Los innumerables beneficios del Value Stream Mapping

Taiichi Ohno

Ingeniero industrial, Taiichi Ohno es considerado el padre del Sistema de Producción Toyota, que a la postre se convirtió en la base del lean manufacturing. También creó el principio de los 7 desperdicios.
Empezar con un mapa sencillo ayudará a todos los implicados a entender

¿Por qué utilizar Value Stream Mapping?

Entonces, ¿por qué esforzarse tanto en identificar y crear un mapa de vapor de valor de tus procesos? ¿No deberíamos limitarnos a aplicar los principios del lean manufacturing? Bueno, el principio básico es que si tu organización sólo consiste en ti, ya eres razonablemente lean. Sin embargo, en cuanto la empresa crece en número de empleados, tiene dos problemas. La primera es que desperdicio fluyen hacia su negocio. En segundo lugar, se necesita un mecanismo para comunicarse y trabajar con los demás para reducir esos desperdicio. Si ha formado parte de una pequeña organización en crecimiento, habrá visto y se sentirá frustrado por estos dos puntos. A continuación se exponen las principales ventajas del Value Stream Mapping.

El mapa del flujo de valor como herramienta de gestión estratégica

Las actividades de Value Stream Mapping pueden poner a todo el mundo en la misma página, desde la alta dirección, pasando por los mandos intermedios, hasta los equipos de operaciones, administración, ventas y logística. El proceso se centra y da prioridad a la mejora del proceso principal que genera ingresos. El Value Stream Mapping puede incluso ayudar a eliminar las agendas políticas, lo que ya es de por sí un gran resultado.

Mejorar la planificación de ventas y operaciones mediante Value Stream Mapping

Value Stream Mapping ayuda a identificar, gestionar y eliminar los cuellos de botella para mejorar la gestión de la demanda y el servicio al cliente. Un proceso de planificación de ventas y operaciones plenamente desarrollado implica revisiones mensuales de la capacidad y el desarrollo de estrategias de mitigación. Es fácil ver cómo un mapa de flujo de valor bien definido ayudará a las ventas y a las operaciones a maximizar el servicio al cliente, reducir el inventario y crear ese nivel de carga tan importante en el desarrollo de una operación justo a tiempo (JIT). El tiempo takt se calculará fácilmente a partir de la confirmación de la demanda, y luego se utilizará para crear un plan de mano de obra equilibrado para el periodo.

El mapa del flujo de valor como tablero de control de las operaciones de la empresa

Las normas para elaborar un mapa del flujo de valor te ayudan a identificar, comunicar y definir soluciones para eliminar los desperdicios. Para mejorar, cada proceso debe tener una serie de indicadores clave de rendimiento (KPI) que demuestren que el proceso está controlado y que se están aplicando mejoras para alcanzar los objetivos. Incorpóralos y de repente tendrás un cuadro de mando de operaciones.

Planificación laboral y planificación del desarrollo de la mano de obra mediante Value Stream Mapping

Utilizar los principios del Value Stream Mapping en el desarrollo de los cambios graduales mejorará la planificación y repercutirá favorablemente en el control presupuestario del proyecto, y ayudará a materializar los beneficios que se hayan cuantificado con mayor eficacia. Además, el cambio de paso demostrará la nueva relación entre el hombre, el material, la máquina y el método. De este modo, se podrá realizar un análisis de las carencias de forma más eficaz, y se ejecutarán oportunamente los planes para subsanarlas.

Value Stream Mapping para la priorización de recursos

El coste y la priorización de las funciones de apoyo son un reto para la mayoría de las empresas. En la fabricación, la actividad de mantenimiento suele ser una forma constante de debate. Un régimen de mantenimiento para cada pieza del flujo de valor que garantice su éxito es lo que supone el mantenimiento productivo total (TPM). Utilizar el flujo de valor de forma lógica podría reducir los desperdicio del debate. Además, las actividades y los costes aparentemente incontrolados asociados a la gestión de las TI parecen ser un problema común en muchas organizaciones hoy en día. Sería difícil argumentar agendas alternativas frente a iniciativas y recursos lógicamente priorizados y dirigidos a agilizar, mejorar y apoyar los procesos clave. Así pues, éstas son cinco razones para empezar a utilizar el Value Stream Mapping como mecanismo para centrar los recursos en la adopción de los principios del lean manufacturing. Hay varias maneras de empezar a registrar su mapa de flujo de valor. El viejo bolígrafo y el papel son un buen comienzo. Recomendamos la transición a Microsoft Excel en algún momento, especialmente cuando se introducen los KPI. Por último, existen varias herramientas informáticas especializadas que pueden hacer más eficaz el proceso de elaboración de mapas.

La cartografía ayuda a integrar los sistemas de información con el proceso físico

Por dónde empezar con Value Stream Mapping

El primer punto de partida es el uso del trabajo estándar y las 5S. Sólo con el uso de organigramas básicos y la organización de su área de trabajo empezará a visualizar los problemas, a sincronizar el trabajo y a adquirir buenos hábitos. Examine los principales objetivos del JIT y comprenda y defina realmente cómo se aplicarán estos principios a su empresa. No digas que el JIT no es para nuestro negocio. Los principios pueden adoptarse para cualquier empresa. Una vez definido esto, es el momento de empezar a integrar todos esos flujos de trabajo y superponer los principios y herramientas Value Stream Mapping. Aquí está la clave. Será necesario un esfuerzo de equipo. Pero no se preocupe, el proceso existe desde hace tiempo y se han establecido normas. No hace falta reinventar la rueda.

Cómo preparar un mapa de flujo de valor

1. Enumera todos los pasos de un proceso desde el principio hasta el final. Todos los pasos, incluyendo cosas sencillas como el uso de una carretilla elevadora para mover un palé de un lugar a otro. Es importante captar todos los desperdicio completos que deben ser objeto de reducción, si no de eliminación.
2. Seleccione una imagen para cada paso de la norma que represente el tipo de actividad que se está demostrando. Utilice la plantilla como recordatorio de todos los tipos de pasos que debe buscar e incluir en el mapa de flujo de valor.
3. Haga que su equipo calcule el tiempo necesario para procesar un lote a través de cada proceso. Si su lote es de una sola pieza, fantástico. Ahora añada esa información al mapa del flujo de valor y cuando sume todos los tiempos para procesar los lotes a través de su flujo de valor, sabrá el tiempo total de rendimiento. Es importante recordar que hay una diferencia entre el tiempo de producción, el tiempo de ciclo y la cadencia. El tiempo de producción podría ser el mismo que el plazo de entrega, dependiendo de cómo se gestione la demanda de los clientes.
4. Ahora es el momento de identificar los desperdicioen y entre cada paso. Para los neófitos en Lean manufacturing, los residuos se refieren a los 7 tipos de residuos: sobreproducción, transporte, inventario, movimiento, espera, sobreprocesamiento y defectos. Cualquier actividad que no esté directamente relacionada con la aportación de valor a los ojos del cliente se considera desperdicio.
5. Este siguiente paso es probablemente el más importante y la razón por la que se toma el tiempo y el esfuerzo de crear un mapa de flujo de valor. Una vez que haya identificado todos o la mayoría de los desperdicio, usted y su equipo tendrán que empezar por algún sitio. El objetivo es seleccionar un pequeño número de procesos en los que centrar la mejora. Al reunir al equipo, podrá utilizar el mapa del flujo de valor para obtener consenso, mantener la concentración, asignar recursos y prioridades
6. Proponer iniciativas de mejora. Al principio, manténgalos sencillos. Se pueden hacer mejoras mediante la correcta adopción de las 5S y la posterior creación de un trabajo estándar. Mientras el equipo realiza estas mejoras, el equipo responsable del diseño real del proceso puede estar pensando en soluciones de fondo para aplicar conceptos como el flujo de una pieza, la fabricación celular, el equilibrio de la línea, el kanban, el cambio rápido y la comprobación de errores (poka-yoke).
7. Una vez que se han acordado las áreas objetivo clave, es el momento de añadir algunos KPI relevantes para que su mapa de flujo de valor se convierta en un cuadro de mando. Entre las cosas que hay que tener en cuenta sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI) se incluye que deben ser relevantes para el proceso específico y demostrar el control y la mejora de la seguridad, la calidad, los costes y la reducción de los plazos de entrega. No exagere, sólo incluya los KPIs que son importantes y que ayudarán a llegar a la causa raíz cuando se busque eliminar desperdicio.
8. Ahora es el momento de elaborar un plan y hacerlo visible para todos. Asegúrese de que su equipo entiende el proceso de mejora continua del que formará parte. Sea disciplinado en las revisiones periódicas y cuestione/desafíe las distracciones que lo alejan del desarrollo del proceso central que genera ingresos para su negocio.

Por tanto, empieza poco a poco. Cree su mapa de flujo de valor para su proceso principal. Ya sea la producción de bienes físicos o las tareas de servicio. Haga un mapa y empiece a utilizarlo para orientar las mejoras en seguridad, calidad, costes, plazos de entrega y habilidades/compromiso de los empleados. Practica, practica, no te rindas. Hazlo bien. Haz que todo el mundo se refiera a ella. Entonces, hazlo crecer, introduce todos los procesos de apoyo. Alinee todo su sistema para maximizar esos objetivos clave. Piense en cómo se desenvolverá en el mercado cuando tenga éxito y marque la pauta en calidad, coste y entrega. No te detengas. Que siga creciendo. Incorpore los procesos entre sus proveedores y clientes. Haz que tu organización sea tan predecible y fácil de tratar que tu cliente no querrá buscar en otra parte para ahorrarse un par de puntos porcentuales y tus proveedores querrán trabajar contigo para maximizar el valor.

Ventajas del Value Stream Mapping

Si centras tu equipo y tus esfuerzos específicamente en mejorar tu flujo de valor, te sorprenderá el resultado.

• Reducción selectiva y sistemática de desperdicio que, en la mayoría de los casos, permitirá reducir los costes de forma significativa mediante mejoras de bajo coste o sin coste alguno. Gran parte de la mejora continua (kaizen) centrada en eliminar los 7 desperdicios, suele requerir replantearse las prácticas actuales y no una inversión de capital significativa.
• La disciplina que se ganará en el control de su flujo de valor tendrá importantes beneficios cualitativos para su cliente. A medida que reduzca sus plazos de entrega y se vuelva fiable, su reputación de servicio crecerá. Afrontar los retos del crecimiento es mucho más agradable.
• Se hará evidente qué organizaciones están creando dificultades en su capacidad para mejorar y mantener la coherencia de su flujo de valor. Muéstrales lo que quieres decir. Muéstrales cómo lo sabes. Muéstrales cuáles son las ventajas de utilizar el Value Stream Mapping como herramienta para centrar los esfuerzos en la mejora continua utilizando los principios Lean. Muéstrales lo que hay que hacer. Pregúntales si necesitan un poco de orientación. Así es como se desarrollan las asociaciones sólidas de la cadena de suministro.
• Trabajar con otros para maximizar la eficiencia de los flujos de valor más grandes/largos. Este concepto de trabajo conjunto es evidente en toda la industria japonesa. Value Stream Mapping se utiliza como herramienta para facilitar los principios JIT en muchas cadenas de suministro diferentes.
• Para un ejemplo no automovilístico, considere las organizaciones de la cadena de suministro desde el prado hasta el plato, donde los consumidores compran todos los días, pero las materias primas se producen anualmente. ¿En qué medida se beneficiaría cada uno de los socios de la cadena de suministro al trabajar juntos en la aplicación sistemática de los principios JIT para conseguir mejoras?
• Por último, existen ventajas cuando su organización quiere introducir una nueva gama de productos. Las competencias desarrolladas permitirán a su equipo realizar una ingeniería inversa de los costes de la cadena de suministro. Esto permitirá llevar a cabo las negociaciones necesarias para desarrollar una buena base de costes para el nuevo producto. Además, esto le permitirá seleccionar socios de alto calibre para proporcionar este nuevo producto.

Resumen

Las presiones de la compresión de beneficios no van a desaparecer. Las organizaciones (incluidos sus competidores) se proponen sistemáticamente mejorar la seguridad, la calidad, los costes, los plazos de entrega y la capacidad y el compromiso de los empleados. Lo hacen entendiendo la relación entre cada proceso y siguiendo los principios del JIT. Las organizaciones que utilizan mapas de flujo de valor son capaces de planificar y supervisar la introducción con éxito de herramientas de lean manufacturing como el cambio rápido (SMED), la prueba de errores (Poka-yoke), el kanban, el flujo de una pieza y la fabricación celular de una forma muy estructurada para reducir los desperdicios. Es fácil ver cómo los cambios afectan a todo el flujo de valor y, por tanto, pueden gestionarse y aprovecharse. Gracias a este enfoque disciplinado de la mejora continua, las organizaciones consiguen resultados increíbles sin gastar un capital excesivo en tecnología. El mapa de flujo de valor también se convierte en una herramienta para la planificación estratégica, la mejora de la planificación de las ventas y las operaciones, un tablero de control para las operaciones de la empresa, la planificación de la mano de obra, el plan de desarrollo de la fuerza de trabajo, la priorización de los recursos de TI y mucho más. Una única fuente de verdad. El proceso de conocer su flujo de valor a través del mapeo es muy lógico y existe desde hace mucho tiempo. No ocurrirá de la noche a la mañana, pero es probable que tengas que empezar. Empieza por lo más pequeño, con el objetivo final a la vista. Si necesitas ayuda para empezar o dar el siguiente paso , ponte en contacto con el equipo de Shinka Management. Hay varias formas en que podemos ayudar.