La Miriade di Vantaggi del Value Stream Mapping

Taiichi Ohno

Ingegnere industriale, Taiichi Ohno è considerato il padre del Toyota Production System, che è diventato la base della lean manufacturing. Ha anche creato il principio dei 7 sprechi.
Iniziare con una semplice mappa aiuterà tutte le persone coinvolte a comprendere

Perché usare la Mappatura del flusso di valore?

Allora perché impegnarsi tanto per identificare e creare una mappa del vapore di valore dei tuoi processi? Non dovremmo semplicemente applicare i principi della lean manufacturing? Il principio di base è che se la tua organizzazione è composta solo da te, sei già ragionevolmente lean. Tuttavia, non appena l’azienda aumenta il numero di dipendenti, si presentano due problemi. Il primo è che gli sprechi si riversano nella tua azienda. In secondo luogo, hai bisogno di un meccanismo per comunicare e collaborare con gli altri per ridurre gli sprechi. Se hai fatto parte di una piccola organizzazione in crescita, ti sarai accorto e sarai frustrato da questi due punti. Ecco i principali vantaggi della mappatura dei flussi di valore.

La Value Stream Map come strumento di gestione strategica

Le attività di mappatura dei flussi di valore possono mettere d’accordo tutti, dall’alta dirigenza ai quadri intermedi, fino ai team operativi, amministrativi, commerciali e logistici. Il processo pone l’accento e la priorità sul miglioramento del processo principale che genera i ricavi. La mappatura dei flussi di valore può persino aiutare a eliminare le agende politiche: questo è già di per sé un ottimo risultato.

Migliorare la pianificazione delle vendite e delle operazioni attraverso la mappatura del flusso del valore

La mappatura dei flussi di valore aiuta a identificare, gestire ed eliminare i colli di bottiglia per migliorare la gestione della domanda e il servizio ai clienti. Un processo di pianificazione delle vendite e delle operazioni pienamente sviluppato prevede revisioni mensili della capacità e lo sviluppo di strategie di mitigazione. È facile capire come una mappa del flusso di valore ben definita aiuti le vendite e le operazioni a massimizzare il servizio al cliente, a ridurre le scorte e a creare quel livello di carico così importante nello sviluppo di un’operazione just-in-time (JIT). Il tempo di Takt sarà facilmente calcolato a partire dalla conferma della domanda e quindi utilizzato per creare un piano di forza lavoro equilibrato per il periodo.

La mappa del flusso di valore come cruscotto per le operazioni dell’azienda

Gli standard per lo sviluppo di una mappa del flusso di valore ti aiutano a identificare, comunicare e definire le soluzioni per eliminare gli sprechi. Per migliorare, ogni processo dovrebbe avere una serie di indicatori chiave di performance (KPI), che dimostrino che il processo è sotto controllo e che si stanno implementando miglioramenti per raggiungere gli obiettivi. Incorpora questi indicatori e ottieni un cruscotto operativo.

Pianificazione del lavoro e pianificazione dello sviluppo della forza lavoro attraverso la mappatura del flusso del valore

L’utilizzo dei principi della mappatura del flusso del valore nello sviluppo dei cambiamenti di fase migliorerà la pianificazione e avrà un impatto positivo sul controllo del budget del progetto, oltre a contribuire alla realizzazione dei benefici che sono stati quantificati in modo più efficace. Inoltre, il cambio di fase dimostrerà la nuova relazione tra uomo, materiale, macchina e metodo. Sarà quindi possibile condurre un’analisi delle lacune in modo più efficace e realizzare tempestivamente i piani per colmare i gap di competenze.

Mappatura del flusso di valore per la definizione delle priorità delle risorse

I costi e le priorità delle funzioni di supporto sono una sfida per la maggior parte delle aziende. Nel settore manifatturiero, l’attività di manutenzione è tipicamente una forma di dibattito costante. Un regime di manutenzione per ogni elemento del flusso di valore per garantirne il successo è l’obiettivo della manutenzione produttiva totale (TPM). Usare il flusso di valore in modo logico potrebbe ridurre gli sprechi del dibattito. Inoltre, le attività e i costi apparentemente incontrollati associati alla gestione dell’IT sembrano essere un problema comune a molte organizzazioni. Sarebbe difficile sostenere agende alternative rispetto a iniziative e risorse che sono logicamente prioritarie e dirette a snellire, migliorare e supportare i processi chiave. Ecco quindi cinque motivi per iniziare a utilizzare la mappatura dei flussi di valore come meccanismo per concentrare le risorse nell’adozione dei principi della Lean Manufacturing. Esistono diversi modi per iniziare a registrare la mappa dei flussi di valore. La cara vecchia carta e penna è un ottimo inizio. Ti consigliamo di passare a Microsoft Excel a un certo punto, soprattutto quando introdurrai i KPI. Infine, sono disponibili diversi strumenti software specializzati che possono rendere più efficiente il processo di mappatura.

La mappatura aiuta a integrare i sistemi informativi con i processi fisici.

Da dove iniziare con la mappatura del flusso di valore

Il primo punto di partenza è l’utilizzo del lavoro standard e delle 5S. Utilizzando i diagrammi di flusso di base e organizzando la tua area di lavoro, inizierai a visualizzare i problemi, a sincronizzare il lavoro e a prendere buone abitudini. Esamina gli obiettivi principali del JIT e cerca di capire e definire come questi principi verranno applicati alla tua azienda. Non dire che il JIT non è adatto alla nostra azienda. I principi possono essere adottati per qualsiasi azienda. Una volta definiti questi principi, è il momento di iniziare a integrare tutti i flussi di lavoro e di sovrapporre i principi e gli strumenti della mappatura del flusso di valore. Ecco la chiave. Sarà necessario un certo lavoro di squadra. Ma non preoccuparti, il processo esiste già da tempo e gli standard sono già stati definiti. Non c’è bisogno di reinventare la ruota.

Come preparare una mappa del flusso del valore

1. Elenca tutte le fasi di un processo dall’inizio alla fine. Tutte le fasi, comprese quelle più semplici come l’utilizzo di un carrello elevatore per spostare un pallet da un punto all’altro. È importante individuare tutti gli scarti completi che devono essere ridotti, se non eliminati.
2. Seleziona un’immagine per ogni fase dello standard che rappresenti il tipo di attività da dimostrare. Usa il modello come promemoria di tutti i tipi di passaggi da cercare e includere nella mappa del flusso del valore.
3. Chiedi al tuo team di calcolare il tempo necessario per elaborare un lotto attraverso ogni processo. Se il lotto è composto da un solo pezzo, è fantastico. Ora aggiungi queste informazioni alla mappa del flusso di valore e, sommando tutti i tempi di lavorazione dei lotti attraverso il flusso di valore, otterrai il tempo di produzione totale. È importante ricordare che c’è una differenza tra tempo di produzione, tempo di ciclo e tempo di presa. Il tempo di produzione potrebbe coincidere con il lead time, a seconda di come gestisci la domanda dei clienti.
4. Ora è il momento di identificare gli sprechi in ogni fase e tra di esse. Per chi non conosce la lean manufacturing, gli sprechi si riferiscono ai 7 tipi di rifiuti: sovrapproduzione, trasporto, inventario, movimento, attesa, lavorazione eccessiva e difetti. Qualsiasi attività che non sia direttamente collegata all’aggiunta di valore agli occhi del cliente è considerata uno spreco.
5. Questa fase è probabilmente la più importante e il motivo per cui devi dedicare tempo e fatica alla creazione di una mappa del flusso del valore. Una volta identificati tutti o la maggior parte degli sprechi, tu e il tuo team dovrete iniziare da qualche parte. L’obiettivo è selezionare un piccolo numero di processi su cui concentrare i miglioramenti. Riunendo il team, sarai in grado di utilizzare la mappa del flusso di valore per ottenere il consenso, mantenere la concentrazione, allocare le risorse e le priorità.
6. Suggerisci iniziative di miglioramento. All’inizio mantieni queste iniziative semplici. I miglioramenti possono essere ottenuti attraverso la corretta adozione delle 5S e l’ulteriore creazione di standard di lavoro. Mentre il team apporta questi miglioramenti, il team responsabile dell’effettiva progettazione del processo può fare un brainstorming in background per implementare concetti come il flusso di un pezzo, la produzione cellulare, il bilanciamento delle linee, il kanban, il cambio rapido e l’error proofing (poka-yoke).
7. Una volta concordate le aree obiettivo principali, è il momento di aggiungere alcuni KPI rilevanti per far sì che la mappa del flusso di valore diventi un cruscotto. I KPI devono essere pertinenti al processo specifico e dimostrare il controllo e il miglioramento della sicurezza, della qualità, dei costi e della riduzione dei tempi. Non esagerare, includi solo i KPI che sono importanti e che ti aiuteranno a raggiungere la causa principale quando cerchi di eliminare gli sprechi.
8. Ora è il momento di mettere a punto un piano e renderlo visibile a tutti. Assicurati che il tuo team comprenda il processo di miglioramento continuo di cui farà parte. Sii disciplinato nelle revisioni regolari e metti in discussione le distrazioni che ti distolgono dallo sviluppo del processo principale che genera ricavi per la tua azienda.

Quindi, inizia in piccolo. Crea la mappa del flusso di valore per il tuo processo principale. Che si tratti della produzione di beni fisici o di attività di servizio. Tracciala e inizia a usarla per ottenere miglioramenti in termini di sicurezza, qualità, costi, tempi di consegna e competenze/impegno dei dipendenti. Esercitati, esercitati, non mollare. Fallo bene. Fai in modo che tutti vi facciano riferimento. Poi fallo crescere, introducendo tutti i processi di supporto. Fai in modo che l’intero sistema sia allineato per massimizzare gli obiettivi chiave. Pensa a come ti comporterai sul mercato quando avrai successo e sarai il punto di riferimento in termini di qualità, costi e consegne. Non fermarti. Continua a crescere. Incorpora i processi tra fornitori e clienti. Rendi la tua organizzazione così prevedibile e facile da gestire che i tuoi clienti non vorranno rivolgersi altrove per risparmiare un paio di punti percentuali e i tuoi fornitori vorranno lavorare con te per massimizzare il valore.

Vantaggi della mappatura del flusso di valore

Concentrando il tuo team e i tuoi sforzi in modo specifico sul miglioramento del flusso di valore, rimarrai sorpreso dai risultati che otterrai.

• Una riduzione mirata e sistematica degli sprechi che, nella maggior parte delle circostanze, consentirà di ottenere riduzioni significative dei costi grazie a miglioramenti a basso costo o a costo zero. Molti dei miglioramenti continui (kaizen) che si concentrano sull’eliminazione dei 7 sprechi, in genere richiedono un ripensamento delle pratiche attuali e non un investimento di capitale significativo.
• L’esperienza acquisita nel controllo del flusso di valore avrà notevoli vantaggi qualitativi per i tuoi clienti. Riducendo i tempi di consegna e diventando affidabile, la reputazione del tuo servizio crescerà. Affrontare le sfide della crescita sarà molto più piacevole.
• Diventerà evidente quali organizzazioni stanno creando difficoltà alla tua capacità di migliorare e mantenere la coerenza del tuo flusso di valore. Mostra loro cosa intendi. Mostra loro come lo sai. Mostra loro quali sono i vantaggi dell’utilizzo della mappatura del flusso di valore come strumento per concentrare gli sforzi sul miglioramento continuo utilizzando i principi lean. Mostra loro cosa devono fare. Chiedi loro se hanno bisogno di una guida. È così che si sviluppano solide partnership nella catena di approvvigionamento.
• Lavorare con gli altri per massimizzare l’efficienza dei flussi di valore più grandi e più lunghi. Questo concetto di collaborazione è evidente in tutta l’industria giapponese. La mappatura dei flussi di valore viene utilizzata come strumento per facilitare i principi JIT in molte catene di fornitura diverse.
• Per un esempio non automobilistico, considera le organizzazioni della catena di fornitura da paddock a platea, dove i consumatori acquistano ogni giorno, ma le materie prime vengono prodotte annualmente. Quanti vantaggi trarrebbe ciascun partner della catena di fornitura lavorando insieme per applicare sistematicamente i principi JIT al fine di ottenere miglioramenti?
• Infine, ci sono vantaggi quando la tua azienda vuole introdurre una nuova gamma di prodotti. Le competenze sviluppate permetteranno al tuo team di effettuare un reverse engineering dei costi della catena di fornitura. In questo modo sarà possibile condurre trattative efficaci per sviluppare una buona base di costi per il nuovo prodotto. Inoltre, questo ti permetterà di selezionare partner di alto livello per la fornitura del nuovo prodotto.

Sommario

La pressione della compressione dei profitti non accenna a diminuire. Le organizzazioni (compresi i tuoi concorrenti) puntano sistematicamente a migliorare la sicurezza, la qualità, i costi, i tempi di consegna e le competenze/impegni dei dipendenti. Lo fanno comprendendo la relazione tra ogni processo e perseguendo i principi del JIT. Le organizzazioni che utilizzano le mappe del flusso di valore sono in grado di pianificare e monitorare il successo dell’introduzione di strumenti di lean manufacturing come il cambio rapido (SMED), l’error proofing (poka-yoke), il kanban, il flusso di un pezzo e la produzione cellulare in modo molto strutturato per ridurre gli sprechi. È facile capire come i cambiamenti influenzino l’intero flusso di valore e possano quindi essere gestiti e capitalizzati. Grazie a questo approccio disciplinato al miglioramento continuo, le organizzazioni ottengono risultati incredibili senza spendere eccessivi capitali in tecnologia. La mappa del flusso di valore diventa anche uno strumento per la pianificazione strategica, per migliorare la pianificazione delle vendite e delle operazioni, un cruscotto per le operazioni dell’azienda, per la pianificazione del lavoro, per il piano di sviluppo della forza lavoro, per la definizione delle priorità delle risorse IT e altro ancora. Un’unica fonte di verità. Il processo di conoscenza del flusso di valore attraverso la mappatura è molto logico e viene seguito da molto tempo. Non succederà da un giorno all’altro, ma probabilmente è necessario iniziare. Inizia in piccolo, con l’obiettivo finale in vista. Se stai cercando un supporto per iniziare o per passare alla fase successiva , contatta il team di Shinka Management. Possiamo aiutarti in diversi modi.