آداب وثقافة العمل اليابانية

دليل لممارسة الأعمال التجارية مع اليابانيين | بول سميث، مدير Shinka Management

إن فهم واحترام آداب العمل اليابانية أمر مهم لأي شخص يتطلع إلى إقامة علاقات عمل ناجحة في اليابان. يقدم هذا الدليل نظرة عامة شاملة للجوانب الرئيسية لآداب العمل اليابانية، مستفيداً من خبرتي الخاصة في العيش والعمل في اليابان، وقيادة جولات كايزن إلى اليابان، والعمل مع فريق Shinka Management في دعم الشركات في ممارسة الأعمال التجارية مع اليابانيين.

سيكون هذا الدليل عن آداب وثقافة العمل اليابانية مرجعاً مفيداً لك:

• الشركات الأجنبية التي لها وجود في السوق اليابانية أو التي تفكر في دخول السوق اليابانية
• المنظمات اليابانية متعددة الجنسيات التي يعمل بها موظفون أجانب تسعى إلى فهم وبناء علاقات مع زملائهم اليابانيين
• الشركات التي استحوذت عليها أو ستستحوذ عليها مؤسسة يابانية
• الشركات التي تتطلع إلى إشراك ممثلين أو شركاء في اليابان
• الأفراد الذين يبحثون عن عمل في اليابان أو مع شركة يابانية متعددة الجنسيات

بالنسبة للشركات التي تفكر في تقديم تدريب رسمي للموظفين، يقدم موقع Shinka Management برنامجاً تدريبياً في الموقع وعبر الإنترنت في مجال آداب العمل اليابانية. Shinka Management كما يقدم مجموعة من خدمات الدعم للبعثات التجارية التي تقودها الحكومة والاتحادات الصناعية والوفود التجارية إلى اليابان.

جدول المحتويات

مقدمة في آداب وثقافة العمل اليابانية

قد يبدو التنقل في آداب العمل اليابانية مثل الدخول إلى عالم آخر. على الرغم من أن الأمر قد يبدو شاقاً في البداية، إلا أنه مع القليل من التبصر والممارسة يمكنك أن تكون فعالاً في علاقاتك مع نظرائك اليابانيين.

والحقيقة هي أن آداب العمل اليابانية موضوع صعب حتى بالنسبة لمحترفي الأعمال اليابانيين أنفسهم! قم بزيارة متجر كتب نموذجي في طوكيو وستجد العديد من الرفوف في قسم الأعمال المخصصة لكتب عن آداب العمل وآداب الاجتماعات، ولغة العمل المهذبة، وعدد لا يحصى من الموضوعات الأخرى لدعم المهنيين اليابانيين في تعاملاتهم التجارية.

يخضع معظم اليابانيين، عند الشروع في العمل في اليابان، لتدريب رسمي مكثف في آداب السلوك والضيافة كجزء من فترة التوجيه. وهذه ممارسة شائعة في جميع أنحاء الصناعة اليابانية، نظراً لأهمية ضمان فهم الموظفين لكيفية التواصل والتصرف في حضور كبار زملاء العمل والعملاء والمجتمع بشكل عام.

قد يكون من الصعب على معظم الأجانب إتقان آداب العمل اليابانية دون العيش في اليابان أو العمل في شركة يابانية. ومما يزيد من صعوبة الأمر أننا يجب أن نتذكر أننا نتعامل مع ثقافة تقدر الانسجام وحفظ ماء الوجه، فمعظم اليابانيين سيكونون متسامحين تمامًا (على الأقل ظاهريًا) مع أي خطأ زائف وسيتجنبون إحراج الأجنبي غير المتعمد بالإشارة إلى أخطائهم الفادحة. وعلى هذا النحو لا يمكننا الاعتماد على التعلم من أخطائنا – ففي معظم الحالات سنكون غافلين عنها.

على الرغم من أن إتقانها قد يستغرق بضع سنوات، إلا أنه من الممكن تطوير معرفة ووعي كافيين بعادات وأخلاقيات العمل من أجل تحسين فعاليتك في التفاعل مع نظرائك اليابانيين بشكل كبير.

فيما يلي الدليل الذي تمنيت لو كان لديّ خلال السنوات الأولى التي عشت فيها في اليابان. آمل أن أزودك بالمعرفة الأساسية المطلوبة لتتعرف بنجاح على تعقيدات المجتمع الياباني وثقافة الأعمال في اليابان، وتجنب الأخطاء العديدة التي ارتكبتها على مدى العقود الثلاثة الماضية من العيش والعمل وممارسة الأعمال التجارية مع اليابانيين.

فهم أساسيات ثقافة الأعمال اليابانية

المفاهيم التالية هي من أساسيات ثقافة الأعمال اليابانية، والتي سيساعدك فهمها على فهم العديد من القواعد والسلوكيات التي ستواجهها عند التعامل مع اليابانيين.

الهيكلية الهرمية

وكما هو الحال في المجتمع الياباني بشكل عام، عادةً ما يكون للشركات اليابانية هيكل هرمي حيث يتم احترام الأقدمية والعمر بشكل كبير. وعادةً ما يتم تحديد موقع الشخص داخل التسلسل الهرمي بناءً على مزيج من سنة الدخول إلى الشركة ومنصب الشخص أو لقبه الوظيفي.

كما يوجد أيضًا تسلسل هرمي بين الشركات، وأهمها العلاقة بين مقدم الخدمة أو المنتج والعميل. وكما هو الحال في معظم الثقافات، فإن العميل هو الملك – ويجب أن يعكس سلوك المرء وتصرفاته ذلك.

يؤثر التسلسل الهرمي، ومكانة المرء داخله، على جميع جوانب التفاعل تقريبًا – بما في ذلك كيفية مخاطبة المرء، ومستوى تهذيب اللغة المستخدمة، وترتيبات الجلوس، والحركة الجسدية، والانتباه، والاتفاق.

اللغة المنطوقة

في اليابان، تُصمم اللغة بعناية لإظهار الأدب تجاه الآخرين والتواضع مع النفس.

يشار إلى اللغة الفخرية في اللغة اليابانية باسم كيغو. هناك ثلاثة أشكال رئيسية للكيغو:

• سونكيغو لغة محترمة تستخدم للرفع من شأن الشخص الذي يتم التحدث إليه أو عنه، وإظهار الأدب معه.
• كنجوغو: لغة متواضعة أو متواضعة تُستخدم للتعبير عن تواضع المتكلم أو مجموعة المتكلم/ زملائه بالنسبة للمستمع أو مجموعة المستمع/ زملائه. تُستخدم للتعبير عن التواضع بشأن أفعال المرء أو أفعال مجموعته.
• تينيجو لغة مهذبة تستخدم للشكليات العامة، بغض النظر عن الوضع الاجتماعي أو العلاقة بين المتكلم والمستمع. تُستخدم لإظهار الاحترام والأدب بطريقة محايدة وهي مناسبة لمعظم التفاعلات الاجتماعية.

إن التوقع الافتراضي في بيئة مهنية هو استخدام لغة مهذبة(teineigo) ما لم يكن هناك اختلاف في المكانة يشير إلى خلاف ذلك. معظم متعلمي اللغة اليابانية كلغة أجنبية سيتعلمون أولاً التحدث باستخدام التيينيغو لأنه الشكل الأكثر استخدامًا للكلام المهذب في اليابانية.

هناك أيضًا شكل من أشكال اللغة اليابانية يستخدم في الحديث غير الرسمي في المواقف غير الرسمية، مثل الحديث مع الأصدقاء والعائلة. يُستخدم هذا النموذج أيضًا بشكل شائع عند مخاطبة أعضاء المجموعة الأدنى في التسلسل الهرمي، مثل المرؤوسين.

التوجه الجماعي والتوافق في الآراء

فاليابان مجتمع جماعي، وتركز ثقافة الأعمال فيها بقوة على الانسجام الجماعي والتوافق في الآراء. وغالباً ما يتم اتخاذ القرارات بشكل جماعي، وغالباً ما تخضع الآراء الفردية لمصالح المجموعة.

في حين أن هذا النهج له فائدة في تعزيز الشعور بالوحدة وتقليل الصراع، إلا أن هناك العديد من الجوانب السلبية المحتملة التي غالباً ما يعاني منها غير اليابانيين عند التعامل مع هذا الجانب من ثقافة الأعمال اليابانية:

• بطء اتخاذ القرار وعدم الكفاءة
• قمع المعارضة
• مبادرة فردية محدودة
• صعوبة التكيف مع التغيير
• الميل نحو التفكير الجماعي مما يؤدي إلى نتائج غير عقلانية أو مختلة في اتخاذ القرارات

وعلى الرغم من أن هذه السلبيات يمكن أن تكون كبيرة، إلا أن العديد من الشركات اليابانية توازن بين اتخاذ القرارات بتوافق الآراء واستراتيجيات أخرى للتخفيف من هذه المشاكل، مما يضمن استمرار عملها بكفاءة والحفاظ على قدرتها التنافسية.

وعلاوة على ذلك، على الرغم من أن نهج بناء توافق الآراء في عملية صنع القرار قد يستغرق وقتاً طويلاً، إلا أنه غالباً ما يتم تعويض ذلك بسلاسة وسرعة التنفيذ بمجرد التوصل إلى توافق في الآراء.

أهمية العلاقات

إن بناء علاقات قوية وطويلة الأمد أمر أساسي في الأعمال التجارية اليابانية. فالثقة والاحترام المتبادل أمران مهمان، وغالباً ما تسبق التعاملات التجارية تفاعلات اجتماعية لإرساء أساس متين من الثقة.

إن التركيز على الشراكات طويلة الأجل يعني أن التفاعلات التجارية ليست مجرد معاملات بل هي جزء من التزام أوسع بالنجاح والتفاهم المتبادل. يتناقض هذا النهج مع بعض الممارسات التجارية الغربية، والتي قد تعطي الأولوية للمكاسب الفورية على العلاقات طويلة الأجل.

يُنصح الشركات الأجنبية التي تسعى إلى دخول السوق اليابانية أو إقامة علاقات مع شركاء يابانيين بالتحلي بالصبر في استثمار الوقت في تطوير العلاقات. غالبًا ما يكون الغرض من الاجتماع الأولي هو التعارف أو مجرد “التعرف” على بعضنا البعض. قد تختار الشركة الإبلاغ عن نواياها في هذا الاجتماع، ولكنها قد ترغب في الانتظار لاجتماع لاحق قبل تقديم اقتراح أو طلب رسمي.

تجنب المخاطر

تميل الشركات اليابانية إلى تجنب المخاطرة وتفضل الاستقرار والقدرة على التنبؤ. ينعكس هذا النهج الحذر في عمليات صنع القرار القائمة على توافق الآراء (التي تنطوي على مفاهيم مثل رينجي ونيماواشي)، والتي يمكن أن تكون أبطأ، وقد تنطوي على المزيد من البحث المكثف ومشاركة البيانات والتخطيط مقارنة بالمعايير الغربية.

التحضير لاجتماع عمل في اليابان

يتطلب النجاح في اجتياز اجتماعات العمل في اليابان التحضير والانتباه إلى الفروق الثقافية الدقيقة واتباع نهج يتسم بالاحترام. إن فهم التوقعات والمعايير في ثقافة الأعمال اليابانية يمكن أن يحدث فرقاً كبيراً في بناء علاقات قوية وتحقيق نتائج إيجابية.

البحث والإعداد

يعد التحضير الشامل أمراً مهماً لنجاح اجتماع عمل ناجح في اليابان. ابحث عن نظرائك وشركتهم وثقافتهم. إن فهمك لممارساتهم التجارية ومكانتهم في السوق سيظهر التزامك واحترامك لهم.

قد يكون من الممارسات الجيدة أن تفهم بالضبط من ستلتقي به (الأسماء والألقاب والتسلسل الهرمي النسبي) قبل الاجتماع، وليس من عدم الاحترام بشكل عام أن تطلب اسم ولقب المشاركين قبل الاجتماع. تساعد مثل هذه المعلومات على تكييف محتوى الاجتماع (بما في ذلك العروض التقديمية) بشكل أفضل ليناسب أدوار الموجودين في الغرفة.

لقد أخطأت شخصياً في عدم اتباع هذه النصيحة، وقد واجهت في أكثر من مناسبة الدخول إلى قاعة اجتماعات في اليابان متوقّعاً مناقشة مع اثنين أو ثلاثة مشاركين من الشركة المستضيفة، لأواجه مجموعة أكبر بكثير من المشاركين الذين يتوقعون عرضاً رسمياً.

من المنظور العملي، فإن معرفة الأسماء والألقاب قبل الاجتماع يمكن أن يساعد أيضًا في تجنب التعثر في النطق أو الصعوبات في تحديد التسلسل الهرمي بين مضيفيك.

جدولة الاجتماعات

حدد مواعيد الاجتماعات مسبقاً بوقت كافٍ وقم بتأكيدها قبل بضعة أيام من حضورها.

عندما يتعلق الأمر بحضور الاجتماع، فإن الالتزام بالمواعيد يحظى بتقدير كبير. كن مستعداً للوصول في الوقت المحدد، أو يُفضل أن يكون ذلك قبل بضع دقائق، احتراماً لوقت مضيفك. هناك مفهوم معروف ومتبع في اليابان وهو مفهوم “العمل قبل 5 دقائق” (５分 Ñd_FF15↩分 Ñd_FF15↩分 Ñd_FF15↩分 Ñd_FF15↩分 Ñd_FF15↩分 Ñd_FF15↩分 Ñd_FF15↩分 Ñd) الذي يؤكد على الالتزام بالمواعيد والاستعداد. يتضمن هذا المبدأ الوصول إلى حدث محدد، مثل اجتماع عمل أو فصل دراسي أو لقاء اجتماعي، قبل خمس دقائق على الأقل من الوقت المحدد. فهو يدل على احترام الآخرين، ويسمح بالتحضير، ويظهر الموثوقية ويقلل من التوتر المرتبط بأي تأخير محتمل.

مكان الاجتماع

يمكن أن تُعقد اجتماعات العمل في أماكن مختلفة، بما في ذلك المكاتب والمطاعم والمقاهي، أو حتى الأماكن التقليدية مثل المقاهي. يتم اختيار المكان من قبل المضيف، ويمكن أن يعكس اختيار المكان شكلياً والغرض من الاجتماع.

إذا كنت ستحضر اجتماعاً في اليابان، فقد يكون من المنطقي أن تتأكد من فهمك لمكان الاجتماع قبل وقت كافٍ. قد يكون من المفيد في بعض الأحيان زيارة موقع الاجتماع قبل وقت أو يوم الاجتماع الفعلي لضمان الفهم الصحيح للموقع ووقت السفر. تُستخدم خرائط Google Maps على نطاق واسع في اليابان وتحتوي على بيانات محدثة عن الموقع الجغرافي وصور التجوّل الافتراضي ومعلومات عن وسائل النقل العام.

الاجتماعات عبر الإنترنت

تشبه آداب الاجتماعات عبر الإنترنت مع اليابانيين آداب الاجتماعات المباشرة. إذا كنت تستضيف الاجتماع، فمن الجيد أن تفتح غرفة الاجتماعات عبر الإنترنت قبل خمس إلى عشر دقائق من موعد الاجتماع. لا تتفاجأ إذا انضم الحاضرون اليابانيون إلى الاجتماع في وقت مبكر.

في جميع الحالات تقريباً، نوصيك بأن تحضر نفسك في غرفة اجتماعات أو في مكان هادئ وأن يكون بث الفيديو الخاص بك نشطاً طوال الاجتماع، حيث أنه من المعتقد الشائع في اليابان أن إظهار وجهك علامة على الصدق وأن المحادثات وجهاً لوجه تساعد في بناء الثقة. من خلال تجربتي مع الاجتماعات عبر الإنترنت مع العملاء والشركاء حول العالم، فإن اليابانيين هم الأكثر مشاركة في الاجتماعات عبر الإنترنت مع تفعيل بث الفيديو الخاص بهم. في الواقع، من النادر أن لا يشارك أحد الحاضرين اليابانيين بث الفيديو الخاص به.

خلال الجائحة، كان من الشائع أن يرتدي اليابانيون الذين يحضرون الاجتماعات عبر الإنترنت كمامة (حتى لو كانوا يجلسون بمفردهم في غرفة اجتماعات مغلقة!). بعد أن تجاوزنا أسوأ ما في الجائحة، لم يعد هذا هو الحال – على الرغم من أنه لا تتفاجأ إذا كان أحد المشاركين يعاني من البرد أو الإنفلونزا ويرتدي كمامة.

آداب اجتماعات العمل اليابانية

ترتيبات الجلوس

في الاجتماعات الرسمية، يتم تحديد ترتيبات الجلوس حسب التسلسل الهرمي. يجلس الشخص الأكبر سناً على رأس الطاولة، بينما يجلس الآخرون حسب رتبهم.

في حالة عقد اجتماع بين شركتين، عادةً ما يقوم المضيفون بإجلاس الضيوف في الجانب الأبعد عن المدخل. يُعتبر هذا الجانب هو الكاميزا أو مكان الشرف. كضيف، يجب عليك عموماً أن تنتظر حتى يجلسك مضيفك في مقعدك بدلاً من اتخاذ هذا الموقف.

الكلمة الافتتاحية

غالباً ما تبدأ الاجتماعات بمحادثات قصيرة مهذبة لإقامة علاقة. تجنب القفز مباشرة إلى مناقشات العمل. بدلاً من ذلك، انخرط في محادثة خفيفة حول مواضيع غير مثيرة للجدل مثل الطقس أو السفر أو الأحداث الأخيرة.

أسلوب العرض التقديمي

إذا كنت ستقدم عرضاً تقديمياً في اجتماع، يجب أن يكون عرضك التقديمي واضحاً وموجزاً ومنظماً بشكل جيد، مع الأخذ بعين الاعتبار أن جمهورك من ثقافة مختلفة ومن غير الناطقين باللغة الإنجليزية. استخدم الوسائل المرئية، مثل الشرائح أو النشرات لدعم نقاطك والمساعدة في الفهم. كن مستعداً للأسئلة المفصّلة، حيث يقدّر النظراء اليابانيون الدقة في الأسئلة.

قد يكون من المفيد في العديد من المناسبات ترجمة العروض التقديمية إلى اللغة اليابانية بشكل احترافي. غالبًا ما يكون من الصعب فهم العروض التقديمية، خاصة تلك ذات الطبيعة التقنية، حتى عند عرضها باللغة الأم. وتتفاقم هذه الصعوبة عند استخدام اللغة الإنجليزية كلغة ثانية، ومحاولة فهم التواصل اللفظي (خطاب مقدم العرض) والمكتوب (محتوى الشرائح) في آن واحد. تجنّب الاعتماد على الترجمة الآلية أو الترجمة القائمة على الذكاء الاصطناعي، حيث غالبًا ما تعاني هذه الخدمات من مشكلة في السياق عند ترجمة محتوى الشرائح المكون من نقاط وجمل غير مكتملة.

يجب أن يتم اختيار المقدم (المقدمين) على أساس مزيج من الأقدمية والأهمية، كما هو الحال في بلدك الأم. ومع ذلك، من خلال تجربتي، من المفيد أيضًا تحديد الأشخاص الموهوبين في مجموعتك في التقديم باستخدام لغة بطيئة وواضحة وسهلة الفهم (وهذا يتطلب خبرة وممارسة!).

عند العمل مع عملائنا في إعداد العروض التقديمية أو شرائح العروض التقديمية للجمهور الياباني، ننصحهم دائمًا بتجنب إغراء استخدام شرائح العروض التقديمية الحالية كما هي، ولكن بدلاً من ذلك نعمل معهم لتبسيط المحتوى واختصاره، وعند الاقتضاء، إضافة اللغة اليابانية إلى الشرائح أو ترجمة المحتوى بالكامل. وعادةً ما يتبع ذلك الممارسة والتدريب على تقديم المحتوى – والعمل مع مقدمي العروض لمساعدتهم على إبطاء وتبسيط لغتهم.

في حالة العمل مع مترجم فوري متتابع، يجب عادةً اختصار محتوى العرض التقديمي إلى ما يقرب من نصف محتوى العرض التقديمي الذي يتم تقديمه مباشرة باللغة الإنجليزية، وذلك لإتاحة الوقت اللازم للترجمة الفورية.

انتبه! الشخص الأكثر صوتاً في الغرفة ليس بالضرورة هو صانع القرار

أثناء الاجتماع، قد يكون من المغري أن تركز انتباهك أو احترامك على الشخص الذي يتحدث أكثر أو يطرح أكثر الأسئلة. ومع ذلك، هذا لا يعني بالضرورة أنهم صانع القرار الرئيسي أو الأعلى في التسلسل الهرمي. في كثير من الأحيان، قد يكون هذا الشخص ببساطة هو الأكثر طلاقة في اللغة الإنجليزية (غالباً ما يكون أحد الأعضاء الأصغر سناً في الفريق). ضع هذا الأمر في اعتبارك عند توديعك أو تقديم الهدايا أو كتابة رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة للتأكد من أنك تخاطب الأفراد المناسبين باحترام وفعالية.

لقد حضرتُ العديد من الاجتماعات التي بدا فيها صانع القرار الرئيسي وكأنه نائم – متكئًا على كرسيه وذراعاه مطويتان وعيناه مغمضتان. ومع ذلك، فهم عادةً ما يستمرون في الإصغاء وقد يعاودون المشاركة في المحادثة عندما يلفت انتباههم شيء ما يثير اهتمامهم.

إجراءات المتابعة بعد الاجتماع

تعتبر المتابعة بعد اجتماع العمل مع نظرائك اليابانيين أمراً بالغ الأهمية للحفاظ على العلاقة وإظهار الاحترام وضمان فهم مشترك لنقاط النقاش والمسؤوليات.

يجب أن تكون هذه المتابعة عادةً في شكل رسالة شكر عبر البريد الإلكتروني يتم إرسالها في غضون 24 ساعة من الاجتماع، مع التعبير عن الامتنان لوقت نظيرك وكرم ضيافته، والإشارة إلى أي نقاط نقاش أو قرارات رئيسية تم اتخاذها خلال الاجتماع. يمكن للمتابعة، عندما تتم بشكل جيد، أن تساعد أيضًا في اكتشاف أي سوء فهم يتعلق ببنود الإجراءات المتفق عليها والطرف المسؤول عن تلك الإجراءات والمواعيد النهائية. يمكن أن يكون البريد الإلكتروني للمتابعة فرصة جيدة أيضًا لتقديم المزيد من المعلومات، بما في ذلك التوضيحات أو الإجابات على الأسئلة التي لم يتم تناولها بشكل كافٍ خلال الاجتماع.

تحيات ومقدمات

الانحناء

الانحناء هو التحية اليابانية التقليدية. يعتمد عمق القوس ومدته على مستوى الاحترام والعلاقة بين الطرفين. يشير الانحناء الأعمق والأطول إلى احترام أكبر.

في بيئة العمل، قد يكون من اللطيف لغير اليابانيين استخدام انحناءة بسيطة عند تحية نظرائهم اليابانيين لأول مرة أو عند تبادل بطاقات العمل أو عند تبادل بطاقات العمل أو عند إظهار الامتنان على هدية أو عند توديع الضيوف.

في معظم الحالات، ليست هناك حاجة لجعل هذه الانحناءة طويلة أو عميقة بشكل مفرط في بيئة مهنية – ويجب على الأجانب غير المتمرسين في إدارة الأعمال في اليابان تجنب المبالغة في الانحناء الذي قد يبدو أحيانًا هزليًا بعض الشيء. كأجنبي ليس من المتوقع منك كأجنبي أن تتصرف كما لو كنت يابانيًا، وقد تؤدي المحاولة الجادة أحيانًا إلى عكس التأثير المقصود.

المصافحة بالأيدي

في حين أن الانحناء هو أمر معتاد، إلا أن المصافحة باليد أصبحت أكثر شيوعاً في أماكن العمل، خاصة مع الأجانب. اجمع بين الانحناءة الخفيفة والمصافحة من أجل تحية محترمة.

تبادل الأسماء

عند تقديم نفسك، استخدم اسمك الكامل متبوعاً باسم شركتك ولقبك الوظيفي. من الشائع مخاطبة النظير الياباني باسم العائلة متبوعًابكلمة “سان” (على سبيل المثال، تاناكا سان) لإظهار الاحترام.

احرص على عدم وضع كلمة “سان” بعد اسمك. بشكل عام يجب عليك أن تكون متواضعًا ليس فقط فيما يتعلق بنفسك، ولكن أيضًا فيما يتعلق بمن هم داخل مجموعتك (أي الشركة أو المؤسسة أو ما إلى ذلك)، ولهذا السبب يجب عليك أيضًا تجنب استخدام كلمة “سان” بعد أسماء زملائك عند تقديمهم للآخرين أو الإشارة إليهم – حتى لو كان زميلك أعلى منك في المكانة.

آداب بطاقة العمل في اليابان

بطاقات العمل أو“ميشي” هي جزء أساسي من آداب العمل اليابانية. إنها تمثيل لهوية الشخص وشركته، وتبادلها عملية رسمية. على الرغم من وجود اتجاه في بعض البلدان للابتعاد عن استخدام بطاقات العمل الورقية المادية، إلا أنني لم أرَ أدلة تذكر على حدوث ذلك في اليابان.

إذا كنت تخطط لزيارة اليابان من أجل العمل – تأكد من إحضار بطاقات عمل أكثر مما تعتقد أنك ستحتاج إليه، وإذا لم تكن تمتلك بالفعل حامل بطاقات عمل – فقد يكون هذا استثماراً مفيداً.

ترجمة بطاقة العمل الخاصة بك إلى اليابانية

في Shinka Management ، نوصي في كثير من الأحيان بترجمة بطاقات العمل إلى اللغة اليابانية لأولئك الذين يزورون اليابان بغرض دخول السوق – خاصةً لكبار المديرين التنفيذيين وموظفي المبيعات والتسويق.

ليس الغرض من ترجمة البطاقة لنظرائك اليابانيين في الفهم. على الرغم من أن العديد من اليابانيين يجدون صعوبة في التحدث باللغة الإنجليزية المنطوقة، إلا أن معظمهم لا يجدون صعوبة على الإطلاق في قراءة التفاصيل على بطاقة عمل باللغة الإنجليزية.

إن الغرض الحقيقي من ترجمة بطاقة العمل الخاصة بك هو إظهار الاستعداد وتقديم إشارة خفية للالتزام بالسوق اليابانية. وهذا سيميزك عن الأجانب الآخرين الذين ربما زاروك في الماضي دون متابعة أو علاقة مستمرة.

على الرغم من التقدم السريع في إمكانات الترجمة القائمة على الذكاء الاصطناعي، فإننا نوصي دائمًا بالاستعانة بشخص يتحدث اللغة اليابانية كلغة أصلية لإعداد الترجمة والتحقق من العمل الفني (بما في ذلك اختيار الخط والمسافات بين الخطوط وما إلى ذلك) قبل الطباعة. ترجمة وتدقيق بطاقات العمل هي خدمة نقوم بتضمينها كجزء من برنامجنا التدريبي على ثقافة الأعمال اليابانية في Shinka Management ، ونحتاج دائماً تقريباً أن نطلب من مصممي الجرافيك لعملائنا إجراء تعديلات على أعمالهم الفنية لتجنب أخطاء النسخ واللصق أو خيارات التصميم غير المناسبة.

تقديم بطاقة العمل الخاصة بك

قدّم بطاقة العمل الخاصة بك بكلتا يديك، مع إمساكها من الزوايا بحيث يكون النص مواجهاً للمستلم حتى يتمكن من قراءتها على الفور. إذا كان لديك جانب ياباني لبطاقة العمل الخاصة بك، فيجب أن يكون هذا الجانب متجهاً لأعلى. رافق تقديم بطاقة عملك بانحناءة خفيفة ومقدمة مهذبة.

استلام بطاقة عمل

احصل على بطاقة عمل بكلتا يديك، مع تدوين اسم نظيرك ولقبه الوظيفي والمعلومات الأخرى ذات الصلة.

تجنب وضع البطاقة بعيدًا على الفور، وبدلاً من ذلك ضعها على الطاولة أمامك أثناء الاجتماع. تعامل مع البطاقة باحترام، حيث أنها ترمز إلى الشخص وصحبته. تجنب الكتابة على البطاقة أو وضع أشياء أخرى فوقها.

في نهاية الاجتماع، تأكد من وضع بطاقات العمل التي تلقيتها في حامل بطاقات العمل. لا تضع بطاقات العمل في جيوب أسفل الخصر.

آداب التواصل في الأعمال التجارية اليابانية

على الرغم من أن اللغة الإنجليزية المكتوبة مفهومة على نطاق واسع في الأعمال التجارية الدولية، إلا أن العديد من رجال الأعمال اليابانيين قد يواجهون صعوبة في التواصل اللفظي ما لم تكن لديهم خبرة في العيش أو العمل في الخارج.

عند التعامل مع اليابانيين باستخدام اللغة الإنجليزية، من المهم أن تتذكر أن نظرائك يستخدمون اللغة الإنجليزية كلغة ثانية، ولهذا السبب غالبًا ما تكون هناك حاجة إلى إبطاء وتبسيط لغتك، واتخاذ خطوات مختلفة لمساعدة نظرائك في الفهم.

يمكن أن يؤدي تعيين مترجم فوري للاجتماعات المهمة أيضاً إلى تسهيل التواصل وإظهار التزامك.

على الرغم من أنه من غير المرجح أن يساعد في الفهم، إلا أن تعلم العبارات اليابانية الأساسية يمكن أن يكون نهجًا مفيدًا لإظهار الاحترام والجهد.

التواصل غير اللفظي

تلعب الإشارات غير اللفظية، مثل لغة الجسد وتعبيرات الوجه، دورًا مهمًا في التواصل الياباني. انتبه إلى الإيماءات والتعبيرات الدقيقة لفهم السياق الكامل للمحادثة. سيواجه معظم الأجانب الذين يجتمعون مع اليابانيين صعوبة في فهم التواصل غير اللفظي بشكل كامل خلال الاجتماعات وسيحتاجون إلى العمل مع مترجم فوري أو زميل ياباني لقراءة الغرفة.

المداراة وعدم المباشرة

الأدب وعدم المباشرة هما جانبان أساسيان من جوانب التواصل الياباني. تجنب لغة المواجهة، وعبّر عن الخلافات أو الملاحظات السلبية بطريقة لطيفة وغير مباشرة. عبارات مثل “إنه أمر صعب” أو “سننظر في الأمر” غالباً ما تنطوي على استجابة سلبية.

العمل مع المترجمين التحريريين والمترجمين الفوريين

عند إجراء الأعمال التجارية في اليابان، خاصةً إذا لم تكن تتقن اللغة اليابانية بنفسك، فإن العمل مع مترجم محترف أو مترجم فوري يمكن أن يكون ذا قيمة لا تقدر بثمن. اختر شخصاً لديه خبرة في مجال عملك لضمان فهمه للمصطلحات والسياق المحدد.

إحاطة المترجم الفوري الخاص بك

قم بتزويد المترجم الشفوي بمعلومات مفصلة عن عملك، وأهداف الاجتماع، والمصطلحات التقنية أو المصطلحات التي قد تُستخدم، وشرائح العرض التقديمي وغيرها من الوثائق ذات الصلة.

إن توفير هذه المعلومات قبل عدة أيام من المهمة سيساعد المترجم الفوري على نقل رسالتك بدقة وفعالية. سوف يشكرك مترجمك الفوري على اهتمامك بدعم إعدادهم.

خلال الاجتماع

تحدّث بوضوح وبوتيرة معتدلة لإتاحة الوقت للمترجم الفوري للترجمة بدقة. توقف بشكل متكرر لإعطاء المترجم الفوري فرصة لإيصال رسالتك. خاطب نظرائك اليابانيين مباشرة، بدلاً من التحدث إلى المترجم الفوري.

بعد الاجتماع

راجع النقاط الرئيسية للاجتماع مع المترجم الفوري لضمان الفهم المتبادل. يمكن أن يساعد ذلك في توضيح أي سوء فهم وتعزيز الرسائل الرئيسية. يمكن أن يؤدي تقديم الملاحظات للمترجم الفوري إلى تحسين التفاعلات المستقبلية. قد ترغب أيضاً في الحصول على تعليقات من مترجمك الفوري حول كيفية شعوره بسير الاجتماع، والتحقق من أي إشارات بصرية قد يكون التقطها.

قواعد اللباس

ملابس العمل في اليابان

الملابس المحافظة والمهنية هي القاعدة في أوساط الأعمال اليابانية. عادةً ما يرتدي الرجال بدلات داكنة وقمصاناً بيضاء وربطات عنق، بينما ترتدي النساء بدلات أو فساتين رسمية خاصة بالعمل.

لقد لاحظت مؤخرًا تحولاً طفيفًا، خاصة في الفترة التي أعقبت الجائحة، نحو ارتداء ملابس أقل رسمية قليلاً بين اليابانيين لصالح خيارات أكثر راحة – ولا سيما أن المزيد من الرجال يختارون الامتناع عن ارتداء ربطة العنق عند الذهاب إلى المكتب. ومع ذلك، عند حضور اجتماعات العمل في اليابان، ما زلت أوصي بارتداء ملابس رسمية في معظم الحالات.

الاعتبارات الموسمية

ارتدِ ملابس مناسبة للموسم، نظراً لصيف اليابان الحار والرطب وشتائها البارد. تعتبر الأقمشة خفيفة الوزن والقابلة للتنفس مناسبة لفصل الصيف، بينما تعتبر الطبقات والملابس الدافئة ضرورية لفصل الشتاء.

يمكن أن يكون الصيف على وجه الخصوص صعباً في اليابان. في عام 2005، أطلقت حكومة اليابان حملة ” Cool Biz ” في محاولة للحد من استهلاك الطاقة خلال أشهر الصيف. ألزم البرنامج العاملين في الحكومة بارتداء ملابس مناسبة لظروف الصيف، مما ألغى الحاجة إلى ارتداء سترات البذلة وربطات العنق. ولحسن الحظ تم اعتماد هذا النهج منذ ذلك الحين من قبل الغالبية العظمى من المنظمات اليابانية.

قد لا تزال ترغب في ارتداء الملابس السابقة للاجتماعات الأولية عند زيارة اليابان في الصيف، ولكن بالنسبة للزيارات المتكررة بعد تطوير العلاقة، فمن المناسب تماماً ارتداء الملابس وفقاً لإرشادات Cool Biz في معظم الصناعات.

آداب تقديم الهدايا في اليابان

يعد تقديم الهدايا ممارسة شائعة في ثقافة الأعمال اليابانية، خاصة خلال الاجتماعات الأولية أو للاحتفال بالتعاون الناجح.

إذا كنت ستحضر اجتماعاً في مقر عميل أو شريك أو مورد ياباني، أنصحك بإعداد هدية وقراءة هذا الدليل لآداب تقديم الهدايا اليابانية. في سياق B2B، عادة ما يتم تقديم الهدية من قبل الزائر أو الضيف. ويقابل المضيف هذا اللطف بالمثل من خلال توفير الضيافة أثناء الزيارة.

اختيار الهدية المناسبة

الغرض من تقديم الهدية هو إظهار الاحترام والامتنان والرغبة في تطوير العلاقة. There is no need to prepare an overly extravagant gift, and in many cases such a gift can be perceived as inappropriate. Common gifts include high-quality food items, traditional crafts, or items from your home country. Boxes of chocolates, sweets, or savoury items that can easily be shared, can be a good default when choosing a gift to take to a meeting.

One gift per group that you are meeting with is usually sufficient and can be provided to the most senior person amongst your hosts.

Gifts are almost always prepared wrapped and presented within a gift bag.

تقديم الهدية

عند حضور الاجتماع، احتفظ بهديتك إما على طاولة الاجتماع بعيدًا عن الطريق، أو على مقعد فارغ أو طاولة قريبة. تجنب وضع الهدية على الأرض، خاصة إذا كانت تحتوي على طعام.

يتم تقديم الهدية في نهاية الاجتماع بعد الوقوف للمغادرة. اقترب من الشخص الأكبر سنًا (تجنب وجود طاولة بينكما) وقدم الهدية بكلتا يديك مصحوبة بانحناءة خفيفة. لا تضخمي من شأن الهدية – وبدلاً من ذلك قولي شيئاً مثل “هذا شيء صغير من الوطن”.

آداب تناول الطعام الياباني

إذا تمت دعوتك إلى وجبة عمل، فهي فرصة لبناء علاقات مع نظرائك اليابانيين. وغالباً ما يتم تطوير علاقات شخصية أكثر أثناء تناول الطعام، أو عند الخروج لتناول المشروبات بعد العشاء، حيث يمكن تطوير المزيد من العلاقات الشخصية. في كثير من الأحيان يتم خلال هذه الفرص مشاركة المعلومات أو الآراء التي قد يكون من الصعب أو الحساس أو غير المناسب إثارتها خلال الاجتماعات الرسمية مع مجموعة أكبر.

المقاعد

كما هو الحال في اجتماعات العمل، غالباً ما يتم تحديد ترتيبات الجلوس للعشاء حسب التسلسل الهرمي، وغالباً ما يجلس الضيوف في أماكن بعيدة عن مدخل المطعم أو في جانب الغرفة المقابل للباب. إذا كنت مستضافاً من قبل اليابانيين، انتظر حتى يدعوك مضيفك للجلوس – وعادةً ما يشير إليك بالجلوس في الجانب “الأعلى” من الطاولة.

الطلب والأكل

اسمح لمضيفك بالطلب أولاً واتبع خطاه. في كثير من الحالات يتم طلب الوجبات مسبقاً أو يتم اختيار قائمة طعام محددة للجميع. من الأدب أن تجرب القليل من كل ما يُعرض عليك. من الأفضل الإبلاغ عن أي قيود غذائية في وقت تحديد موعد العشاء، حيث قد يكون من الصعب تلبية أي حساسية أو عادات دينية أو تفضيلات نباتية/ نباتية بمجرد الوصول إلى مطعم في اليابان.

استخدمي عيدان الطعام بشكل صحيح وتجنبي الإشارة إلى الطعام أو طعنه بها. يعتبر وضع عيدان الطعام بشكل مستقيم في وعاء الأرز نذير شؤم ويجب تجنبه.

النخب والشرب

النخب شائع في الطعام الياباني. وعادةً ما يبدأ المضيف عادةً النخب الأول، وغالباً ما يقول“كانباي” (في صحتك). انتظر النخب قبل الشرب. عند سكب المشروبات للآخرين، أمسك الزجاجة بكلتا يديك واملأ كأسهم. من الأدب أن ترد بالمثل بالسماح للآخرين بملء كأسك – وأن تمسك كأسك بيديك الاثنتين.

دفع الفاتورة

في أماكن العمل، يدفع المضيف عادةً الفاتورة عادةً. قد يكون من اللباقة أن تعرض عليه المساهمة، ولكن إذا أصرّ المضيف على ذلك، فاقبل ضيافته بلطف.

بناء العلاقات

التواصل الاجتماعي خارج العمل

يعد بناء العلاقات الشخصية خارج العمل ممارسة مفيدة في ثقافة الأعمال اليابانية. شارك في الأنشطة الاجتماعية مثل العشاء أو الرياضة لتقوية علاقتك مع نظرائك. تساعد هذه التفاعلات في بناء الثقة وتسهيل التعاملات التجارية بشكل أكثر سلاسة.

الالتزام طويل الأجل

تقدّر الشركات اليابانية الالتزامات طويلة الأجل والولاء. أظهر تفانيك من خلال الحفاظ على الاتصال المنتظم، ومتابعة الاتفاقات، وإظهار اهتمامك برفاهية شركتهم. الاتساق والموثوقية هما مفتاح بناء علاقات قوية.

يمكن أن يكون إرسال بطاقة تهنئة بالعام الجديد إلى الشركات اليابانية كل عام لمسة لطيفة للحفاظ على العلاقة بين الزيارات.

التعامل مع النزاعات

يتم تجنب النزاعات بشكل عام في ثقافة الأعمال اليابانية. إذا ظهرت خلافات، عالجها بحذر واحترام. ركز على إيجاد حلول مفيدة للطرفين وتجنب المواجهة المباشرة.

في كثير من الأحيان قد ينشأ النزاع بسبب سوء الفهم أو سوء التواصل، وإذا تُرك دون حل يمكن أن يؤدي إلى انعدام الثقة، مما يعرض العلاقة للخطر في نهاية المطاف.

الأسئلة الشائعة – ثقافة وآداب العمل اليابانية

يستند ما يلي إلى الأسئلة التي تلقيناها خلال أو بعد برنامجنا التدريبي على آداب العمل الياباني.

هل لديك سؤال عن آداب العمل اليابانية غير مذكور في هذا الدليل؟ لا تتردد في الاتصال بنا لطرح سؤالك وسنبذل قصارى جهدنا للإجابة عليه.

حظاً موفقاً!

يتطلب التعامل مع آداب العمل اليابانية فهم الفروق الثقافية واحترام التقاليد والالتزام ببناء علاقات قوية. من خلال الالتزام بهذه الإرشادات، يمكنك تعزيز الثقة وتعزيز التواصل وزيادة فرص نجاحك في بيئة الأعمال اليابانية. تذكّر أن الصبر والأدب والاهتمام بالتفاصيل والنية الصادقة هي صفات أساسية ستساعدك على الازدهار في ثقافة العمل الفريدة في اليابان.

تدريب آداب الأعمال اليابانية

هل تتطلع إلى تحسين فعاليتك مع زملائك اليابانيين؟

على مدى السنوات الـ 15 الماضية Shinka Management دعمت آلاف المهنيين من أكثر من 70 دولة من خلال برنامجنا التدريبي على آداب وثقافة العمل اليابانية. اتصل بنا عبر النموذج أدناه للحصول على مزيد من المعلومات حول إدارة برنامج مخصص لموظفيك.