La Importancia de las 5S | La Cuarta S – Seiso (Brillar)

Akinori Hyodo, antiguo director de la fábrica de Toyota HiAce | Resumen del evento #AskSensei 16

La palabra seiso, que a menudo se denomina brillar en 5S, significa literalmente “limpieza” en japonés. Como la palabra sugiere, se pasa por el proceso de limpieza en la etapa de brillar o seiso de las 5S. Sin embargo, Akinori Hyodo subraya la importancia de establecer un estándar en torno al nivel de brillar que se va a alcanzar y de visualizar la información entre la organización. Hyodo Sensei explica las razones al hablar del proceso de la cuarta S – Brillar.

Cuarta S de las 5S – Seiso (Brillar)

En nuestros episodios anteriores de AskSensei, cubrimos seiri, seiton y seiketsu como los primeros pasos de las 3S y hoy hablaré de la cuarta S de seiso o brillo. Confío en que la cuarta S sea la más fácil de entender en todo el proceso de las 5S, ya que todos lo hacemos de una forma u otra de forma habitual. La definición general de seiso o brillar es limpiar el lugar de trabajo y dejarlo bonito. Al final, lo que intentamos conseguir con la cuarta S es crear un entorno que sea un lugar de trabajo limpio para nosotros.

Sin embargo, la forma en que las personas consideran el estado de un lugar de trabajo “limpio” o “bonito” es diferente según el individuo, porque todos tenemos diferentes niveles de experiencia y conocimientos que hemos acumulado a lo largo de nuestra vida. Por lo tanto, necesitamos tener una norma para poder ver juntos una situación de la misma manera. Si podemos hacer coincidir lo que tenemos en la cabeza con una norma que nos ayude a determinar si la situación es buena o mala,lean o sucia, etc., nos ayudará a crear el tipo de entorno que necesitamos para trabajar todos.

Déjenme darles un ejemplo. En las 5S, cuando colocamos algo en un lugar, ponemos un borde o marca para indicar el lugar de almacenamiento del artículo. Lo hacemos para que todos los interesados puedan mirar la misma zona y juzgar la situación de la misma manera para llegar al mismo resultado. Pero, cuando el artículo que se coloca es pequeño, no ponemos un círculo o un cuadrado grande alrededor de él, sino que ponemos una marca justo alrededor del artículo que es apropiada para su tamaño. Asimismo, creamos reglas en torno al uso del artículo y al lugar de almacenamiento, como por ejemplo no colocar el artículo fuera de esas líneas de demarcación, etc. Con este sencillo concepto, podemos hacer que muchas personas vean la misma situación y lleguen al mismo juicio. Cuando el artículo está fuera de la línea, por ejemplo, todos sabrán que no es una situación correcta. Dado que todo el mundo dentro de la misma organización tiene los mismos criterios de juicio, este concepto funciona en toda la organización, no sólo en la planta de fabricación, sino también en el entorno de la oficina.

Pero para poner en práctica la cuarta S de seiso o Brillar, además de lo que acabo de comentar, también se necesitan herramientas adecuadas. Tómese un momento para reflexionar sobre su entorno doméstico y sobre su régimen de limpieza en casa. Cada hogar tiene sus propias reglas sobre qué, cuándo y con qué frecuencialean. Pero, independientemente del enfoque, la mayoría de nosotros tenemos las herramientas necesarias para realizar esos diferentes niveles y frecuencias de limpieza. La herramienta de limpieza más obvia para la mayoría de nosotros es una aspiradora, por ejemplo. Creo que se puede encontrar una aspiradora en casi todos los hogares. No creo que esté escrito en ningún sitio que se necesite una aspiradora cuando se entra en una casa o se compra una casa. Pero, es una norma que tenemos en la cabeza que necesitamos una aspiradora para limpiar nuestra casa. Esto está bien en casa cuando es sólo para nosotros o para nuestra familia, pero cuando trasladamos este pensamiento a nuestro trabajo, donde tenemos más personas trabajando juntas, tenemos que anotar estas cosas o hacer visualmente obvio que se necesitan ciertas herramientas y artículos y asegurarnos de que esas herramientas están disponibles para que todos las usen.

En general, quién hace qué tipo de tareas de limpieza de forma regular se decide en casa. Por ejemplo, mientras el padrel limpia el baño, la madre aspira el suelo, etc. Cuando las tareas de limpieza se dividen entre los miembros de la familia, esto da a cada miembro de la familia un sentido de responsabilidad. Creo que este pensamiento debe trasladarse también a nuestro lugar de trabajo. Cuantas más personas tengamos en nuestro lugar de trabajo, mayor será la necesidad de determinar la responsabilidad de las tareas de limpieza y de las áreas de limpieza. Además, estas responsabilidades deben aclararse visualmente para que todos las entiendan.

Volviendo a nuestro debate sobre la norma de lo que se consideralean y el nivel deleanal que aspiramos, debemos establecer un determinado nivel deleanque queremos alcanzar. Una vez determinado esto, hay varias formas de alcanzar ese nivel. Si nos lo proponemos, es posible colmar la brecha y alcanzar el nivel deseado de una sola vez. Dicho esto,leanno es algo que queramos abordar una sola vez. Es algo que queremos seguir teniendo en nuestra organización. Así que, en lugar de alcanzar el nivel deseado de una sola vez, quizá sea mejor hacerlo de forma escalonada, de modo que sigamos trabajando en ello y pasemos de forma gradual pero constante por diferentes niveles deleanpara alcanzar nuestro nivel deseado.

Lo que acabo de mencionar es otra situación en la que entra en juego el ciclo PDCA. El PDCA -planificar, hacer, comprobar y actuar- debe aplicarse también a la cuarta S de seiso o Brillar. Como suelo señalar, nada es perfecto y la aplicación de las 5S no es diferente. Para alcanzar y mantener el nivel deleandeseado, debemos pasar por los ciclos PDCA para acercarnos cada vez más al objetivo.

En resumen, en primer lugar hay que fijar un nivel de limpieza que queremos alcanzar. Una forma de conseguirlo es hacerlo de una sola vez. Sin embargo, la puesta en escena a través de un paso múltiple durante un período de tiempo más largo es una forma mucho más sostenible de lograrlo. Además, es importante que normalicemos los resultados de lo que estamos logrando a lo largo de esas etapas y que visualicemos nuestro lugar de trabajo en consecuencia para impulsar Brillar. Son las personas que se encuentran en el extremo inferior de la organización las que ponen en práctica seiso o Brillar de forma regular como parte del proceso de las 5S. Pero, como digo con varios temas de esta serie, la responsabilidad recae en los que están en la cima de la organización. Deben tener una visión clara y la voluntad de lograr un buen nivel de 5S en su lugar de trabajo. El éxito depende de la atención que presten a su lugar de trabajo para ver si las cosas avanzan hacia sus objetivos y si comprueban y hacen un seguimiento cuando se encuentran con algún problema. Al final, el rendimiento de las personas y los resultados de su lugar de trabajo dependerán del grado de compromiso de la Alta Dirección en este proceso.

Estoy seguro de que se lo he preguntado antes, pero ¿por qué aplicamos el kaizen? Llevamos a cabo el kaizen porque vemos un problema y queremos mejorar la situación abordando el problema. Por lo tanto, tenemos que ser capaces de reconocer un problema para poder mejorar. En otras palabras, cuando hay un problema, tenemos que entender que hay un problema. Ahora, con las 5S, creamos una norma y cuando observamos una situación actual y la comparamos con la norma que hemos creado, podemos identificar si hay un problema o no. Tener un buen nivel de 5S es realmente importante antes de hacer kaizen y cualquier nivel intrincado de lean.

Los altos cargos de una organización están muy interesados en observar los resultados obtenidos en la producción. Pero, como las 5S proporcionan una buena base necesaria para una producción eficiente, también deberían observar y juzgar el nivel de las 5S en su lugar de trabajo para que éste pueda funcionar de forma eficiente.

Preguntas de la Audiencia

Cuando procesamos la evaluación comparativa dentro de nuestras filiales con productos similares, solemos compartir con ellas información importante como cuadros de combinación, hojas de capacidad de producción y cuadros de trabajo estándar, etc. Sin embargo, nos resulta difícil aplicar las mismas normas 5S compartidas entre esas filiales. ¿Comparte Toyota las normas 5S entre sus filiales y tienen una forma/estándar para compartir las normas 5S?

Veamos el tema desde un ángulo diferente. Como señalo a menudo, detrás de cada fenómeno o resultado hay una razón para que se produzca. Así que, sobre esta cuestión, reflexiono sobre las razones por las que se percibe como difícil compartir estos enfoques y conocimientos de las 5S.

Creo que hay potencialmente varias razones para ello. En primer lugar, es posible que la empresa matriz y sus filiales no compartan el mismo objetivo general y la misma forma de pensar a la hora de aplicar una estrategia de 5S. Por lo tanto, hay que reflexionar sobre si el objetivo de las actividades 5S se comunica claramente entre las empresas del grupo. Cuando se da el tipo de problemas esbozados en la pregunta, lo más probable es que la empresa matriz esté presionando a sus filiales para que apliquen cualquier actividad que haya funcionado dentro de la empresa matriz sin compartir el objetivo y el pensamiento que hay detrás de esas actividades. La empresa matriz también debe tener en cuenta los diferentes niveles de capacidad de las 5S en cada una de las filiales.

Cuando se considera difícil compartir información y aplicar la misma norma, también hay que preguntarse si hay claridad en torno a la norma y si ésta se visualiza claramente o no. Cuando se trata de desplegar una estrategia no sólo dentro de una empresa, sino también de extenderla a varias empresas diferentes, se puede estar tratando con varios cientos, si no miles, de personas con diferentes maneras de ver la misma situación. Por eso, tener claridad en torno a la norma que se va a compartir y la capacidad de poder visualizar esa norma son dos aspectos realmente importantes para poder compartir bien la información y las normas de las 5S.

También me gustaría referirme al trabajo estándar mencionado en la pregunta. Las preguntas indican que los documentos e información clave sobre el trabajo estándar se comparten entre las filiales, pero los documentos e información clave sobre las 5S no se comparten realmente. Yo no consideraría que este fuera el caso. Esto se debe a que antes de introducir el trabajo estándar y empezar a compartir la información en torno al trabajo estándar, es necesario tener unas buenas 5S en marcha, ya que las 5S proporcionan una base sólida para que el trabajo estándar tenga lugar.

Reflexionemos por un momento sobre la definición de trabajo estándar. Es una secuencia de trabajo que permite llevar a cabo un proceso de la manera más eficaz y con la menor cantidad de desperdicio, garantizando al mismo tiempo la calidad y la seguridad. Sin la base de las 5S en primer lugar, no va a ser capaz de lograr esta definición de trabajo estándar.

En la definición de trabajo estándar, cuando mencioné “con la menor cantidad de desperdicio”, me refiero a que el trabajo estándar se lleva a cabo de manera eficiente con pasos de trabajo que implican la mínima cantidad de desperdicio. Si no has realizado los dos primeros pasos del proceso 5S, es decir, seiri o clasificar y seiton o poner en orden, entonces tendrás desperdicio en tu trabajo y, por tanto, no podrás establecer un trabajo estándar. Este punto pone de manifiesto que las 5S deben ir por delante del trabajo estándar.

Así que, para reflexionar sobre por qué no se comparte la información y las normas en torno a las 5S, mi respuesta es que simplemente no lo hacían o se consideraba de menor importancia para ellos en comparación con el hecho de compartir la información sobre el trabajo estándar, porque las 5S deberían ir por delante del trabajo estándar.

Por eso creo que esto vuelve al punto que mencioné al principio. Este es el caso de “cuando no hay necesidad de introducir o aplicar determinadas ideas, no se toma ninguna medida”. Si la gente no ve o no siente el beneficio de introducir la idea de las 5S y trabajar con ella, no la adoptará. Por lo tanto, en el caso de la pregunta planteada, quizás no era necesario que se compartieran las normas 5S dentro del grupo.

Como siempre digo, donde no hay necesidad o problema, la introducción de un concepto no tendrá tracción porque la gente no verá el beneficio de introducirlo. Por lo tanto, esto siempre vuelve al rol de la dirección en el extremo superior de la organización asegurando que el objetivo que están tratando de lograr con la introducción de un concepto es claro y el seguimiento para asegurar que lo que realmente están haciendo en el lugar de trabajo está en línea con el logro de sus objetivos. Y, si la dirección no lo hace, entonces la dirección no está haciendo su trabajo.

Para terminar, la mejor manera de compartir algo es visualizarlo. No podemos dejar todo en manos del pensamiento individual de una persona. Por eso utilizamos hojas de control para confirmar las cosas y ponemos esas hojas de control para que cualquiera pueda ver los resultados de esas hojas de control. Y, siempre hacer las cosas de acuerdo con los objetivos.

¿Cómo evaluamos las diferentes áreas de trabajo dentro de una fábrica con respecto al nivel de seiso o Brillar como parte de nuestra auditoría 5S cuando la percepción de laleanes bastante subjetiva?

En primer lugar, la evaluación de ese nivel deleanconsiste en establecer ese nivel deleanobjetivo y cuantificarlo. Pero la forma de alcanzar ese objetivo, ya sea de un solo golpe o a lo largo de un periodo de tiempo más largo, depende del equipo o de la organización. Pero, en cualquier caso, es importante comprender los resultados cuantitativos que se persiguen en cada etapa y en cada paso para alcanzar el nivel deleandeseado. Así que, como he mencionado antes, visualizar las normas y plasmarlas en un documento como una hoja de control o un formulario es importante para sacarnos estas normas de la cabeza, de modo que podamos ver la misma situación y juzgar cómo estamos evaluando nuestro nivel delean.

¿Cuál es la diferencia exacta entre seiketsu o brillo y seiso o Brillar en el proceso de las 5S?

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5S – Seiri – La Primera S – Sort (Clasificar)
5S – Seiton – La Segunda S – Set-in-order (Ordenar)
5S – Seiketsu – La Tercera S – Sparkle (Relucir)
5S – Seiso – La Quarta S – Shine (Estandarizar)
5S – Shitsuke – La Qinta S – Sustain (Sostener)

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