’attività di produzione è necessario raggiungere il volume prefissato entro la fine del turno. Quindi, se non teniamo traccia delle prestazioni rispetto all’obiettivo per tutto il turno, potremmo scoprire che alla fine del turno non abbiamo raggiunto l’obiettivo e quindi non saremo in grado di soddisfare la domanda. Per questo motivo monitoriamo le nostre prestazioni ora per ora e, in caso di problemi, adottiamo le azioni appropriate per assicurarci di raggiungere l’obiettivo di produzione per il turno. Ci sono diverse cose che accadono nel corso di un turno e se non affrontiamo tutti questi problemi fino alla fine del turno, potrebbe essere troppo tardi e potremmo non essere in grado di raggiungere il nostro obiettivo per quel turno. In un mondo ideale, dovremmo monitorare le nostre prestazioni pezzo per pezzo o prodotto per prodotto. Ma non è realistico se si considera l’investimento di tempo che comporta questo grado di gestione. Per questo motivo, suddividiamo la produzione in ore, in modo da poter capire quali problemi abbiamo in ogni ora e affrontarli man mano che vengono identificati per evitare che si ripresentino in seguito. Tracciare l’andamento della produzione ogni ora ci aiuta a raggiungere più facilmente l’obiettivo pianificato per il turno. Il primo obiettivo chiave dei pannelli di gestione visivi è quello di consentire a chi ricopre ruoli di supervisione e gestione di capire dove sono i problemi e di affrontarli rapidamente per aiutarli a raggiungere l’obiettivo del turno. Pertanto, devono assicurarsi che i pannelli di gestione funzionino come uno strumento di gestione della produzione nel modo appena descritto. Se non sono in grado di farlo con i consigli di amministrazione che hanno, non ha molto senso averli. Questo è uno dei punti chiave che dobbiamo raggiungere con la presenza dei pannelli di gestione in officina. Il secondo obiettivo chiave della presenza di pannelli di gestione visivi è quello di fornire informazioni a tutti coloro che lavorano in quell’area. Le informazioni visualizzate sui pannelli di gestione sono visibili e aperte a tutti i lavoratori dell’area e questo fornisce al team che lavora nell’area un feedback visivo sull’impegno profuso nel turno. Alla fine, ciò che l’azienda cerca di ottenere attraverso questi sforzi è un aumento dei profitti. Per raggiungere questi profitti, l’azienda deve avere vari obiettivi da raggiungere in relazione a diversi temi che devono essere affrontati. Per quanto riguarda un’azienda manifatturiera e la sua gestione, la premessa fondamentale per poter generare profitti è soddisfare la domanda richiesta nei tempi previsti. È inoltre fondamentale produrre prodotti di buona qualità a costi contenuti e in modo efficiente. Per questo motivo, i KPI che vengono monitorati devono riflettere e affrontare tutti questi punti e tutti questi KPI devono essere visualizzati sui pannelli di gestione. Inoltre, affinché i KPI e i risultati corrispondenti vengano elaborati e utilizzati correttamente, è fondamentale avere un obiettivo o uno standard scritto sulle informazioni in modo da capire se le cose stanno andando bene o se c’è un problema. Come ho detto in precedenza, gli indicatori chiave che devono essere monitorati riguardano la sicurezza, la qualità e i costi. Tuttavia, a seconda del livello dell’organizzazione e degli obiettivi che si vogliono raggiungere ad ogni livello, i dettagli di ciò che deve essere esaminato in ognuno di questi temi possono essere diversi. Per questo motivo è importante chiarire cosa i supervisori, i manager e i loro superiori vogliono capire dai consigli di gestione in merito all’area di cui sono responsabili, quali indicatori devono essere monitorati e con quale frequenza devono monitorare e gestire le operazioni a seconda del loro livello di gestione. Detto questo, quando sul tuo posto di lavoro sono stati installati dei pannelli di gestione visiva, la cosa più importante è utilizzare appieno le informazioni contenute nei pannelli come strumento per gestire la tua area e la tua parte di attività. In base alla mia esperienza nel visitare e vedere molte aziende in tutto il mondo che hanno implementato l’idea dei pannelli di gestione, vedo che molte aziende si concentrano più sull’attrattiva del design che sull’effettiva utilità delle informazioni come strumento di gestione. Quindi, quando crei questi pannelli, ti invito ad assicurarti di avere chiari gli obiettivi e di utilizzarli effettivamente per gestire la tua area di lavoro in modo efficace. Inoltre, devi assicurarti che gli obiettivi generali dell’azienda e le aspettative di chi sta più in alto nell’organizzazione siano chiaramente visualizzati sulle informazioni dei tabelloni sotto forma di standard e obiettivi, in modo che tu possa capire se stai facendo bene o male. È importante che i vertici dell’organizzazione comunichino con il resto dell’organizzazione in modo chiaro la direzione che vogliono che l’azienda prenda rispetto agli obiettivi e ai traguardi dell’azienda e forniscano istruzioni a coloro che si trovano nelle parti più basse dell’organizzazione affinché svolgano il lavoro e le attività per raggiungere gli obiettivi che l’azienda ha fissato. Quindi, mentre le attività si svolgono ai livelli inferiori dell’organizzazione, i risultati di tali attività devono essere visibili sui tabelloni. Pertanto, anche la direzione deve controllare le informazioni sui pannelli di gestione visiva e fornire un feedback su base giornaliera. Il ciclo appena descritto deve essere ripetuto più volte per assicurarsi che gli obiettivi prefissati vengano raggiunti.

Domande e Risposte del Pubblico

Quali sono i pro e i contro dell’utilizzo di schede di gestione digitali?

Per quanto riguarda la differenza tra la visualizzazione di informazioni scritte a mano e le copie stampate di informazioni digitali sui tabelloni, non esiste una regola fissa su cosa debba essere scritto a mano o digitale. Tuttavia, mi chiedo se sia efficace stampare tutte le informazioni che devono essere monitorate e visualizzate sui tabelloni ogni ora e ogni giorno, ogni volta che le informazioni vengono aggiornate. Per questo motivo, in Toyota è comune che le informazioni che vengono inserite nel pannello di gestione vengano aggiornate a mano. Nel caso delle informazioni digitali, è necessario che qualcuno le inserisca da qualche parte a un certo punto. Se ti aspetti che i tuoi team leader inseriscano le informazioni in un sistema digitale durante il turno, mi chiedo se stai dando loro la possibilità di gestire tutti i problemi che si verificano durante il turno. Pretendere che i capisquadra lavorino a questi compiti sottrae loro tempo prezioso ed erode la loro capacità di gestire direttamente l’area, dato che sono impegnati per tutto il turno a gestire i vari problemi. Detto questo, posso certamente apprezzare il vantaggio di avere le informazioni in formato digitale in termini di archiviazione digitale in un sistema. Se si tratta di informazioni che si vogliono utilizzare in futuro, sarà utile averle a disposizione e gestite in formato digitale. Ma, in generale, sarebbe più utile fare le cose manualmente a livello di squadra d’officina. Tuttavia, una volta saliti di livello, potrebbe essere meglio utilizzare e gestire le informazioni in formato digitale. Ci deve essere un punto in cui puoi decidere quale sia l’approccio migliore in base alle tue esigenze e al tempo speso per acquisire le informazioni necessarie manualmente o digitalmente. In ogni caso, non sono contrario all’inserimento di informazioni in formato digitale, in quanto posso comprendere i vantaggi e la comodità di avere informazioni in formato digitale. L’importante è che tu valuti i meriti e i demeriti dei due approcci in base alla tua situazione e che li utilizzi entrambi in base alle tue esigenze e ai tuoi scopi. Ecco un consiglio che vorrei dare ai manager di livello superiore che utilizzano le lavagne digitali o i loro computer per gestire le operazioni. Dovresti chiederti se stai davvero capendo cosa sta succedendo esattamente nell’area che stai gestendo in officina. Nell’officina di produzione, le cose possono cambiare nel giro di pochi secondi. Riesci a capirlo dallo schermo di un computer? Credo che tu debba andare in officina e confermare di persona queste informazioni sul posto. Questi sono i punti che devi considerare. Quindi, pensa a quale sia la forma e l’approccio migliore per poter gestire in modo efficace ed efficiente l’area e le operazioni di cui sei responsabile.

Quali elementi consideri necessari da includere in un consiglio di amministrazione? Ad esempio, spesso vediamo sicurezza, ambiente, qualità, costi, consegne e persone.

Come ho accennato durante il mio discorso di apertura, i quattro temi chiave sono la sicurezza e l’ambiente, la qualità, i costi e lo sviluppo delle persone. Si tratta di elementi piuttosto comuni in molte aziende, soprattutto nel settore manifatturiero. Inoltre, ciò che viene effettivamente monitorato nell’ambito di ciascuno di questi temi sarà leggermente diverso a seconda della situazione di ciascuna azienda e degli obiettivi che sta cercando di raggiungere. Ora ti faccio un esempio sul tema della qualità. La cosa più importante è garantire ciò che hai promesso ai tuoi clienti. Pertanto, il primo indicatore che devi tenere sotto controllo sono i reclami e le richieste di risarcimento che ricevi dai tuoi clienti. Il secondo è costituito dai difetti e dai problemi di qualità che sono usciti dal tuo processo e sono passati al processo successivo, mentre il terzo è costituito dai problemi di qualità in corso d’opera che hai riscontrato all’interno del tuo processo prima che passasse dal processo al successivo. Per quanto riguarda il primo indicatore, ossia i reclami e le lamentele dei clienti, possono essere monitorati su base mensile, poiché sospetto che non siano molti i difetti che finiscono per sfuggire ai clienti, dato che in molti casi la maggior parte dei problemi di qualità viene individuata prima che arrivi nelle mani dei clienti. Tuttavia, per quanto riguarda i problemi di qualità inter-processo e in-processo all’interno della tua attività, potresti volerli monitorare su base giornaliera rispetto al livello target stabilito dall’azienda per quanto riguarda il tasso di difetti. Inoltre, dovrebbero essere chiare le informazioni visualizzate sul tabellone di gestione che riporta tali informazioni. Un altro paio di dati che potresti prendere in considerazione nell’ambito del tema della qualità sono il tasso di scarto e la resa al primo passaggio o qualità al primo passaggio (FTT), che è un indicatore della percentuale di prodotto che esce dalla fine del processo e passa direttamente al processo successivo. Credo che questo tipo di informazioni siano disponibili e conservate come dati nella maggior parte delle aziende. Ma, come ho detto prima, per gestire e controllare le tue operazioni quotidiane devi avere ben chiaro cosa monitorare e con quale frequenza. Pertanto, a seconda dei tuoi obiettivi, gli indicatori da seguire saranno diversi.

Come fa il team a gestire la produzione e ad aggiornare le informazioni sui pannelli di gestione? Come viene gestito in Toyota?

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