آداب وثقافة العمل اليابانية

دليل لممارسة الأعمال التجارية مع اليابانيين | بول سميث، مدير، إدارة شينكا إن فهم واحترام آداب العمل اليابانية أمر مهم لأي شخص يتطلع إلى إقامة علاقات تجارية ناجحة في اليابان. يقدم هذا الدليل نظرة عامة شاملة للجوانب الرئيسية لآداب العمل اليابانية، مستفيداً من خبرتي الخاصة في العيش والعمل في اليابان، وقيادة جولات كايزن إلى اليابان، والعمل مع فريق إدارة شينكا في دعم الشركات في ممارسة الأعمال التجارية مع اليابانيين.

سيكون هذا الدليل عن آداب وثقافة العمل اليابانية مرجعاً مفيداً لك:

• الشركات الأجنبية التي لها وجود في السوق اليابانية أو التي تفكر في دخول السوق اليابانية
• المنظمات اليابانية متعددة الجنسيات التي يعمل بها موظفون أجانب تسعى إلى فهم وبناء علاقات مع زملائهم اليابانيين
• الشركات التي استحوذت عليها أو ستستحوذ عليها مؤسسة يابانية
• الشركات التي تتطلع إلى إشراك ممثلين أو شركاء في اليابان
• الأفراد الذين يبحثون عن عمل في اليابان أو مع شركة يابانية متعددة الجنسيات

جدول المحتويات

مقدمة في آداب وثقافة العمل اليابانية

قد يبدو التعامل مع آداب العمل اليابانية وكأنك تدخل عالماً آخر. على الرغم من أن الأمر قد يبدو شاقاً في البداية، إلا أنه بقليل من التبصر والممارسة يمكنك أن تكون فعالاً في علاقاتك مع نظرائك اليابانيين. والحقيقة هي أن آداب العمل اليابانية موضوع صعب حتى بالنسبة لمحترفي الأعمال اليابانيين أنفسهم! قم بزيارة متجر كتب نموذجي في طوكيو وستجد العديد من الرفوف في قسم الأعمال المخصصة لكتب عن آداب العمل وآداب الاجتماعات، ولغة العمل المهذبة، وعدد لا يحصى من الموضوعات الأخرى لدعم المهنيين اليابانيين في تعاملاتهم التجارية. معظم اليابانيين، عند الشروع في العمل في اليابان، سيخضعون لتدريب رسمي مكثف في آداب السلوك والضيافة كجزء من فترة التوجيه. وهذه ممارسة شائعة في جميع أنحاء الصناعة اليابانية، نظراً لأهمية ضمان فهم الموظفين لكيفية التواصل والتصرف في حضور كبار زملاء العمل والعملاء والمجتمع بشكل عام. قد يكون من الصعب على معظم الأجانب إتقان آداب العمل اليابانية دون العيش في اليابان أو العمل في شركة يابانية. ومما يزيد من صعوبة الأمر أننا يجب أن نتذكر أننا نتعامل مع ثقافة تقدر الانسجام وحفظ ماء الوجه، فمعظم اليابانيين سيكونون متسامحين تماماً (على الأقل ظاهرياً) مع أي خطأ زائف وسيتجنبون إحراج الأجنبي غير المتعمد بالإشارة إلى أخطائهم الفادحة. وعلى هذا النحو لا يمكننا الاعتماد على التعلم من أخطائنا – ففي معظم الحالات سنكون غافلين عنها. وعلى الرغم من أن إتقانها قد يستغرق بضع سنوات، إلا أنه من الممكن تطوير معرفة ووعي كافيين بعادات وأخلاقيات العمل من أجل تحسين فعاليتك في التعامل مع نظرائك اليابانيين بشكل كبير. وفيما يلي الدليل الذي تمنيت لو كان لديّ خلال سنواتي الأولى التي قضيتها في اليابان. آمل أن يزودك بالمعرفة الأساسية المطلوبة لتتعرف بنجاح على تعقيدات المجتمع الياباني وثقافة الأعمال اليابانية، وتجنب الأخطاء الكثيرة التي ارتكبتها على مدى العقود الثلاثة الماضية من العيش والعمل وممارسة الأعمال التجارية مع اليابانيين.

فهم أساسيات ثقافة الأعمال اليابانية

المفاهيم التالية هي من أساسيات ثقافة الأعمال اليابانية، والتي سيساعدك فهمها على فهم العديد من القواعد والسلوكيات التي ستواجهها عند التعامل مع اليابانيين.

الهيكلية الهرمية

وكما هو الحال في المجتمع الياباني بشكل عام، عادة ما يكون لدى الشركات اليابانية هيكل هرمي حيث يتم احترام الأقدمية والعمر بشكل كبير. وعادةً ما يتم تحديد موقع الشخص داخل التسلسل الهرمي بناءً على مزيج من سنة الدخول إلى الشركة ومنصب أو لقب الشخص. كما يوجد أيضاً تسلسل هرمي بين الشركات، وأهمها العلاقة بين مقدم الخدمة أو المنتج والعميل. وكما هو الحال في معظم الثقافات، فإن العميل هو الملك – ويجب أن يعكس سلوك المرء وتصرفاته ذلك. ويؤثر التسلسل الهرمي، ومكانة الشخص داخله، على جميع جوانب التفاعل تقريبًا – بما في ذلك كيفية مخاطبة الشخص، ومستوى تهذيب اللغة المستخدمة، وترتيبات الجلوس، والحركة الجسدية، والانتباه، والاتفاق.

اللغة المنطوقة

في اليابان، تُصمم اللغة بعناية لإظهار الأدب تجاه الآخرين والتواضع للذات. ويشار إلى لغة التشريف في اليابانية باسم كيغو. هناك ثلاثة أشكال رئيسية للغة كيغو:

• سونكيغو لغة محترمة تستخدم للرفع من شأن الشخص الذي يتم التحدث إليه أو عنه، وإظهار الأدب معه.
• كنجوغو: لغة متواضعة أو متواضعة تُستخدم للتعبير عن تواضع المتكلم أو مجموعة المتكلم/ زملائه بالنسبة للمستمع أو مجموعة المستمع/ زملائه. تُستخدم للتعبير عن التواضع بشأن أفعال المرء أو أفعال مجموعته.
• تينيجو لغة مهذبة تستخدم للشكليات العامة، بغض النظر عن الوضع الاجتماعي أو العلاقة بين المتكلم والمستمع. تُستخدم لإظهار الاحترام والأدب بطريقة محايدة وهي مناسبة لمعظم التفاعلات الاجتماعية.

إن التوقع الافتراضي في بيئة مهنية هو استخدام لغة مهذبة(teineigo) ما لم يكن هناك اختلاف في المكانة يشير إلى خلاف ذلك. معظم متعلمي اللغة اليابانية كلغة أجنبية سيتعلمون أولاً التحدث باستخدام لغة التيينيغو لأنها أكثر أشكال الخطاب المهذب استخدامًا في اليابانية. هناك أيضًا شكل من أشكال اللغة اليابانية يستخدم في الحديث غير الرسمي في المواقف غير الرسمية، مثل الحديث مع الأصدقاء والعائلة. ويستخدم هذا الشكل أيضًا بشكل شائع عند مخاطبة أفراد المجموعة الأقل في التسلسل الهرمي، مثل المرؤوسين.

التوجه الجماعي والتوافق في الآراء

فاليابان مجتمع جماعي، وتركز ثقافة الأعمال فيها بقوة على الانسجام الجماعي وتوافق الآراء. وغالباً ما يتم اتخاذ القرارات بشكل جماعي، وغالباً ما يتم إخضاع الآراء الفردية لمصالح المجموعة. وفي حين أن هذا النهج له فائدة في تعزيز الشعور بالوحدة وتقليل الصراع، إلا أن هناك العديد من الجوانب السلبية المحتملة التي غالباً ما يعاني منها غير اليابانيين عند التعامل مع هذا الجانب من ثقافة الأعمال اليابانية:

• بطء اتخاذ القرار وعدم الكفاءة
• قمع المعارضة
• مبادرة فردية محدودة
• صعوبة التكيف مع التغيير
• الميل نحو التفكير الجماعي مما يؤدي إلى نتائج غير عقلانية أو مختلة في اتخاذ القرارات

وعلى الرغم من أن هذه الجوانب السلبية يمكن أن تكون كبيرة، إلا أن العديد من الشركات اليابانية توازن بين اتخاذ القرارات بتوافق الآراء واستراتيجيات أخرى للتخفيف من هذه المشاكل، مما يضمن استمرار عملها بكفاءة والحفاظ على قدرتها التنافسية. علاوة على ذلك، على الرغم من أن نهج بناء توافق الآراء في اتخاذ القرارات يمكن أن يستغرق وقتاً طويلاً، إلا أنه غالباً ما يتم تعويض ذلك بسلاسة وسرعة التنفيذ بمجرد التوصل إلى توافق في الآراء.

أهمية العلاقات

إن بناء علاقات قوية وطويلة الأمد أمر أساسي في الأعمال التجارية اليابانية. حيث يتم تقدير الثقة والاحترام المتبادل، وغالباً ما تسبق التعاملات التجارية تفاعلات اجتماعية لإرساء أساس متين من الثقة. ويعني التركيز على الشراكات طويلة الأجل أن التفاعلات التجارية ليست مجرد معاملات بل هي جزء من التزام أوسع بالنجاح والتفاهم المتبادل. ويتناقض هذا النهج مع بعض الممارسات التجارية الغربية التي قد تعطي الأولوية للمكاسب الفورية على العلاقات طويلة الأجل. يُنصح الشركات الأجنبية التي تسعى إلى دخول السوق اليابانية أو إقامة علاقات مع شركاء يابانيين بالتحلي بالصبر في استثمار الوقت في تطوير العلاقات. وغالباً ما يكون الغرض من الاجتماع الأولي هو التعارف أو مجرد “التعرف” على بعضنا البعض. وقد تختار الشركة أن تشير إلى نواياها في هذا الاجتماع، ولكنها قد ترغب في الانتظار لاجتماع لاحق قبل تقديم اقتراح أو طلب رسمي.

تجنب المخاطر

تميل الشركات اليابانية إلى تجنب المخاطرة وتفضل الاستقرار والقدرة على التنبؤ. وينعكس هذا النهج الحذر في عمليات صنع القرار القائمة على توافق الآراء (التي تنطوي على مفاهيم مثل رينجي ونيماواشي)، والتي يمكن أن تكون أبطأ، وقد تنطوي على مزيد من البحث المكثف وتبادل البيانات والتخطيط مقارنة بالمعايير الغربية.

التحضير لاجتماع عمل في اليابان

يتطلب اجتياز اجتماعات العمل في اليابان بنجاح التحضير والانتباه إلى الفروق الثقافية الدقيقة واتباع نهج يتسم بالاحترام. يمكن لفهم التوقعات والمعايير في ثقافة الأعمال اليابانية أن يُحدث فرقاً كبيراً في بناء علاقات قوية وتحقيق نتائج إيجابية.

البحث والإعداد

يعد التحضير الشامل أمراً مهماً لعقد اجتماع عمل ناجح في اليابان. ابحث عن نظرائك وشركاتهم وثقافتهم. إن فهم ممارساتهم التجارية وموقعهم في السوق سيظهر التزامك واحترامك. قد يكون من الممارسات الجيدة أن تفهم بالضبط مع من ستلتقي بهم (الأسماء والألقاب والتسلسل الهرمي النسبي) في وقت مبكر، وليس من عدم الاحترام عموماً أن تطلب اسم ولقب المشاركين قبل الاجتماع. تساعد مثل هذه المعلومات على تكييف محتوى الاجتماع (بما في ذلك العروض التقديمية) بشكل أفضل ليتناسب مع أدوار الموجودين في الغرفة. وقد أخطأت شخصياً في عدم اتباع هذه النصيحة، وقد واجهت في أكثر من مناسبة الدخول إلى قاعة اجتماعات في اليابان متوقّعاً مناقشة مع اثنين أو ثلاثة مشاركين من الشركة المستضيفة، لأجد نفسي في مواجهة مجموعة أكبر بكثير من المشاركين الذين يتوقعون عرضاً رسمياً. من من منظور عملي، فإن معرفة الأسماء والألقاب قبل الاجتماع يمكن أن يساعد أيضاً في تجنب التعثر في النطق أو الصعوبات في تحديد التسلسل الهرمي بين مضيفيك.

جدولة الاجتماعات

قم بجدولة الاجتماعات قبل وقت كافٍ وتأكيدها قبل أيام قليلة من الحضور. عندما يتعلق الأمر بحضور الاجتماع، فإن الالتزام بالمواعيد أمر في غاية الأهمية. كن مستعداً للوصول في الوقت المحدد، أو يُفضّل أن يكون ذلك قبل بضع دقائق، لإظهار الاحترام لوقت مضيفك. هناك مفهوم معروف ومتبع في اليابان وهو “العمل قبل 5 دقائق” (５分 行動動動) والذي يؤكد على الالتزام بالمواعيد والاستعداد. يتضمن هذا المبدأ الوصول إلى حدث محدد، مثل اجتماع عمل أو فصل دراسي أو لقاء اجتماعي، قبل خمس دقائق على الأقل من الوقت المحدد. فهو يُظهر احترام الآخرين ويسمح بالتحضير ويُظهر الموثوقية ويقلل من التوتر المرتبط بأي تأخير محتمل.

مكان الاجتماع

يمكن أن تُعقد اجتماعات العمل في أماكن مختلفة، بما في ذلك المكاتب والمطاعم والمقاهي، أو حتى الأماكن التقليدية مثل المقاهي. يتم اختيار المكان من قِبل المضيف ويمكن أن يعكس شكليات الاجتماع والغرض منه. إذا كنت تحضر اجتماعاً في اليابان، فقد يكون من المنطقي أن تتأكد من فهمك لمكان الاجتماع قبل وقت كافٍ. قد يكون من المفيد في بعض الأحيان زيارة موقع الاجتماع قبل وقت أو يوم الاجتماع الفعلي لضمان فهم صحيح للموقع ووقت السفر. تُستخدم خرائط Google Maps على نطاق واسع في اليابان وتحتوي على بيانات محدثة عن الموقع وصور التجوّل الافتراضي ومعلومات عن وسائل النقل العام.

الاجتماعات عبر الإنترنت

تشبه آداب الاجتماع عبر الإنترنت مع اليابانيين آداب الاجتماعات المباشرة. إذا كنت تستضيف الاجتماع، فمن الممارسات الجيدة أن تفتح غرفة الاجتماعات عبر الإنترنت قبل خمس إلى عشر دقائق. لا تتفاجأ إذا انضم الحضور اليابانيون إلى الاجتماع مبكراً. في جميع الحالات تقريبًا نوصيك بأن تحضر نفسك في غرفة اجتماعات أو في مكان هادئ وأن يكون بث الفيديو الخاص بك نشطًا طوال الاجتماع، حيث يُعتقد عادةً في اليابان أن إظهار وجهك علامة على الصدق وأن المحادثات وجهًا لوجه تساعد في بناء الثقة. من خلال تجربتي مع الاجتماعات عبر الإنترنت مع العملاء والشركاء حول العالم، فإن اليابانيين هم الأكثر مشاركة في الاجتماعات عبر الإنترنت مع تنشيط بث الفيديو. في الواقع، من النادر أن لا يشارك أحد الحاضرين اليابانيين في الاجتماعات عبر الإنترنت مع بث الفيديو الخاص به. خلال الجائحة، كان من الشائع أن يرتدي اليابانيون الذين يحضرون الاجتماعات عبر الإنترنت كمامة (حتى لو كانوا يجلسون بمفردهم في غرفة اجتماعات مغلقة!). بعد أن تجاوزنا أسوأ ما في الجائحة، لم يعد هذا هو الحال – على الرغم من أنه لا تتفاجأ إذا كان أحد المشاركين يعاني من البرد أو الإنفلونزا ويرتدي كمامة.

آداب اجتماعات العمل اليابانية

ترتيبات الجلوس

في الاجتماعات الرسمية، يتم تحديد ترتيبات الجلوس حسب التسلسل الهرمي. حيث يجلس الشخص الأقدم على رأس الطاولة، بينما يجلس الآخرون حسب رتبهم. في حالة الاجتماع بين شركتين، عادةً ما يجلس المضيفون الضيوف في الجانب الأبعد عن المدخل. ويُعتبر هذا الجانب هو الكاميزا أو مكان الشرف. وبصفتك ضيفاً، يجب أن تنتظر عموماً أن يجلسك مضيفك في هذا الجانب بدلاً من اتخاذ هذا المكان.

الكلمة الافتتاحية

غالبًا ما تبدأ الاجتماعات بأحاديث قصيرة مهذبة لإقامة علاقة. تجنب الدخول مباشرة في مناقشات العمل. بدلاً من ذلك، انخرط في محادثة خفيفة حول مواضيع غير مثيرة للجدل مثل الطقس أو السفر أو الأحداث الأخيرة.

أسلوب العرض التقديمي

إذا كنت ستقدم عرضاً تقديمياً في اجتماع، يجب أن يكون عرضك التقديمي واضحاً وموجزاً ومنظماً بشكل جيد، مع الأخذ بعين الاعتبار أن جمهورك من ثقافة مختلفة ومن غير الناطقين باللغة الإنجليزية. استخدم الوسائل المرئية، مثل الشرائح أو النشرات لدعم نقاطك والمساعدة في الفهم. كن مستعداً لتلقي أسئلة مفصّلة، حيث يقدّر نظرائك اليابانيون الدقة في الإجابة. قد يكون من المفيد في العديد من المناسبات ترجمة العروض التقديمية بشكل احترافي إلى اللغة اليابانية. فغالباً ما يصعب فهم العروض التقديمية، خاصة تلك ذات الطبيعة التقنية، حتى عند عرضها باللغة الأم. وتتفاقم هذه الصعوبة عند استخدام اللغة الإنجليزية كلغة ثانية، ومحاولة فهم التواصل اللفظي (خطاب مقدم العرض) والمكتوب (محتوى الشرائح) في آن واحد. تجنّب الاعتماد على الترجمة الآلية أو الترجمة القائمة على الذكاء الاصطناعي، حيث أن هذه الخدمات غالباً ما تواجه صعوبة في فهم السياق عند ترجمة محتوى الشرائح الذي يتألف من نقاط وجمل غير مكتملة. يجب اختيار المقدم (المقدمين) على أساس مزيج من الأقدمية والأهمية، كما هو الحال في بلدك الأم. ومع ذلك، من واقع خبرتي، من المفيد أيضًا تحديد الأشخاص الموهوبين في مجموعتك في التقديم باستخدام لغة بطيئة وواضحة وسهلة الفهم (وهذا يتطلب خبرة وممارسة!). عند العمل مع عملائنا في إعداد العروض التقديمية أو شرائح العرض التقديمي للجمهور الياباني، ننصحهم دائمًا بتجنب إغراء استخدام شرائح العرض التقديمي الحالية كما هي، ولكن بدلاً من ذلك نعمل معهم لتبسيط المحتوى واختصاره، وعند الاقتضاء، إضافة اللغة اليابانية إلى الشرائح أو ترجمة المحتوى بالكامل. وعادةً ما يتبع ذلك الممارسة والتدريب على تقديم المحتوى – والعمل مع مقدمي العروض التقديمية لمساعدتهم على إبطاء وتبسيط لغتهم. في حالة العمل مع مترجم فوري متتابع، يجب عادةً اختصار محتوى العرض التقديمي إلى ما يقرب من نصف محتوى العرض التقديمي الذي يتم تقديمه مباشرة باللغة الإنجليزية، وذلك للسماح بالوقت اللازم للترجمة الفورية.

انتبه! الشخص الأكثر صوتاً في الغرفة ليس بالضرورة هو صانع القرار

خلال الاجتماع، قد يكون من المغري تركيز انتباهك أو احترامك للشخص الذي يتحدث أكثر من غيره أو يطرح معظم الأسئلة. إلا أن هذا لا يعني بالضرورة أنه صانع القرار الرئيسي أو الأعلى في التسلسل الهرمي. في كثير من الأحيان، قد يكون هذا الشخص ببساطة هو الأكثر طلاقة في اللغة الإنجليزية (غالباً ما يكون أحد الأعضاء الأصغر سناً في الفريق). ضع ذلك في اعتبارك عند توديعهم أو تقديم الهدايا أو كتابة رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة للتأكد من أنك تخاطب الأفراد المناسبين باحترام وفعالية. لقد حضرتُ العديد من الاجتماعات التي بدا فيها صانع القرار الرئيسي وكأنه نائم – متكئاً على كرسيه وذراعاه مطويتان وعيناه مغمضتان. ومع ذلك، فإنهم عادةً ما يكونون لا يزالون يستمعون وقد يعاودون الانخراط في المحادثة عندما يلفت انتباههم شيء ما يهمهم.

إجراءات المتابعة بعد الاجتماع

تعد المتابعة بعد اجتماع العمل مع نظرائك اليابانيين أمراً بالغ الأهمية للحفاظ على العلاقة، وإظهار الاحترام، وضمان فهم مشترك لنقاط المناقشة والمسؤوليات. يجب أن تكون هذه المتابعة عادةً على شكل رسالة شكر عبر البريد الإلكتروني يتم إرسالها في غضون 24 ساعة من الاجتماع، مع التعبير عن الامتنان لوقت نظيرك وكرم ضيافته، والإشارة إلى أي نقاط نقاش أو قرارات رئيسية تم اتخاذها خلال الاجتماع. يمكن أن تساعد المتابعة، عندما تتم بشكل جيد، في اكتشاف أي سوء فهم يتعلق ببنود الإجراءات المتفق عليها والطرف المسؤول عن تلك الإجراءات والمواعيد النهائية. كما يمكن أن تكون رسالة المتابعة بالبريد الإلكتروني فرصة جيدة لتقديم المزيد من المعلومات، بما في ذلك التوضيحات أو الإجابات على الأسئلة التي لم يتم تناولها بشكل كافٍ خلال الاجتماع.

تحيات ومقدمات

الانحناء

الانحناء هو التحية اليابانية التقليدية. يعتمد عمق الانحناء ومدته على مستوى الاحترام والعلاقة بين الطرفين. فالانحناءة الأعمق والأطول تشير إلى احترام أكبر. في بيئة العمل، قد يكون من اللطيف لغير اليابانيين استخدام انحناءة بسيطة عند تحية نظرائهم اليابانيين لأول مرة أو عند تبادل بطاقات العمل أو عند تبادل بطاقات العمل أو عند إظهار الامتنان على هدية أو عند توديع الضيوف. في معظم الحالات، ليست هناك حاجة لجعل هذه الانحناءة طويلة أو عميقة بشكل مفرط في بيئة مهنية – ويجب على الأجانب غير المتمرسين في إدارة الأعمال في اليابان تجنب المبالغة في الانحناء الذي قد يبدو أحيانًا هزليًا بعض الشيء. كأجنبي ليس من المتوقع منك كأجنبي أن تتصرف كما لو كنت يابانيًا، وقد تؤدي المبالغة في الانحناء أحيانًا إلى عكس التأثير المقصود.

المصافحة بالأيدي

في حين أن الانحناء هو أمر معتاد، إلا أن المصافحة باليد أصبحت أكثر شيوعاً في أماكن العمل، خاصة مع الأجانب. اجمع بين الانحناء الخفيف والمصافحة من أجل تحية محترمة.

تبادل الأسماء

عند تقديم نفسك، استخدم اسمك الكامل متبوعاً باسم شركتك ولقبك الوظيفي. من الشائع مخاطبة نظرائك اليابانيين باسم العائلة متبوعاًبكلمة “سان” (على سبيل المثال، تاناكا سان) لإظهار الاحترام. احرص على عدم وضع كلمة “سان” بعد اسمك. بشكل عام يجب أن تكون متواضعاً ليس فقط فيما يتعلق بنفسك، ولكن أيضاً فيما يتعلق بمن هم داخل مجموعتك (أي الشركة أو المؤسسة أو ما إلى ذلك) ولهذا السبب يجب عليك أيضاً تجنب استخدام “سان” بعد أسماء زملائك عند تقديمهم للآخرين أو الإشارة إليهم – حتى لو كان زميلك أعلى منك في المكانة.

آداب بطاقة العمل في اليابان

بطاقات العمل أو“ميشي” هي جزء أساسي من آداب العمل اليابانية. فهي تمثل هوية الشخص وشركته، وتبادلها عملية رسمية. وعلى الرغم من وجود اتجاه في بعض البلدان للابتعاد عن استخدام بطاقات العمل الورقية المادية، إلا أنني لم أرَ أدلة كثيرة على حدوث ذلك في اليابان. إذا كنت تخطط لزيارة اليابان من أجل العمل – تأكد من إحضار بطاقات عمل أكثر مما تعتقد أنك ستحتاج إليه، وإذا كنت لا تملك بالفعل حامل بطاقة عمل – فقد يكون هذا استثماراً مفيداً.

ترجمة بطاقة العمل الخاصة بك إلى اليابانية

في Shinka Management، نوصي في كثير من الأحيان بترجمة بطاقات العمل إلى اللغة اليابانية لأولئك الذين يزورون اليابان بغرض دخول السوق – خاصة لكبار المديرين التنفيذيين وموظفي المبيعات والتسويق. ليس الغرض من ترجمة البطاقة لنظرائك اليابانيين هو الفهم. على الرغم من أن العديد من اليابانيين يعانون من صعوبة في اللغة الإنجليزية المنطوقة، إلا أن معظمهم لا يواجهون أي مشكلة على الإطلاق في قراءة التفاصيل على بطاقة عمل باللغة الإنجليزية. فالغرض الحقيقي من ترجمة بطاقة العمل هو إظهار الاستعداد وتقديم إشارة خفية للالتزام بالسوق اليابانية. وهذا سيميزك عن الأجانب الآخرين الذين ربما زاروا في الماضي دون متابعة أو علاقة مستمرة. على الرغم من التقدم السريع في قدرات الترجمة القائمة على الذكاء الاصطناعي، إلا أننا نوصي دائماً بالاستعانة بشخص يتحدث اللغة اليابانية الأصلية لإعداد الترجمة ومراجعة العمل الفني (بما في ذلك اختيار الخط والمسافات بين الخطوط وما إلى ذلك) قبل الطباعة. ترجمة وتدقيق بطاقات العمل هي خدمة نقوم بتضمينها كجزء من برنامجنا التدريبي الثقافي للأعمال التجارية اليابانية في Shinka Management، ونحتاج دائماً تقريباً إلى أن نطلب من مصممي الجرافيك لعملائنا إجراء تعديلات على أعمالهم الفنية لتجنب أخطاء النسخ واللصق أو خيارات التصميم غير المناسبة.

تقديم بطاقة العمل الخاصة بك

قدّم بطاقة العمل الخاصة بك بكلتا يديك، مع إمساكها من الزوايا بحيث يكون النص مواجهاً للمستلم حتى يتمكن من قراءتها على الفور. إذا كان لديك جانب ياباني لبطاقة العمل الخاصة بك، فيجب أن يكون هذا الجانب متجهاً لأعلى. رافق تقديم بطاقة عملك بانحناءة بسيطة ومقدمة مهذبة.

استلام بطاقة عمل

استلم بطاقة العمل بكلتا يديك، مع تدوين اسم نظيرك ومسمى الوظيفة والمعلومات الأخرى ذات الصلة. تجنب وضع البطاقة جانباً على الفور، وبدلاً من ذلك ضعها على الطاولة أمامك أثناء الاجتماع. تعامل مع البطاقة باحترام، حيث أنها ترمز إلى الشخص وشركته. تجنب الكتابة على البطاقة أو وضع أشياء أخرى فوقها. في نهاية الاجتماع، احرص على وضع بطاقات العمل التي استلمتها في حامل بطاقات العمل. لا تضع أبداً بطاقات العمل في جيوب تحت خصرك.

آداب التواصل في الأعمال التجارية اليابانية

على الرغم من أن اللغة الإنجليزية المكتوبة مفهومة على نطاق واسع في الأعمال التجارية الدولية، إلا أن العديد من رجال الأعمال اليابانيين قد يواجهون صعوبة في التواصل اللفظي ما لم تكن لديهم خبرة في العيش أو العمل في الخارج. عند التعامل مع اليابانيين باستخدام اللغة الإنجليزية، من المهم أن تتذكر أن نظرائك يستخدمون اللغة الإنجليزية كلغة ثانية، ولهذا السبب غالباً ما تكون هناك حاجة إلى إبطاء وتبسيط لغتك، واتخاذ خطوات مختلفة لمساعدة نظرائك في الفهم. كما أن الاستعانة بمترجم فوري للاجتماعات المهمة يمكن أن يسهل التواصل ويظهر التزامك. على الرغم من أنه من غير المرجح أن يساعدك في الفهم، إلا أن تعلم العبارات اليابانية الأساسية يمكن أن يكون نهجاً مفيداً لإظهار الاحترام والجهد.

التواصل غير اللفظي

تلعب الإشارات غير اللفظية، مثل لغة الجسد وتعبيرات الوجه، دوراً هاماً في التواصل الياباني. انتبه إلى الإيماءات والتعبيرات الخفية لفهم السياق الكامل للمحادثة. سيواجه معظم الأجانب الذين يجتمعون مع اليابانيين صعوبة في فهم التواصل غير اللفظي بشكل كامل خلال الاجتماعات وسيحتاجون إلى العمل مع مترجم فوري أو زميل ياباني لقراءة الغرفة.

المداراة وعدم المباشرة

الأدب وعدم المباشرة هما جانبان أساسيان في التواصل الياباني. تجنّب لغة المواجهة، وعبّر عن الخلافات أو الملاحظات السلبية بطريقة لطيفة وغير مباشرة. عبارات مثل “الأمر صعب” أو “سننظر في الأمر” غالباً ما توحي برد سلبي.

العمل مع المترجمين التحريريين والمترجمين الفوريين

عند إجراء الأعمال التجارية في اليابان، خاصةً إذا لم تكن تتقن اللغة اليابانية بنفسك، فإن العمل مع مترجم محترف أو مترجم فوري يمكن أن يكون ذا قيمة لا تقدر بثمن. اختر شخصاً لديه خبرة في مجال عملك لضمان فهمه للمصطلحات والسياق المحدد.

إحاطة المترجم الفوري الخاص بك

زوّد مترجمك الشفوي بمعلومات مفصلة عن عملك وأهداف الاجتماع والمصطلحات التقنية أو المصطلحات التي قد تُستخدم وشرائح العرض التقديمي وغيرها من الوثائق ذات الصلة. إن توفير هذه المعلومات قبل عدة أيام من المهمة سيساعد مترجمك الفوري على نقل رسالتك بدقة وفعالية. سوف يشكرك مترجمك الفوري على اهتمامك في دعم إعداده.

خلال الاجتماع

تحدّث بوضوح وبوتيرة معتدلة لإتاحة الوقت للمترجم الفوري للترجمة بدقة. توقف بشكل متكرر لإعطاء المترجم الفوري فرصة لإيصال رسالتك. خاطب نظرائك اليابانيين مباشرة، بدلاً من التحدث إلى المترجم الفوري.

بعد الاجتماع

راجع النقاط الرئيسية للاجتماع مع المترجم الفوري لضمان الفهم المتبادل. يمكن أن يساعد ذلك في توضيح أي سوء فهم وتعزيز الرسائل الرئيسية. يمكن أن يؤدي تقديم الملاحظات للمترجم الشفوي إلى تحسين التفاعلات المستقبلية. قد ترغب أيضاً في الحصول على تعليقات من المترجم الشفوي حول كيفية شعوره بسير الاجتماع، والتحقق من أي إشارات بصرية قد يكون التقطها.

قواعد اللباس

ملابس العمل في اليابان

الملابس المحافظة والمهنية هي القاعدة في أماكن العمل اليابانية. عادةً ما يرتدي الرجال بدلات داكنة وقمصاناً بيضاء وربطات عنق، بينما ترتدي النساء بدلات أو فساتين رسمية خاصة بالعمل. لقد لاحظت مؤخراً تحولاً طفيفاً، خاصة في الفترة التي أعقبت الجائحة، نحو ارتداء ملابس أقل رسمية قليلاً بين اليابانيين لصالح خيارات أكثر راحة – لا سيما أن المزيد من الرجال يختارون الامتناع عن ارتداء ربطة العنق عند حضورهم إلى المكتب. ومع ذلك، عند حضور اجتماعات العمل في اليابان، ما زلت أوصي بارتداء ملابس رسمية في معظم الحالات.

الاعتبارات الموسمية

ارتدِ الملابس المناسبة للموسم، مع الأخذ في الاعتبار صيف اليابان الحار والرطب وشتاءها البارد. تعتبر الأقمشة خفيفة الوزن والقابلة للتنفس مناسبة لفصل الصيف، بينما تعتبر الطبقات والملابس الدافئة ضرورية لفصل الشتاء. قد يكون الصيف على وجه الخصوص صعباً في اليابان. في عام 2005، أطلقت حكومة اليابان حملة ” كول بيز ” في محاولة للحد من استهلاك الطاقة خلال أشهر الصيف. وقد ألزم البرنامج العاملين في الحكومة بارتداء الملابس المناسبة لظروف الصيف، مما ألغى الحاجة إلى ارتداء سترات البدلات وربطات العنق. ولحسن الحظ تم اعتماد هذا النهج منذ ذلك الحين من قبل الغالبية العظمى من المنظمات اليابانية. قد لا تزال ترغب في ارتداء الملابس السابقة للاجتماعات الأولية عند زيارة اليابان في الصيف، ولكن بالنسبة للزيارات المتكررة بعد تطوير العلاقة، فمن المناسب تماماً بالنسبة لمعظم الصناعات ارتداء الملابس وفقاً لإرشادات Cool Biz.

آداب تقديم الهدايا في اليابان

يعد تقديم الهدايا ممارسة شائعة في ثقافة الأعمال اليابانية، خاصة خلال الاجتماعات الأولية أو للاحتفال بالتعاون الناجح. إذا كنت تحضر اجتماعاً في مقر عميل أو شريك أو مورد ياباني، أنصحك بإعداد هدية وقراءة هذا الدليل لآداب تقديم الهدايا اليابانية. في سياق العلاقات بين الشركات، عادة ما يتم تقديم هدية من الزائر أو الضيف. ويقابل المضيف هذا اللطف بالمثل من خلال تقديم الضيافة أثناء الزيارة.

اختيار الهدية المناسبة

الغرض من تقديم هدية هو إظهار الاحترام والامتنان والرغبة في تطوير العلاقة. ليست هناك حاجة لإعداد هدية باهظة للغاية، وفي كثير من الحالات يمكن أن يُنظر إلى مثل هذه الهدية على أنها غير مناسبة. تشمل الهدايا الشائعة المواد الغذائية عالية الجودة، أو الحرف اليدوية التقليدية، أو أشياء من بلدك الأم. يمكن أن تكون علب الشوكولاتة أو الحلويات أو المواد اللذيذة التي يمكن مشاركتها بسهولة، يمكن أن تكون افتراضية جيدة عند اختيار هدية لاصطحابها إلى الاجتماع. عادةً ما تكون هدية واحدة لكل مجموعة تجتمع معها كافية ويمكن تقديمها للشخص الأكبر سناً بين مضيفيك. يتم إعداد الهدايا دائماً تقريباً مغلفة ومقدمة في كيس هدايا. There is no need to prepare an overly extravagant gift, and in many cases such a gift can be perceived as inappropriate. Common gifts include high-quality food items, traditional crafts, or items from your home country. Boxes of chocolates, sweets, or savoury items that can easily be shared, can be a good default when choosing a gift to take to a meeting. One gift per group that you are meeting with is usually sufficient and can be provided to the most senior person amongst your hosts. Gifts are almost always prepared wrapped and presented within a gift bag.

تقديم الهدية

عند حضور اجتماع، احتفظ بالهدية إما على طاولة الاجتماع بعيدًا عن الطريق، أو على مقعد فارغ أو طاولة قريبة. تجنب وضع الهدية على الأرض، خاصة إذا كانت تحتوي على طعام. تقديم الهدية في نهاية الاجتماع بعد الوقوف للمغادرة. اقترب من الشخص الأكبر سناً (تجنب وجود طاولة بينكما) وقدم الهدية بكلتا يديك مصحوبة بانحناءة خفيفة. لا تضخم الهدية – وبدلاً من ذلك قل شيئاً مثل “هذا شيء صغير من الوطن”.

آداب تناول الطعام الياباني

إذا تمت دعوتك إلى وجبة عمل، فهي فرصة لبناء علاقات مع نظرائك اليابانيين. فغالباً ما يمكن تطوير علاقات شخصية أكثر أثناء تناول الطعام أو عند الخروج لتناول المشروبات بعد العشاء. وكثيراً ما يتم خلال هذه الفرص مشاركة المعلومات أو الآراء التي قد يكون من الصعب أو الحساس أو غير المناسب طرحها خلال الاجتماعات الرسمية مع مجموعة أكبر.

المقاعد

كما هو الحال في اجتماعات العمل، غالباً ما يتم تحديد ترتيبات الجلوس في العشاء حسب التسلسل الهرمي، وغالباً ما يجلس الضيوف في مكان بعيد عن مدخل المطعم أو في جانب الغرفة المقابل للباب. إذا كنت مستضافاً من قبل اليابانيين، فانتظر حتى يدعوك مضيفك للجلوس – وعادةً ما يشير إليك بالجلوس في الجانب “الأعلى” من الطاولة.

الطلب والأكل

اسمح لمضيفك بالطلب أولاً واتبع خطاه. في كثير من الحالات يتم طلب الوجبات مسبقاً أو يتم اختيار قائمة طعام محددة للجميع. من الأدب أن تجرب قليلاً من كل ما يُقدَّم لك. من الأفضل الإبلاغ عن أي قيود غذائية في وقت تحديد موعد العشاء، حيث قد يكون من الصعب تلبية أي حساسية أو عادات دينية أو تفضيلات نباتية/ نباتية بمجرد دخولك إلى مطعم في اليابان. استخدم عيدان الطعام بشكل صحيح وتجنب الإشارة أو طعن الطعام بها. يُعتبر وضع عيدان تناول الطعام في وعاء الأرز في وضع مستقيم يجلب الحظ السيئ ويجب تجنبه.

النخب والشرب

يعد شرب النخب أمراً شائعاً في الطعام الياباني. وعادةً ما يبدأ المضيف عادةً النخب الأول، وغالباً ما يقول“كانباي” (في صحتك). انتظر النخب قبل الشرب. عند سكب المشروبات للآخرين، أمسك الزجاجة بكلتا يديك واملأ كأسهم. ومن التهذيب أن ترد بالمثل بالسماح للآخرين بملء كأسك – وأن تمسك كأسك بكلتا يديك.

دفع الفاتورة

في أماكن العمل، عادةً ما يدفع المضيف الفاتورة. قد يكون من التهذيب أن تعرض المساهمة في دفع الفاتورة، ولكن إذا أصر المضيف، اقبل ضيافته بلطف.

بناء العلاقات

التواصل الاجتماعي خارج العمل

يعد بناء العلاقات الشخصية خارج العمل ممارسة مفيدة في ثقافة الأعمال اليابانية. انخرط في الأنشطة الاجتماعية مثل العشاء أو الرياضة لتقوية روابطك مع نظرائك. تساعد هذه التفاعلات على بناء الثقة وتسهيل التعاملات التجارية بشكل أكثر سلاسة.

الالتزام طويل الأجل

تقدر الشركات اليابانية الالتزامات طويلة الأجل والولاء. أظهر تفانيك من خلال الحفاظ على الاتصال المنتظم، ومتابعة الاتفاقات، وإظهار الاهتمام برفاهية الشركة. الاتساق والموثوقية هما مفتاح بناء علاقات قوية. يمكن أن يكون إرسال بطاقة معايدة للشركات اليابانية كل عام لمسة لطيفة للحفاظ على العلاقة بين الزيارات.

التعامل مع النزاعات

يتم تجنب النزاعات بشكل عام في ثقافة الأعمال اليابانية. إذا ظهرت خلافات، عالجها بحذر واحترام. ركز على إيجاد حلول مفيدة للطرفين وتجنب المواجهة المباشرة. فغالباً ما تنشأ النزاعات بسبب سوء الفهم أو سوء التواصل، وإذا تُركت دون حل يمكن أن تؤدي إلى انعدام الثقة، مما يعرض العلاقة للخطر في نهاية المطاف.

الأسئلة الشائعة – ثقافة وآداب العمل اليابانية

يستند ما يلي إلى الأسئلة التي تلقيناها خلال أو بعد برنامجنا التدريبي على آداب العمل الياباني.

هل لديك سؤال عن آداب العمل اليابانية غير مذكور في هذا الدليل؟ لا تتردد في الاتصال بنا لطرح سؤالك وسنبذل قصارى جهدنا للإجابة عليه.

حظاً موفقاً!

يتطلب التعامل مع آداب العمل اليابانية فهم الفروق الثقافية واحترام التقاليد والالتزام ببناء علاقات قوية. من خلال الالتزام بهذه الإرشادات، يمكنك تعزيز الثقة وتحسين التواصل وزيادة فرص نجاحك في بيئة الأعمال اليابانية. تذكّر أن الصبر والأدب والاهتمام بالتفاصيل والنية الصادقة هي صفات أساسية ستساعدك على الازدهار في ثقافة الأعمال اليابانية الفريدة من نوعها.

تدريب آداب الأعمال اليابانية

هل تتطلع إلى تحسين فعاليتك مع زملائك اليابانيين؟ على مدى السنوات الـ 15 الماضية دعمت شينكا للإدارة آلاف المهنيين من أكثر من 70 دولة من خلال برنامجنا التدريبي على آداب وثقافة العمل اليابانية. اتصل بنا عبر النموذج أدناه للحصول على مزيد من المعلومات حول إدارة برنامج مخصص لموظفيك.