¿Qué es Poka-Yoke?
Akinori Hyodo, ex Director de Fábrica de Toyota HiAce | Resumen del evento #AskSensei 12
Poka-yoke es un término japonés muy conocido en el mundo del lean. Significa “prevención de errores” o “a prueba de errores” y la aplicación poka-yoke en planta se considera positiva y se fomenta en general. Pero, ¿debería ser realmente así? El sensei de Lean, Akinori Hyodo, analiza la idea Poka-yoke y explica un posible escollo en torno a su aplicación.
Prevención de errores y Poka-yoke
Hoy quiero hablar de la prevención de errores y del Poka-yoke. Aunque hemos separado las dos palabras aquí, Poka-yoke es esencialmente una forma de prevención de errores. ¿Por qué es necesario el poke-yoke? La premisa básica es que no queremos transmitir ningún defecto a nuestros clientes. No queremos causar ningún problema a nuestros clientes y usuarios de nuestros productos suministrando productos defectuosos.
En última instancia, sería mejor que no tuvieras que depender de Poka-yoke. En un estado ideal, estarás mejor sin usar Poka-yoke. Sin embargo, en el caso de que tengamos problemas de calidad y se produzcan productos defectuosos, tenemos que investigarlos, identificar la causa raíz de esos problemas y poner una contramedida.
Junto a esto, también tenemos un trabajo estándar que realizan nuestros operadores. Sin embargo, como suelo señalar, cualquier cosa que hagamos los humanos nunca es perfecta. Por lo tanto, aunque los operarios sigan el trabajo estándar que hemos establecido, debido a algunas razones como que una persona no se sienta bien en un determinado día, etc., los operarios pueden cometer un error, ya sea en una de cada 1000 o incluso en una de cada millón de unidades. Los seres humanos tendemos a cometer errores que a menudo denominamos “poka” (error) en japonés. Y, cuando se comete un error, no podemos desestimarlo diciendo “oh, bueno, fue sólo un error entre 10 millones, por lo tanto debemos ser perdonados”.
Si lo ve desde la perspectiva de su cliente, que ha recibido ese defecto entre 10 millones, para él es una tasa de defectos del 100%. Con la condición de que no queremos crear esa circunstancia en la que un cliente reciba un defecto, trabajamos para eliminar la posibilidad de que se produzcan productos defectuosos y se transmitan a nuestros clientes, estableciendo un trabajo estándar que debe seguir cada operario y mejorando constantemente el nivel de trabajo estándar. Sin embargo, es posible que no podamos abarcarlo todo sólo con el trabajo estándar debido al factor de error humano que he mencionado antes. En este caso, tenemos la oportunidad de utilizar Poka-yoke para evitar que los defectos se produzcan y lleguen a nuestros clientes.
Cuando se trata de Poka-yoke, no debes considerarlo como la primera y principal solución a tus problemas. No es algo que se deba hacer de inmediato. Debe considerar Poka-yoke sólo después de tomar las medidas adecuadas mediante un análisis de la causa raíz, y una vez que esté convencido de que los defectos se deben a un error humano. Es entonces cuando se pone en marcha una solución física para evitar que se vuelvan a producir errores. Es importante que consideremos Poka-yoke como nuestra solución final después de hacer otros intentos para evitar que se produzcan los errores.
Si no adopta este enfoque, es fácil que acabe con un proceso lleno de costosos dispositivos Poka-yoke a gran escala. Si se piensa en el tema y se aplica una buena reflexión al problema para empezar, se puede gastar poco o nada de dinero para eliminar la posibilidad de que se produzcan productos defectuosos.
Basándome en mi experiencia, puedo decirte lo que va a pasar cuando tengas demasiados dispositivos Poka-yoke en tus procesos. Dado que todos ellos están construidos alrededor y dentro de la misma máquina en un proceso, y trabajan en combinación unos con otros, una vez que el proceso tiene un problema, arreglar el problema se convierte en un ejercicio complicado. Por ejemplo, cuando hay que reiniciar la máquina, también hay que comprobar todos los dispositivos Poka-yoke que se han incorporado al proceso y reiniciarlos todos para volver a empezar la producción.
Por eso quiero que todos penséis en Poka-yoke como algo que se debe utilizar como medida final sólo después de haber considerado y probado otros métodos y medidas para evitar que se produzcan errores.
En cuanto a los tipos de Poka-yoke, hay principalmente dos tipos que se suelen utilizar en la fabricación. Uno de ellos es un Poka-yoke que impide la fabricación de productos defectuosos en primer lugar. Se trata de un Poka-yoke de prevención de errores de trabajo y con este tipo de Poka-yoke en marcha, el defecto no se puede producir. El segundo es un Poka-yoke que impide que los defectos pasen al siguiente paso del proceso o a los clientes. En este caso, en lugar de impedir que se cree el defecto, este tipo de Poka-yoke atrapa el defecto de forma que no pueda pasar al proceso posterior.
Pero, para ser sinceros, si estas cuestiones se tienen en cuenta y se abordan en el diseño original de un producto, un proceso o una máquina para empezar, no sería necesario recurrir a ningún dispositivo Poka-yoke para evitar estos errores. Sin embargo, cuando estos problemas se trasladan a la producción y a la fábrica y hacer los cambios necesarios en el diseño original es difícil y demasiado engorroso, entonces la parte de la fábrica tiene que pensar en varias formas de evitar que se cometan errores mediante el trabajo estándar y otros medios, y entonces considerar la introducción Poka-yoke como último recurso.
Por último, como he dicho en relación con varios puntos a lo largo de esta serie de seminarios web, lo importante que debes recordar al abordar Poka-yoke, es que tu objetivo aquí no debe ser la implementación Poka-yoke. Quiero destacar que Poka-yoke es algo que se puede utilizar como paso final cuando no se ha podido conseguir que se produzcan problemas de error de calidad. Así que, por favor, no pienses en introducir Poka-yoke desde el principio y como un objetivo en sí mismo.
Preguntas de la Audiencia
¿Cómo aplicamos Poka-yoke en el sector de los servicios?
En el caso de la aplicación Poka-yoke en el sector de los servicios, primero tenemos que considerar qué tipo de problemas existen en el sector de los servicios. Como he comentado en mis comentarios iniciales, hay varias cosas que se pueden hacer e implementar para superar los problemas antes de aplicar Poka-yoke. Por lo tanto, te recomendaría que pasaras por todo el proceso de reflexión buscando todas las diferentes maneras de prevenir los problemas y sólo usaras Poka-yoke para la parte final que no puedes prevenir debido al error humano.
Por ejemplo, se pueden cometer errores en un lugar de trabajo donde las cosas no están organizadas y el nivel de las 5S es pobre. Los errores pueden producirse cuando no hay normas o reglas establecidas y todos los trabajadores realizan el mismo proceso de distintas maneras. O bien, quienes desempeñan la rol de supervisión no controlan adecuadamente el lugar de trabajo de sus subordinados. En todos esos casos, la simple introducción de un dispositivo o medida Poka-yoke no solucionará el problema.
Cuando te encuentras en una situación en la que no tienes los fundamentos bien establecidos pero saltas directamente a soluciones como Poka-yoke, esto no te dará un buen resultado. Por lo tanto, tanto si se dedica a la industria de los servicios como a otros sectores, piense en todas las cosas diferentes que puede hacer para eliminar los errores antes de aplicar Poka-yoke. El pensamiento y el enfoque en torno Poka-yoke es el mismo en cualquier industria.
La mayoría de las industrias de automoción confían en el uso de sistemas de cámaras y controles láser para Poka-yoke. ¿Cómo podríamos conseguir el mismo nivel de comprobación de errores y de Poka-yoke en el clima actual sin gastar mucho dinero?
Estos sistemas de cámaras y controles láser se utilizan como una solución fácil. Pero, vaya, cuestan mucho dinero.
Lo más importante es analizar cuál es el problema. Hay que entrar en el detalle del análisis del problema. Identificar las cuestiones clave en torno al problema. Al hacerlo, puede descubrir que hay muchas cosas diferentes que puede pensar, aplicar y poner en práctica que no cuestan nada o mucho dinero. Como decía antes, si la pieza final del rompecabezas es algo que no podrías conseguir con soluciones de bajo coste o sin coste, entonces las cámaras y los láseres pueden ser tu respuesta. Si puede pasar por este proceso detallado, puede descubrir que, en lugar de tener cámaras y láseres por todas partes, sólo necesita cubrir ese último porcentaje de asuntos en los que las cámaras y los láseres son imprescindibles. De este modo, podrá minimizar el número de dispositivos costosos que tiene en su lugar de trabajo de forma bastante significativa.
Otra cosa importante sobre la que quiero que pienses en esta conversación sobre Poka-yoke es el rol de la dirección que desempeña en la aplicación Poka-yoke. Cuando se observa un lugar de trabajo en el que se colocan costosos dispositivos Poka-yoke, a menudo se observa que el gerente aprueba esas costosas soluciones con demasiada facilidad. Cuando se presenta el papeleo para aprobar esas cámaras, láseres y robots, etc., muchos directores dirían “oh, eso parece bueno” y firmarían. Pero el reto que tienen que asumir más directivos de todo el mundo es decir a su gente: “no, tienes que volver a revisar tu propuesta y encontrar la manera de conseguir el mismo resultado por la mitad de coste”. Los directivos tienen que oponerse a la toma de decisiones simples sobre el gasto y las soluciones costosas, y dirigir a sus subordinados para que apliquen una solución más barata. Pero, en realidad, demasiados directivos se limitan a dar su visto bueno sin cuestionar ni oponerse a las propuestas costosas. Al final, todo lo que hacemos y ponemos en práctica en el trabajo está vinculado a la rentabilidad de nuestra empresa, que es lo que pretendemos conseguir con todo este trabajo. Por lo tanto, lo que he esbozado aquí es también un rol importante de la gestión.
En el caso de un vehículo, se fija el precio de venta del mismo. Por lo tanto, hay un presupuesto para la inversión que podemos hacer en equipos y maquinaria y no podemos superarlo. Por lo tanto, cuando la fábrica decide implantar todos esos dispositivos Poka-yoke en torno a los procesos existentes, está añadiendo un coste adicional al coste global de fabricación. Pero, al hacerlo, la pregunta que me hago es si la dirección está estudiando realmente el análisis coste-beneficio de la implantación Poka-yoke en sus procesos. ¿Está la empresa realmente obteniendo beneficios de la implantación de estos dispositivos Poka-yoke? Si se aprueba la implantación de demasiados de estos dispositivos sin comprobar realmente su efecto, la empresa puede ir camino de la quiebra.
Algo que suelo preguntar a la gente sobre Poka-yoke y otras inversiones diversas es si considerarían gastar su dinero personal en la misma inversión que recomiendan a la empresa. Y la respuesta que recibo la mayoría de las veces es “no”. Creo que esto nos da una pista sobre si la inversión es realmente necesaria en ese momento o no.
Así que, a riesgo de repetirme, quiero reiterar que Poka-yoke es la última solución que debes considerar sólo después de haber pensado y aplicado otras soluciones de bajo coste o gratuitas. También es importante que la dirección cree un entorno en el que los empleados reflexionen más a fondo sobre los problemas. Y la dirección puede hacerlo oponiéndose a algunas de esas ideas de inversión que se les presentan.
¿Se mantienen en Toyota registros electrónicos de la información que aparece en los huddle boards (tableros visuales de gestión diaria)?
La respuesta rápida a la pregunta es que sí, que mantenemos esa información mediante registros electrónicos. Antiguamente, todo era en papel y teníamos que conservar los registros en papel. Pero, independientemente de la forma en que mantengamos los registros, siempre ha habido normas en torno al detalle de la información que mantenemos como registros. Por ejemplo, hay una cierta cantidad de información que necesitamos retener para calcular y acumular la información y los datos necesarios mensual, trimestral o anualmente, etc. Por eso mantenemos un cierto nivel de información por vía electrónica para que pueda alimentar esas cifras requeridas.
¿Cuáles pueden ser los problemas para reducir el tiempo de cambio?
Como siempre digo sobre todo, hay que preguntarse “¿cuál es el objetivo de reducir el tiempo de cambio?”. Si las cosas que deben estar en su sitio no están bien colocadas, esto creará problemas.
No estoy muy seguro de a qué tipo de situación se refiere específicamente esta pregunta, pero hablaré aquí de una idea. Lo primero que me gustaría recomendar es revisar el objetivo de reducir el tiempo de cambio. Normalmente, el objetivo final de la reducción del tiempo de cambio es alcanzar la producción de una sola pieza. Pero, cuando se fabrican muchos tipos diferentes de productos, aunque lo ideal es que se intente fabricar cada vez esos diferentes tipos de productos de una sola vez, económicamente no siempre tiene sentido. Por eso hay que agrupar los artículos en un volumen un poco mayor que uno solo. Por supuesto, por otro lado, cuanto mayor sea el tamaño del lote, mayor será el inventario.
Por ello, le animo a que reflexione sobre los indicadores y KPI que está utilizando en torno al tiempo de cambio. Obviamente, el tiempo de cambio es uno de los KPI, pero también hay que observar los niveles de inventario. Si está disminuyendo los tiempos de cambio pero los tamaños de los lotes y los volúmenes de inventario siguen siendo los mismos, no está logrando ninguna mejora. Por lo tanto, es necesario mirar ambos lados de las cosas para asegurarse de que realmente está haciendo una mejora y vinculándola con su objetivo general en primer lugar.
En realidad, no existe la posibilidad de conseguir una mejora perfecta a la primera. Por lo tanto, tienes que hacer un cambio, comprobar si estás logrando el objetivo y hacer otros cambios a medida que avanzas para acercarte cada vez más a la meta de tu objetivo.
El problema en la fabricación o en cualquier negocio no es que tenga problemas. Siempre va a haber problemas y todos los lugares de trabajo tienen problemas. Sin embargo, lo fundamental es que reconozcas esos problemas como tales y los ataques uno a uno para asegurarte de que los superas.
Webinar #AskSensei
#AskSensei es un seminario web que se celebra periódicamente junto con el Consultor Senior Lean de Shinka Management y ex Gerente de Fábrica de Fábrica Toyota HiAce, Akinori Hyodo. En cada evento se trata un tema diferente relacionado con lean, y se invita a los participantes a plantear sus preguntas a Hyodo Sensei.
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