La Importancia de las 5S | La Segunda S – Seiton (Ordenar)
Akinori Hyodo, ex director de la fábrica de Toyota HiAce | AskSensei Resumen del Evento #AskSensei 14
Después de pasar por el primer paso de seiri (clasificar) en 5S, viene el segundo paso de seiton (poner en orden). En general, la segunda S se conoce como el proceso de organizar y ordenar los elementos necesarios que se conservan del proceso de la primera S. Sin embargo, Akinori Hyodo profundiza en este concepto de seiton y afirma que se trata de crear un lugar de trabajo visual.
Segunda S de las 5S – Seiton (Ordenar)
Continuaré con nuestro debate anterior sobre el tema de las 5S hoy. La última vez hablé de la importancia y la idea de la primera S de seiri. En esta ocasión, hablaré de la segunda S de seiton que suele conocerse como “set-in-order” en inglés u “ordenar” en español.
Empecemos con la definición de la segunda S de seiton. Lo que hemos hecho con la primera S ha sido separar lo necesario de lo innecesario y nos quedamos sólo con lo necesario. Con todos los elementos necesarios que quedan, queremos colocar cada uno de ellos en un lugar de fácil acceso, fácil de usar y fácil de ver. Esa es la definición básica de seiton o conjunto en orden que es bastante común alrededor de la segunda S. Pero, lo que también me gustaría añadir a esta definición es un elemento de gestión visual. Lo que quiero decir con esto es que, a medida que avancemos en el proceso de la segunda S, crearemos un lugar de trabajo visual en el que los problemas puedan identificarse fácilmente.
Dicho de forma más sencilla, con la segunda S bien implantada, de un solo vistazo debe poder ver si las cosas funcionan con normalidad o si hay algún problema o anomalía en su lugar de trabajo. Y, si hay un problema y una anomalía, podemos identificarlo rápidamente y tomar las medidas oportunas.
Así como la última vez hablé de la importancia de tener normas en torno a la primera S, esto también es importante para la segunda S. Por lo tanto, hay que idear una forma estandarizada de abordar la segunda S en cuanto al método de aplicación.
Para ser más específicos, en la segunda etapa S del proceso 5S, lo que tenemos que hacer con los artículos necesarios restantes de las primeras actividades S es idear las ubicaciones específicas para esos artículos y determinar qué debe haber en cada ubicación y en qué volumen y cantidad.
Ya hablé de ello en mi anterior artículo, pero para ayudar a conectar este concepto con sus vidas personales, piensen de nuevo en la cocina de su casa por un momento. ¿Cómo está preparada su cocina? Pongamos como ejemplo algunos utensilios que tiene en su cocina. Por ejemplo, no tenemos abundantes cuchillos para cortar. Sólo tenemos un pequeño número de cuchillos de corte que utilizamos y muchos de nosotros tenemos un bloque de almacenamiento para esos cuchillos que limita el número de cuchillos que se pueden almacenar y mantiene cada uno en un lugar definido, aunque no haya ninguna etiqueta o indicación de qué cuchillo va donde.
En general, tenemos lugares de almacenamiento específicos para todos los utensilios y artículos que tenemos en nuestra cocina. Dado que los utensilios, como los cuchillos de corte, se utilizan con mucha frecuencia, los tenemos almacenados en un lugar cercano al punto de uso. Además, las tablas de cortar suelen guardarse muy cerca del lugar donde se guardan los cuchillos para cortar y lo más probable es que se guarden muy cerca del espacio del banco donde se realiza el corte y la preparación de los alimentos.
Si llevamos este pensamiento más allá de la cocina, para que trabajes en tu cocina de la manera más óptima y eficiente, apuesto a que muchas de las cosas que usas regularmente están ubicadas cerca del punto de uso, y los artículos que rara vez se usan se guardan en un lugar separado de donde hacemos la preparación principal de las comidas.
Como ya hablé de esto en mi discusión anterior, el mismo pensamiento debe aplicarse también en nuestro lugar de trabajo cuando procedemos al proceso de la segunda S. Esto debería ser absolutamente así en un entorno de fabricación, pero deberíamos aplicar este pensamiento también en un entorno de oficina. Por ejemplo, puedes organizar tu zona de escritorio y almacenamiento según las reglas de las 5S.
Confío en que el mayor dolor de cabeza de muchos de nosotros en torno a las 5S en nuestra oficina sea probablemente lo que hacemos con nuestros documentos. Puede que sientas que necesitas todos esos documentos alrededor de tu escritorio y en tu oficina. Pero, si usted pasó por el proceso de separar esos documentos en categorías y también en la frecuencia de uso, tales como los documentos que utiliza diariamente, semanalmente, mensualmente, trimestralmente, anualmente, etc. y sólo tenía los documentos que utiliza a diario justo en el punto más cercano a sus manos mientras se sienta en el escritorio y los elementos de la siguiente categoría de frecuencia un poco más lejos y así sucesivamente, estoy seguro de que esto hará que su lugar de trabajo más fácil de trabajar dentro. Lo que he comentado aquí tiene que ver con los documentos físicos que puedas tener en tu oficina, pero también puedes aplicar esta idea a los documentos digitales que tengas en tu ordenador.
Cuando creamos un documento, la mayoría de nosotros lo vemos como un documento necesario. Pero, si tenemos en cuenta la frecuencia con la que accedemos a los documentos que creamos, apuesto a que no hay muchos documentos que tengamos en nuestros ordenadores a los que accedamos con mucha frecuencia.
Un punto importante en el que quiero que pienses con estos ejemplos es la rapidez con la que puedes acceder al elemento necesario que buscas, ya sea un elemento físico en tu oficina o datos electrónicos almacenados en tu ordenador. Si pensara en cuántos segundos quiere tardar en acceder a esos elementos necesarios -por ejemplo, en 10 segundos para localizar un archivo en su ordenador o en un minuto para conseguir un elemento físico guardado en su escritorio-, en realidad se está aplicando una unidad de tiempo contra el acceso a esos documentos. Mediante la aplicación de esta unidad de tiempo, puedes pensar en cómo podrás mejorar y gestionar mejor la situación.
En cuanto a los archivos de su ordenador, también debería preguntarse con qué regularidad revisaría sus archivos y borraría los que ya no utiliza, y luego reorganizaría los archivos y datos que no utiliza tan a menudo. Si no se realiza este proceso con regularidad, es cuando se acaba perdiendo mucho tiempo buscando entre documentos innecesarios en el ordenador para localizar el que realmente necesitamos. Así que te animo a que hagas el proceso de la primera y segunda S en tu ordenador también.
Un punto importante aquí es que la segunda S de seiton o “set-in-order” u “ordenar” es muy difícil de lograr sin haber hecho la primera S correctamente para empezar. Por eso hay que pasar regularmente por el proceso de la primera S de seiri o “clsificar” y luego asegurarse de que se está aplicando correctamente la segunda S de seiton o “poner en orden”. Al pasar por esos dos procesos una y otra vez, podrá ver el resultado de un lugar de trabajo muy claro y visual, ya sea en su oficina o en la planta de fabricación.
Preguntas de la Audiencia
Las 5S parecen tan sencillas y de “sentido común”, pero en realidad son tan difíciles de aplicar. ¿Cuáles cree que son las razones de esto?
Para decirlo de manera sencilla y franca, la respuesta a esta pregunta es que la gente no está en una posición difícil en primer lugar. La gente debe haber estado trabajando en sus puestos de trabajo y de alguna manera llevando a cabo lo que tienen que hacer sin haber sido puestos en la posición en la que tienen que tratar con las 5S en serio. Además, las 5S no son algo que se pueda conseguir en uno o dos días. Se necesita tiempo. También depende en gran medida del grado de concienciación, así como de las acciones y los comportamientos que los directivos tengan en torno a las 5S.
Otro punto es que la dirección no está observando el lugar de trabajo con detenimiento, o bien está observando el lugar de trabajo y ve problemas pero no los acepta como tales.
Ya he hablado de esto antes, pero cuando la dirección se ocupa de su lugar de trabajo pero pasa por alto los problemas, básicamente está aceptando esos problemas como algo normal. Cuando esto ocurre, mentalmente empiezan a no aceptar el hecho de que hay problemas, y entonces no tomar medidas para abordar esos problemas se convierte en algo normal y en un estado de cosas estándar con el tiempo.
Como gerente de un lugar de trabajo, si usted mismo recorre parte del trabajo que se realiza en el taller, empezará a darse cuenta de los problemas y dificultades que existen en ese lugar. Y cuando se encuentra un problema, se aborda el problema para mejorar la situación y luego se estandariza la forma mejorada de hacer las cosas. Cuando encuentres el siguiente problema, haz lo mismo y repite el proceso una y otra vez. De este modo, verá gradualmente una mejora general en su lugar de trabajo.
Es lo mismo que ocurre con cualquier cosa que intente hacer en su Transformación Lean, pero lo que es realmente crucial aquí es que los que están en la cima de la organización se comprometan con este enfoque y guíen a los que están por debajo de ellos con el ejemplo. Los que están más abajo en una organización siempre observan a los que están más arriba para aprender de ellos y ver cuál es el comportamiento correcto dentro de la organización. Además, lo que la Alta Dirección no debe olvidar es que lleva tiempo conseguir que los que están a su alrededor y en niveles inferiores de la organización se sumen plenamente a un solo aspecto de las 5S, porque de lo que se trata es de cambiar el comportamiento de los seres humanos. Por lo tanto, hay que tener paciencia. Si se empieza a pensar en muchos aspectos diferentes de las 5S y se intenta cambiar los comportamientos de los que le rodean para que estén al tanto de las 5S, esto podría llevar varios años o incluso más de una década. No olvides que será un proceso largo. Sin embargo, el gran beneficio de pasar por ese proceso con paciencia y tenacidad es que crearás un lugar de trabajo muy cómodo y eficiente para trabajar.
¿Cómo podemos aplicar la segunda S (set-in-order) en las 5S si tenemos limitaciones de espacio en nuestra planta de producción?
Como he mencionado antes, lo realmente importante antes de intentar la segunda S de conjunto en orden es la primera S de ordenación. Pero, después de haber hecho el proceso de clasificación a fondo y si todavía está limitado en términos de espacio, puede aplicar la estrategia de identificar y separar los artículos necesarios restantes en función de la frecuencia de uso. Tenga sólo los artículos que utiliza con frecuencia cerca de su punto de uso. Los artículos que se utilizan con menos frecuencia pueden situarse un poco más lejos y los que sólo se utilizan una vez al año, por ejemplo, pueden colocarse aún más lejos de donde se desarrolla toda la acción.
Cuando escucho a la gente decir que no tienen suficiente espacio, lo que a menudo descubro cuando voy a ver el área de trabajo real es que el comentario se hace sólo considerando el espacio del suelo. Pero también existe la posibilidad de utilizar el espacio que hay sobre el suelo. En una oficina, probablemente tendrás al menos dos metros que puedes utilizar en términos de altura. En un taller de fabricación, normalmente se pueden tener cuatro o cinco metros de altura con los que se puede trabajar. Pero, la gente no suele mirar tan arriba. Lo importante aquí es considerar el espacio total y no sólo la superficie del edificio.
Otro secreto es que cuando empiezas a fijarte en los detalles de esas cosas, incluso unos pocos centímetros se vuelven importantes. Cuando se suman todos esos espacios y huecos de uno o dos centímetros en un área, se puede sumar rápidamente un metro o más.
Sin embargo, lo que oímos y vemos con demasiada frecuencia es que cuando los trabajadores de la planta dicen a la dirección que no tienen suficiente espacio en su planta, la dirección lo acepta rápidamente como una verdad y empieza a buscar una solución fácil en lugar de desafiar a los que están por debajo de ellos para que propongan mejores formas de utilizar el espacio existente. Por eso, lo que ocurre a menudo es que los directivos de más arriba empiezan a buscar el alquiler de otro almacén o la construcción de otro depósito, etc., y, como resultado, la empresa incurre en más costes de diversas formas.
Cuando realizamos auditorías 5S con regularidad, si encontramos elementos no deseados los eliminamos sobre la marcha. ¿Seguimos teniendo que hacer regularmente la clasificación además de la auditoría de las 5S?
Mi respuesta rápida a esta pregunta es que sí. Además de las auditorías de las 5S, hay que hacer una clasificación periódica. De hecho, las dos actividades señaladas en la pregunta deben realizarse conjuntamente.
Una parte importante de la realización de estas dos actividades es que, dado que quienes están en el taller están poniendo sus esfuerzos en las actividades de las 5S con el objetivo de mejorar su lugar de trabajo, deben poder ver los resultados del trabajo que han estado realizando de forma visual y esos resultados deben ser reconocidos en la auditoría.
Si te esfuerzas en hacer algo, seguro que quieres ver si el resultado del trabajo que estás realizando es bueno o malo. Lo mismo puede decirse del trabajo de la gente en torno a las 5S. Los empleados que se esfuerzan en torno a las 5S querrán ver si los resultados de lo que han estado haciendo son buenos o malos. Y, repitiendo este proceso una y otra vez, cambiará la conciencia y el comportamiento de sus empleados con el tiempo.
Por eso es importante asegurarse de que las personas sean conscientes de las mejoras que están realizando cuando se hace un seguimiento de sus actividades 5S. Como parte de la mejora de la concienciación de los empleados en torno a las 5S, por ejemplo en Japón, entregábamos un certificado o algún tipo de reconocimiento a los equipos que conseguían buenos resultados. Por lo tanto, es muy importante contar con un buen sistema para concienciar continuamente a la gente sobre las 5S.
¿Cómo podemos empezar a aplicar las 5S en la industria química?
Para ser sincero, no importa si trabaja en la industria química o en otro tipo de industria o si está en una oficina o en un taller de fabricación. El pensamiento general detrás de las 5S es exactamente el mismo en todo.
Si reflexionas sobre por qué hacemos las 5S, deberías darte cuenta de que el objetivo principal es que seamos capaces de visualizar los problemas para poder actuar contra ellos. Eso es lo que yo diría que es la 5S en última instancia.
Como ya he comentado anteriormente, para poder identificar los problemas que tenemos en nuestro lugar de trabajo, necesitamos disponer de normas para poder ver si tenemos un problema o si las cosas son normales. La razón por la que se hacen las 5S no debe ser porque otras empresas de su entorno las hagan. Y este objetivo general es el mismo en cualquier sector.
Sin embargo, lo que es más específico de la industria química es que, a diferencia de la eliminación de pilas de papel, por ejemplo, no será tan fácil deshacerse de los productos químicos que ya no se necesitan. Por lo tanto, es necesario establecer algunas normas y procesos para tratar este punto específico. Sin embargo, el pensamiento y los principios fundamentales que encajan en el concepto general de las 5S son los mismos y pueden aplicarse en cualquier industria.
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Webinar #AskSensei
#AskSensei es un seminario web que se celebra periódicamente junto con el consultor lean senior de consultor lean de Shinka Management , Akinori Hyodo, que excarrera en Toyota, pasando de operario y líder de equipo en Toyota a Gerente de Fábrica y director de la fábrica HiAce de Toyota. En cada evento se trata un tema diferente relacionado con lean, y se invita a los participantes a plantear sus preguntas a Hyodo Sensei.
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