أهمية مفهوم 5S | الثانية S – Seiton (مرتبة بالترتيب)
أكينوري هيودو ، مدير المصنع السابق ، مصنع تويوتا هايس | #AskSensei Event 14 ملخص
بعد أن يمر المرء بالخطوة الأولى من seiri (الفرز) في 5S ، تأتي بعد ذلك الخطوة الثانية من seiton (بالترتيب). بشكل عام ، يُعرف S الثاني باسم عملية التنظيم والترتيب بترتيب العناصر الضرورية المحفوظة من عملية S الأولى. لكن Akinori Hyodo يتعمق أكثر في مفهوم Seiton هذا ويناقش أن الأمر كله يتعلق بإنشاء مكان عمل مرئي.
الثانية S من 5S – Seiton (مجموعة بالترتيب)
سأواصل مناقشتنا السابقة حول موضوع 5S اليوم. في المرة الأخيرة ناقشت أهمية وفكرة أول حرف S من seiri . هذه المرة ، سأتحدث عن الجزء الثاني من seiton والذي يُعرف غالبًا باسم “set-in-order” باللغة الإنجليزية.
لنبدأ بتعريف S الثاني للسيتون . ما فعلناه بـ S الأول كان فصل العناصر الضرورية وغير الضرورية ولم يتبق لنا سوى العناصر الضرورية. مع كل العناصر الضرورية المتبقية ، نريد وضع كل منها في مكان يسهل الوصول إليه ، وسهل الاستخدام ، ويسهل رؤيته. هذا هو التعريف الأساسي لـ seiton أو set-in-order وهو أمر شائع جدًا حول S. لكن ما أود إضافته أيضًا إلى هذا التعريف هو عنصر من عناصر الإدارة المرئية. ما أعنيه بهذا هو أنه بينما نواصل عملية S الثانية ، سننشئ مكان عمل مرئي حيث يمكن تحديد المشاكل بسهولة.
بعبارة أكثر بساطة ، مع تطبيق S الثاني بشكل صحيح ، يجب أن تكون قادرًا في لمحة واحدة على معرفة ما إذا كانت الأشياء تعمل بشكل طبيعي أو ما إذا كانت هناك مشكلة أو خلل في مكان عملك. وإذا كانت هناك مشكلة وشذوذ ، فيمكننا تحديد ذلك بسرعة واتخاذ الإجراء المناسب.
عندما ناقشت أهمية وجود معايير حول S الأولى في المرة الأخيرة ، فإن هذا مهم أيضًا بالنسبة للثاني S. لذا ، يجب أن تأتي بطريقة موحدة للتعامل مع S الثاني من حيث طريقة تطبيقه.
لنكون أكثر تحديدًا ، في المرحلة الثانية S من عملية 5S ، ما نحتاج إلى فعله بالعناصر الضرورية المتبقية من أنشطة S الأولى هو التوصل إلى المواقع المحددة لتلك العناصر وتحديد ما يجب أن يكون في كل موقع و في أي حجم وكمية.
لقد تطرقت إلى هذا في مناقشتي السابقة ولكن للمساعدة في ربط هذا المفهوم بحياتك الشخصية ، فكر في المطبخ في منزلك مرة أخرى للحظة. كيف يتم تجهيز مطبخك؟ خذ مثالاً على بعض الأواني التي تحتفظ بها في مطبخك. على سبيل المثال ، ليس لدينا الكثير من سكاكين التقطيع. ليس لدينا سوى عدد قليل من سكاكين التقطيع التي نستخدمها والعديد منا لديه كتلة تخزين لتلك السكاكين مما يحد من عدد السكاكين التي يمكن تخزينها ويحفظ كل منها في مكان محدد على الرغم من أنه قد لا يكون هناك أي ملصقات أو مؤشرات إلى أين يذهب السكين.
بشكل عام ، لدينا مواقع تخزين محددة لجميع الأواني والأشياء الموجودة في مطبخنا. نظرًا لاستخدام أدوات مثل سكاكين التقطيع كثيرًا ، فقد قمنا بتخزينها في مكان قريب من نقطة الاستخدام. أيضًا ، غالبًا ما يتم الاحتفاظ بألواح التقطيع الخاصة بك بالقرب من المكان الذي تخزن فيه سكاكين التقطيع الخاصة بك ومن المرجح أن يتم تخزينها على مقربة من مساحة المقعد حيث تقوم بالتقطيع وإعداد الطعام.
إذا كنت تأخذ هذا التفكير على نطاق أوسع عبر المطبخ ، لكي تعمل في مطبخك بالطريقة المثلى والأكثر فاعلية ، أراهن أن العديد من الأشياء التي تستخدمها بانتظام تقع بالقرب من نقطة الاستخدام والعناصر التي نادرًا ما يتم استخدامها يتم تخزينها في مكان منفصل عن مكان إعدادنا الرئيسي للوجبات.
كما تحدثت عن هذا في مناقشتي السابقة ، يجب أيضًا تطبيق نفس التفكير في مكان عملنا عندما نواصل عملية S الثانية. يجب أن يكون هذا هو الحال تمامًا في بيئة التصنيع ولكن يجب علينا تطبيق هذا التفكير حتى في بيئة المكتب أيضًا. على سبيل المثال ، يمكنك إعداد منطقة مكتبك والتخزين وفقًا لقواعد 5S.
أنا على ثقة من أن أكبر مشكلة يعاني منها الكثير منا حول مفهوم 5S في مكتبنا هي على الأرجح ما نفعله بوثائقنا. قد تشعر أنك بحاجة إلى كل هذه المستندات حول مكتبك وفي مكتبك. ولكن ، إذا مررت بعملية فصل تلك المستندات إلى فئات وأيضًا في تكرار الاستخدام مثل المستندات التي تستخدمها يوميًا ، أو أسبوعيًا ، أو شهريًا ، أو ربع سنويًا ، أو سنويًا وما إلى ذلك ، ولم يكن لديك سوى تلك المستندات التي تستخدمها على أساس يومي مباشرة في أقرب نقطة إلى يديك أثناء الجلوس على المكتب وعناصر فئة التردد التالية بعيدًا قليلاً وما إلى ذلك ، أنا متأكد من أن هذا سيجعل مكان عملك أسهل للعمل بداخله. ما تطرقت إليه هنا يتعلق بالمستندات المادية التي قد تكون لديك في مكتبك ولكن يمكنك تطبيق هذا التفكير على المستندات الرقمية الموجودة في جهاز الكمبيوتر الخاص بك أيضًا.
عندما ننشئ مستندًا ، يرى معظمنا أنه مستند ضروري. ولكن عندما نفكر في تواتر وصولنا إلى المستندات التي نقوم بإنشائها ، أراهن أنه لا يوجد الكثير من المستندات التي لدينا على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بنا والتي نصل إليها كثيرًا.
من النقاط المهمة التي أريدك أن تفكر فيها بهذه الأمثلة هي مدى سرعة الوصول إلى العنصر الضروري بعد ما إذا كان عنصرًا ماديًا في مكتبك أو بيانات إلكترونية مخزنة في جهاز الكمبيوتر الخاص بك. إذا كنت تفكر في عدد الثواني التي تريد أن تستغرقها للوصول إلى تلك العناصر الضرورية – على سبيل المثال ، في غضون 10 ثوانٍ لتحديد موقع ملف في جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو في غضون دقيقة واحدة للحصول على عنصر مادي مخزّن حول مكتبك – فهذا في الواقع تطبيق وحدة زمنية ضد وصولك إلى تلك المستندات. من خلال تطبيق هذه الوحدة الزمنية ، يمكنك التفكير في كيفية قدرتك على تحسين وإدارة الموقف بشكل أفضل.
فيما يتعلق بالملفات الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، يجب أن تسأل نفسك أيضًا عن مدى انتظامك في تصفح ملفاتك وحذف تلك الملفات التي لم تعد تستخدمها ، ثم أعد تنظيم تلك الملفات والبيانات التي لا تستخدمها كثيرًا. إذا لم تقم بهذه العملية بانتظام ، فهذا عندما ينتهي بك الأمر بقضاء الكثير من الوقت في البحث في المستندات غير الضرورية على جهاز الكمبيوتر الخاص بك من أجل تحديد موقع المستند الذي نحتاجه حقًا. لذلك ، أود أن أشجعك على متابعة عملية S الأولى والثانية في جهاز الكمبيوتر الخاص بك أيضًا.
نقطة مهمة هنا هي أنه من الصعب جدًا تحقيق S الثاني من seiton أو “set-in-order” دون القيام بأول S بشكل صحيح لتبدأ به. لهذا السبب تحتاج إلى متابعة عملية S الأولى من seiri أو “الفرز” بانتظام ثم التأكد من أنك تقوم بتطبيق S الثاني من seiton أو “set-in-order” بشكل صحيح. من خلال إجراء هاتين العمليتين مرارًا وتكرارًا ، ستتمكن من رؤية نتيجة مكان عمل واضح ومرئي للغاية سواء كان في مكتبك أو في أرضية متجر التصنيع.
سؤال وجواب الجمهور
يبدو أن مفهوم 5S بسيط للغاية و “منطق سليم” ولكن في الواقع من الصعب جدًا تنفيذه. ما رأيك هي أسباب ذلك؟
بعبارة بسيطة وصريحة ، فإن الإجابة على هذا السؤال هي أن الناس ليسوا في موقف صعب في المقام الأول. لابد أن الناس كانوا يعملون بعيدًا في أداء وظائفهم وينفذون بطريقة ما ما يتعين عليهم القيام به دون أن يتم وضعهم في موقف حيث يتعين عليهم التعامل مع مفهوم 5S على محمل الجد. علاوة على ذلك ، فإن مفهوم 5S ليس شيئًا يمكنك تحقيقه في غضون يوم أو يومين. تأخذ وقت. كما أنه يعتمد بشدة على مقدار الوعي وكذلك الإجراءات والسلوكيات التي يمتلكها من هم داخل الإدارة حول مفهوم 5S.
نقطة أخرى هي أن الإدارة لا تنظر إلى مكان العمل عن كثب ، أو أنها تنظر إلى مكان العمل وترى المشاكل ولكن لا تقبلها كمشاكل.
لقد تحدثت عن هذا من قبل ولكن عندما يكون لديك إدارة تبحث في مكان عملهم ولكن تتجاهل المشكلات ، فإنهم يقبلون بشكل أساسي هذه المشكلات على أنها طبيعية. عندما يحدث هذا ، يبدأون عقليًا في عدم قبول حقيقة وجود مشكلات ، ومن ثم يصبح عدم اتخاذ إجراء لمعالجة هذه المشكلات أمرًا طبيعيًا وحالة قياسية مع مرور الوقت.
بصفتك مديرًا في مكان عمل ، إذا قمت بالفعل بالتدرج في بعض الأعمال التي يتم تنفيذها في أرض المتجر بنفسك ، فستبدأ في إدراك المشكلات والصعوبات الموجودة في مكان العمل هذا. وعندما تجد مشكلة ، فإنك تعالج المشكلة لتحسين الوضع ومن ثم توحيد الطريقة المحسّنة للقيام بالأشياء. عندما تجد المشكلة التالية ، افعل الشيء نفسه وكرر العملية مرارًا وتكرارًا. عند القيام بذلك ، ستلاحظ تحسنًا عامًا تدريجيًا في مكان عملك.
إنه نفس الشيء مع أي شيء تحاول القيام به في رحلتك الخالية من الهدر ، لكن المهم حقًا هنا هو أن من هم في قمة المؤسسة يشاركون في هذا النهج ويقودون من هم دونهم بالقدوة. يراقب الأشخاص الأدنى في المنظمة دائمًا الأشخاص الأعلى في المنظمة للتعلم منهم ومعرفة السلوك الصحيح داخل المنظمة. أيضًا ، ما يجب ألا تنساه الإدارة العليا هو أن الأمر يستغرق وقتًا لجذب من حولك ومن هم أقل في المؤسسة للانضمام بشكل كامل إلى جانب واحد من مفهوم 5S لأن ما يتعاملون معه هو تغيير سلوك البشر. لذلك ، عليك التحلي بالصبر. إذا بدأت في التفكير في العديد من الجوانب المختلفة لمفهوم 5S وحاولت تغيير سلوكيات من حولك ليكونوا في قمة 5S ، فقد يستغرق ذلك عدة سنوات أو حتى أكثر من عقد. لا تنسى أنها ستكون عملية طويلة. ومع ذلك ، فإن الميزة الكبيرة للخضوع لهذه العملية بصبر وعناد هي أنك ستخلق مكان عمل مريحًا وفعالًا للغاية للعمل فيه.
كيف يمكننا تطبيق S الثاني (ضبط الترتيب) في 5S إذا كانت لدينا قيود على المساحة في أرضية الإنتاج لدينا؟
كما ذكرت سابقًا ، ما هو مهم حقًا قبل محاولة S الثانية من المجموعة بالترتيب هو أول S من النوع. ولكن ، بعد إجراء عملية الفرز بدقة وإذا كنت لا تزال محدودًا من حيث المساحة ، يمكنك تطبيق استراتيجية تحديد وفصل العناصر الضرورية المتبقية بناءً على تكرار الاستخدام. ضع فقط تلك العناصر التي تستخدمها بشكل متكرر بالقرب من نقطة استخدامها. يمكن وضع العناصر الأقل استخدامًا بعيدًا قليلاً ، ويمكن وضع العناصر التي تستخدمها مرة واحدة فقط في السنة على سبيل المثال بعيدًا عن مكان حدوث كل الإجراءات.
عندما أسمع الناس يقولون إنهم ليس لديهم مساحة كافية ، ما أجده غالبًا عندما أذهب بالفعل وأرى منطقة العمل الفعلية هو أن التعليق يتم الإدلاء به فقط مع مراعاة مساحة الأرضية. ولكن ، هناك أيضًا فرصة لاستخدام المساحة الموجودة فوق الأرض. في المكتب ، من المحتمل أن يكون لديك مترين على الأقل يمكنك الاستفادة منهما من حيث الارتفاع. في أرضية ورشة التصنيع ، يمكنك عادةً ارتفاع أربعة أو خمسة أمتار بحيث يمكنك العمل بها. لكن ، غالبًا ما لا ينظر الناس إلى هذا المستوى المرتفع. النقطة المهمة هنا هي مراعاة المساحة الإجمالية وليس المساحة الأرضية في المبنى فقط.
سر آخر هو أنه عندما تبدأ في إلقاء نظرة على تفاصيل هذه الأشياء ، حتى بضعة سنتيمترات تصبح مهمة. عندما تضيف كل تلك المسافات والفجوات التي يبلغ قطرها سنتيمترًا واحدًا أو سنتيمترين معًا عبر منطقة ما ، يمكن أن تضيف بسرعة ما يصل إلى متر أو نحو ذلك.
ومع ذلك ، فإن ما نسمعه ونراه كثيرًا هو أنه عندما يقول الأشخاص الموجودون في المتجر للإدارة أنه ليس لديهم مساحة كافية في أرض متجرهم ، فإن الإدارة تقبل ذلك بسرعة على أنها الحقيقة وتبدأ في النظر إلى حل سهل. حل بدلاً من تحدي من هم دونهم للتوصل إلى طرق أفضل لاستخدام المساحة الحالية. هذا هو السبب في أن ما يحدث غالبًا هو أن الإدارة العليا تبدأ في النظر في استئجار مرفق تخزين آخر أو بناء مستودع آخر وما إلى ذلك ، ونتيجة لذلك يتم تكبد تكلفة إضافية للعمل بأشكال مختلفة.
عندما نجري عمليات تدقيق 5S بانتظام ، إذا وجدنا عناصر غير مرغوب فيها ، فسنزيلها كما نذهب. هل لا يزال يتعين علينا الفرز بانتظام بالإضافة إلى تدقيق 5S؟
إجابتي السريعة على هذا السؤال هي نعم. يجب عليك القيام بالفرز بطريقة منتظمة بالإضافة إلى عمليات تدقيق 5S. في الواقع ، يجب أن يحدث كلا النشاطين المحددين في السؤال جنبًا إلى جنب مع بعضهما البعض.
يتمثل جزء مهم من تنفيذ هذين النشاطين في أنه نظرًا لأن أولئك الموجودين في أرضية المتجر يبذلون جهودهم في أنشطة 5S بهدف تحسين مكان عملهم ، يجب أن يكونوا قادرين على رؤية نتائج العمل الذي كانوا يقومون به بشكل مرئي وتلك. يجب التعرف على النتائج في المراجعة.
إذا بذلت بعض الجهد في القيام بشيء ما ، فأنا متأكد من أنك تريد معرفة ما إذا كانت نتيجة العمل الذي تؤديه جيدة أم سيئة. يمكن قول الشيء نفسه عن العمل الذي يقوم به الأشخاص حول مفهوم مفهوم 5S. هؤلاء الموظفون الذين يبذلون جهدًا حول مفهوم 5S سيرغبون في معرفة ما إذا كانت نتائج ما يقومون به جيدة أم سيئة. وسيؤدي تكرار هذه العملية مرارًا وتكرارًا إلى تغيير وعي وسلوك موظفيك بمرور الوقت.
لهذا السبب من المهم التأكد من أن الناس على دراية بالتحسينات التي يقومون بها عند متابعة أنشطة 5S الخاصة بهم. كجزء من تحسين وعي الموظف حول مفهوم 5S ، على سبيل المثال في اليابان ، سنقدم شهادة أو نوعًا من التقدير للفرق التي حققت نتائج جيدة. لذلك ، من المهم للغاية أن يكون لديك نظام جيد مطبق لزيادة وعي الناس باستمرار حول مفهوم 5S.
كيف يمكننا البدء في تطبيق مفهوم 5S في الصناعة الكيميائية؟
لكي نكون صادقين معك ، لا يهم ما إذا كنت تعمل في الصناعة الكيميائية أو أنواع أخرى من الصناعة أو ما إذا كنت في مكتب أو في طابق متجر تصنيع. التفكير العام وراء مفهوم 5S هو نفسه تمامًا في كل شيء.
إذا فكرت في سبب قيامنا بممارسات 5S ، فيجب أن تدرك أن الهدف الرئيسي هو أن نكون قادرين على تصور المشاكل حتى نتمكن من اتخاذ إجراءات ضد تلك المشكلات. هذا ما أود قوله هو موضوع 5S في النهاية.
كما تطرقت سابقًا ، لكي نتمكن من تحديد المشكلات التي نواجهها في مكان عملنا ، نحتاج إلى وضع معايير حتى نتمكن من رؤية ما إذا كانت لدينا مشكلة أو ما إذا كانت الأمور طبيعية. لا ينبغي أن يكون سبب قيامك بممارسات 5S هو أن الشركات الأخرى من حولك تقوم بممارسات 5S. وهذا الهدف العام هو نفسه في أي صناعة.
ومع ذلك ، فإن الأمر الأكثر تحديدًا بالنسبة للصناعة الكيميائية هو أنه ، على عكس التخلص من أكوام الورق على سبيل المثال ، لن يكون من السهل التخلص من المواد الكيميائية التي لم تعد مطلوبة. لذلك ، تحتاج إلى الخروج ببعض المعايير والعمليات للتعامل مع هذه النقطة المحددة. ولكن ، الأفكار والمبادئ الأساسية التي تتناسب مع المفهوم الشامل 5S هي نفسها ويمكن تطبيقها في أي صناعة.
أكمل القراءة | موضوعات 5S الأخرى في هذه السلسلة
5S – Seiri – الأول S – Sort (فرز)
5S – Seiton – الثانية S – Set In Order (مرتبة بالترتيب)
5S – Seiketsu – الثالث S – Shine (يلمع)
5S – Seiso – الرابع S – Standardize (توحيد)
5S – Shitsuke – الخامس S – Sustain (يمسك)
#AskSensei عبر الويب
#AskSensei عبارة عن ندوة عبر الإنترنت مجدولة بانتظام تُعقد مع مستشار Lean Management الأول في Shinka Akinori Hyodo ، الذي كان يتمتع سابقًا بمهنة مع Toyota في ترقيته من مشغل وقائد فريق في Toyota ، وصولاً إلى مدير المصنع ومدير مصنع HiAce في Toyota. نغطي كل حدث موضوعًا مختلفًا متعلقًا باللين ، مع دعوة المشاركين لطرح أسئلتهم على Hyodo Sensei.
ليتم إخطارك بندوات #AskSensei الإلكترونية والأحداث الأخرى القادمة ، قم بالتسجيل في القائمة البريدية للأخبار الإلكترونية في أسفل هذه الصفحة.
أحداث #AskSensei القادمة والتسجيل
لمزيد من المعلومات حول سلسلة الندوات على الويب #AskSensei ، يرجى الرجوع إلى صفحة نظرة عامة على #AskSensei .