برنامج OTRS Kaizen
افرحوا الشركة | تعمل كتيبات الفيديو التي تم إنشاؤها باستخدام برنامج kaizen على تحسين جودة خدمة التنظيف وردود الفعل المتوهجة الواردة من ممرضات مكافحة العدوى
النشاط التجاري: إدارة المرافق / خدمات التنظيف
الموظفون: 2536+
الإيرادات: 9.07 مليار ين
※ 1 الحالية اعتبارًا من أغسطس 2018 2 السنة المالية المنتهية في أغسطس 2018
الشركة: Rejoice Company
التأسيس: ديسمبر 1982
العنوان: 2-3-6 Daimon، Shiba، Minato-ku، 105-0012
وصف العمل:
- خدمات الاستعانة بمصادر خارجية للمؤسسات الطبية والرعاية الصحية (التعقيم ، العمل الكتابي الطبي ، مساعدة التمريض)
- خدمات النظافة للمنشآت الطبية والصحية ومباني المكاتب والمدارس
- خدمات أخرى (الأمن ، مبيعات المنتجات ، بدالة الهاتف ، خدمات التوظيف ، إلخ.)
مشكلة
استغرق إنشاء كتيبات فيديو العمل القياسية وقتًا طويلاً
حصيلة
جعل إنشاء كتيبات الفيديو العملية سهلة للغاية
مقدمة الخلفية
نحن نعيش في عصر حيث من المتوقع أن تكون أعمال التنظيف مدعومة بالأدلة العلمية
تدير شركة Rejoice خدمات تنظيف المرافق الطبية والرعاية الصحية باعتبارها أعمالها الأساسية. وفقًا للشركة ، نظرًا لزيادة عدد المؤسسات الطبية مع ممرضات مكافحة العدوى (ICNs) في السنوات الأخيرة ، من المتوقع بشكل متزايد أن تدمج الشركة تدابير مكافحة العدوى في خدمات التنظيف الخاصة بها.
“بصفتنا شركة تقدم خدمات الاستعانة بمصادر خارجية للمؤسسات الطبية والرعاية الصحية ، فقد اتبعنا إرشادات الصناعة ذات الصلة مثل إرشادات CDC (المراكز الأمريكية لمكافحة الأمراض والوقاية منها). ومع ذلك ، فقد زاد عدد الحالات التي طلبت فيها شبكات الإنترنت الدولية مستوى أعلى من الخدمة في السنوات الأخيرة “ – هاجيمي كوروزو
في أغسطس 2015 ، تحت رعاية كبار المديرين التنفيذيين للشركة الذين يركزون على أهمية تقديم خدمات التنظيف عالية الجودة ، تم إنشاء معهد أبحاث RJC تحت إشراف المدير العام بهدف تعزيز القدرة التنافسية للشركة. تحت قيادة السيد كوروزو ، بدأ المعهد مشروعًا لتطوير أدلة التشغيل الخاصة به من أجل تحسين جودة خدمات التنظيف. لقد قاموا بإنشاء دليل مفصل خاص بكل موقع تنظيف مع محتوى مرئي وفير بما في ذلك الصور لمساعدة العمال على فهم إجراءات العمل بسهولة أكبر.
“مع نمو الشركة في المستقبل ، نعتبر مشكلة نقص العمالة الحالية مصدر قلق كبير. من أجل دعم موظفينا للبقاء في العمل لشركتنا على المدى الطويل ، نحتاج إلى نظام حيث يمكن لجميع العمال تطوير المزيد والتعرف على إنجازاتهم. ومن هذا المنطلق ، أدركنا أهمية توفير فرص التدريب المستمر للعاملين لدينا من خلال الاستخدام الجيد للأدلة المطورة جيدًا “. – هاجيمي كوروزو
لماذا تم اختيار برنامج OTRS Kaizen Software
اكتشف OTRS عند استكشاف إمكانية إنشاء أدلة فيديو فعالة باستخدام برنامج kaizen
بدأ الفريق في إنشاء دليل تشغيل ورقي لتنظيف المواقع التي بُذلت فيها جهود كبيرة في مكافحة العدوى. إلى جانب ذلك ، قاموا أيضًا بتسجيل لقطات من أعمال التنظيف وحاولوا إنشاء دليل فيديو عن طريق إدخال بعض الملاحظات والتعليقات التوضيحية على اللقطات المسجلة باستخدام برنامج تحرير الفيديو. ومع ذلك ، كانت أدلة الفيديو التي قاموا بإنشائها أقل من مثالية وليست عملية مثل الدليل.
“لقد أنشأنا عملًا قياسيًا لأعمال التنظيف لدينا مع مراعاة المفاضلة بين الوقت والجودة. لقد واجهنا بعض التحديات حيث كان علينا تسجيل عدة أنماط من مقاطع فيديو العمل لفحص أفضل الممارسات “. – هاجيمي كوروزو
اعتمد السيد كوروزو على معرفته وخبرته السابقة التي اكتسبها من خلال العمل في شركة تصنيع في مجال هندسة الإدارة وجمع المعلومات ذات الصلة بناءً على الكلمات الرئيسية مثل دراسة الوقت والحركة بحثًا عن أفضل حل لإنشاء فيديو فعال وفعال كتيبات. خلال هذا الوقت ، صادف برنامج OTRS kaizen الذي لفت انتباهه. بعد تلقي معلومات مفصلة عن برنامج كايزن وعرض توضيحي ، أكد السيد كوروزو أن البرنامج سمح له بتقسيم مهمة إلى عناصر عمل صغيرة لتحليل الحركة ، وكان مقتنعًا بأنه يمكنه إنشاء إجراء عمل مثالي أو عمل قياسي لكل مهمة بسهولة. تم اتخاذ قرار شراء ترخيص برنامج واحد على الفور تقريبًا.
“باستخدام OTRS ، يمكننا تصحيح تقسيم عناصر العمل بسهولة بنقرة واحدة على الماوس وحساب الوقت المستغرق لكل عنصر بدقة على مقياس من الثانية. يمكننا أيضًا إنشاء البيانات التي نحتاجها بسهولة مثل المخططات الزمنية ، والمعدل الصافي وكفاءة توازن العمل دفعة واحدة دون إعادة إدخال المعلومات في Excel كما اعتدنا. ” – هاجيمي كوروزو
عملية التقديم
إطلاق اختبار الشهادة بدعم من ICNs ومديري المنشأة
بدأ معهد أبحاث RJC في تقديم استخدام كتيبات الفيديو لأعمال التنظيف في المستشفيات التي تطبق ممارسات قوية للوقاية من العدوى ومكافحتها على مستوى المستشفى وتظهر أيضًا تفهمًا لمشروعهم الجديد مثل مستشفى جامعة تيكيو وميزونوكوتشي ومستشفى سانت لوك الدولي. باستخدام برنامج OTRS kaizen ، قاموا أولاً بتحليل لقطات مسجلة لمهمة التنظيف من خلال المرور بالحركات المختلفة للمهمة في العناصر ، وأنتجوا مقطع فيديو يعرض عملًا قياسيًا تم إنشاؤه مع مراعاة أفضل توازن بين الكفاءة والجودة. بعد ذلك ، تم أيضًا تسجيل أعمال التنظيف الفعلية التي قام بها عمال التنظيف في موقع المنشأة وعرضها عليهم مع فيديو العمل القياسي الذي تم إنشاؤه. يتعلم عمال التنظيف العمل القياسي من خلال مشاهدة مقطعي الفيديو جنبًا إلى جنب في نفس الوقت بالمقارنة. بدأ الفريق أيضًا في إجراء “اختبار الشهادة” لعمال التنظيف بعد فترة معينة من تعلمهم العمل القياسي من أجل التحقق من امتثال إجراءات العمل القياسية مرة واحدة في السنة.
“نظرًا لقدرتنا المحدودة بالإضافة إلى أهمية مشاركة نفس المستوى من الوعي مع الشخص المسؤول عن موقع المنشأة ، بدأنا المشروع بعدد قليل من المستشفيات التي اخترناها.” – هاجيمي كوروزو
نتيجة المقدمة
اكتساب عملاء جدد وتعزيز تطوير تصميم الترتيبات المؤسسية
باستخدام برنامج OTRS kaizen ، يمكن للسيد Kurozu إنشاء تسجيل فيديو للعمل القياسي بكفاءة لمهمة يتم تنفيذها خلال وقت مستهدف من خلال الجمع بين عناصر العمل الضرورية للمهمة دون إعادة ترميز نفس المهمة بشكل متكرر. تلقت كتيبات الفيديو الخاصة بهم ردود فعل إيجابية للغاية من ICNs نظرًا لأن أدلة العمل بتنسيق الفيديو لا تزال نادرة جدًا في أعمال التنظيف. من خلال جهودهم التسويقية التي تسلط الضوء على قيمة تقديم جودة خدمة تنظيف متزايدة باستخدام أدلة الفيديو ، بدأت الشركة في تحقيق نتائج إيجابية مثل اكتساب عملاء جدد.
لقد أنشأوا أيضًا نظامًا تنعكس فيه نتائج اختبار الشهادات لموظفيهم في تقييمهم الشخصي وزيادة رواتبهم. أدى إخضاع عمالهم لاختبار الشهادة على أساس منتظم إلى نتائج ناجحة ليس فقط لمساعدتهم في الحفاظ على جودة خدمات التنظيف وتحسينها ، ولكن أيضًا رفع الحافز لدى موظفيهم.
“في السابق ، عندما أشرنا إلى الأشياء التي تحتاج إلى معالجة أفضل ، أخذ بعض العمال التعليقات شخصيًا قائلين إنهم يبذلون قصارى جهدهم. ومع ذلك ، من خلال عرض عملهم المسجل ودليل فيديو العمل القياسي في المقارنة ، يمكنهم أخذ ملاحظاتنا بطريقة هادئة. آمل أن توفر أدلة فيديو العمل القياسية أيضًا منصة جيدة لتحفيز مناقشات تحسين العمل بين عمالنا على مستوى الموقع أيضًا “. – هاجيمي كوروزو
الخطوة التالية
قدم خدمة مميزة لتوسيع نطاق الأعمال من خلال تحقيق أقصى استفادة من أدلة الفيديو التي تم إنشاؤها باستخدام برنامج كايزن
يخطط السيد كوروزو لتقديم نتائج مبادرة التدريب باستخدام كتيبات الفيديو على مدار العامين الماضيين في مؤتمر الجمعية اليابانية للوقاية من العدوى ومكافحتها الذي سيعقد في كوبي في فبراير 2019. وهو يعتقد أن الشركة تتمتع بميزة تنافسية مطلقة تتمثل في تقديم خدمات تنظيف عالية الجودة من خلال استخدام كتيبات الفيديو. تأمل الشركة في توسيع أعمالها بشكل أكبر من خلال لفت الانتباه إلى ذلك.
بالإضافة إلى التنفيذ الشامل للعمل القياسي مع أهداف تحسين جودة العمل وتقليل الاختلافات عن العمل الذي يؤديه مختلف العمال ، فهم يخططون أيضًا للبحث في طرق تبسيط وتسريع عملهم من خلال استخدام برنامج كايزن .
“لا يمكن إجراء أنشطة التحسين بمفردها. يعد اكتساب الفهم والدعم من ICNs ومديري المرافق للمؤسسات الطبية والرعاية الصحية ذات الصلة أمرًا ضروريًا. سأستمر في بذل جهود متسقة واستباقية من خلال نشر المعلومات ومشاركتها من أجل بناء سجل متابعة قوي “. – هاجيمي كوروزو
ملاحظات العملاء
توقع نتيجة إيجابية في تدريب العمالة الوافدة في المستقبل
منذ تأسيس الشركة ، قمنا بتقدير موظفينا من خلال إيلاء أهمية خاصة “للتوظيف الدائم” و “أسلوب الإدارة العملي”. ومع ذلك ، مع انخفاض عدد السكان العاملين في اليابان ، بدأت مشكلة نقص العمالة الأخيرة في أن تصبح مصدر قلق خطير لنا ونحن نحاول توسيع أعمالنا في المستقبل. في الوقت الحالي ، تواصل الحكومة اليابانية مناقشة توسيع برنامج الهجرة لزيادة عدد العمال الأجانب. في ظل هذه الخلفية ، عندما تظهر الحاجة إلينا لتوظيف هؤلاء العمال الأجانب وتوفير التدريب لهم ، يمكننا استخدام OTRS براحة البال لأن برنامج kaizen لا يعمل فقط مع اليابانية والإنجليزية والصينية ، ولكن أيضًا مع اللغات الأخرى.
السيد هاجيمي كوروزو
باحث رئيسي ، معهد أبحاث RJC
OTRS هو منتج برمجي لتحليل الوقت والحركة مدعوم من Shinka Management ، مع قاعدة تثبيت من 6000 ترخيص في 20 دولة.
لمزيد من المعلومات ، أو لطلب عرض توضيحي أو تجربة ، راجع برنامج دراسة الوقت OTRS10 .