أهمية مفهوم 5S | الخامس S – Shitsuke (استدامة)

أكينوري هيودو ، مدير المصنع السابق ، مصنع تويوتا هايس | #AskSensei Event 17 ملخص

خلال الجلسة الأخيرة من سلسلة #AskSensei المكونة من خمسة أجزاء على 5S ، يناقش Akinori Hyodo أهمية التوحيد القياسي والتدريب اللذين يشكلان أساس المرحلة الخامسة S من shitsuke أو الاستدامة. يكرر Hyodo Sensei أيضًا الدور الحاسم الذي تلعبه الإدارة العليا في قيادة الممارسات الجيدة وخلق ثقافة إيجابية حول مفهوم 5S داخل المؤسسة.

الخامسة S من 5S – شيتسوسكي (ساستين)

اليوم سوف نتحدث عن S الأخير من shitsuke أو الاستمرار في 5S. بدءًا من التعريف ، يتعلق الجزء الخامس من التعريف بإعداد الأشياء بحيث يمكن للجميع تنفيذ مفهوم 5S باستمرار في بيئة عملهم. ما هو مهم في هذه المرحلة ليس فقط وجود معايير في مكانها ولكن أيضًا أن نقوم بتدريب الأشخاص على هذه المعايير. لذلك ، عندما نتحدث عن الجزء الخامس من shitsuke أو الاستدامة ، فإننا نصفه بأنه يتعلق بالتوحيد القياسي والتدريب.

المهم في التوحيد هو تحديد مستوى المعيار الذي تريد أن يحققه فريقك. هذا هو الحال بشكل خاص لأولئك الذين هم أعلى في المنظمة. يجب أن يكونوا واضحين بشأن مستوى معيار 5S الذي يريدون أن تصل إليه مؤسستهم. بمجرد أن يتم تحديد مستوى ومستوى 5S الذي يرغبون في تحقيقه من قبل أولئك الذين هم في أعلى مرتبة في المنظمة ، فإن أولئك الذين هم في أدنى المستويات في المنظمة يحتاجون إلى تلقي التعليم والتدريب حول ماهية تلك المعايير. هذا هو السبب في أن التدريب هو أيضًا جزء مهم من الجزء الخامس من shitsuke أو الاستدامة.

كما أشرت دائمًا ، هؤلاء الموظفون الموجودون في الطرف الأدنى من المنظمة هم الذين ينفذون أنشطة 5S على أساس يومي. لكن ، لن يتبع الكثير منهم هذه المعايير ويصلون إلى المستوى المتوقع من مفهوم 5S بمجرد إخبارهم بما يجب عليهم فعله. لذلك ، يجب على الإدارة أن ترشدهم من خلال تثقيفهم ومتابعتهم للتأكد من أنهم يسيرون في الاتجاه الصحيح. ولكن الأمر المهم أيضًا هو أن الإدارة تحتاج إلى أن تكون قدوة حسنة وأن توضح الطريق لبقية المنظمة. كما أشرح هذا في كثير من الأحيان من حيث العلاقة بين الوالدين والطفل ، فإن الطفل لا يتفاعل أو يستجيب جيدًا حقًا إذا كنت بصفتك الوالد تخبر الطفل فقط أن يفعل شيئًا. يراقب الأطفال والديهم طوال الوقت ليروا كيف يقدمون أمثلة جيدة ويظهرون الطريق ويغير الأطفال سلوكهم من خلال اتباع سلوك والديهم.

تمامًا كما هو الحال مع أي شيء آخر ، لا يمكنك أن تتوقع أن يكون الجميع على متن 5S من اليوم الأول وينفذون الأشياء إلى المستوى الذي تتوقعه. ومع ذلك ، من خلال الممارسة المستمرة للإدارة التي توضح الطريق وتضرب مثالًا جيدًا لبقية المنظمة ، ستجعل الجميع في المنظمة يتابعون أنشطة مفهوم 5S تدريجيًا.

الشيء المهم هو أنك بحاجة إلى إظهار هذا المثال الجيد باستمرار للأشخاص في مؤسستك. في البداية ، قد لا يستجيب بعض الأشخاص الموجودين في مؤسستك بشكل إيجابي. ولكن ، لمجرد أنك لا تحصل على المشاركة أو الشراء من بعض موظفيك ، فهذا ليس سببًا للاستسلام. هذا ليس شيئًا يجب أن تتخلى عنه بسهولة. يجب أن تكون منضبطًا لمواصلة إظهار الطريق. تحتاج أيضًا إلى القيام بكل شيء تفعله بخصوص مفهوم 5S بدقة وجدية حتى تظهر مثالًا جيدًا لبقية مؤسستك.

5S شيء يمكن أن يستغرق وقتًا طويلاً حتى يتجذر. قد يستغرق الأمر عدة أشهر أو سنة أو حتى بضع سنوات قبل أن تبدأ في رؤية تغيير إيجابي حقيقي. ومع ذلك ، من خلال أن تكون الإدارة منضبطة في إظهار هذا المثال الجيد على مدى فترة طويلة من الزمن ، سترى تغييرًا تدريجيًا من بقية مؤسستك.

كما ذكرت أنه يمكن تعريف S الخامس استنادًا إلى التوحيد القياسي والتدريب ، اسمحوا لي أن أتطرق قليلاً إلى كل واحد من هؤلاء.

أنا متأكد من أن العديد منكم على دراية بمفهوم التقييس ولكن اسمحوا لي أن أتطرق إلى هذا مرة أخرى هنا. يعني التوحيد إعداد الأشياء بحيث يكون أي شخص قادرًا على أداء نفس العمل والحصول على نفس النتيجة مثل أي شخص آخر يتبع نفس القواعد والإجراءات الموضوعة كمعايير. يشمل معنى التوحيد أيضًا الحفاظ على حالة القدرة على أداء العمل باستمرار. التوحيد القياسي هو مطلب حاسم للأفراد ليكونوا قادرين على أداء وظيفتهم بشكل جيد وفعال.

ولكن عندما تنظر حولك ، هناك أمثلة مختلفة لأشخاص وشركات لا تحافظ على المعايير بشكل جيد. لا يقوم العديد منهم بمراجعة أو تحديث المعايير أو القواعد بمجرد وضعها. بمجرد وضعها في مكانها ، يتم تركها كما هي لفترة طويلة. ولكن ، بما أننا نريد أن نتحسن باستمرار ، فنحن بحاجة إلى مراجعة المعايير التي نطبقها على أساس منتظم وهذا عمل الإدارة والإشراف. يجب أن ينظر الأشخاص الأعلى في المنظمة إلى المعايير الموضوعة وتحديث تلك المعايير والقواعد لمزيد من التحسين.

النقطة التالية التي أريد أن أتطرق إليها هي التدريب. الخطأ الشائع الذي نواجهه غالبًا فيما يتعلق بالتدريب هو أن الأشخاص الذين يخضعون للتدريب يتم إخبارهم فقط بما يجب عليهم فعله وإظهار كيفية أداء العمل. ولكن ، كيف يجب أن يعمل التدريب حقًا هو أنك تعمل مع شخص ما حتى يكون قادرًا على أداء العمل بمفرده باستمرار على المستوى المطلوب.

هناك شيء آخر خاطئ أيضًا فيما يتعلق بالتدريب وهو أنك ستقوم بتدريب شخص ما وإذا لم يصل الشخص تمامًا إلى المستوى المطلوب لأداء الوظيفة ، فغالبًا ما يشعر المدرب بالإحباط ويقول للشخص الذي يتم تدريبه أنه / هي لا خير ويتم وضع اللوم على المتدرب. ومع ذلك ، عندما يحاول المتدرب بذل قصارى جهده لأداء العمل كما أوضحه المدرب ولكنه بطريقة ما لا يقوم به بشكل صحيح أو غير قادر على القيام به بشكل جيد ، يجب على المدرب أن يتساءل عن سبب ذلك. حقيقة أن المتدرب لا يستطيع أداء العمل بشكل جيد هي ظاهرة. وكما أقول دائمًا ، وراء كل ظاهرة سبب أو سبب لحدوث هذه الظاهرة. هذا هو السبب في أن ما يجب استكشافه هو سبب عدم قدرة المتدرب على التعلم وأداء العمل بشكل جيد. يمكن أن يكون المدرب هو المشكلة في هذه الحالة. لذلك ، عندما تصادف موقفًا كما وصفته ، ففكر دائمًا في العامل المساهم فيه وقم بإجراء التغييرات والتحسينات إلى النقطة التي يكون فيها المتدرب قادرًا في النهاية على أداء العمل إلى المستوى المطلوب. ما هو مهم حقًا للمدربين عند تقديم التدريب هو مراقبة عمل المتدرب بعناية وتحديد مكان المشاكل لمعالجة فرص التحسين هذه ومتابعة تلك النقاط مرة أخرى.

مع وصولنا إلى نهاية سلسلة 5S اليوم ، أود تعزيز رسالتي حول مفهوم 5S لكم جميعًا. كما قلت عدة مرات خلال السلسلة ، يوفر مفهوم 5S أساسًا مهمًا حقًا لمؤسستك. سيمكن هذا مؤسستك من تنفيذ مستوى أعلى وأكثر تعقيدًا من التحسين. كما أقول في كثير من الأحيان ، حتى بدون القيام بأي شيء آخر فيما يتعلق بالنظام المرن ، إذا قمت بتطبيق 5S بشكل كامل داخل مؤسستك ، فستتمكن من رؤية تغييرات مذهلة ونتائج ناتجة عن ذلك. من خلال مفهوم 5S ، يمكنك تصور المشكلات. ما لم تكن قادرًا على معرفة أين وما هي مشكلاتك ، فلن تتمكن من ربطها بكايزن أو تحسينات أصلية. هذا هو السبب في أن مفهوم 5S هو أساس مهم يجب أن يكون في مؤسستك.

عندما يحاول الناس فهم ما هو اللين وتنفيذ منهج المرن ، يمكن أن يكون هناك الكثير لتقبله وقد يكون من الصعب على الجميع فهمه بشكل كامل. لذا ، فإن مفهوم 5S هو وسيلة رائعة لبدء رحلة التحسين. بالإضافة إلى ذلك ، عندما تحاول إحدى الشركات تطبيق نهج Lean دون أن يكون لها أساس جيد من مفهوم 5S لتبدأ به ، فإن الشركة تفشل عادةً في محاولتها لتطبيق Lean. إن وجود مفهوم 5S كقاعدة قوية سيساعد في التنفيذ الناجح للنظام المرن.

ومع ذلك ، يعتمد هذا أيضًا على كيفية تفكير من هم في قمة المؤسسة بشأن مفهوم 5S ، وما يريدون تحقيقه من خلال 5S ، ومستوى 5S الذي يريدون الوصول إليه ، وكذلك كيفية تصفية التفكير 5S وصولاً إلى أسفل المنظمة. سيعتمد نجاح مفهوم 5S و lean بالتأكيد على كيفية نظر الإدارة العليا في كل نقطة من هذه النقاط.

يمكنني أن أؤكد لك أنك ستبدأ في رؤية التغيير الإيجابي بمجرد أن تبدأ أنت ومنظمتك في بذل جهود جيدة حول تطبيق مفهوم 5S والعمل عليه بشكل شامل ومستمر. أتمنى للجميع التوفيق من أجل التنفيذ الشامل والناجح لـ 5S!

سؤال وجواب الجمهور

يعد الحفاظ على مفهوم مفهوم 5S من أصعب الأمور بالنسبة للشركات خارج Toyota. لكن في Toyota ، يبدو أنه يعمل. ما هو السر”؟

أول شيء عليك القيام به هو تغيير هذا التفكير. ليس لأنهم تويوتا يمكنهم تنفيذ مفهوم 5S بشكل جيد. جميع الشركات عبارة عن شركات في حد ذاتها ولديها جميعًا نفس الفرص المتشابهة للنجاح في تنفيذ مفهوم 5S. لذا ، لا ينبغي أن ننسى أننا جميعًا نأتي من نفس القاعدة.

في أي شركة تحاول تحقيق شيء ما ، يتم تحديد النجاح من خلال الطريقة التي ينظر بها من هم في أعلى المؤسسة إليه ورؤيتهم لتطبيق ذلك من خلال بقية المنظمة. أعتقد أن مفهوم 5S هو موضوع أو جدول أعمال آخر تحاول الشركة تنفيذه أو تحقيقه ، ويتعلق الأمر برمته بكيفية رؤية الإدارة العليا لها ومتابعتها. لذلك ، لا أرى فرقًا كبيرًا بين مفهوم 5S وأي شيء آخر تحاول الشركة تحقيقه.

اسمحوا لي أن أطرح عليك سؤالا. إذا وجدت بعض القمامة على أرضية منزلك ، ماذا تفعل؟ هل ستلتقطه؟ أنا متأكد من أن معظمنا سيرغب في التقاط ذلك والتخلص منه ولكن لماذا هذا؟ هذا لأننا نرغب جميعًا في الحفاظ على بيئتنا المنزلية نظيفة ومرتبة وهذا هو التوقع الذي طورته بمرور الوقت. بشكل عام ، قمنا أيضًا بتعيين مواقع في منزلنا حيث نقوم بتخزين عناصر معينة. كل هذه الممارسات التي نقوم بها في المنزل تؤدي إلى حياة منزلية مريحة. كما أشرت كثيرًا ، يجب تطبيق نفس التفكير في مكان عملك أيضًا. ولكن ، لماذا لا نمتلك نفس الشعور أو نحث على اتخاذ إجراءات 5S مماثلة عندما نكون في العمل؟ نحن بحاجة إلى ربط هاتين البيئتين. لا يعني ذلك أننا لا نملك القدرة على القيام بهذه الأشياء ولكننا لم ننقل هذا التفكير إلى العمل.

بقدر ما تهتم شركة Toyota بشأن مفهوم 5S ، فإن لدى الشركة الآن ثقافة حيث يمارس الموظفون مفهوم 5S بشكل طبيعي في أماكن عملهم كل يوم. إذا رأى شخص ما شيئًا ما سقط على الأرض ، فسوف يلتقطه الشخص. إذا كان هناك شيء ما في غير محله أو في غير محله ، يعيده الناس إلى حيث يجب أن ينتمي. هذه هي الثقافة الطبيعية الموجودة في تويوتا اليوم. لكن الأمر لم يكن دائمًا على هذا النحو. كيف وصل الأمر إلى ما هو عليه الآن هو نتيجة قيام الإدارة العليا بدفع مفهوم 5S في جميع أنحاء الشركة والمتابعة على مدار سنوات عديدة.

من أجل الحفاظ على مفهوم 5S ، قمنا بتنفيذ عمليات تدقيق 5S في شركتنا بواسطة مالكي المنطقة أولاً ثم إجراء عمليات تدقيق متقاطعة لاحقًا. أود أن أعرف أفكاركم حول هذا النوع من الممارسة.

قراءة ما وصفته ، ما تفعله حول مفهوم 5S ليس نهجًا خاطئًا على الإطلاق. ولكن ، ما أود أن تكون حريصًا منه في هذا الموقف هو أن تتأكد من عدم إجراء عملية التدقيق بهدف التدقيق الشامل نفسه. لذا ، يرجى التأكد من أنك لا تجري عمليات تدقيق مشتركة من أجل التدقيق.

يمكنك أيضًا التوسع في عمليات التدقيق التي تقوم بها لدمج أشياء مثل نظام المكافأة أو التقدير الذي يتم من خلاله تقدير الجهود الجيدة التي يبذلها موظفوك والاعتراف بها. على سبيل المثال ، يمكن مكافأة أولئك الذين حققوا نتائج جيدة من عمليات التدقيق بشهادة ، وما إلى ذلك. هناك نقطة أخرى يمكنك التفكير في دمجها وهي أن عمليات التدقيق الشاملة لا يجب بالضرورة أن يتم إجراؤها من قبل الإدارة فقط. يمكن أيضًا أن يقوم بها أعضاء الفريق الآخرون من مناطق مختلفة. سيوفر لهم هذا فرصة رائعة لرؤية مجالات العمل الأخرى والتعلم من مجالات العمل الأخرى والتقاط الأفكار للعودة إلى مناطق عملهم الخاصة.

لذا ، فإن وجود هدف واضح فيما يتعلق بما تحاول تحقيقه من خلال عمليات التدقيق المتقاطعة أمر مهم حقًا وسيساعدك إشراك أعضاء الفريق أيضًا في تحقيق الهدف الذي تحاول تحقيقه في هذا الموقف.

إذا كان بإمكانك التوصل إلى النتيجة المرجوة من مفهوم 5S في جملة واحدة ، فماذا ستكون؟ كيف تبيع 5S للقادة؟

أكمل القراءة | موضوعات 5S الأخرى في هذه السلسلة

5S – Seiri – الأول S – Sort (فرز)
5S – Seiton – الثانية S – Set In Order (مرتبة بالترتيب)
5S – Seiketsu – الثالث S – Shine (يلمع)
5S – Seiso – الرابع S – Standardize (توحيد)
5S – Shitsuke – الخامس S – Sustain (يمسك)

عرض جميع ملخصات مؤتمر #AskSensei

#AskSensei عبر الويب

أحداث #AskSensei القادمة والتسجيل

لمزيد من المعلومات حول سلسلة الندوات على الويب #AskSensei ، يرجى الرجوع إلى صفحة نظرة عامة على #AskSensei .