Fotografia Lean – La Trasformazione Lean di un Giovane Professionista

Il Lean Management è destinato principalmente all’industria manifatturiera e alle grandi aziende? La risposta è no. Il Lean Management e i principi del Toyota Production System offrono idee e strumenti di gestione dei processi eccellenti e pratici per chiunque desideri migliorare la propria produttività ed efficienza operativa.

Tuttavia, se le cose stanno così, dove possiamo trovare esempi pratici di applicazione di questi strumenti al di fuori dell’industria manifatturiera e nelle piccole imprese? In questo articolo sulla fotografia snella, vorrei condividere la storia ispiratrice di un giovane fotografo professionista che si è trasformato in un’azienda snella e che ha perfezionato le sue operazioni attraverso l’applicazione dei metodi TPS per ottenere notevoli benefici. La sua storia ci dà un’idea di come anche i settori creativi, come quello della fotografia, possano adottare i principi lean per migliorare i processi, la soddisfazione dei clienti e, in ultima analisi, i profitti.

Storia di fondo

Juan Van Staden è un giovane fotografo e videografo professionista con sede ad Adelaide, nell’Australia del Sud, che realizza alcune delle fotografie e dei video più sorprendenti e di alta qualità presenti sul nostro sito web. Shinka Management ha avuto la fortuna di averlo a bordo come fotografo aziendale dal 2014 e lo ha avuto con sé nella maggior parte dei nostri Lean Japan Tour nel corso degli anni. Ciò che apprezziamo di lui non sono solo il suo talento, le sue capacità e la sua grande disponibilità, ma anche la sua costante aspirazione al miglioramento continuo o kaizen. Essendo il nostro fotografo dedicato al Lean Japan Tour, Juan ha avuto un’abbondante esposizione di prima mano alle metodologie lean, oltre a molti esempi di applicazione del TPS in Giappone. Avendo avuto queste esperienze positive ogni volta che era in tour, non ci è voluto molto prima che Juan si convincesse che il TPS era qualcosa che avrebbe potuto applicare anche per migliorare la sua attività di fotografo. Da questa rivelazione, Juan ha tradotto in azioni le sue nuove conoscenze e ha apportato diversi cambiamenti positivi ed efficaci dal punto di vista dei costi nel modo in cui gestisce la sua attività. Come in tutti gli sforzi kaizen, Juan continua a perfezionare i suoi processi. Di seguito ho riportato alcuni esempi interessanti di applicazioni TPS che ha realizzato nella sua attività di fotografo.

L’importanza dell’identificazione dei rifiuti e della standardizzazione dei processi

Juan ha quindi deciso di dividere gli sprechi in necessari e inutili. Ha scomposto questo processo di routine in piccoli elementi e ha condotto uno studio del tempo per analizzare ogni elemento del lavoro e identificare gli sprechi inutili. Inoltre, dato che l’intero processo di allestimento/imballaggio comporta sempre gli stessi passaggi, ha creato un lavoro standard basato sui risultati dello studio dei tempi. Ha elaborato una procedura molto migliorata e a basso impatto, eliminando tutti i movimenti inutili e dispendiosi che aveva individuato. Ora Juan applica questa routine di lavoro standard ogni volta che deve preparare e impacchettare l’attrezzatura per un servizio fotografico. Grazie a questi sforzi, i risultati ottenuti sono stati notevoli. Finora Juan è riuscito a dimezzare i tempi di preparazione e imballaggio rispetto a quando non aveva uno standard per questi processi. Questo risultato impressionante non solo è stato vantaggioso per lui, ma è stato accolto con favore anche dai suoi clienti abituali, in quanto il tempo necessario per la loro sede è stato ridotto. I clienti con cui Juan lavora e le immagini che crea durante ogni sessione sono sempre diverse, ma il processo necessario per scattare le foto è sempre lo stesso. Quello che Juan ha fatto in questo caso è un ottimo esempio di come si possa identificare il lavoro ripetitivo anche nel settore dell’industria creativa e applicare un approccio TPS per snellire questi processi.

Soluzioni Kaizen semplici ma efficaci

Parlando di eliminazione degli sprechi e di standardizzazione del lavoro, Juan ha anche standardizzato il modo in cui prepara la sua attrezzatura. Ha chiarito quali attrezzature porta abitualmente con sé per i suoi servizi fotografici, quanti di questi articoli deve portare con sé e come e dove vengono imballati nelle sue borse. Juan afferma che questo approccio apparentemente molto semplice, ispirato alle pratiche lean come le 5S e il visual management, lo ha aiutato molto, non solo a prepararsi più velocemente, ma anche a evitare di lasciare gli oggetti necessari a casa o presso i clienti dopo la sessione. Non dovrà più tornare a casa o fare telefonate ed e-mail ai suoi clienti perdendo tempo per recuperare gli oggetti che ha lasciato indietro. Juan ha anche pensato a come ridurre il volume dei suoi bagagli imballando le sue attrezzature professionali in modo più pianificato e compatto, il che gli ha permesso di ridurre il peso fisico di portare sulle spalle un certo numero di borse, riducendo il carico a una sola borsa con rotelle. Con la crescente necessità di viaggiare in aereo, Juan apprezza sicuramente i vantaggi di fare le valigie e viaggiare in modo più intelligente. Puoi vedere come Juan esegue il suo processo di preparazione delle valigie nel video qui sopra. Per Juan è molto più facile e veloce fare le valigie quando le sue borse sono disposte in un piccolo cerchio intorno a lui e impacchetta tutto il suo equipaggiamento mentre è seduto sulle ginocchia, invece di alzarsi e abbassarsi tante volte. Come evidenziato da questi esempi, Juan ora vede tutto da una prospettiva kaizen. È così bello vedere come Juan cerchi sempre cose da migliorare e applichi il kaizen per raggiungere soluzioni migliori! Un’altra applicazione ispiratrice della metodologia lean nelle attività di Juan è il modo in cui ha adottato il concetto di heijunka (produzione livellata) della Toyota e l’uso di una scatola heijunka nel suo lavoro di editing per snellire il flusso operativo. Con l’aumento del volume di lavoro, Juan aveva bisogno di un sistema efficace di pianificazione e gestione del fotoritocco per stare al passo con una domanda variabile e crescente. Per affrontare queste sfide, Juan è riuscito a sistematizzare il suo processo di editing incorporando l’idea dello strumento heijunka box di Toyota per snellire il suo processo di editing fotografico.

Pianificazione operativa, Heijunka Box e Kanban

Per coloro che non hanno familiarità con il concetto, heijunka è un termine giapponese che viene spesso tradotto come “livellamento della produzione” nel contesto della produzione lean. Si tratta di una tecnica di pianificazione della produzione utilizzata per ottenere un flusso operativo più fluido riducendo le irregolarità (mura) sia nel mix che nella quantità di prodotti realizzati, al fine di soddisfare in modo efficiente le richieste dei clienti, eliminando al contempo gli sprechi (muda) e minimizzando il sovraccarico (muri) nel sistema produttivo. Mura, muda e muri sono noti come i tre nemici della produzione lean che devono essere evitati. Mentre l’heijunka è il livellamento o l’appianamento della produzione, l’heijunka box è uno strumento di pianificazione visiva utilizzato per raggiungere l’obiettivo dell’heijunka. Con un intervallo di lavoro predeterminato e l’uso di schede kanban di istruzioni di lavoro, questo strumento permette di segnalare la produzione in modo uniforme. Dopo aver visto un esempio di heijunka box in uso presso uno dei fornitori di componenti automobilistici di Toyota, Suzaki Industries, durante un Lean Japan Tour di Shinka Management, Juan ha creato la propria heijunka box per soddisfare le sue esigenze. Grazie a questo strumento, Juan non solo può mantenere costante il progresso del suo lavoro di fotoritocco, ma lo strumento lo aiuta anche a individuare e controllare le anomalie nel processo di editing. Poiché Juan promette ai suoi clienti un tempo di consegna di due giorni per la maggior parte dei lavori che accetta, deve affrontare la pressione di un volume di lavoro variabile a seconda del numero di sessioni di servizi fotografici che realizza in un determinato periodo di tempo. Tuttavia, lo strumento di pianificazione visiva heijunka box gli permette di tenere il passo con questa pressione e di assicurarsi che i tempi di consegna richiesti dai suoi clienti siano rispettati. Juan afferma che questo strumento funziona particolarmente bene ora che ha un assistente che lavora per lui per aiutarlo nel lavoro di editing a giorni alterni. Quindi, come funziona davvero per Juan e il suo assistente?

Come funziona l’Heijunka Box di Juan

Come puoi vedere nella figura 1, Juan ha creato una scatola heijunka divisa in sei sezioni, ognuna delle quali è dedicata al lunedì al venerdì e alla settimana successiva. Ogni giorno della settimana è poi ulteriormente suddiviso in sette slot basati su intervalli di tempo di un’ora. Sono state create anche delle schede kanban per le istruzioni di lavoro e una postazione di lavoro da utilizzare insieme alla scatola heijunka (vedi figura 2).

Quando Juan torna in ufficio dopo un servizio fotografico, ripone le schede di memoria nel vassoio “IMPORT” sul lato sinistro della sua postazione di lavoro e prepara una scheda kanban di istruzioni di lavoro per ogni lavoro di editing compilando le informazioni necessarie al suo assistente per eseguire il lavoro, come il luogo del servizio fotografico, il nome del cliente, il tempo di editing previsto, il prezzo del lavoro di editing, ecc. Per quanto riguarda il tempo di editing previsto, Juan ha condotto degli studi sui tempi del suo processo di editing prima dell’introduzione del sistema per capire quanto tempo di editing avrebbe richiesto un servizio fotografico a seconda del tipo di lavoro (ad esempio ritratti commerciali, foto di eventi ecc.), del numero di foto scattate e così via. Utilizza i risultati dello studio del tempo come guida per stimare il tempo di editing previsto per ogni lavoro, che annota su una scheda kanban. In seguito, Juan inserisce la scheda kanban per ogni lavoro di editing nello slot appropriato della scatola heijunka, tenendo conto delle priorità del cliente, di altri lavori di editing e così via, e in questo modo crea un programma di produzione per il suo assistente. Quando la sua assistente arriva in ufficio, importa le immagini dalle schede di memoria di Juan sul suo computer secondo un sistema di archiviazione stabilito ed estrae la nuova scheda kanban dalla scatola heijunka, posizionandola sulla workstation per iniziare il lavoro di editing richiesto. Nel caso dell’immagine 1, ad esempio, l’assistente di Juan sa che deve iniziare il lavoro di editing inserito nella fascia oraria delle 12:00 di lunedì e deve completarlo entro otto ore, entro le 14:00 di martedì. Sa anche che ha un altro lavoro da completare entro le 17:00 dello stesso martedì. Come puoi vedere, ogni scheda kanban contiene anche una sezione per tenere traccia dei progressi di ogni fase di editing, come “Lr (Lightroom)” e “Ps (Photoshop)”, che vengono cancellati con un pennarello cancellabile man mano che la fotografa fa progressi e completa ogni fase del lavoro di editing. Al termine del lavoro di editing, rimuove la scheda kanban dalla postazione di lavoro e mette la scheda di memoria nel vassoio “IMPORTED” sul lato destro della postazione di lavoro in modo che Juan possa prendere le schede di memoria dal vassoio per il suo nuovo servizio fotografico. Quello che Juan ha implementato qui è una versione di base del concetto di heijunka. Tuttavia, questo sistema è stato modificato per servire al suo scopo e funziona in modo efficace, in quanto il volume di lavoro di editing è uniforme e la velocità di elaborazione del lavoro può rimanere abbastanza costante. Inoltre, se si verifica un’anomalia come un ritardo o un’interruzione del processo di editing, l’attenzione di Juan viene attirata quando torna in ufficio controllando lo stato delle schede kanban nella scatola heijunka e sulla postazione di lavoro. Se il lavoro di editing che gli è stato assegnato non procede o non viene completato secondo il piano (ad esempio, le schede kanban non vengono rimosse dalla scatola heijunka o le sezioni di monitoraggio dell’avanzamento delle schede kanban non vengono cancellate come previsto), Juan può intervenire lavorando di notte, ad esempio, per recuperare il ritardo entro la mattina successiva. Nel peggiore dei casi, può discutere il problema con il cliente in anticipo piuttosto che rendersi conto del ritardo il giorno della consegna. Inoltre, può indagare sul motivo del ritardo e risolvere il problema alla radice con il suo assistente, in modo che lo stesso problema non si ripresenti.

Incentivi per lavorare in modo più intelligente

Un altro aspetto ingegnoso del sistema di Juan è che incentiva la sua assistente a lavorare in modo più intelligente. Per garantirle una stabilità finanziaria, Juan garantisce alla sua assistente uno stipendio base fisso per le ore minime di presenza in ufficio, indipendentemente dal lavoro di editing da svolgere, in quanto viene pagata per occuparsi di altri lavori d’ufficio/amministrativi dato che Juan ha in corso servizi fotografici regolari durante tutto l’anno. Nei giorni in cui deve svolgere il lavoro di editing, l’importo indicato su ciascuna scheda kanban è garantito come pagamento aggiuntivo, a condizione che riesca a completare il lavoro secondo il calendario stabilito dal sistema di casse heijunka. Poiché l’importo della retribuzione è predeterminato per ogni lavoro, se la donna lavora più velocemente e riesce a terminare il lavoro in anticipo, la sua tariffa oraria aumenta. Allo stesso modo, se impiega più tempo, la sua tariffa oraria diminuisce di conseguenza. Questo aiuta l’assistente di Juan a essere consapevole di sé e la motiva a migliorare continuamente i suoi processi di editing rendendoli più efficienti. Juan afferma che non sottolineerà mai abbastanza l’importanza di provare nuove idee e di lavorare per tentativi ed errori per arrivare a processi operativi efficienti e raffinati, perché questo non solo contribuisce ad aumentare il suo potenziale di guadagno, ma anche il livello di soddisfazione dei suoi clienti.

Andare avanti

Man mano che la sua reputazione si diffonde e la richiesta del suo servizio aumenta, Juan riconosce la necessità di ampliare il numero di assistenti e subappaltatori del suo team per andare avanti. Attualmente sta studiando come continuare a garantire la qualità del suo lavoro quando più persone sono coinvolte nei suoi processi creativi. A tal fine, sta pensando di implementare una serie di nuove idee, tra cui la creazione di una matrice di competenze per valutare e allenare le competenze, le abilità, le conoscenze e la forza necessarie di coloro che lavoreranno sotto di lui. Juan ha dichiarato di essere sempre stato interessato al miglioramento, ma di non sapere necessariamente come procedere. Ma l’esposizione diretta ai principi lean in Giappone ha cambiato il modo in cui Juan vede le cose che lo circondano e gli ha dato chiarezza, buone basi e mezzi pratici per affrontare molti dei problemi e delle sfide che si trova ad affrontare nelle sue attività quotidiane.

Conclusione