دور قائد الفريق
أكينوري هيودو ، مدير المصنع السابق ، مصنع تويوتا هايس | #AskSensei Event 3 ملخص
ما هو دور قائد الفريق؟ نناقش أهمية دور قائد الفريق ونستكشف كيف يمكن هيكلة فريق عمل المتجر وإدارته من خلال النظر في بعض الأمثلة الرائعة من Toyota في اليابان.
ما هو دور قائد الفريق؟
اعتمادًا على ظروف الشركة مثل حجمها والبيئة التي تعمل فيها ، ستكون هناك بعض الاختلافات في دور قائد الفريق. لذا ، ما أود فعله هو التفكير في مثال من شركة Toyota في اليابان.
لكن ، قبل أن أتحدث أكثر عن هذا ، ربما ينبغي أن أذكر أن دور قائد الفريق على الأقل في Toyota هو منصب مُصنَّف ، مما يعني أنه أحد تلك الأدوار على مستوى المشرف داخل المنظمة.
يتم منحهم دورًا إشرافيًا داخل هيكل الشركة لأنه كان يعتبر أن هذا الدور ضروري داخل المنظمة ككل لضمان التشغيل السلس للإنتاج.
لذلك ، تم إنشاء الدور بهدف واضح وهدف من ورائه وهناك قائمة بالمسؤوليات التي تأتي مع هذا الدور. كانت الحاجة إلى هذا المنصب موجودة في المقام الأول قبل إنشاء دور قائد الفريق داخل المنظمة.
يتم تحديد نطاق قائد الفريق بناءً على حجم وبيئة المنظمة. تحتاج إلى التفكير في هذا الأمر لمؤسستك لتحديد المكان المناسب لدور قائد الفريق.
فيما يتعلق بدور قائد الفريق داخل Toyota ونمط عملهم اليومي ، فإن نصف دورهم يدور حول المسؤوليات المتعلقة بـ kaizen أو التحسين المستمر والنصف الآخر حول ما نشير إليه على أنه الحفاظ على العملية. نظرًا لأنهم مسؤولون عن جميع هذه الأنشطة على مدار اليوم ، فهم خالون تمامًا من العمل مباشرة على الخط – أي أنهم لا يقومون بعمل المشغل.
فيما يتعلق بهيكل الفريق من مستوى قائد الفريق إلى أسفل ، يوجد بالفعل أشخاص بين قائد الفريق والمشغلين. على سبيل المثال ، كما هو الحال في شركاتك أيضًا ، يأخذ المشغلون إجازة. عندما يأخذون إجازة ، ما لم يكن هناك شخص يمكنه ملء الفراغ ، سيكون هناك تأخير في الإنتاج. لذلك ، ضمن هيكل فريقنا ، لدينا شخص ما متاح لتغطية عامل يعمل ، على سبيل المثال ، في إجازة سنوية.
مثال على هيكل فريق أرضية متجر Toyota
يتم وضع هيكل الفريق هذا على افتراض أن الإنتاج المطلوب لهذا اليوم مضمون. بالإضافة إلى ذلك ، هناك أيضًا العديد من الأهداف الأخرى التي يحتاج قائد الفريق إلى تحقيقها. لذا ، فإن ما يفعلونه هو إدارة المهام والأشياء والأحداث وما إلى ذلك على مدار اليوم للتأكد من أن فريقهم ينجز جميع المهام الضرورية للإنتاج. من أجل تحقيق هذه الأهداف ، يحتاج قادة الفريق إلى التركيز على المشكلات التي تظهر على مدار اليوم. لهذا السبب أقول إن نصف ما يفعلونه على مدار اليوم هو كايزن ، حيث يقومون بإجراء تحسينات ومعالجة المشكلات.
كان هذا مثالًا ومرجعًا لك من Toyota هنا في اليابان. ولكن ، ما عليك القيام به هو التفكير في وضع شركتك وحجمها واحتياجاتها والتفكير في الدور الذي يجب أن يكون عليه دور قائد الفريق والهيكل الضروري من حولهم. بمجرد الانتهاء من ذلك ، يجب عليك التأكد من توثيق ذلك بوضوح.
أعطيت مثالاً لهيكل الفريق الذي يرأسه قائد الفريق اليوم. ومع ذلك ، أثناء تقدمك في المنظمة من قادة الفريق فصاعدًا إلى المشرفين والمديرين والمديرين وما إلى ذلك ، بينما يزداد نطاق ما يديرونه ، يجب أن تتذكر أن المفهوم العام وطريقة التفكير حول هذه المواقف هي نفس.
سؤال وجواب الجمهور
ما هي أفضل الممارسات المتعلقة بكيفية تقسيم قائد الفريق لوقته / وقتها؟
سأجيب على السؤال كاستمرار لمناقشتي الافتتاحية. كما قلت سابقًا ، يتم إنفاق نصف وقت قادة الفريق حول كايزن في حالة تويوتا.
يجب أن تقرر مؤسستك ما يجب أن يفعله قائد الفريق من وقت بدئهم في الصباح حتى مغادرتهم في فترة ما بعد الظهر فيما يتعلق بما يجب تحقيقه بناءً على بيئتك. ولكن ، بقدر ما قد ترغب في تحديد ما يحتاج قادة الفريق بالضبط إلى القيام به على مدار اليوم من حيث خطوات وأنشطة العمل ، عندما يبدأون العمل فعليًا لهذا اليوم ، ستكون هناك العديد من المشكلات غير المتوقعة التي يمكن أن تحدث. لذلك ، عليك أن تأخذ ذلك في الاعتبار عند تحديد خطوات العمل لقادة الفريق.
ولكن ما قد يكون أكثر أهمية من تعيين قائد الفريق لمهام وأنشطة العمل التي يحتاجون إلى القيام بها على مدار اليوم هو ما يفعله الأشخاص فوقهم. كما يحتاجون أيضًا إلى متابعة المشكلات للتأكد من أن قائد الفريق لديه ما يحتاجه ليكون قادرًا على حل المشكلات التي تنشأ خلال فترة التحول.
لقد ذكرت سابقًا كيف يبدو عمل قائد الفريق – نصف ما يفعلونه هو كايزن والنصف الآخر يحافظ على العملية. ولكن عندما يتعلق الأمر بدور ومسؤولية من هم فوقهم في فئة المدير ، فإن أحد الجوانب المهمة في عملهم هو متابعة المشكلات التي يواجهها قائد الفريق. إذا كان هؤلاء الأشخاص على المستوى الإداري لا يفعلون ذلك ، فسنقول إن هؤلاء الأشخاص على هذا المستوى ليسوا مطلوبين داخل مؤسستهم. لأنهم إذا لم يتابعوا ، فهم لا يؤدون وظيفتهم بشكل صحيح.
فيما يتعلق بكيفية اتخاذ الخطوة الأولى نحو إنشاء هيكل جديد للفريق وتحديد دور قائد الفريق ، بدلاً من محاولة الحصول على هذه المرة الأولى المثالية ، حاول تطوير مسودة لهيكل الفريق ودور قائد الفريق ، وحاول العمل معها وإجراء التغييرات اللازمة التي تناسب مؤسستك الخاصة وأنت تمضي قدمًا.
أيضًا ، خذ وقتًا في معرفة كيف يجب تقريبًا تقسيم وقت قائد الفريق على مدار اليوم. عندما تفكر في كيفية تقسيم اليوم ، ستجد أن جزءًا من العمل اليومي سيتكون على الأرجح من المهام التي يجب إنجازها على أساس يومي بغض النظر عن السبب. ومع ذلك ، قد يكون هناك وقت يكافح فيه قائد الفريق لإكمال تلك المهام اليومية الضرورية بسبب بعض المشكلات أو بعض الحوادث التي يتعين عليه / عليها التعامل معها أثناء المناوبة. هذا هو المكان الذي يمكن للمستويات الأعلى فوقها متابعة ودعم قادة الفريق لتمكينهم من تحقيق تلك المهام “التي يجب القيام بها” لهذا اليوم.
من الجيد إجراء هذه المناقشة حول دور قائد الفريق وكيف ينبغي تقسيم يومهم. ولكن ، يجب نقل هذه المناقشة نفسها إلى المستوى التالي من المنظمة والمستوى التالي فوق هذا المستوى وما إلى ذلك. يجب عليك أيضًا التفكير في ما يجب أن يستتبعه يومهم وما يجب أن يبدو عليه ذلك. إذا كنت تركز فقط على دور قادة الفريق ، فلن تعمل مؤسستك بشكل صحيح.
ما هي المعرفة بأدوات الهندسة الصناعية (IE) التي يحتاجها قائد الفريق لحل المشكلات أو تحسين العمليات؟
أنا أشجع قادة الفريق بشدة على التعلم والتعرف على كيفية استخدام وتنفيذ العمل القياسي (على غرار تويوتا) وتعزيز القدرة على رؤية المشاكل. بعد قولي هذا ، لا يمكن تجهيز أي شخص بهذه المهارات على الفور. إنها مهارات تحتاج إلى التطوير. لذلك ، تحتاج إلى التدرب على استخدامها من أجل تطويرها إلى المستوى المناسب.
يجب أن تتذكر أيضًا أن هذه المهارات ليست فقط لمستوى قائد الفريق. يجب أن يتمتع الأشخاص فوقهم ، المشرفون والمديرون داخل المنظمة ، بهذه المهارات حتى يكونوا قادرين على توجيه وتوجيه من هم دونهم.
نقطة أخرى ، على الرغم من أنها لا تتعلق بأدوات IE ، يجب أن يطوروا القدرة على استخدام مهارات الأشخاص من حولهم حيث لا أحد منا مثالي في عملنا وفي التعامل مع المشاكل. إذا كنت تفتقر إلى مهارة معينة ، فاستخدم شخصًا لديه تلك القدرة لمساعدتك على إكمال العمل أو حل المشكلة. في جميع أنحاء المنظمة ، لديك أشخاص بمستويات مختلفة من القدرات. كما هو الحال ، يحتاج أولئك الموجودون على مستوى الإدارة إلى معرفة أعضاء مؤسستهم جيدًا. يجب أن يكون لديهم أيضًا القدرة على تحديد الأماكن التي تفتقر إلى مهارة معينة لدى الأشخاص وبمجرد تحديد ذلك ، أعطهم مهمة أو مشكلة للتفكير حتى يتمكنوا من مساعدة هؤلاء العمال على تطوير تلك القدرة.
ما هو دور قائد الفريق في “8 خطوات لحل المشكلات”؟
كما قلت سابقًا ، هناك فرق بين دور قائد الفريق والمشغل. من وجهة نظرنا في Toyota ، يتمثل دور المشغل في اتباع العمل والقواعد التي تم تحديدها.
فيما يتعلق بحل المشكلات ، هذا هو دور قائد الفريق. قادة الفريق هم الذين يتعين عليهم التوصل إلى حل للمشاكل التي تحدث على مدار اليوم. ونهج “حل المشكلات المكون من 8 خطوات” هو ببساطة طريق للوصول إلى هذا الحل. على الرغم من أن العملية والنهج لحل المشكلة مذكوران بوضوح في ثماني خطوات ، فلن تتبع كل مشكلة تتعامل معها بشكل جميل هذه العملية نحو الحل. لسوء الحظ ، لا تسير الأمور دائمًا على هذا النحو.
بالتأكيد ، من المهم اتباع الخطوات المذكورة هنا. ولكن الدور الرئيسي لقائد الفريق هو أنه يبحث باستمرار عن مكان العمل ، وعندما يتم العثور على مشكلة ، يتخذ القائد إجراءات سريعة لمواجهة هذه المشكلة. من الضروري أن يكون هذا الإصلاح الأولي في مكانه أولاً ثم يجب اتباع عملية معينة مثل الخطوات الثمانية. إذا قفزت مباشرة إلى الخطوات الثماني ، فقد يستغرق الأمر أسبوعًا أو نحو ذلك لتتمكن من تجاوز كل ذلك قبل معالجة المشكلة.
لذا ، بالعودة إلى سؤال “حل المشكلات المكون من 8 خطوات” ، يجب عليك تطبيق هذا الأسلوب على نوع المشكلات التي تحدث بشكل مستمر ومتكرر على الرغم من حقيقة أنه تم بالفعل تنفيذ العديد من الإجراءات المضادة والحلول. في هذه الحالة ، يمكنك تخصيص بضعة أشهر لتشغيل مشروع أو حملة لمحاولة حل هذه المشكلات حقًا إلى نقطة لا تحدث فيها مرة أخرى. في هذه الحالة ، سيكون اتباع الخطوات الثماني وتطبيقها مفيدًا جدًا للمساعدة في توضيح عملية التفكير والنهج.
على سبيل المثال ، تنص الخطوة الأولى من القائمة على أنه يجب عليك “توضيح المشكلة”. ولكن ، في الواقع ، عندما تظهر مشكلة على أرضية المتجر ويرى قائد الفريق المشكلة الفعلية في الموقع الفعلي حيث حدثت بأم عينيه ، يتم تنفيذ الخطوة الأولى بالفعل على أي حال حيث تم التعرف على المشكلة بالفعل وأوضح في الموقع.
لهذا السبب يجب التمييز بين هذين النوعين من المشاكل. هناك فصل بين الإصلاحات السريعة وتلك التي تحتاج إلى تحويلها إلى موضوع أكبر لمشكلة والعمل من خلالها كمشروع وما إلى ذلك.
لذلك ، بالنسبة لتلك المشكلات التي تظهر على مدار اليوم ، يحتاج قادة الفريق إلى اتخاذ إجراءات سريعة لتحقيق حل سريع عند اكتشافهم لها. لهذا السبب ، من المهم أيضًا أن يقوم قادة الفريق برصد ومراقبة بيئة عملهم باستمرار وبعناية حتى يتمكنوا من رؤية المشكلات.
بالنسبة للسؤال وكيف تم طرحه ، سأقلبه في الاتجاه المعاكس. لذا ، فبدلاً من طرح السؤال “ما هو دور قائد الفريق في عملية حل المشكلات المكونة من 8 خطوات” ، سأحول الأمر إلى “ما هو دور عملية حل المشكلات المكونة من 8 خطوات فيما يقوم به قائد الفريق”.
ماذا سنفعل كقائد إذا كان العامل لا يريد اتباع رؤية كايزن؟
هذا السؤال هو شيء يطرح في أي مكان في جميع أنحاء العالم. في الواقع ، من بين مجموعة من 10 أشخاص ، هناك دائمًا شخص أو شخصان لا ينخرطون تمامًا في الرؤية وما يجب القيام به من البداية. ولكن ، عندما يكون لديك مجموعة من 10 وسبعة أو ثمانية من هؤلاء الأشخاص العشرة يدفعون ضد الفكرة ، عندها تكون لديك مشكلة حقيقية.
عندما يكون الأمر كذلك ، يجب أن تسأل نفسك أولاً لماذا يحدث هذا النوع من المواقف. في رأيي ، هناك سببان. السبب الأول الذي سأطرحه هو أن القائد ربما لم يقض الوقت والجهد الكافيين ليشرح للفريق السبب ونوع الأنشطة التي يجب اتخاذها لتحقيق الهدف المحدد من أجل اكتساب فهمهم. من المحتمل أن يتعلق السبب الثاني بالعلاقة العامة للفريق الذي يديره القائد.
استنادًا إلى تجربتي الشخصية منذ أن كنت قائد فريق منذ فترة طويلة ، فإن ما وجدته أكثر أهمية هو التواصل اليومي مع أعضاء فريقي وكنت بحاجة إلى تحقيق توازن جيد حقيقي بين الثناء عليهم وتصحيحهم وتوجيههم. يجب أن يكون هناك توازن صحيح بين الاثنين.
إذا لم يكن لديك اتصال جيد داخل فريقك لتبدأ به ، فسيكون من الصعب عليك الحصول على تأييدهم عندما تضع رؤية كايزن أمامهم.
لذا ، فإن نهج التعامل مع هذا النوع من المشاكل يشبه التعامل مع أي مشكلة لديك داخل مؤسستك. هناك دائمًا سبب جذري وراء المشكلة التي تواجهها. لذلك ، تحتاج إلى تطوير فهم لهذا السبب الجذري إذا كان أعضاء فريقك لا يتبعون رؤية كايزن التي طرحتها.
يجب أيضًا أن تأخذ في الاعتبار أن كل شخص مختلف. ضمن فريق مكون من 10 أشخاص ، على سبيل المثال ، سيكون لديك شخصيات مختلفة ومهارات مختلفة. بينما قد يكون لديك شخص يحب استخدام عقولهم وكتابة الأشياء ، فقد يكون لديك أيضًا شخص يفضل أن يكون نشطًا بطريقة جسدية. لذلك ، يحتاج قادة الفريق إلى فهم قدرات أعضاء فريقهم جيدًا وإشراكهم من خلال أخذ هذه النقاط في الاعتبار. أعتقد أن المفتاح الذي وجدته للحصول على اتصال مع الناس على أساس يومي هو فهم نقاط القوة والضعف فيهم والعمل معهم لمساعدتهم في نقاط ضعفهم.
بعد قولي هذا كله ، ما لا أريدك أن تشوش عليه في هذه المناقشة فيما يتعلق بدور المشغلين هو أن واجبهم الأساسي ليس تنفيذ كايزن بل أداء عملهم ومهامهم المحددة بشكل صحيح. أي كايزن يقومون به هو عمل إضافي على رأس العمل الذي من المفترض أن يتابعوه ويؤدوه. كما قلت مرارًا ، العثور على المشكلات وتنفيذ كايزن لمواجهتها هو دور قادة الفريق ومن هم فوقهم. في تفكيرنا ، نظرًا لأن قادة الفريق لا يمكنهم بالضرورة رؤية كل ما يحدث على أرض المتجر ، فإنهم يطلبون من المشغلين تقديم ملاحظاتهم حتى يتمكن قادة الفريق من تطوير تحسين. بناءً على هذا التفكير ، يستخرج قادة الفريق الأفكار من مشغليهم.
إذا طلبت فقط أن يقترح المشغلون أفكارًا ولكن لا يتابعونها بشكل صحيح أو يرفضونها على الفور ، فسوف يتراجعون ولن يكونوا مستعدين لأفكارهم بعد الآن. لذلك ، بدلاً من مجرد مطالبتهم بإعطاء بعض الأفكار وأخذ ذلك كأمر مسلم به ، يجب أن نشعر بالامتنان لهم عندما يعطوننا أفكارهم عن كايزن.
لهذا السبب ، من الجدير أيضًا أن تفكر كشركة في كيفية تحفيز هذه الأفكار ووضع مخطط حيث يمكن للشركة رد الجميل لمشغليها بعلامة شكر صغيرة على أي أفكار لديهم.
ما الذي يجب على المدير الانتباه إليه ، وكم مرة ، لتحديد ما إذا كان قائد الفريق يقوم بعمل جيد؟
كما قلت ، يعود الأمر لتوضيح ليس فقط دور قائد الفريق ولكن أيضًا دور المدير وما هو متوقع منهم في دورهم.
نظرًا لأن قائد الفريق يدير الإنتاج اليومي داخل الفريق ، أعتقد أن ما يجب أن يهتم به المدير هو النتائج التي ينتجها قائد الفريق مقابل الأهداف المحددة على مدار اليوم. على هذا النحو ، فإن الإجابة ليست ضرورية فيما يتعلق بعدد المرات التي يجب على المديرين فيها التحقق من قائد الفريق ، ولكن بدلاً من ذلك ، التحقق من نتيجة ما يتم تحقيقه مقابل الأهداف المحددة.
دور آخر مهم للمدير فيما يتعلق بالإشراف على قائد الفريق هو فهم مقدار الجهد الذي يبذله قائد الفريق لتحقيق الأهداف المحددة. لذلك ، لكي يفهم المدير ذلك ، من المهم أن يكون لديه وعي جيد وأن ينظر إلى مكان عمل قائد الفريق بشكل متكرر.
إذا فكرنا جميعًا في تجربتنا في رؤية كيفية عمل قادة الفريق ، فليس هناك الكثير ممن يأخذون الأمر بسهولة من خلال التحول. أعتقد أنهم بشكل عام فرد مجتهد في أي منظمة معينة. ولكن ، إذا كانوا بعيدون قليلاً من حيث الجهود التي يبذلونها والتفكير في مشكلة وما إلى ذلك ، يجب على مديريهم المتابعة لتعديل ما يفعلونه. إذا واجهنا مشكلة تتعلق بالأداء السيئ مع قائد الفريق ، فمن الواضح أن بعض المسؤوليات تقع على عاتق قائد الفريق ولكن ليس كل ذلك خطأه. نميل إلى القول إن نصف أو أكثر من نصف الأداء الضعيف لقادة الفريق هو مسؤولية من هم فوقهم. لهذا السبب نعود دائمًا إلى المبدأ المهم المتمثل في تطوير الأشخاص ، والذي يعد دورًا رئيسيًا للمدير.
#AskSensei عبر الويب
#AskSensei عبارة عن ندوة عبر الإنترنت مجدولة بانتظام تُعقد جنبًا إلى جنب مع كبير مستشاري إدارة Shinka ومدير مصنع Toyota HiAce السابق ومدير Akinori Hyodo. نغطي كل حدث موضوعًا مختلفًا متعلقًا باللين ، مع دعوة المشاركين لطرح أسئلتهم على Hyodo Sensei.
ليتم إخطارك بندوات #AskSensei الإلكترونية والأحداث الأخرى القادمة ، قم بالتسجيل في القائمة البريدية للأخبار الإلكترونية في أسفل هذه الصفحة.
أحداث #AskSensei القادمة والتسجيل
لمزيد من المعلومات حول سلسلة الندوات على الويب #AskSensei ، يرجى الرجوع إلى صفحة نظرة عامة على #AskSensei .