مجالس الإدارة المرئية

أكينوري هيودو ، مدير المصنع السابق ، مصنع تويوتا هايس | #AskSensei Event 19 ملخص

تعد لوحات الإدارة المرئية أداة مفيدة في مكان عملك. تتيح لك الأداة استيعاب المعلومات الضرورية في لمحة وتساعدك على تتبع عملياتك وفقًا لأهدافك المحددة. ومع ذلك ، إذا كانت لديك لوحات إدارة مرئية في مكان عملك ، فهل تستخدم الأداة بشكل صحيح كما هو مقصود حقًا؟ يناقش Akinori Hyodo فكرة لوحات الإدارة المرئية ويشرح كيف يمكنك الاستفادة بشكل أفضل من أداة الإدارة الرشيقة هذه.

كيفية استخدام لوحات الإدارة المرئية

سنتحدث عن لوحات الإدارة المرئية اليوم. أنا على ثقة من أن هناك بالفعل العديد من مجالس الإدارة المرئية منتشرة في جميع أنحاء الشركات من كل من ينضم إلينا اليوم. أود أن أسألك عن سبب وجود هذه المجالس الإدارية في مكان عملك؟ لماذا هم هناك؟

أعتقد أن معظمكم الذين ينضمون إلينا في هذه الندوة عبر الويب هم في موقع الإشراف أو الإدارة داخل شركاتكم. هذا يعني أنه بناءً على الدور الذي لديك ، فأنت مسؤول عن إدارة والتحكم في الأشياء المختلفة التي تحدث في المنطقة التي تعتني بها.

بغض النظر عن القسم أو القسم الذي تكون مسؤولاً عنه داخل شركتك – سواء كان التصنيع أو الخدمات اللوجستية أو الجودة وما إلى ذلك ، فإن الموضوعات الشائعة التي تعمل في جميع هذه المجالات هي تلك المتعلقة بالسلامة والجودة والتكلفة. بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأن شركاتنا تتكون من أفراد مختلفين ، فإننا نحتاج أيضًا إلى تطوير هؤلاء الأشخاص وهذا موضوع مشترك آخر في جميع المجالات المختلفة للمؤسسة.

يجب أن نكون قادرين على التحكم في مناطقنا وفقًا للموضوعات التي نحددها من خلال فهم كيفية أدائنا. ويساعدنا عرض كل هذه المعلومات بشكل مرئي على اللوحات في مكان واحد على القيام بذلك بشكل فعال. هذه هي الفكرة من وراء مجالس الإدارة المرئية.

نظرًا لأن لوحات الإدارة المرئية هي أداة بالنسبة لنا حتى نتمكن من إدارة منطقة ما ، فيجب عليك استخدام هذه الأداة بانتظام. يرجى التفكير في هذه النقطة للحظة. هل تستخدم هذه الأداة بالمعنى الحقيقي في مكان عملك؟ تمامًا مثل أي أداة أخرى قد تكون لديك ، ما لم يتم استخدامها بانتظام وبشكل متكرر ، فإن الأداة سوف تصدأ وتذهب سدى.

لذا ، لكي تكون هذه اللوحات مفيدة لك ، يجب أن تكون قادرًا على تحديد المشكلات من المعلومات المعروضة على اللوحات. يجب أن تكون قادرًا على تحديد مكان المشكلات وكيف تتعقب حلها.

ومع ذلك ، فإن ما يجب إدارته سيكون مختلفًا على مستويات مختلفة من المنظمة. لهذا السبب تحتاج إلى توضيح ما يجب تتبعه وإدارته على مستوى مؤسستك. بمجرد تحديد هذه النقاط والأغراض بوضوح وعرض المعلومات ذات الصلة بشكل مرئي على لوحات الإدارة ، يجب أن تكون قادرًا على فهم الموقف الحالي للمنطقة التي تعتني بها بوضوح عندما تقف أمام مجالس الإدارة.

بالنسبة لتويوتا ، نبدأ نوبتنا دائمًا من خلال عقد اجتماع أمام مجالس الإدارة. عندما يأتي المدير إلى أرضية المتجر ، فإن أول مكان يقوم بفحصه قبل زيارة منطقة معينة سيكون مجالس الإدارة. هذا لأنه يمكننا أن نفهم بسرعة مكان المشاكل في تلك المنطقة من خلال النظر إلى المعلومات المعروضة على اللوحات. سيساعدنا هذا بعد ذلك في تحديد المكان الذي نحتاج إلى تركيز انتباهنا فيه أثناء تجولنا في المنطقة على أرضية المتجر.

لإعطائك مثالًا أكثر تحديدًا ، بشكل عام ، لدينا أيضًا لوحة إدارة تعرض أداء العملية أو السطر الموجود في نهاية تلك العملية أو الخط. المعلومات التي نتتبعها على لوحة الإدارة هذه عبارة عن تقسيم للهدف كل ساعة والنتيجة المقابلة لكل ساعة. وعندما تكون هناك فجوة بين الهدف والنتيجة الفعلية ، فإننا نوثق أيضًا على تلك اللوحة ما هي المشاكل وما هي التدابير التي تم اتخاذها ضد تلك المشاكل.

السبب وراء تتبعنا لأدائنا مقابل هدفنا على أساس كل ساعة هو أنه في عملية التصنيع ، هناك شرط أن نحقق الحجم المستهدف بنهاية التحول. لذلك ، إذا لم نتتبع كيفية أدائنا مقابل الهدف طوال فترة التحول ، فقد نجد في نهاية التحول أننا لم نحقق هدفنا ، وبالتالي لن نتمكن من تلبية الطلب. هذا هو السبب في أننا نتتبع أدائنا ساعة بساعة وعندما نواجه مشكلة نتخذ الإجراءات المناسبة للتأكد من أننا نحقق هدف إنتاجنا لهذا التحول.

هناك العديد من الأشياء التي تحدث خلال فترة التحول وإذا لم نعالج كل هذه القضايا حتى نهاية التحول ، فقد يكون الأوان قد فات وقد لا نتمكن من تحقيق هدفنا لهذا التحول. في عالم مثالي ، سنقوم بتتبع جزء أدائنا بجزء أو منتج تلو الآخر. لكن ليس من الواقعي أن تفكر في استثمار الوقت الذي يذهب إلى تلك الدرجة من الإدارة. لذلك ، نقوم بتقسيمها إلى ساعات حتى نتمكن من فهم المشكلات التي نواجهها خلال كل ساعة ومعالجة المشكلات كما يتم تحديدها من أجل منع حدوثها مرة أخرى لاحقًا. يساعدنا تتبع تقدم الإنتاج لدينا كل ساعة على تحقيق هدفنا المخطط له بسهولة أكبر لعملية التحول.

الهدف الرئيسي الأول من مجالس الإدارة المرئية هو تمكين أولئك الذين هم في مناصب المشرف والإدارة من فهم مكان المشاكل ومعالجتها بسرعة لمساعدتهم على تحقيق هدفهم في التحول. لذلك ، يجب عليهم التأكد من أن مجالس الإدارة تعمل كأداة لإدارة الإنتاج بالطريقة التي وصفتها للتو. ما لم يكونوا قادرين على فعل ذلك مع مجالس الإدارة لديهم ، فليس هناك فائدة من وجودهم هناك. هذه إحدى النقاط الرئيسية التي نحتاج إلى تحقيقها من خلال وجود مجالس إدارة في متجرنا.

الهدف الرئيسي الثاني وراء وجود لوحات إدارة مرئية هو توفير المعلومات لكل من يعمل في هذا المجال. هذه المعلومات المعروضة على لوحات الإدارة مرئية ومفتوحة للجميع في المنطقة ليراها ، وهذا يوفر للفريق العامل في المنطقة بعض الملاحظات المرئية فيما يتعلق بالجهود التي بذلوها في عملهم من أجل التحول.

في النهاية ما تسعى الشركة إلى تحقيقه من خلال هذه الجهود هو زيادة الربح. من أجل تحقيق هذه الأرباح ، يجب أن يكون لدى الشركة أهداف مختلفة موضوعة مقابل مواضيع مختلفة مختلفة تحتاج إلى معالجة.

بقدر ما يتعلق الأمر بعملية التصنيع وإدارتها ، فإن الفرضية الأساسية بالنسبة لهم لتكون قادرة على جني الأرباح هي تلبية الطلب المطلوب خلال الوقت المطلوب. من المهم أيضًا أن ينتجوا منتجات عالية الجودة بتكلفة أقل بطريقة فعالة. هذا هو السبب في أن مؤشرات الأداء الرئيسية التي يتتبعونها يجب أن تعكس وتعالج كل هذه النقاط ويجب عرض جميع مؤشرات الأداء الرئيسية هذه بشكل مرئي على لوحات الإدارة.

علاوة على ذلك ، من أجل معالجة مؤشرات الأداء الرئيسية والنتائج المقابلة واستخدامها بشكل صحيح ، من الأهمية بمكان أن يكون لدينا هدف أو معيار مكتوب على المعلومات حتى نفهم ما إذا كانت الأمور تسير على ما يرام أو إذا كانت هناك مشكلة .

كما ذكرت سابقًا ، فإن المؤشرات الرئيسية التي يجب تتبعها تتعلق بالسلامة والجودة والتكلفة. ومع ذلك ، اعتمادًا على مستوى المنظمة والأهداف التي يحاولون تحقيقها في كل مستوى ، يمكن أن تختلف تفاصيل ما يجب النظر إليه تحت كل من هذه الموضوعات. هذا هو السبب في أنه من المهم توضيح ما يريد المشرفون والمديرون ومن هم فوقهم فهمه من مجالس الإدارة فيما يتعلق بالمجال الذي يتحملون مسؤوليته عنه وما هي المؤشرات التي يجب تتبعها وفي أي تكرار يجب عليهم تتبع وإدارة العملية تبعا لمستوى إدارتهم.

بعد قولي هذا كله ، عندما يكون لديك لوحات إدارة مرئية في مكان عملك ، فإن الأمر الأكثر أهمية هو الاستفادة الكاملة من المعلومات الموجودة على اللوحات كأداة لإدارة منطقتك وجزءك من العملية. بناءً على تجربتي في زيارة ورؤية الكثير من الشركات حول العالم التي طبقت فكرة مجالس الإدارة هذه ، أرى أن العديد من الشركات تركز أكثر على جاذبية التصميم بدلاً من الفائدة الفعلية للمعلومات كأداة للإدارة.

لذلك ، عندما تقوم بإعداد هذه اللوحات ، فإنني أشجعك حقًا على التأكد من أن لديك أهدافًا واضحة وأن تستخدمها بالفعل لإدارة منطقة عملك بشكل فعال. أيضًا ، يجب عليك التأكد من أن الأهداف والتوقعات العامة للشركة من أولئك الذين هم في أعلى مستوى في المؤسسة معروضة بوضوح على المعلومات الموجودة على اللوحات في شكل معيار وهدف حتى تتمكن من فهم ما إذا كنت تتبع بشكل جيد أم لا.

من المهم أن يتواصل أولئك الموجودون في الجزء العلوي من المنظمة مع بقية المنظمة بوضوح ما هو الاتجاه الذي يريدون أن تتخذه شركتهم فيما يتعلق بأهداف الشركة وأهدافها وتقديم التعليمات لمن هم في الأجزاء السفلية من المنظمة للقيام بها خارج العمل والأنشطة لتحقيق الأهداف التي تضعها الشركة. لذلك ، بينما تحدث الأنشطة في الطرف الأدنى من المنظمة ، يجب أن تكون نتائج هذه الأنشطة مرئية على اللوحات. لذلك ، تحتاج الإدارة أيضًا إلى التحقق من المعلومات الموجودة على لوحات الإدارة المرئية وتقديم الملاحظات على أساس يومي.

يجب تكرار دورة ما وصفته للتو مرارًا وتكرارًا للتأكد من تحقيق الأهداف الموضوعة.

سؤال وجواب الجمهور

ما هي إيجابيات وسلبيات استخدام لوحات الإدارة الرقمية؟

فيما يتعلق بالفرق بين عرض المعلومات المكتوبة بخط اليد والنسخ المطبوعة للمعلومات الرقمية على اللوحات ، لا توجد قاعدة محددة لما يجب أن يكون مكتوبًا بخط اليد أو رقميًا. لكني أشكك في كفاءة طباعة جميع المعلومات التي يجب تتبعها وعرضها على اللوحات على أساس كل ساعة وعلى أساس يومي في كل مرة يتم فيها تحديث المعلومات. لهذا السبب ، من الشائع داخل Toyota أن يتم تحديث المعلومات التي يتم إدخالها إلى لوحة الإدارة يدويًا. في حالة المعلومات الرقمية ، يحتاج شخص ما إلى إدخال المعلومات في مكان ما في مرحلة ما. إذا كنت تتوقع أن يقوم قادة فريقك بوضع المعلومات في نظام رقمي طوال فترة التحول ، فإنني أتساءل عما إذا كنت تمنحهم القدرة الكاملة ليكونوا قادرين على إدارة جميع المشكلات التي تحدث خلال فترة التحول. إن توقع أن يعمل قادة الفريق على مثل هذه المهام يستغرق وقتًا ثمينًا بعيدًا عنهم ويقوض قدرتهم على إدارة المنطقة بشكل مباشر لأنهم مشغولون طوال فترة التحول بالتعامل مع مختلف القضايا.

بعد قولي هذا ، يمكنني بالتأكيد أن أقدر فائدة الحصول على المعلومات بتنسيق رقمي من حيث تخزينها رقميًا في النظام. إذا كانت المعلومات شيئًا تريد استخدامه في مكان ما على المسار الصحيح ، فسيكون توفرها وإدارتها رقميًا مفيدًا.

ولكن ، بشكل عام ، سيكون من المفيد القيام بالأشياء يدويًا على مستوى فريق العمل. ومع ذلك ، بمجرد الصعود إلى مستوى آخر ، قد يكون من الأفضل استخدام المعلومات وإدارتها بتنسيق رقمي. يجب أن تكون هناك نقطة يمكنك فيها تحديد النهج الأفضل بناءً على احتياجاتك والوقت الذي تقضيه في التقاط المعلومات الضرورية يدويًا أو رقميًا. على أي حال ، أنا لست ضد وضع الأشياء في تنسيق رقمي حيث يمكنني بالتأكيد فهم فائدة وراحة الحصول على المعلومات في تنسيق رقمي. الشيء المهم هو تقييم مزايا وعيوب النهجين بناءً على موقفك واستخدام كلا النهجين حسب احتياجاتك وأغراضك.

إليك نصيحة واحدة أرغب في تقديمها للمديرين الأعلى في المؤسسة الذين يستخدمون لوحات المعلومات الرقمية أو حتى أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم لإدارة العمليات. يجب أن تطرح السؤال عما إذا كنت تفهم حقًا ما يحدث بالضبط في المنطقة التي تديرها في أرضية المتجر. في أرضية ورشة التصنيع ، يمكن أن تتغير الأشياء في غضون ثوانٍ. هل يمكنك فهم ذلك على شاشة الكمبيوتر؟ أعتقد أنك بحاجة للذهاب إلى ورشة العمل وتأكيد هذه المعلومات بنفسك في الموقع الفعلي.

هذه هي النقاط التي تحتاج إلى أخذها في الاعتبار. لذا ، فكر في أفضل شكل ومنهج لك لتتمكن من إدارة المنطقة والعملية التي تتحمل مسؤوليتها بفعالية وكفاءة.

ما هي العناصر التي تعتبرها ضرورية لتضمينها في مجلس الإدارة؟ على سبيل المثال ، غالبًا ما نرى السلامة والبيئة والجودة والتكلفة والتسليم والناس.

كما تطرقت خلال ملاحظاتي الافتتاحية ، فإن المحاور الأربعة الرئيسية هي السلامة والبيئة والجودة والتكلفة بالإضافة إلى تنمية الأفراد. إنها عناصر شائعة جدًا في العديد من الشركات خاصة في التصنيع. وما تتم مراقبته بالفعل تحت كل موضوع من هذه الموضوعات سيكون مختلفًا قليلاً اعتمادًا على حالة كل شركة والأهداف التي يحاولون تحقيقها.

الآن ، سأقدم لكم مثالاً تحت موضوع الجودة. والأهم من ذلك ، يجب أن تضمن ما وعدت به لعملائك. لذلك ، فإن أول مؤشر يجب عليك تتبعه هو الشكاوى والمطالبات التي تتلقاها من عملائك. والثاني هو عيوب الجودة والمشكلات التي شقت طريقها للخروج من عمليتك من خلال العملية التالية والثالث هو مشكلات الجودة قيد المعالجة التي اكتشفتها في عمليتك قبل أن تنتقل من عمليتك إلى العملية التالية.

فيما يتعلق بالمؤشر الأول ، أي المطالبات والشكاوى من عملائك ، يمكن تتبعها على أساس شهري حيث أظن أنه لا يوجد الكثير من العيوب التي ينتهي بها الأمر بالهروب إلى العملاء كما هو الحال في كثير من الحالات. تم اكتشافها قبل أن تصل إلى أيدي العملاء. ولكن ، فيما يتعلق بقضايا الجودة بين العمليات وأثناء العملية داخل العملية الخاصة بك ، قد ترغب في تتبعها على أساس يومي مقابل المستوى المستهدف الذي حددته الشركة حول معدل العيب. ويجب أن تكون واضحة في المعلومات المعروضة على لوحة الإدارة لتتبع هذه المعلومات.

هناك نوعان إضافيان قد ترغب في التفكير فيهما تحت موضوع الجودة وهما معدل الخردة وعائد التمرير الأول أو أول مرة من خلال الجودة (FTT) وهو مؤشر حول النسبة المئوية للمنتج الذي يغادر نهاية العملية ويذهب مباشرة من خلال العملية التالية.

أنا على ثقة من أن هذا النوع من المعلومات يجب أن يكون متاحًا وأن يتم الاحتفاظ به في سجلات كبيانات في معظم الشركات بشكل عام. ولكن ، كما قلت سابقًا ، تحتاج إلى توضيح ما تحتاج إلى تتبعه وبأي تردد يجب أن تتبعه من أجل إدارة عملياتك اليومية والتحكم فيها. لذلك ، بناءً على أهدافك ، ستكون المؤشرات التي ستتبعها مختلفة.

كيف يكون الفريق قادرًا على إدارة الإنتاج وتحديث المعلومات في مجالس الإدارة؟ كيف تدار في تويوتا؟

#AskSensei عبر الويب

أحداث #AskSensei القادمة والتسجيل

لمزيد من المعلومات حول سلسلة الندوات على الويب #AskSensei ، يرجى الرجوع إلى صفحة نظرة عامة على #AskSensei .