كيفية هيكلة التحول الهزيل

أكينوري هيودو ، مدير المصنع السابق ، مصنع تويوتا هايس | #AskSensei Event 5 ملخص

عند الشروع في رحلة بسيطة ، من الضروري اتباع نهج قوي للمضي قدمًا في الاتجاه الصحيح. نناقش أفضل السبل لبناء تحول بسيط ، حيث يشارك Akinori Hyodo نصائحه حول هذا الموضوع المهم.

هيكلة التحول الهزيل

موضوع اليوم هو كيفية هيكلة التحول الهزيل. إن حقيقة رغبتك في تقديم نظام Lean وإحداث تحول بسيط هو مؤشر على أنك تريد تغيير شركتك. عندما تريد تغيير شركة ، فعادة ما تكون هناك بعض المشكلات الإدارية التي تريد التغلب عليها.

كما أقول دائمًا ، فإن إدخال نهج Lean إلى شركة يتعلق أكثر بتقديم أداة أو طريقة. Lean هي إحدى الطرق أو الأدوات التي يمكنك استخدامها للتغلب على مشكلات الإدارة الخاصة بك. لذلك ، يجب أن يكون لديك فهم واضح لمشاكلك قبل تنفيذ lean.

تتمثل الخطوة الأولى في التحول الهزيل في اكتساب فهم جيد لمكان وجود مؤسستك حاليًا. ما هي بالضبط مشاكلك الحالية وما هو الوضع الحالي والتفاصيل المحيطة بتلك القضايا؟

إذا كان بإمكانك توضيح هذه المشكلات والتفاصيل المرتبطة بها ، فيمكنك حينئذٍ الشروع في التفكير فيما ستفعله للتغلب عليها. بعد ذلك ، يمكنك الخروج بخطة متوسطة إلى طويلة الأجل لمواجهة تلك التحديات وإنشاء خارطة طريق للتغلب على المشكلات المحددة والمضي قدمًا في التحول الخاص بك. باتباع خارطة الطريق هذه وصولاً إلى الأهداف التي وضعتها لتحقيقها ، سيكون لديك أيضًا هيكل قائم لتحويل شركتك نحو أن تصبح مؤسسة صغيرة.

بعد قولي هذا ، اعتمادًا على المشكلات ، قد تختلف أدوات نهجك. على سبيل المثال ، قد يكون تقديم أداة 5S – التي أنا متأكد من أن العديد منكم على دراية بها بالفعل – أكثر ملاءمة ليتم تنفيذها أولاً قبل تقديم مجموعة من الأدوات البسيطة في بعض المواقف.

تكون الشركات في مستوى مختلف عندما تقرر الشروع في رحلتهم العجاف. عندما تكون المشكلات مرئية وواضحة بالفعل ، هناك العديد من الأدوات والمنهجيات البسيطة التي يمكن تطبيقها والاستفادة منها لمعالجة تلك المشكلات. ومع ذلك ، إذا كنت لا تفهم المشكلات بوضوح لتبدأ بها ، فستجد نفسك في موقف محرج وصعب عند محاولة تقديم العجاف. يجب أن تتذكر أنه لا يمكن استخدام الأدوات الخالية من الهدر إلى أقصى إمكاناتها إذا لم يتم الكشف عن مشاكلك وتحديدها بشكل واضح في المقام الأول.

لقد أشرت للتو إلى مفهوم 5S هنا لأنه إذا لم تفهم تمامًا ما هي مشكلتك ، لكنك لا تزال تحاول تنفيذ تغيير للأفضل ، فإن ذكر مفهوم 5S هو السبيل للذهاب. بعد ذلك ، يمكنك بعد ذلك التحرك تدريجيًا نحو تطبيق أوسع للنمط المرن. هذا لأنه من خلال مفهوم 5S ستتمكن من كشف وتصور مشاكلك بسهولة أكبر.

كما أقول كثيرًا ، إذا كانت مؤسستك تركز فقط على مفهوم 5S وتقوم بذلك بشكل شامل ومتسق ، فستجد تأثيرًا كبيرًا جدًا على عملك حتى دون الشروع في العمل.

والسبب وراء ذلك هو أنه داخل lean ، يوجد مفهوم الأنواع السبعة للنفايات ، وعندما تجد نفايات في منطقة عملك ، يمكنك إزالة النفايات من خلال مفهوم 5S من أجل إجراء تحسينات على منطقتك.

فيما يتعلق بـ 5S ، دعنا نفكر أيضًا في أول حرف S من seiri أو نوعًا ما. ما هو تعريف الفرز؟ هذا لفصل العناصر الضرورية عن العناصر غير الضرورية والتخلص من تلك الأشياء غير الضرورية. هذا هو تعريف النوع ، أليس كذلك؟ تلك العناصر التي نتخلص منها هي نفسها النفايات من حيث العجاف. من خلال هذه الخطوة ، ستتمكن من رؤية مشاكلك بسهولة أكبر.

لذلك ، دون التعلق بفكرة التطبيق الخالي من الهدر وفقط من خلال التركيز على مفهوم 5S وحده وتطبيقه بشكل كامل ، ستحصل على نتيجة إيجابية للغاية. إذا حددت نفسك لتكون الشركة الأولى في مجال 5S في العالم وطبقت مفهوم 5S بشكل شامل للغاية ، فستتمكن من الوصول إلى أعلى المستويات في الشركات الخالية من الهدر في جميع أنحاء العالم حتى دون التركيز على التعريف الأوسع للمعنى الخالي من الهدر.

شيء واحد أريدك أن تكون حريصًا عليه قبل الشروع في التحول الخاص بك ، مع ذلك ، هو التأكد من وضع هيكل مناسب في مكانه. أنت بحاجة إلى التفكير في هيكل وتنظيم مناسبين من الأشخاص الذين سيدعمونك خلال هذا التحول.

أوصي أيضًا في شركتك برسم صورة لخطتك بمجرد إنشاء حالة مستقبلية للمكان الذي تريد أن تكون فيه في السنوات القادمة والتفكير في الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها للوصول إلى هذا المستقبل. تحقيقًا لهذه الغاية ، من المهم جدًا استيعاب الموقف الحالي وفهمه بالكامل وتأكيد تفاصيل مكانك الآن.

ما عليك القيام به ، باختصار ، هو تحديد الموقف الحالي حيث تبدأ رحلتك ، وتحديد هدف حالتك المستقبلية والتعرف على الفجوة بين هاتين النقطتين. بعد ذلك ، حدد الخطوات وتابعها لسد الفجوة بين حالتك الحالية والمستقبلية. أثناء العمل من خلال هذا ، يجب عليك إضفاء الطابع الرسمي على خطواتك ووضعها في هيكل يوضح كيفية تماسك تحولك الهزيل.

سؤال وجواب الجمهور

كيف تبدو خارطة طريق التحول الهزيل TPS خطوة بخطوة بالنسبة لتويوتا أو مورد تويوتا؟

كيف تبدأ عملية التحول الهزيل مع عدد محدود جدًا من الموظفين الذين يفهمون العجاف؟ هل تنشئ فريقًا بسيطًا؟

تتمثل إحدى النقاط للإجابة على السؤال في التأكد من أنه أثناء قيادة رحلة بسيطة ، يكون لديك نهج من أعلى إلى أسفل من البداية للتأكد من أن الأشخاص في مؤسستك يفهمون ما هو النحيل. يجب أن يبدأ هذا الفهم في الجزء العلوي من المنظمة ويتم نشره على طول الطريق.

اللين ليس أداة أو مجموعة من الأنشطة التي تقتصر على جزء واحد فقط من المنظمة. هذا هو النهج الذي يشمل المنظمة بأكملها.

بالنسبة للمؤسسة التي تشير إليها في هذا السؤال ، لست متأكدًا من النسبة المئوية للموظفين الذين يفهمون العجاف ، ولكن حتى ضمن هذا العدد المحدود من الأشخاص الذين لديهم فهم سليم لمفهوم العجاف ، ربما يكون هناك عدد قليل من الأشخاص الذين ليست على متن الطائرة بالكامل. إنهم لا يوافقون بشكل كامل أو يشاركون في التنفيذ.

على الرغم من أنه من المهم بالنسبة لك أن تستمر في محاولة إشراك الجميع ، فليس من الضروري أن يفهم 100٪ من الموظفين في مؤسستك نهج الإدارة اللينة للمضي قدمًا في التحول الهزيل. إذا انتظرت حتى يتقبل الجميع الفكرة ، فلن تتمكن أبدًا من بدء رحلتك العجاف. لذلك ، أود أن أقول أنه يمكنك في البداية أن تهدف إلى اكتساب فهم أساسي لللين بين 70 إلى 80٪ من المنظمة – لا يحتاج الجميع إلى أن يكونوا على رأسها تمامًا.

بمجرد أن تبدأ في التحول الخالي من الهدر وتبدأ في تطبيق Lean ، ستكون هناك بعض التغييرات والنتائج الإيجابية التي يبدأ الناس في رؤيتها ، وسيبدأ أيضًا بعض أولئك الذين لم يكونوا على دراية كاملة بالفكرة في البداية في الانضمام.

في أي منظمة ، بقدر ما تحاول شرح شيء ما وكيف تعمل الأشياء ، فمن المحتمل أن تجد بعض الأشخاص الذين يكافحون لتصور ما تحاول تحقيقه وكيف ستبدو النتائج. لذا ، فإن الطريقة الجيدة حقًا لإيصال رسالة استحقاقها داخل مؤسستك هي تحقيق هذا التغيير الأولي. إن مساعدة هؤلاء الأشخاص على تجربة ورؤية هذا التغيير بأنفسهم ستساعدهم على فهم فوائد العجاف.

إذن ، كيف يمكننا تحقيق هذا التغيير داخل مؤسستك بسرعة؟ كما أقول في كثير من الأحيان ، تحتاج أولاً إلى إعداد هيكل يدعم تطبيقك المرن . قد تختلف كيفية إعداد هذا الهيكل اعتمادًا على حجم المنظمة. ولكن بمجرد أن يتم وضعها في مكانها الصحيح ، يجب على الفريق إنشاء منطقة نموذجية حيث يطبقون ويطبقون تطبيق Lean بشكل شامل وناجح. لا يجب أن يكون مجال التركيز هذا كبيرًا جدًا. سيثبت هذا بعد ذلك للناس أن النجاح يمكن أن يأتي من العجاف ويمكن للناس رؤية كيف يبدو التغيير.

من خلال تجربتي في الذهاب إلى العديد من الشركات المختلفة ، ليس فقط في اليابان ولكن أيضًا في جميع أنحاء العالم ، التقيت بالعديد من الأشخاص الذين أوضحوا لي أنهم حاولوا تطبيق Lean لكن الأمور لم تنجح معهم. ولكن بعد التحدث معهم أكثر وطرح المزيد من الأسئلة ، غالبًا ما أجد أن الشركة أو الفريق لم يستثمر الوقت الكافي في التواصل مع أفراد مؤسستهم لجعلهم يفهمون الهدف من ما يحاولون تحقيقه.

أعتقد أنه من الطبيعي لنا كبشر أن نقاوم التغيير. بشكل افتراضي ، لا يرغب معظمنا في تغيير الطريقة التي كنا نفعل بها الأشياء. من المريح أكثر بالنسبة لنا أن نبقى مع ما نعرفه. لذلك ، يجب أن تشرح أهدافك بوضوح وما الفوائد التي سيحققها هذا التغيير لهم. يجب أن يكون لديك أنشطة التواصل وتغيير الوعي هذه مع موظفيك والسماح لهم برؤية واختبار الطريقة الجديدة بأنفسهم. يجب أن تتأكد من أن موظفيك يفهمون التغيير الذي يمرون به للأفضل. يرجى الانتباه إلى هذه النقطة عندما تشرع في التحول الهزيل.

هل هناك حد أدنى من المعرفة البسيطة التي يجب تدريسها لجميع الموظفين قبل بدء تطبيق بسيط؟

في البداية ، يحتاج من هم في قمة مؤسسة ما إلى فهم قوي حقًا لمفهوم العجاف والصفات المطلوبة لقيادة رحلة بسيطة . يجب أن تبدأ من الأعلى. لذا ، فإن اكتساب المعرفة البسيطة والقيام بالتدريب البسيط هي أنشطة يجب أن تبدأ من أعلى المنظمة ، قبل أن تشق طريقها إلى أسفل خلال بقية المنظمة. لا يبدأ Lean من المشغلين.

ولكن ، إذا تحدثنا عن المعرفة المطلوبة على مستوى المشغل في مؤسسة ما ، فكل ما نطلبه منهم في البداية هو الاتصال بقائد فريقهم إذا رأوا أي شيء غير صحيح أو غير قياسي. كل ما نطلبه منهم هو التوقف عما يفعلونه وطلب المساعدة.

إن التدريب الذي نقدمه للأشخاص فوق مستوى المشغل هو المهم في التغلب على المشكلات التي قد يلاحظها المشغلون. في البداية ، هذا هو الحد الأدنى من المتطلبات المطلوبة من المشغلين.

أفضل نهج عند إطلاق تحول بسيط هو غرس المعرفة الأساسية لللين في أذهان من هم في القمة أولاً ثم الانتقال تدريجياً إلى أنشطة تطوير الموظفين مع المديرين والمشرفين قبل الانتقال إلى مستوى المشغل في المؤسسة. هذه هي الطريقة التي نبدأ بها ونتقدم إلى الأمام.

أريدك أن تفهم أن نهجنا فيما يتعلق بالدور الأساسي للمشغل هو أن يطلب منه طلب المساعدة عندما تكون هناك مشكلة. هذا لأنه إذا كان المشغلون يفكرون كثيرًا أثناء عملهم ، فستجد أن هذا سيؤدي إلى مشكلات تتعلق بالجودة. ما هو متوقع من المشغلين هو اتباع ما تقرر.

كن على علم بأن المعرفة والمهارات الخالية من الهزيل المطلوبة في كل مستوى داخل المنظمة مختلفة. يؤدي كل من الموظفين في مستويات الإدارة العليا والإدارة الوسطى والمشرفين وظائف مختلفة ولديهم مسؤوليات مختلفة ، وبالتالي يجب تخصيص تطويرهم الهزيل بشكل مناسب.

كيف نوازن بين البحث داخل مؤسستنا عن حلول والبحث خارج المنظمة عن أمثلة عند التحول إلى “شيء أفضل”؟

بعبارة بسيطة ، إذا كانت المنظمة تبحث أكثر خارج شركتها للحصول على إجابات عند مواجهة مشكلات داخلية ، فمن المحتمل ألا تكون في وضع صعب للغاية. إذا كانوا يحاولون التعامل مع المشكلات التي تحدث داخليًا ، فيجب أن تأتي الإجابات من الداخل.

أعتقد أن الذهاب إلى الخارج للعثور على مراجع ، على سبيل المثال ، الذهاب لرؤية الشركات الأخرى لمعرفة كيفية القيام بالأشياء ومعالجة قضايا معينة ، هو أمر مهم يجب القيام به. ولكن ، في الواقع ، حتى عندما تزور شركات أخرى وترى كيف يعمل الآخرون ، فلن تكون قادرًا على فهم ما تراه تمامًا من حيث خلفيتهم والقضايا الحقيقية التي يتعاملون معها والحلول التي لديهم منفذ.

عندما يكون لديك مشكلة داخل مؤسستك ، فإن ما تراه على المستوى السطحي هو ظاهرة. ولكن ، هناك دائمًا سبب جذري وراء هذه الظاهرة. المشكلة التي تواجهها هي نتيجة السبب الجذري.

لذلك ، إذا كنت قد أجريت التحليل وحاولت الوصول إلى السبب الجذري للمشكلة ولكنك ما زلت غير قادر على حل المشكلة ، فحينئذٍ ، قم بزيارة المنظمات الخارجية لمعرفة المشكلات التي واجهتها وكيف شرعوا في حلها ، يمكن أن يكون مفيدًا كمرجع لمنظمتك.

ومع ذلك ، مجرد التعرف على ظاهرة ، والإعلان “أوه ، لدينا مشكلة” ثم الذهاب فورًا للبحث خارج مؤسستك عن حلول – لا يمكنني رؤية ميزة ذلك تمامًا.

علاوة على ذلك ، إذا لم يكن لديك شيء في ذهنك تحاول حله ولم تمر بعملية التفكير العميق لما قد يكون عليه الحل الداخلي ، وكيف ومتى ستعالج مشكلتك ، وما إلى ذلك. ، ستنتهي زيارتك للمؤسسة الخارجية لتكون مجرد نشاط للخروج لرؤية شيء مختلف والعودة دون إعادة أي شيء ذي قيمة حقيقية.

الرسالة التي لدي دائمًا هي إعطاء الأشخاص داخل مؤسستك مشكلات ومشاكل للتفكير فيها. هذا هو الحال بشكل خاص إذا كنت مديرًا. ضع من هم دونك في موقف صعب حيث يضطرون إلى التفكير في أنفسهم خارج المنصب. هذا هو دائما نهجنا ونصيحتي.

إذا كنت تبحث في الخارج عن حلول فور تحديدك لمشكلة ما ، فأنا لا أعتقد أنك حقاً في موقف مضطرب وصعب. أشك في أنك ستعثر على الإجابات التي تبحث عنها حقًا.

من الاختبارات السهلة التي يمكنك إجراؤها لمعرفة ما إذا كان من المفيد حقًا البحث عن إجابات خارجيًا هو سؤال موظفيك عما إذا كانوا على استعداد لاستثمار أموالهم الخاصة لزيارة الشركات الخارجية للحصول على إجابات. عندما يُسأل الناس هذا السؤال ، أنا متأكد من أن العديد منهم سيبدأ في البحث عن حلول داخليًا أولاً. ولكن ، عندما يحتاجون حقًا إلى هذا المرجع من الخارج لحل المشكلة المعينة التي يواجهونها ، عندها سيضعون أموالهم الخاصة على الطاولة للحصول على الإجابة التي يحتاجونها خارجيًا.

لكن ، بصراحة ، لا أعتقد أنه خطأهم في أنهم يريدون الخروج والبحث عن حلول. أعتقد في الواقع أنه انعكاس لما يفعله الأشخاص فوقهم من حيث عملهم. يحتاج مديروهم إلى أن يكونوا متعلمين حول كيفية إدارة أعمالهم وأفرادهم بشكل أفضل.

ما رأيك في ميزة تطبيق نظام الإنتاج الخالي من الهدر في الوضع الحالي للوباء؟ هل تخلق قيمة إضافية؟

سأجيب على السؤال بافتراض أن شركتك كانت تعمل بالفعل خلال هذا الوباء الحالي.

حتى عندما تكون شركتك قيد التشغيل ، بمجرد أن يتوقف عملاؤك عن أعمالهم نتيجة للوباء ، ستترك الشركة بمستوى المخزون الذي أنشأته بمجرد توقف المبيعات وتوقف منتجاتك عن الخروج من باب شركتك. قد يكون هذا موقفًا خطيرًا لوجود شركتك حيث لا يمكنك بيع هذا المخزون.

من المبادئ الأساسية لتطبيق Lean ألا تصنع أي شيء لا تحتاجه. إذا كان عملك يعمل بطريقة بسيطة ، فسيتم تقليل الضرر الناتج عن المخزون إلى الحد الأدنى.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كانت شركتك لا تزال تعمل ولكن مع حجم طلب أقل بكثير ، فستتمكن من ضبط إنتاجك بطريقة مرنة من خلال تخصيص العدد الأمثل من المشغلين بناءً على حجم الطلب دون الحاجة بالضرورة إلى تقليل إجمالي عدد الموظفين.

إذا شعرت أنه يتعين عليك الاستمرار في العمل وفقًا لساعات العمل المعتادة ، فسيكون هناك الكثير من الهدر في العملية الخاصة بك وسوف ينتهي بك الأمر في تحقيق أكثر مما هو ضروري. ومع ذلك ، إذا كان فريقك قادرًا على تلبية الطلب اليومي في غضون ساعتين من الإنتاج ، فتوقف عند هذا الحد بتطبيق مبدأ العجاف المذكور أعلاه. بهذه الطريقة ، يمكن لشركتك توفير النفقات غير الضرورية المرتبطة بإدارة الأعمال سواء كانت فاتورة الكهرباء أو أي شيء آخر.

عندما يبدأ العالم في الانفتاح مرة أخرى ، سيكون هناك مبدأ مهم يجب على الشركات اتباعه وهو عدم العودة مباشرة إلى الإنتاج الكامل. هذا هو الحال بشكل خاص مع الشركات التي خفضت حجم إنتاجها بشدة أو حتى وصلت إلى الصفر بسبب الإغلاق. لا تنجرف وتبدأ في إنتاج أكثر مما يطلبه السوق بالفعل. يرجى التأكد من الالتزام بمبدأ إنتاج ما تبيعه وما تحتاجه فقط.

إذا لم يكن ذلك ضروريًا ، فتوقف عن الإنتاج. قد يكون هذا أمرًا صعبًا حقًا بالنسبة للعديد من الشركات في جميع أنحاء العالم للتنفيذ لأنه يوجد شعور بأن “لدينا الجميع هنا ، ولدينا المعدات ، ولدينا الوقت المتاح ، وبالتالي نحتاج إلى إنتاج المزيد”. ولكن ، على الرغم من أن هذا قد يكون أمرًا صعب التنفيذ حقًا ، فأنت بحاجة إلى توقف الانضباط بمجرد وصولك إلى الحجم الضروري للتغيير.

#AskSensei عبر الويب

أحداث #AskSensei القادمة والتسجيل

لمزيد من المعلومات حول سلسلة الندوات على الويب #AskSensei ، يرجى الرجوع إلى صفحة نظرة عامة على #AskSensei .