¿Es Kaizen una Segunda Naturaleza?

Cuando era estudiante de secundaria, tuve la suerte de participar en un programa de intercambio de un año en Kumamoto, Japón. A lo largo del año, viví con varias familias japonesas de acogida. A lo largo de los años he conseguido mantener el contacto con ellos y los visito de vez en cuando cuando viajo a Japón.

Desde que uno de mis padres anfitriones se jubiló hace varios años, me di cuenta de que su casa en la ciudad y su choza en la montaña empezaban a ser bastante visibles. En el cuarto de baño, por ejemplo, tenía etiquetas por todas partes que indicaban los interruptores de la luz, mostraban la dirección del frío y del calor en los grifos e indicaban dónde estaban las cosas.

También ha realizado varios proyectos de carpintería. Hace cinco años instaló un fuego de hierro cerrado en la habitación principal de la choza. En el interior del fuego se encuentra una bandeja que recoge la ceniza de la madera a medida que se va quemando. En mi última visita a su cabaña en la montaña, estaba sentado en la habitación principal, junto a la ventana, observando el proceso de limpieza de esta bandeja.

Se dio la vuelta ay me dijo que siempre tenía problemas con la ceniza que salía de la bandeja y rodeaba el interior de la cabaña cuando sacaba la bandeja y la llevaba fuera. En ese momento salió por la ventana y cogió una herramienta que tenía fijada en la pared del exterior. Acercó la herramienta al fuego y deslizó el cenicero dentro de ella. Esto evitó que la ceniza volara por el aire del interior. A continuación, llevó la herramienta a un gran cubo. Diseñó la herramienta para poder vaciar la ceniza directamente de la herramienta. Por supuesto, el otro extremo de la herramienta es más pequeño para que la ceniza no se derrame por todo el suelo. Volvió a colocar la herramienta en su lugar fijado en la pared del exterior y llevó la bandeja de nuevo al interior, junto al fuego.

Le pedí que me mostrara otra mejora similar que había hecho. Me llevó a la zona de césped exterior y me hizo ayudarle a sacar lo que parecía ser una gran mesa de madera. Sin embargo, lo había diseñado de manera que dos bancos pudieran caber en el centro para un almacenamiento compacto. En el hueco creado al quitar los bancos se encontraba una bandeja de carbón de barbacoa. Cuando le pregunté dónde cocinaba la comida, sacó cuatro varillas (marcadas en rojo en uno de sus extremos) que se asentaban en agujeros a ambos lados (un extremo pintado en rojo) a través del hueco de la mesa. Sobre estas varillas se asentaba la malla para cocinar los alimentos. ¡Qué brillante! Había diseñado un juego de mesa para barbacoa que era visual y compacto.

No había pensado en ello antes, pero empecé a darme cuenta de que estaba aplicando la gestión visual, las 5S y el kaizen en toda su vida. Cuando le conté por primera vez en 2004 que había empezado a trabajar para Japan Management Association Consultants, me dijo que, durante su carrera en el gobierno de la prefectura de Kumamoto, había recibido formación de la Japan Management Association. Pero cuando empecé a comprobar sus conocimientos formales sobre los conceptos de gestión mencionados, no tenía ni idea de a qué me refería.

¿Por qué actúa así? ¿De dónde viene este pensamiento? ¿Es un proceso de pensamiento que es una segunda naturaleza para los japoneses? Aquella noche, mientras tomaba un shochu (vodka japonés), empecé a comentar mis observaciones con él. Dio dos sencillas razones para explicar por qué se comporta así.

En primer lugar, tiene un montón de gente que visita su choza para hacer fiestas de barbacoa, conciertos al aire libre y escalada de montaña. Hace las cosas de la manera más visual posible para que cualquiera, en cualquier momento, pueda entender dónde están las cosas, dónde hay que devolverlas y la función de cada interruptor en la cabaña. Así se ahorra que la gente le haga estas preguntas una y otra vez y le haga perder el tiempo.

En segundo lugar, le gusta hacerse la vida lo más fácil posible. No es una persona fuerte, no es una persona alta y no está rejuveneciendo. Así que organiza su vida en torno a sí mismo para que sea sencillo realizar las tareas sin perder tiempo, sin desgastar físicamente su cuerpo y sin rehacer las cosas porque no funcionaron la primera vez. En otras palabras, está mejorando el entorno que le rodea para poder conseguir cosas dentro de sus limitaciones físicas.

Suena como un cuento familiar, ¿verdad? Estos son conceptos que intentamos alcanzar en nuestros esfuerzos por mejorar nuestro lugar de trabajo. Dar a los artículos ubicaciones fijas, hacer que las ubicaciones sean visibles y aplicar ideas para mejorar la seguridad, la eficacia y la calidad de nuestro trabajo.

También se ve un pensamiento similar en los hogares occidentales. Algunos de los mejores tableros de sombra que he visto están en los cobertizos de la gente. Al manitas residente le encanta hacer pequeñas mejoras en la casa para mejorar la vida.

Mi padre anfitrión ha llevado el aspecto visual a otro nivel, pero el pensamiento de mejora continua no es sólo inherente a los japoneses. Es algo que todos llevamos dentro, pero que a menudo sólo utilizamos en casa. La magia consiste en desbloquear la capacidad en el lugar de trabajo.

Ben Sparrow es director de Gestión de Shinkauna empresa de consultor leanque presta apoyo a clientes de más de 60 países para mejorar la productividad mediante prácticas de lean manufacturing japonesas. Su experiencia incluye ocho años con Japan Management Association Consultants (JMAC) transfiriendo conceptos y conocimientos japoneses de Lean Management y lean manufacturing a empresas de fuera de Japón de una amplia gama de sectores industriales.