La Importancia de las 5S | La Primera S – Seiri (Sort)
Akinori Hyodo, ex director de la fábrica de Toyota HiAce | AskSensei Resumen del evento #AskSensei 13
En el mundo del lean, las 5S suelen considerarse la base de toda mejora. Cuando las 5S se aplican de forma exhaustiva y continua, contribuyen a la eliminación de desperdicio y a la mejora de la eficiencia del lugar de trabajo, ya que los problemas y las cuestiones se exponen y visualizan con mucha más facilidad. El sensei lean manufacturing Akinori Hyodo habla de la importancia de las 5S y explica la idea y el propósito de cada S en el proceso de las 5S en el transcurso de esta serie de cinco webinars #AskSensei dedicados a las 5S.
Primera S de las 5S – Seiri (Clasificar)
Hablaré de las 5S en los próximos cinco webinars #AskSensei a partir de hoy. Voy a empezar hablando de la primera S de seiri en japonés, que a menudo se denomina “sort” en inglés.
Ahora, permítanme comenzar con la definición de seiri. Se trata de identificar una colección de artículos como necesarios e innecesarios, separar los artículos innecesarios de los necesarios y eliminarlos. Pero, algo que también me gustaría añadir a esta definición es que seiri implica que no debemos introducir, comprar o fabricar nada que no necesitemos para empezar.
Por favor, piense en esto por un momento. Como a veces introducimos y fabricamos productos o artículos que en realidad no necesitamos, acabamos teniendo elementos innecesarios en nuestro lugar de trabajo. Por ello, lo mejor sería no introducir ni producir elementos innecesarios en primer lugar.
Al proceder a la primera S en su lugar de trabajo, algo bueno para poner en marcha desde el principio es tener una norma que todos puedan entender en cuanto a lo que es necesario y lo que es innecesario. Sin embargo, al hacerlo debemos reconocer que en una organización o empresa suele haber diferentes niveles, desde un operario hasta un líder de equipo, pasando por un directivo y la Alta Dirección. La definición de lo que es necesario e innecesario puede diferir en cada nivel, por lo que es importante que la norma se establezca de la forma más detallada posible. Es bueno establecer una norma cuantitativa sobre lo que es necesario e innecesario.
Permítanme darles algunos ejemplos. Un ejemplo fácil de entender para todos son los productos defectuosos. Todo el mundo puede decir que los artículos defectuosos son algo que se considera innecesario. Aquí hay otro ejemplo que quiero que consideres. Supongamos que tiene varias máquinas de soldar alineadas en su proceso. Mientras que algunas máquinas de soldar se utilizan todos los días, otras sólo se utilizan una vez cada seis meses. En tal circunstancia, si se pregunta a los operarios que trabajan en ese proceso, lo más probable es que le digan que todos son elementos necesarios, ya que todos utilizan esas máquinas con independencia de la frecuencia con que se utilicen. Sin embargo, cuando piense en el hecho de que algunas de esas máquinas sólo se utilizan una vez cada seis meses aproximadamente, pero siguen colocadas en su lugar de trabajo, pronto se dará cuenta de que esto está dificultando el trabajo de los operarios, ya que estos equipos están sentados en su lugar de trabajo durante todo el año, estorbando a los operarios mientras realizan su proceso de fabricación.
Si los que están por encima de los operarios, como su supervisor y su director, observan su lugar de trabajo de cerca y con frecuencia, se darán cuenta de que esa pieza concreta del equipo estorba a los operarios y les impide trabajar con más eficacia. Por lo tanto, puede alejarse de la zona de trabajo principal.
Por lo tanto, si se puede realizar un análisis de la frecuencia de los artículos que se utilizan en un área, por ejemplo, resulta mucho más fácil pasar por el proceso de toma de decisiones de lo que es necesario y lo que es innecesario. Como suelo referirme a la escala o unidad de tiempo -como semanas, meses, años, etc.-, cuanto más grandes sean esas unidades de tiempo, más fácil le resultará tomar una decisión para identificar si un elemento es necesario o no.
Una gran referencia en cuanto a la primera S también se puede encontrar en su propia vida personal en casa. Por ejemplo, apuesto a que no guardas toda tu ropa mezclada y amontonada en medio de tu dormitorio. Seguro que separas la ropa que no te pones a menudo de la que te pones con más frecuencia. Confío en que también te deshagas de la ropa que ya no usas o de la que está vieja y desgastada.
Ahora, piense en su cocina como otro ejemplo. Seguro que muchos de vosotros aplicáis la primera S de seiri en la cocina y la mantenéis ordenada y funcional en general. Seguro que todos los utensilios y equipos que utilizas con frecuencia y de forma habitual se guardan cerca y en un lugar de fácil acceso, pero los que se utilizan con menos frecuencia o de forma ocasional pueden guardarse en una zona separada.
El mismo pensamiento debe aplicarse a su lugar de trabajo. Esto es especialmente importante cuando se tiene un espacio limitado. Y, cuando tienes que tomar algunas decisiones fuertes para realmente tirar las cosas y seguir adelante, el secreto es tirar las cosas a propósito con valor en lugar de dejar que una parte de tu corazón quiera aferrarse a ellas.
Cuando intente aplicar la primera S en su lugar de trabajo como base para su fábrica lean, pero la toma de decisiones sobre lo que es necesario y lo que es innecesario a nivel de operario está resultando difícil, tener un nivel superior de la organización que observe el área de trabajo y proporcione orientación puede ser realmente eficaz para avanzar.
Lo que pasa con las 5S es que no es algo que se intenta una sola vez y se termina. Esto es algo que hay que repetir. Hay que seguir repitiendo el proceso siempre. Por eso es crucial que los más altos de la organización den ejemplo al resto de la organización. Lo que también será útil con esto es crear un área modelo o un ejemplo que pueda señalar y mostrar a la gente en diferentes áreas de negocio para aprender de ella.
Para concluir mi introducción de la clasificación y su rol dentro de las 5S, también me gustaría destacar el importante objetivo que hay detrás de la implementación de las 5S con cualquier cosa que se haga. El objetivo principal de hacer las 5S es poder exponer los problemas que tienes en tu área de trabajo. Por eso, una vez que implementes la primera S, debes asegurarte de mantener las cosas que te quedan en buen estado. Hablaré de la segunda S de seiton o “poner en orden” como nuestro tema en el próximo seminario web #AskSensei, y destacará la importancia de poner en marcha directrices visuales claras, reglas y normas en torno a la cantidad de sus artículos que debe mantener y gestionar, etc. con el fin de ayudar a mantener el nivel de las 5S para mantener las ganancias que logró de la implementación de la primera S en un área. Este es un paso muy importante, ya que la segunda S está estrechamente vinculada a la primera. De lo contrario, acabará haciendo las mismas actividades que hizo en la primera S una y otra vez, ya que se volverán a introducir cosas innecesarias y su entorno de trabajo volverá al estado del que partía.
Incluso centrándose en las 5S y sin hacer nada más en torno a la mejora o al lean, descubrirá que conseguirá un resultado excelente para su organización si consigue aplicarlo de forma exhaustiva y continua. Así que te animo a que le des a la 5S lo mejor de ti.
Preguntas de la Audiencia
¿Cuál es su criterio más recomendado para la clasificación?
A la hora de clasificar, el primer y principal criterio es averiguar qué es necesario y qué es innecesario. Como me refería antes, su propio entorno doméstico debería proporcionar una buena referencia de cuáles deberían ser estos criterios.
Por ejemplo, en cuanto a la ropa que tienes delante del armario, confío en que pongas la ropa de verano en verano y la de invierno en invierno. Esa es la norma o el criterio que tenemos para nuestra ropa durante todo el año. Con respecto a su cocina, estoy seguro de que ponemos las cosas en función de la frecuencia de uso. Cuando cocine para su familia, por ejemplo, preparará la comida en función del número de miembros de la familia para los que tenga que servir la comida. El número de su familia aquí es el estándar en términos de la cantidad de comida que debe hacer en ese momento.
Lo que quiero decir aquí es que hay que aplicar el mismo pensamiento en el lugar de trabajo. Aquí es donde creo que la gente puede confundirse con las 5S y el pensamiento que las sustenta, pero en realidad se trata de aplicar el sentido común que ya utilizamos en nuestra vida diaria en nuestro entorno de trabajo.
Pero, la parte clave del secreto con la primera S es quizás tener el valor de deshacerse de esos artículos innecesarios para empezar. El otro día vi en la televisión lo que hacen las personas que son buenas para mantener su entorno domésticolean y organizado -por tanto, esencialmente buenas en las 5S de la casa-. El secreto es que cuando compran algo nuevo, también se deshacen de algo en ese momento. Así, lo que ocurre aquí es que una cosa entra y otra sale, por lo que el equilibrio se mantiene parejo.
Sin embargo, al reflexionar sobre el lugar de trabajo, lo que se ve a menudo es que muchas empresas compran y se aferran a artículos y cosas que realmente no necesitan. También producen defectos, pero a menudo no se eliminan ni se tratan adecuadamente. Como resultado, la acumulación de defectos se asienta en sus empresas. En algunos casos, hacen buenos productos, pero a menudo no salen directamente a la puerta de sus clientes y acaban en el almacén de productos acabados acumulados como artículos innecesarios durante mucho tiempo. Por lo tanto, debes asegurarte de abordar estos temas a fondo en tu entorno de trabajo.
La mayoría de las aplicaciones de “ordenar” surgen de la eliminación de los elementos obvios que no son necesarios. ¿Cómo llevar esto al siguiente nivel para profundizar en lo que realmente se necesita, concretamente en las cantidades de un artículo? El artículo puede ser necesario pero no en la cantidad en el estado actual.
Uno de los fundamentos de lean es que sólo fabricamos lo que hemos vendido. Este es el caso, en particular, del mundo del Sistema de Producción Toyota. Por lo tanto, en una situación ideal, sólo deberíamos fabricar lo que hemos vendido para reponer lo que hemos vendido, por lo que los materiales que están en nuestra área de producción también deberían ser sólo la cantidad necesaria para producir lo que se ha vendido. Pero, en realidad, como tenemos averías en los equipos, problemas de calidad, etc., tendemos a comprar o guardar más materiales, herramientas, equipos, lo que sea para cubrir esos posibles problemas e imperfecciones que tenemos en nuestra producción diaria.
Cuando tenemos a todo tipo de individuos tomando sus propias decisiones en una empresa sobre cuál es la cantidad necesaria para cubrir esas imperfecciones, entonces terminamos con un gran volumen de artículos más allá de la cantidad necesaria. Sin embargo, cuantos más elementos tengamos en nuestro lugar de trabajo, más trabajo y esfuerzo se requiere para llevar a cabo nuestra labor en este entorno. Por lo tanto, la dirección tiene que ser consciente de ello, por lo que debe decidir cuál es la cantidad necesaria y fijarla en un nivel que todo el mundo debe respetar.
Para establecer la cantidad necesaria, existen algunas fórmulas que se pueden aplicar en función de la frecuencia de uso, la ubicación del lugar en el que se necesita, etc., para determinar la cantidad ideal. Por lo tanto, deberías ser capaz de establecer la norma en función de tu situación. Pero, hablando con franqueza, en lugar de dedicar demasiado tiempo en las fases iniciales de análisis y de llegar a la cifra perfecta que refleje su capacidad actual, los responsables de la gestión deberían establecer una cifra como la cantidad o el estándar que es necesario ahora mismo y trabajar con ella.
Además, lo que realmente tienen que hacer es trabajar con la mente de la gente y entender qué volumen es realmente necesario, porque la gente generalmente se siente más tranquila cuando tiene más elementos a su alrededor porque piensa que está cubierta cuando algo va mal.
Una vez establecidas las normas y reglas, la dirección tiene que prestar mucha atención al lugar de trabajo real y asegurarse de que el personal del nivel genba sigue esas normas y reglas. Si los directivos observan de cerca el lugar de trabajo, verán rápidamente si hay demasiada o poca cantidad de algún elemento específico y esa norma puede ajustarse en consecuencia según sea necesario.
Es importante recordar que sus circunstancias cambian con el tiempo. Por lo tanto, si se establece la norma en términos de cantidad que se requiere, también hay que cambiar esa norma a medida que se mejora con el tiempo para que se adapte a su capacidad. La razón por la que tenemos artículos extra o cantidad es generalmente para cubrir la falta de capacidad en lo que respecta a cosas como la calidad y las averías de los equipos, etc.
Dicho esto, no podemos reducir la cantidad a cero inmediatamente. Tenemos que establecer un nivel de existencias estándar que refleje nuestra capacidad actual y, a medida que mejoremos nuestra capacidad con el tiempo, debemos asegurarnos de reducir el nivel de existencias para que se ajuste a la capacidad mejorada.
¿Debemos tener un registro para anotar los artículos que se eliminan después de la clasificación? ¿Necesitamos también preguntarnos por qué se acumulan las cosas no deseadas y llegar a la causa raíz?
En cuanto al mantenimiento de registros, todo depende de la política de la empresa al respecto. Aunque hay muchos artículos menores, como pilas de papel, que no suelen tener que registrarse cuando se eliminan, los artículos como máquinas, equipos, herramientas, etc., sí deben registrarse y deben tratarse de forma adecuada según las normas de la empresa. Este es el caso, en particular, cuando esos artículos tienen un valor de depreciación asociado. En el caso de los artículos más pequeños y menos importantes, puede llevar un registro si lo considera importante. Pero, yo diría que no es tan necesario.
En cuanto a la segunda parte de la pregunta, que se refiere a la causa de la acumulación de artículos innecesarios, la pregunta toca un punto importante. Quiero animar a todo el mundo a que lo haga. El motivo por el que las cosas no deseadas se siguen acumulando es, muy probablemente, porque nunca se investigó a fondo la causa de por qué se introdujeron en primer lugar o se dejaron acumular. Es muy importante comprender la causa raíz de por qué se introdujeron estos elementos y tomar medidas para contrarrestarlos y poner en práctica una regla o norma para evitar que esto vuelva a suceder en el futuro. Repetir este ciclo una y otra vez es una forma muy inteligente de hacer estas cosas.
Este debe ser un proceso continuo que debe continuar y la dirección tiene que hacer un seguimiento en este proceso para asegurar que se pongan en marcha contramedidas, se cree una norma, etc. Como regla general, los lugares con un buen nivel de 5S también tienen una buena filosofía de gestión en torno a la comprobación del lugar de trabajo real y el seguimiento adecuado. Sin embargo, en cambio, en aquellos lugares de trabajo con un nivel pobre de 5S, generalmente no vemos evidencia de un seguimiento suficiente por parte de la dirección.
Un efecto secundario importante de que la dirección observe de cerca su lugar de trabajo y haga un seguimiento de estas cuestiones relacionadas con las 5S es que sus subordinados pueden ver que la dirección está interesada y preocupada por el nivel de las 5S en su lugar de trabajo y esto cambia su concienciación, lo que a su vez enlaza con su comportamiento hacia las 5S. Por eso es muy importante que la dirección se implique y se comprometa con las 5S y con el seguimiento de las mejoras de las 5S para impulsar la concienciación y el comportamiento correcto de sus empleados.
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Webinar #AskSensei
#AskSensei es un seminario web que se celebra periódicamente junto con el consultor lean senior de consultor lean de Shinka Management , Akinori Hyodo, que excarrera en Toyota, pasando de operario y jefe de equipo en Toyota a Gerente de Fábrica fábrica y director de la fábrica HiAce de Toyota. En cada evento se trata un tema diferente relacionado con lean, y se invita a los participantes a plantear sus preguntas a Hyodo Sensei.
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