التصوير الخالي من الهدر – تحول أعمال المحترف الشاب الخالي من الهدر

هل الإدارة الرشيقة خاصة بالصناعة التحويلية والشركات الكبرى؟ الجواب لا. تقدم مبادئ الإدارة اللينة ونظام إنتاج Toyota أفكارًا وأدوات ممتازة لإدارة العمليات لأي شخص يرغب في تحسين إنتاجيته وكفاءته التشغيلية.

ولكن إذا كان هذا هو الحال، فأين يمكن أن نجد بعض الأمثلة العملية على تطبيق هذه الأدوات خارج قطاع التصنيع وفي الشركات الصغيرة؟ في هذا المقال عن التصوير الفوتوغرافي المرن، أود أن أشارك قصة ملهمة عن تحول أعمال مصور فوتوغرافي محترف شاب إلى أعمال مرنة وكيف قام بتحسين عملياته من خلال تطبيق أساليب TPS لتحقيق فوائد كبيرة. تعطينا قصته نظرة ثاقبة حول كيف يمكن حتى للصناعات الإبداعية، مثل أعمال التصوير الفوتوغرافي، أن تتبنى مبادئ الإدارة المرنة لتحسين عملياتها ورضا العملاء والأرباح في نهاية المطاف.

قصة الخلفية

خوان فان ستادن هو مصور فوتوغرافي ومصور فيديو محترف شاب مقيم في أديلايد، جنوب أستراليا، ينتج بعضاً من أروع الصور الفوتوغرافية ومقاطع الفيديو عالية الجودة كما هو معروض على موقعنا الإلكتروني. لقد كانت Shinka Management محظوظة بانضمامه إلينا كمصور فوتوغرافي للشركة منذ عام 2014، وقد انضم إلينا في معظم جولاتنا في اليابان المرنة على مر السنين. ما نقدره فيه ليس فقط موهبته ومهاراته وأسلوبه الودود للغاية ولكن أيضًا تطلعه المستمر للتحسين المستمر أو كايزن. بصفتنا مصورنا المتخصص في جولة Lean Japan Tour ، فقد تعرض جوان بشكل مباشر وفير للمنهجيات الخالية من الهدر ناهيك عن العديد من الأمثلة الرائعة لتطبيقات TPS في العمل في اليابان. بعد أن مر بهذه التجارب المفيدة كلما كان في جولة ، لم يستغرق الأمر وقتًا طويلاً قبل أن يقتنع جوان بأن TPS هو شيء يمكنه أيضًا تطبيقه لتحسين أعمال التصوير الخاصة به. منذ هذا الكشف ، كان يترجم تعلمه الجديد إلى أفعال وقام بالعديد من التغييرات الإيجابية الفعالة من حيث التكلفة في الطريقة التي يدير بها عمله. كما هو الحال مع جميع جهود كايزن ، لا يزال خوان يواصل تحسين عملياته بشكل أكبر. لقد عرضت أدناه بعض الأمثلة المثيرة للاهتمام لتطبيقات TPS التي قام بها في مجال التصوير الفوتوغرافي حتى الآن.

أهمية تحديد النفايات وتوحيد العملية

لذلك ، قرر خوان تقسيم هذا إلى نفايات ضرورية وغير ضرورية. قام بتقسيم هذه العملية الروتينية إلى عناصر صغيرة وأجرى دراسة زمنية لتحليل كل عنصر من عناصر العمل لتحديد الهدر غير الضروري. بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأن عملية الإعداد / الحزم بأكملها تتضمن دائمًا نفس الخطوات ، فقد أنشأ عملًا قياسيًا حول هذا بناءً على نتائج دراسة وقته. لقد توصل إلى إجراء منخفض التأثير محسن كثيرًا مع التخلص من جميع الحركات التبديدية غير الضرورية التي حددها. يطبق خوان الآن روتين العمل القياسي هذا في كل مرة يحتاج فيها إلى التحضير وحزم معداته لجلسة تصوير. وبفضل هذه الجهود كانت النتائج التي حققها رائعة. تمكن خوان حتى الآن من تقليل وقت الإعداد / التجميع بمقدار النصف مقارنةً بالوقت الذي لم يكن لديه فيه أي معيار حول هذه العمليات. هذه النتيجة المثيرة للإعجاب لم تستفد منه فحسب ، بل رحب بها عملاؤه الدائمون أيضًا حيث تم أيضًا تقليل الوقت الذي يحتاجه على موقعهم. العملاء الذين يعمل معهم خوان والصور التي يصنعها خلال كل جلسة تختلف في كل مرة ، لكن العملية المطلوبة لالتقاط الصور في كل مرة هي نفسها عادةً. ما قام به خوان هنا هو مثال جيد على تحديد الأعمال المتكررة حتى في قطاع الصناعة الإبداعية وتطبيق نهج TPS لتبسيط هذه العمليات.

حلول كايزن بسيطة لكنها فعالة

وبالحديث عن التخلص من النفايات وتوحيد معايير العمل، قام خوان أيضاً بتوحيد طريقة حزم معداته. أوضح ما هي قطع المعدات التي يأخذها عادةً لالتقاط صوره ، وكم عدد تلك العناصر التي يحتاج إلى التقاطها وكيف وأين يتم تعبئتها في حقائب حمله. يقول جوان إن هذا النهج الذي يبدو بسيطًا للغاية مستوحى من الممارسات البسيطة مثل 5S والإدارة المرئية قد ساعده كثيرًا ، ليس فقط في الاستعداد بشكل أسرع ولكن أيضًا لمنعه من ترك العناصر الضرورية خلفه في المنزل أو في موقع عميله بعد الجلسة. . لا مزيد من العودة إلى المنزل أو متابعة المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني لعملائه وإضاعة الوقت في جلب العناصر التي تركها وراءه. فكر خوان أيضًا في كيفية تقليل حجم أمتعته من خلال تعبئة معداته الاحترافية بطريقة أكثر تخطيطًا وإحكامًا ، مما مكنه من تقليل العبء المادي المتمثل في حمل عدد من الحقائب على كتفيه سابقًا ، مما يقلل من الحمل. وصولا إلى حقيبة بعجلات واحدة. مع تزايد الحاجة إلى السفر بالطائرة ، يقدر خوان بالتأكيد فائدة التعبئة والسفر بشكل أكثر ذكاءً. يمكنك أن ترى كيف يمر خوان بعملية التعبئة القياسية في الفيديو المضمن أعلاه. وجد خوان أنه من الأسهل والأسرع أن يمر بهذه العملية عندما توضع حقائبه في دائرة صغيرة حوله ويحزم كل معداته أثناء جلوسه على ركبتيه بدلاً من النهوض والنزول مرات عديدة. كما توضح هذه الأمثلة ، يرى خوان الآن كل شيء من منظور كايزن. إنه لمن المنعش أن نرى كيف يبحث خوان دائمًا عن الأشياء التي يجب تحسينها ويطبق كايزن للوصول إلى حلول أفضل! من التطبيقات الملهمة الأخرى للمنهجية الخالية من الهدر في عمليات خوان كيف تبنى مفهوم heijunka من Toyota (الإنتاج المتساوي) واستخدام صندوق heijunka في أعمال التحرير الخاصة به لتبسيط التدفق التشغيلي. عندما بدأ حجم عمله في الزيادة ، احتاج جوان إلى نظام فعال لتخطيط وإدارة تحرير الصور لمواكبة الطلب المتنوع والمتزايد. ولمواجهة مثل هذه التحديات، نجح خوان في تنظيم عملية التحرير الخاصة به من خلال دمج فكرة أداة صندوق هايجونكا من تويوتا لتبسيط عملية تحرير الصور.

تخطيط العمليات ، Heijunka Box و Kanban

بالنسبة لأولئك الذين ليسوا على دراية بهذا المفهوم، فإن مصطلح هيجونكا هو مصطلح ياباني يُترجم غالبًا على أنه “تسوية الإنتاج” في سياق الإنتاج المرن. هذه تقنية تخطيط إنتاج تُستخدم لتحقيق تدفق تشغيلي أكثر سلاسة عن طريق تقليل التفاوت (mura) في كل من مزيج وكمية المنتجات التي يتم تصنيعها من أجل تلبية طلبات العملاء بكفاءة مع التخلص من النفايات (muda) وتقليل العبء الزائد (muri) في الإنتاج النظام. تُعرف مورا ومودا وموري بشكل جماعي بالأعداء الثلاثة للإنتاج الهزيل الذي يجب تجنبه. في حين أن heijunka هو تسوية أو تجانس الإنتاج ، فإن مربع heijunka هو أداة جدولة بصرية تستخدم لتحقيق هدف heijunka. مع فاصل زمني محدد مسبقًا للعمل واستخدام بطاقات كانبان لتعليمات العمل ، تسمح هذه الأداة بالإشارة إلى الإنتاج بطريقة مستوية. بعد أن شاهد مثالاً لصندوق هيجونكا قيد الاستخدام في أحد موردي قطع غيار السيارات لشركة تويوتا، شركة سوزاكي للصناعات، خلال جولة Shinka Management اللينة في اليابان، ابتكر خوان صندوق هيجونكا الخاص به لتلبية احتياجاته. بفضل هذه الأداة ، لا يستطيع خوان فقط الحفاظ على التقدم في عمل تحرير الصور بمعدل ثابت ، ولكن الأداة تساعده أيضًا على اكتشاف العيوب في عملية التحرير والتحكم فيها. نظرًا لأن خوان يعد عملائه بتحويل يومي عمل لمعظم الوظائف التي يقبلها ، فعليه التعامل مع ضغط حجم متفاوت من العمل اعتمادًا على عدد جلسات التقاط الصور التي يجريها في وقت معين. ومع ذلك ، فإن أداة الجدولة المرئية heijunka box تتيح له مواكبة هذا الضغط والتأكد من تلبية متطلبات وقت التسليم لعملائه. يقول جوان إن هذه الأداة تعمل بشكل جيد الآن بعد أن أصبح لديه مساعد يعمل معه للمساعدة في أعمال التحرير الخاصة به في كل يوم من أيام الأسبوع البديلة. إذن، كيف يعمل هذا بالفعل مع خوان ومساعده؟

كيف يعمل خوان هيجونكا بوكس

كما ترى في الصورة 1، أنشأ خوان صندوق هيجونكا مقسمًا إلى ستة أقسام كل قسم مخصص للأسبوع من الاثنين إلى الجمعة والأسبوع التالي. يتم بعد ذلك تقسيم كل يوم من أيام الأسبوع إلى سبع فترات على أساس فترات زمنية مدتها ساعة واحدة. تم أيضًا إنشاء بطاقات كانبان ومحطة عمل لتعليمات العمل لاستخدامها مع مربع heijunka (انظر الصورة 2).

عندما يعود خوان إلى مكتبه بعد جلسة التصوير ، يضع بطاقات الذاكرة الخاصة به في درج “الاستيراد” على الجانب الأيسر من محطة عمله ويُجهز بطاقة كانبان لتعليمات العمل لكل مهمة تحرير عن طريق ملء المعلومات اللازمة لـ مساعده لأداء العمل ، مثل موقع التقاط الصور ، واسم العميل ، ووقت التحرير المتوقع ، وسعر أعمال التحرير ، وما إلى ذلك. فيما يتعلق بوقت التحرير المتوقع ، أجرى خوان دراسات زمنية حول عملية التحرير الخاصة به قبل إدخال النظام لمعرفة مقدار وقت التحرير الذي تتطلبه مهمة التقاط صورة واحدة اعتمادًا على نوع العمل (على سبيل المثال ، الصور التجارية ، صور الأحداث ، إلخ. .) وعدد الصور الملتقطة وما إلى ذلك. يستخدم نتائج دراسة الوقت كدليل لتقدير وقت التحرير المتوقع لكل وظيفة يكتبها على بطاقة كانبان. بعد ذلك ، يضع Juan بطاقة كانبان لكل مهمة تحرير في الفتحة المناسبة من مربع heijunka مع مراعاة أولويات العميل وأعمال التحرير الأخرى وما إلى ذلك ، وبذلك ينشئ جدول إنتاج لمساعده. عندما يأتي مساعده إلى المكتب ، تقوم باستيراد الصور من بطاقات ذاكرة جوان إلى جهاز الكمبيوتر الخاص به وفقًا لنظام حفظ الملفات المعمول به وإخراج بطاقة كانبان الجديدة من صندوق هيجونكا ، ووضعها على محطة العمل لبدء أعمال التحرير المطلوبة. في حالة الصورة 1 ، على سبيل المثال ، تعلم مساعدة جوان أنها بحاجة إلى بدء أعمال التحرير الموضوعة في خانة 12 ظهرًا يوم الاثنين وعليها إكمالها في غضون ثماني ساعات بحلول يوم الثلاثاء 2 ظهرًا. وهي تعلم أيضًا أن لديها وظيفة أخرى تنتظرها حتى تكتمل بحلول الساعة 5 مساءً من نفس يوم الثلاثاء. كما ترى ، تحتوي كل بطاقة كانبان أيضًا على قسم لتتبع التقدم المحرز في كل مرحلة تحرير مثل “Lr (Lightroom)” و “Ps (Photoshop)” والتي يتم شطبها باستخدام علامة قابلة للمسح أثناء تقدمها وإكمالها كل خطوة من خطوات التحرير. عند الانتهاء من أعمال التحرير ، تقوم بإزالة بطاقة كانبان من محطة العمل وتضع بطاقة الذاكرة في الدرج “مستورد” بالجانب الأيمن من محطة العمل حتى يتمكن خوان من أخذ بطاقات الذاكرة من الدرج لالتقاط صورته الجديدة . ما نفذه خوان هنا هو نظرة أساسية لمفهوم heijunka. ومع ذلك ، يتم تعديل هذا النظام ليخدم غرضه ويعمل بشكل فعال حيث أن حجم عمل التحرير الخاص به متساوي ويمكن أن يظل معدل معالجة العمل ثابتًا إلى حد ما. بالإضافة إلى ذلك ، في حالة وجود شذوذ مثل التأخير أو نوع من الاضطراب في عملية التحرير ، يتم لفت انتباه خوان إلى ذلك عندما يعود إلى مكتبه عن طريق التحقق من حالة بطاقات كانبان في صندوق heijunka وكذلك على محطة العمل. إذا لم تتقدم مهمة التحرير التي خصصها أو اكتملت وفقًا للخطة (على سبيل المثال ، لم تتم إزالة بطاقات كانبان من مربع heijunka أو لم يتم شطب أقسام تتبع التقدم في بطاقات كانبان كما هو مخطط له) ، فيمكنه التدخل من خلال العمل في الليل ، على سبيل المثال ، لتعويض التأخير في صباح اليوم التالي. في أسوأ السيناريوهات ، يمكنه مناقشة المشكلة مع موكله مسبقًا بدلاً من إدراك حدوث تأخير في يوم التسليم. والأكثر من ذلك، يمكنه التحقيق في سبب التأخير ويمكنه معالجة السبب الجذري للمشكلة مع مساعده حتى لا تتكرر نفس المشكلة.

حافز للعمل بذكاء

هناك نقطة بارعة أخرى في نظام خوان وهي أنه يعطي حافزًا جيدًا لمساعده للعمل بذكاء أكبر. من أجل توفير الاستقرار المالي لها ، يضمن خوان مساعدته براتب أساسي ثابت عن الحد الأدنى من الساعات اللازمة لها لتكون في المكتب بغض النظر عن أعمال التحرير التي يتعين القيام بها حيث يتم دفع أجرها لتولي مهام المكتب / الأعمال الإدارية الأخرى منذ ذلك الحين. خوان لديه جلسات تصوير منتظمة على مدار العام. في الأيام التي يكون فيها هناك عمل تحريري يجب أن تفي به ، يتم ضمان المبلغ بالدولار المشار إليه في كل بطاقة كانبان كدفعة إضافية يتم دفعها لها طالما يمكنها إنهاء العمل وفقًا للجدول الزمني الذي حدده نظام heijunka box. نظرًا لأن مبلغ الأجر يتم تحديده مسبقًا لكل عمل ، إذا كانت تعمل بشكل أسرع ويمكنها إنهاء العمل مقدمًا ، يزداد سعر الساعة لتحريرها. وبالمثل ، إذا استغرقت وقتًا أطول ، ينخفض سعر الساعة وفقًا لذلك. يساعد ذلك مساعدة جوان على إدراك نفسها وتحفيزها على تحسين عمليات التحرير باستمرار من خلال جعلها أكثر كفاءة. يقول خوان إنه لا يمكنه التأكيد بما فيه الكفاية على أهمية تجربة الأفكار الجديدة والعمل من خلال التجربة والخطأ للتوصل إلى عمليات تشغيلية فعالة ومحسنة لأن هذا لا يساعد فقط على زيادة إمكانات إيراداته فحسب، بل يساعد أيضاً على زيادة مستوى رضا عملائه أيضاً.

تحرك للأمام

ومع انتشار سمعته وزيادة الطلب على خدماته، أدرك خوان الحاجة إلى زيادة عدد المساعدين والمقاولين الفرعيين في فريقه للمضي قدماً. يبحث حاليًا في كيفية الاستمرار في ضمان جودة عمله عندما يشارك المزيد من الأشخاص في عملياته الإبداعية. ولهذه الغاية ، فإنه يفكر في تنفيذ عدد من الأفكار الجديدة بما في ذلك إنشاء مخطط مصفوفة المهارات لتقييم وتدريب المهارات والقدرات والمعرفة والقوة المطلوبة لأولئك الذين سيعملون تحت قيادته. قال خوان إنه كان مهتمًا دائمًا بالتحسين لكنه لا يعرف بالضرورة كيفية القيام بذلك. ولكن، التعرّف المباشر على مبادئ الإدارة المرنة في اليابان غيّر رؤية خوان للأمور من حوله ومنحه وضوحاً وأساساً جيداً ووسائل عملية للتعامل مع العديد من المشكلات والتحديات التي يواجهها في عملياته التجارية اليومية.

استنتاج